Remote Company: Chancen, Erfahrungen & Tipps



Komplett ohne festes Büro arbeiten: Das ist das Modell der Remote Company. Doch wie baut ihr eine dezentrale Firma auf, ohne im Chaos zu landen? Und hat diese Arbeitsweise eher Vor- oder Nachteile bei der Personalgewinnnung?


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Arbeiten von zu Hause oder unterwegs aus: Die Remote Company funktioniert nicht von selbst, sondern muss etabliert werden. (Foto: Unsplash)

Remote Company aufbauen

Der Lockdown in der Corona-Krise hat viele Unternehmen dazu gezwungen, umzudenken: Für etliche Teams, die nicht mehr ins Unternehmen durften, gab es an diesem Punkt nur zwei Möglichkeiten: die Arbeit komplett einzustellen oder schnell zu reagieren und zu einer Remote Company zu werden. Doch nicht immer ist dieser Umbruch einer mit der Brechstange, es gibt auch Unternehmen, die von Anfang an als Remote Company aufgestellt sind. So zum Beispiel FarmInsect, wie Co-Founder Wolfgang Westermeier im Interview berichtet:

Wir haben uns bewusst dazu entschieden, FarmInsect als „Remote“ Company aufzusetzen. Das heißt, wir haben komplett darauf verzichtet, uns ein Büro zu mieten, und arbeiten von Beginn an aus dem Homeoffice heraus.

Hintergrund sei Westermeier zufolge, dass man nicht an Konzepten wie dem 8-Stunden-Tag festhalten, sondern den Fokus auf effizientes und effektives Arbeiten legen wolle.

home24: Beispiel für die Umsetzung einer Remote Company

Wir wollten wissen, welche Erfahrungen einer der erfolgreichsten Möbellieferanten Deutschlands mit dem schnellen Schwenk zu einer Remote Company gemacht hat. Johannes Schaback, der in seiner Funktion als CTO bei home24 auch für HR zuständig ist, hat uns Auskunft darüber gegeben.

GründerDaily: Hallo Johannes, wie so viele Unternehmen wurde auch home24 im Zuge der Corona-Krise vor völlig neue Herausforderungen gestellt. Eine der größten: der Switch zu Remote Work. Wie habt ihr diesen im Frühjahr gemeistert?

Johannes Schaback von home24: Nach Ausbruch des Virus haben wir Mitte März unverzüglich reagiert, und die Mitarbeiter außerhalb der Logistikprozesse und des Einzelhandels ermutigt, von zu Hause aus zu arbeiten. Das geschah und geschieht weiterhin ohne merklichen Qualitätsverlust oder geringere Produktivität. Als E-Commerce-Unternehmen ist „Technologie so etwas wie unsere DNA“, das hat sich gerade in dieser Zeit bemerkbar gemacht.

GründerDaily: Wie lange hat es gedauert, bis das Team sich an die Umstellung gewöhnt hat?

Johannes von home24: Unsere Teams haben sich Mitte März schnell und agil – quasi übers Wochenende – auf die neue Arbeitsform eingestellt. Unser Eindruck ist, dass sich alle Kollegen in einem effizienten Homeoffice-Modus eingelebt haben. Die meisten Teams haben tägliche Check-ins und regelmäßige Update-Meetings, tauschen sich viel zielgerichteter und effektiver in Videokonferenzen aus.

GründerDaily: Was habt ihr auf der Führungsebene aus dieser besonderen Situation gelernt?

Johannes von home24: Selten zuvor waren Austausch von Informationen, Transparenz, Kommunikation und Flexibilität so wichtig. Das haben wir als Unternehmen, aber auch als Vorstand erkannt und informieren unsere Mitarbeiter in wöchentlichen Update-E-Mails und Videos über die aktuellen Entwicklungen in den einzelnen Bereichen, wofür wir von unseren Kollegen viel positives Feedback bekommen.

GründerDaily: Haben sich aus der zeitweiligen Umstellung auf eine Remote Company nachhaltige Veränderungen für das Unternehmen ergeben?

Johannes von home24: Seit Mitte Juni stellen wir unseren Kollegen frei, ob sie wieder ins Büro zum Arbeiten kommen möchten oder lieber weiterhin im Homeoffice bleiben wollen. Dieses Modell haben wir aktuell bis mindestens Ende des Jahres angedacht. Nichtsdestotrotz finden einige Meetings unter Einhaltung der Sicherheits- und Hygienestandards mittlerweile auch wieder onsite statt – einfach, um die Team-Kohärenz zu stärken.

Was sind die Herausforderungen einer Remote Company?

Die wichtigste Basis für eine funktionierende Remote Company ist eine moderne Unternehmenskultur. Eine zentrale Säule dieser Kultur sollte die Agilität sein, also die Fähigkeit jedes Einzelnen, eigenständig arbeiten sowie schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Daraus leiten sich zentrale Herausforderungen ab.

#1 Fokus auf die Vorteile

Viele Unternehmer glauben, dass Homeoffice nur Nachteile bringt. Das stimmt aber bei genauerem Hinsehen nicht. Die zunehmende Flexibilität kann ein Zugewinn für Chefs sein, wie Wolfgang Westermeier aus eigenem Beispiel zu berichten weiß:

Des Thema Homeoffice stand schon von Anfang an im Raum. Wir haben immer überlegt, wie wir das Homeoffice mit einem Büro in Einklang bringen können.

Durch Corona ist uns dann nochmal deutlicher bewusst geworden, dass wir eigentlich gar kein Büro brauchen und keine Kompromisse machen müssen. Das hatte für uns auch den Vorteil, dass sich z. B. jeder Gründer viel individueller entscheiden konnte, wo und wie er seinen Lebensmittelpunkt legen möchte.

#2 Aufgabenverteilung differenziert

Eine aktuelle Umfrage der Süddeutschen Krankenversicherung ergab, dass zwei von drei Angestellten lieber zu Hause als im Büro arbeiten. Arbeitgeber, die als Remote Company um Fachkräfte werben, haben also gute Chancen bei der Personalgewinnung. Natürlich müssen auch andere Arbeitsbedingungen stimmen, aber die Option auf Homeoffice ist definitiv ein beliebter Benefit.

Die Umfrage der SDK hat allerdings noch etwas Interessantes herausgefunden. Schauen wir uns dazu die folgende Grafik einmal näher an:

Umfrage_Remote_Company_Home_Office_SDK_1200

Anhand der Grafik wird deutlich, dass Aufgaben sich unterschiedlich gut im Homeoffice erledigen lassen. Demnach sind Mitarbeiter zu Hause kreativer und können besser planen. Auch Routineaufgaben gehen leichter von der Hand. Für den Vertrieb, Besprechungen und Führungsaufgaben sei aber das Büro vor Ort die bessere Wahl.

#3 Datenschutzrisiken höher

Die Nutzung öffentlicher WLANs, die Verwendung privater Rechner und Smartphones für die Bearbeitung und den Austausch sensibler Unternehmensdaten – es gibt viele Fallen, in die Mitarbeiter einer Remote Company tappen können.

Deshalb ist es wichtig, das gesamte Team für den Datenschutz im Homeoffice und unterwegs zu sensibilisieren. So sollte jeder Mitarbeiter im Heimbüro einen abschließbaren Aktenschrank für vertrauliche Unterlagen haben und im Zug darauf achten, dass Dritte den Bildschirm des Arbeitslaptops nicht einsehen können. Diese und weitere Maßnahmen des Datenschutzes solltet ihr in einem Addendum zu jedem Arbeitsvertrag festhalten.

#4 Erfolgsmessung schwierig

Es lässt sich nur schwer kontrollieren, wer wie viel von zu Hause aus arbeitet. Sinnvoll sind daher feste Pläne mit Tages- und Wochenaufgaben, an deren Erfüllung die Mitarbeiter und Führungskräfte sich orientieren können. Achtet darauf, dem Team die Pläne nicht einfach aufzudrücken, sondern den Workload gemeinsam mit den Beteiligten realistisch einzuschätzen.

#5 Fürsorge für die Bedürfnisse der Mitarbeiter

Viele Mitarbeiter brauchen die räumliche Trennung zwischen Arbeit und Freizeit. Der Arbeitgeber sollte dies einrichten, soweit es möglich ist. Dann gibt es wiederum diejenigen Mitarbeiter, die das Homeoffice grundsätzlich begrüßen, aber noch etwas Führung brauchen, um sicher und strukturiert von zu Hause arbeiten zu können. Helfen können hier virtuelle Meetings, um ein Wir-Gefühl auch über die Distanz hinweg aufrechtzuerhalten.

#6 Kommunikation

Wer spricht wann mit wem worüber?

Hier sollten so früh wie möglich klare Kommunikationsrichtlinien festgelegt werden. In diese gehören:

  • Rollenverteilung und Ansprechpartner
  • Kommunikations- und Kollaborationstools
  • Werte für die Kommunikationskultur: Wie wird kommuniziert?

Fasst die Kommunikationsrichtlinien in einem Dokument zusammen, auf das jeder Mitarbeiter online Zugriff hat.

Wichtig ist auch, gute Tools zu nutzen und hierbei nicht an der falschen Stelle zu sparen, wie Wolfgang von FarmInsect weiß:

Wir haben uns dann von Anfang an dazu entschieden, in gute Tools zu investieren, welche die Remote-Arbeit erleichtern und fördern. Außerdem haben wir uns einen Coach genommen, der uns beim Teambuilding unterstützt (alle zwei Wochen für eine Stunde).

Darüber hinaus haben wir regelmäßige Calls. Zusätzlich finde ich es auch wichtig, dass man immer mal wieder ein Telefonat hat, welches nicht durchgetaktet ist und wo man sich auf verschiedenste Weise und auch zu persönlichen Themen austauschen kann.

Ein Nachteil darf jedoch nicht verschwiegen werden: Trotz moderner Kollaborationstools und der Möglichkeit von Video-Meetings ist die Kommunikation nicht dieselbe wie im Büro. Sitzt ein Team im selben Raum, ist der Austausch durch direkten Zuruf wesentlich einfacher als die Initiierung von Telefonaten oder Online-Meetings. Auch kann mal ein spontanes Walking Meeting durchgeführt werden, was zugleich auf das Teambuilding einzahlt.

#7 Soziale Isolation

Eine weitere Herausforderung ist die soziale Isolation, die Kollegen unterschiedlich stark zu schaffen macht. Der eine deckt seine sozialen Bedürfnisse mit Familie und Freunden ab, ein anderes Teammitglied braucht den regelmäßigen Austausch mit Kollegen im Büro. Handelt hier im Namen der Fürsorgepflicht als Arbeitgeber und erfragt bei den Mitarbeitern regelmäßig, was diese brauchen, um sich wohlzufühlen – und setzt es dann auch um!

#8 Unterwegs arbeiten ist stressiger als im Büro

Die Umsetzung einer Remote Company bedeutet nicht nur Arbeit von zu Hause aus, sondern auch mobil. Bereits 2016 arbeitete mehr als die Hälfte der Beschäftigten von unterwegs und der Großteil von ihnen fühlte sich schon zu diesem Zeitpunkt fit für Mobile Work, wie eine Untersuchung aus dem Jahr zeigt. Zugleich sorgen Geschäftsreisen aber auch für Stress. So ergab die Studie Chefsache Business Travel 2019, dass der Stresslevel für jeden vierten Geschäftsreisenden unterwegs hoch oder sehr hoch ist.

Remote Company Business Reisen Studie Chefsache Business Travel 1200

Bei diesen Stressfaktoren wird die zu erledigende Arbeit noch nicht mitgerechnet, diese kommt also noch zum Grundstress der Reisen hinzu. Regelmäßiges Arbeiten von unterwegs braucht also eine hohe Widerstandskraft.

Eignet sich die Umstellung auf Remote Company für uns?

Der Wandel von einem klassischen Unternehmen in eine Remote Company sollte schrittweise erfolgen, insbesondere dann, wenn Mitarbeiter über Jahre ganz normal im Büro gearbeitet haben. So kann sich das Team schrittweise an die Umstellungen zum Homeoffice gewöhnen. Damit einher geht nicht nur ein Wechsel des Arbeitsortes, häufig muss auch der Umgang mit Kollaborationstools wie Slack oder Trello erlernt werden.

Führungskräfte müssen eventuell neue Projektmanagement-Methoden gemeinsam mit dem Team einüben und auch Zeitmanagement spielt eine wichtige Rolle, da sonst so vertraute Rituale wie das gemeinsame Mittagessen mit Kollegen plötzlich wegfallen.

Das alles braucht seine Zeit und sollte mit strategischem Weitblick erfolgen. So wird aus eurem Unternehmen nach und nach eine Remote Company. Sinnvoll kann auch eine Mischform sein, wie sie home24 anbietet.

Das Thema Remote Company zu ignorieren, ist allerdings nicht empfehlenswert. Denn unabhängig von Ausnahmesituationen wie dem Lockdown ist eine Sache beständig: Der wachsende Wunsch von Fachkräften, ortsunabhängiger arbeiten zu können. Unternehmen, die dies erkennen, verstehen und anbieten, werden die Top-Talente für sich gewinnen.

Dass Humor und gute Laune dabei nicht zu kurz kommen, berichtet Johannes Schaback, der u. a. für die HR bei home24 zuständig ist:

Wenn man sich als Kollegen schon nicht im Büro sieht, so kann man sich auf einen virtuellen Kaffee im eigens dafür ins Leben gerufenen virtuellen Chatraum melden und auf diese Weise das Gespräch an der Kaffeemaschine „ersetzen“.

Darüber hinaus gibt es in unserem Intranet monatliche Challenges, die auch prämiert werden. Diese Challenges drehen sich zum Beispiel um das „witzigste Outfit in einem Call“ oder das „schönste Homeoffice“. Am Ende voten die Kollegen für ihren Sieger.

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