Homeoffice: Wann sich das Heimbüro für Ihre Mitarbeiter lohnt

Homeoffice: ein Arbeitsmodell, an dem sich die Geister scheiden

Sobald der Begriff „Homeoffice" fällt, teilen sich die Meinungen in Stimmen dafür oder dagegen. Die einen lieben das Homeoffice, die anderen verfluchen das Homeoffice. Die erste Gruppe hat sofort die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, die Flexibilität und den Genuss von Vertrauen im Hinterkopf. Die zweite Gruppe denkt an die Aufschieberitis, Ablenkungen und die Einsamkeit.

Diese zwei konträren Einstellungen herrschen aber nicht nur unter Arbeitgebern vor, auch viele Arbeitnehmer teilen dies. In den Niederlanden haben einige Arbeitnehmer sogar einen Rechtsanspruch auf Homeoffice, während hierzulande also noch viele Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer davor zurückschrecken, das Homeoffice zu nutzen. Insbesondere in den Köpfen der Unternehmer geistern Gedanken an Faulenzerei und Prokrastination umher und blockieren das Potenzial, das im Homeoffice steckt, obwohl Untersuchungen belegen, dass Homeoffice nicht ineffizient oder unproduktiv sein muss.

Für wen ist das Homeoffice geeignet?

Bei der Eignung für das Homeoffice kommt es auf zwei wesentliche Faktoren an. Das ist zum einen die Persönlichkeit und zum anderen die Tätigkeit. Beide Aspekte beleuchten wir nachfolgend näher.

1. Die Tätigkeit ist relevant für das Homeoffice

Immer dann, wenn die Tätigkeit hauptsächlich am Computer und/oder im Rahmen von Kundenbesuchen ausgeführt wird, kann man die Einführung des Homeoffice abwägen. Für die Arbeit am Computer ist es dabei jedoch nur dann sinnvoll, das Homeoffice in Aussicht zu stellen, wenn keine besondere Infrastruktur oder Maschinen benötigt werden. Geeignet ist hierfür die Arbeit im Web und mit Programmen, die leicht vom Homeoffice zugänglich sind. Auch Kundenbesuche oder die Teilnahme an Veranstaltungen setzt nicht zwangsläufig ein festes Büro voraus und bieten die Option auf ein Homeoffice.

Somit sind Internet-Start-ups, die Plattformen und Magazine im Web zur Verfügung stellen, einzelne Abteilungen, die hauptsächlich im Internet arbeiten, oder bestimmte Mitarbeiter, die Dokumente wie Texte, Präsentationen oder Tabellen zuliefern, für das Homeoffice geeignet. Aber auch in vielen weiteren Einzelfällen sollte geprüft werden, ob das Homeoffice geeignet sein könnte.

Zudem ist zu bedenken, dass das Homeoffice keine „Entweder-Oder-Lösung" sein muss. Auch die Kombination von Büro und Homeoffice ist möglich: drei Tage pro Woche kommen die Mitarbeiter ganz normal ins Büro, die verbleibenden zwei Tage arbeiten sie im Homeoffice.

2. Persönliche Eignung fürs Homeoffice

Das Homeoffice ist sicherlich nicht für jeden Mitarbeiter geeignet. Hier kommt es vor allem auf die Persönlichkeit und die Grundeinstellung des Mitarbeiters an. Eigenschaften, die ein Mitarbeiter im Homeoffice mitbringen sollte, sind:

• Zuverlässigkeit
• die Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten
• Verantwortungsbewusstsein
• organisierte Arbeitsweise
• Termintreue
• Ehrlichkeit

Weniger geeignet sind Mitarbeiter, die Schwierigkeiten damit haben, die Umgebung auszublenden und sich stets von anderen Aufgaben und Aktivitäten ablenken lassen. Es lässt sich zwar nur schwer überprüfen, ob der Mitarbeiter gerade seine Spülmaschine ausräumt oder ein lustiges Video ansieht, aber wenn die Arbeit des Mitarbeiters stockt, bemerkt auch der Gründer, dass sich das Homeoffice als ungeeignet herausstellt.

Gerade dann, wenn sich die Momente häufen, in denen ein Mitarbeiter im Homeoffice um einen zeitlichen Aufschub für die Erledigung einer Aufgabe bittet und Fristen versäumt, kann das ein Signal dafür sein, den Mitarbeiter lieber ins Büro zu holen, statt im Homeoffice arbeiten zu lassen.

Ein weiteres Zeichen für ungeeignete Mitarbeiter im Homeoffice ist die unzureichende eigenständige Kommunikation mit dem Vorgesetzten. Mitarbeiter, die wichtige Infos stets erst nach Aufforderung mitteilen, anstatt sie selbst zu übermitteln, gehören ebenfalls nicht unbedingt ins Homeoffice. So bekommen Vorgesetzte kaum mit, auf welchem Stand sich der Mitarbeiter im Homeoffice befindet und erfahren womöglich sogar zu spät, wenn es Probleme gibt.

Die wichtigsten Homeoffice Regeln

Sind Mitarbeiter mit der Arbeit im Home Office einverstanden, müssen weitere Details geklärt werden. Einige davon führen wir stichwortartig auf:

• Welche Arbeitszeiten gelten und welche Kernarbeitszeit wird definiert?
• Wie viele Urlaubstage stehen dem Mitarbeiter im Home Office zur Verfügung?
• Welche Tätigkeiten gehören zur Arbeit im Home Office?
• Zu welchen Zeiten muss der Mitarbeiter erreichbar sein?
• Darf die zur Verfügung gestellte Technik auch privat genutzt werden?
• Wie werden vertrauliche Geschäftsunterlagen vor Blicken Dritter geschützt?
• Wie werden das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) im Home Office eingehalten?

Zum Schluss ist noch zu klären, ob ein Angestellter ein Home Office einrichten darf. Bekommt vielleicht auch er Ärger mit dem Vermieter, wenn er einfach ein Home Office einrichtet? Die Antwort ist: Nein. Sofern die Tätigkeit im Home Office nicht dem Zweck der Räume als Mietwohnung zuwiderläuft, ist keine vertragliche Regelung oder die Erlaubnis des Vermieters nötig.

Das Homeoffice und seine Vor- und Nachteile

Die vollständige oder teilweise Arbeit der Mitarbeiter im Homeoffice kann Vor- und Nachteile für den Arbeitgeber haben. Hierbei sollten sich Gründer deutlich machen, welche möglichen Nachteile sie in Kauf nehmen können und welche Vorteile besonders lukrativ erscheinen. Wir haben beide Sichtweisen auf das Homeoffice dargestellt.

Homeoffice: Vorteile für den Arbeitgeber

Die Vorzüge von Homeoffice sind:

• Keine Mietkosten und Nebenkosten für ein Büro: Mit einem Homeoffice im Zuhause der Mitarbeiter sparen sich Arbeitgeber die Kosten für ein extra Büro und die üblicherweise anfallenden Nebenkosten für Strom, Wasser etc.
• Verringerte Kosten für Büroausstattung und Infrastruktur: Ebenfalls günstig für das Geschäftskonto sind die verringerten Ausgaben für lediglich einen Computer, Geschäftstelefon usw. Einen Drucker, Stuhl und Schreibtisch besitzen ebenfalls viele Mitarbeiter, sodass auch dafür kaum Kosten anfallen.
• Fokussiertes Arbeiten der Mitarbeiter ohne Ablenkungen: Die übliche Ablenkung durch gesprächige Kollegen bleibt im Homeoffice aus.
• Weniger Ausfälle durch Krankheit: Mitarbeiter im Homeoffice melden sich seltener krank, da sie bei geringfügigen Krankheitsfällen zwar nicht das Haus verlassen würden, aber am heimeligen Schreibtisch Platz nehmen können.
• Kein witterungs- oder verkehrsbedingtes Zuspätkommen: Im Homeoffice kommt es nicht zu Verspätungen durch das Zuspätkommen oder den Ausfall der Verkehrsmittel bei Glätte. Im Homeoffice ist man immer pünktlich.

Homeoffice: Nachteile für den Arbeitgeber

Zu bedenken beim Homeoffice ist:

• Die Mitarbeiter sind unsichtbar: Man sieht sie nicht, man hört sie nicht. Man bekommt kaum mit, ob es ihnen gut geht oder ob sie Probleme haben. Sitzen sie wirklich am Schreibtisch oder stehen sie gerade in der Schlange beim Bäcker? Wer kein Geisterunternehmen führen möchte, sollte die Personalführung der Mitarbeiter an die Anforderungen im Homeoffice anpassen.
• Kontrollverlust über vertrauliche Daten: Die Sicherung sensibler Daten des Unternehmens liegt in der Verantwortung der Telemitarbeiter, auch dann wenn sie mit ihrem Laptop im Café oder Coworking Space sitzen. Hier braucht es viel Vertrauen darin, dass Mitarbeiter im Homeoffice die Daten ordnungsgemäß vor den Augen Dritter schützen.
• Drohende soziale Vereinsamung der Mitarbeiter: Der Vorteil ist gleichzeitig ein Nachteil. Denn ohne die zwischenmenschliche Interaktion mit Kollegen droht das Gefühl der Vereinsamung im Homeoffice. Auch die Kommunikation mit Mitarbeitern fernab der Arbeit ist wichtig, um dem Mitarbeiter im Homeoffice das Gefühl zu geben, nicht allein in seinem Kämmerlein zu sein.
• Teambuilding notwendig: Um dem Einsamkeitsgefühl im Homeoffice entgegenzuwirken, bietet es sich an, alle Mitarbeiter im Homeoffice zu Teambuilding-Maßnahmen zusammenzubringen. Hier kann sich das Team besser kennenlernen und seine Zusammenarbeit trotz der räumlichen Trennung durch das Homeoffice verbessern.
• Strategien zur bewussten, internen Kommunikation nötig: Um Kommunikationskanäle über die Entfernung hinweg zu verbessern, sind gezielte Maßnahmen zur internen Kommunikation notwendig, die je nach Mitarbeiter und Tätigkeit ausgetüftelt werden müssen. Regelmäßige Telefonate und Telefonkonferenzen, persönliche Treffen und Regeln zum Austausch über gemeinsame Plattformen oder per E-Mail sind nicht dem Zufall zu überlassen, sonst droht der Verlust von Informationen.

Wissenschaftliche Ergebnisse zum Homeoffice

Eine kanadische Studie unter Leitung des Psychologen Thomas O’Neill fand in Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung und einem Finanzdienstleister heraus, dass es keinen Zusammenhang zwischen dem Homeoffice und der Tendenz gibt, die Arbeitszeit mit privaten Aktivitäten im Internet zu füllen. Demnach kommt es auf die Persönlichkeit an, ob man zum sogenannten Cyberslacking neigt und die Zeit für private Nachrichten, Katzen-Videos und Facebook-Aktivitäten verwendet. Das passiert aber nicht nur im Homeoffice, sondern auch im Büro.

Eine andere Untersuchung der Universität Stanford analysierte die Arbeit im Homeoffice von über 250 Angestellten. Es stellte sich heraus, dass ihre Arbeit produktiver war, die Mitarbeiter seltener krank waren und weniger Pausen einlegten. Somit schafften sie ein höheres Arbeitspensum als ihre Kollegen, die nicht per Homeoffice, sondern vor Ort im Büro arbeiteten. Insgesamt wurde sogar ein Anstieg der Arbeitszufriedenheit festgestellt, was zu weniger Austritten aus dem Unternehmen führte.

Und dennoch wird es als Verlust von Kontrolle betrachtet, sein Personal im Homeoffice arbeiten zu lassen. Teilweise mag dies auch stimmen. Es ist nicht jedermann für die Arbeit im Homeoffice gemacht. Es ist sogar so, dass die Eignung für das Homeoffice von der Berufsgruppe und den Mitarbeitern selbst abhängt.