Homeoffice: Voraussetzungen, Vorteile und Tipps

Inhalt

1. Was bedeutet Homeoffice?
2. Voraussetzungen für produktives Arbeiten im Homeoffice
3. Auf Homeoffice umstellen - die wichtigsten Tipps
4. Homeoffice und Recht
5. Vorteile und Nachteile des Homeoffice
6. Fazit: Mit Homeoffice die Produktivität erhöhen

1. Was bedeutet Homeoffice?

"Homeoffice" (wörtlich: Heimbüro) bezeichnet die Arbeit eines Mitarbeiters im Angestelltenverhältnis von zu Hause aus. Angesichts des Fachkräftemangels und der zunehmenden Digitalisierung ist die Arbeit von zu Hause aus ein attraktives Beschäftigungsmodell für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der unschlagbare Vorteil: mit der Arbeit im Homeoffice in Verbindung mit digitaler Technologie (Chat, Mail, Videotelefonie) kann ein Unternehmen seine Mitarbeiter überregional oder sogar international rekrutieren.

Homeoffice als Form der Beschäftigung wirft allerdings einige komplexe rechtliche und organisatorische Fragen auf. Was muss ein Unternehmer im Arbeitsvertrag regeln und wie kann eine effektive Zusammenarbeit mit Homeoffice-Mitarbeitern erreicht werden? Und welche Tätigkeiten eignen sich überhaupt fürs Homeoffice? 

2. Voraussetzungen für produktives Arbeiten im Homeoffice

Bei der Eignung für die Arbeit von zu Hause aus kommt es auf 4 wesentliche Faktoren an.

Punkt 1: Die Tätigkeit ist Homeoffice-tauglich

Die Tätigkeit von zu Hause aus ist ideal für Arbeiten am Computer. Besondere Maschinen oder eine besondere Infrastruktur sollte allerdings nicht notwendig sein. Sehr gut geeignet sind Arbeiten im Web, mit SaaS-Anwendungen oder mit typischer Bürosoftware wie MS-Office. Auch für Außendienst Mitarbeiter ist das Homeoffice ideal. Sie besuchen von zu Hause aus ihr Vertriebsgebiet und schreiben die Besuchsberichte vom häuslichen Büro aus.

Punkt 2: Die eigenen privaten Räume sind als Arbeitsplatz geeignet

Nur ergonomische günstige Arbeitsplätze schaffen produktives Arbeiten. Unternehmer sollten sicherstellen, dass das häusliche Büro folgende Eigenschaften aufweist:

• Geeigneter Schreibtisch mit guter Beleuchtung und bequemen Bürostuhl
• Stabile Internetverbindung
• Geeignete Hardware: Computer und Telekommunikationsgeräte
• Wichtige Maßnahmen der Datensicherheit sind eingehalten: Idealerweise kann das Büro abgeschlossen werden. Vertrauliche Unterlagen sollten weggesperrt werden können.

3. Persönliche Eignung als Homeoffice-Worker

Nicht jeder Mitarbeiter ist für die Arbeit vom häuslichen Schreibtisch aus geeignet. Hier kommt es vor allem auf die Persönlichkeit und die Grundeinstellung des Mitarbeiters an. Folgende Eigenschaften sind wichtig:

• Zuverlässigkeit
• die Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten
• Verantwortungsbewusstsein
• organisierte Arbeitsweise
• Termintreue
• Ehrlichkeit

Weniger geeignet sind Mitarbeiter, die sich leicht ablenken lassen. Mitarbeiter, die zu Hause Aufgaben zu langsam erledigen oder schlechte Arbeitsergebnisse abliefern, sollten lieber im Unternehmen arbeiten.

Auch Initiative und Kommunikation mit dem Büro sind wichtige Kriterien. Bringt sich der Mitarbeiter im Homeoffice proaktiv ein? Hält er das Büro auf Stand, woran er gerade arbeitet? Mitarbeiter, die wichtige Infos stets erst nach Aufforderung mitteilen, gehören nicht ins Homeoffice.

4. Einsatz von Kollaborationssoftware oder Projekttools

Der Arbeitgeber sollte eine geeignete Kollaborationssoftware oder Projekttools einsetzen, die eine Zusammenarbeit örtlich getrennter Büros unterstützen. Auch CRM Software eignet sich dafür im Team an Projekten zu arbeiten, ohne im gleichen Büro zu sitzen. Diese Tools verbessern die Zusammenarbeit und schaffen Transparenz, woran der einzelne Mitarbeiter gerade arbeitet und vereinfachen den Austausch. 

Um den fehlenden persönlichen Kontakt auszugleichen, sollten regelmäßig Telefonate oder Videomeetings abgehalten werden, um sich fortlaufend persönlich über Projekte austauschen zu können und die zwischenmenschlichen Beziehungen zu pflegen.

3. Auf Homeoffice umstellen - die wichtigsten Tipps

Sie wollen Ihren Mitarbeitern die Arbeit vom häuslichen Schreibtisch aus ermöglichen? Mit diesen Regeln führt die Umstellung zum Erfolg:

Bereiten Sie die Umstellung auf Homeoffice-Beschäftigungsmodelle gründlich vor

• Welche Tätigkeiten sind für die Arbeit von zu Hause aus geeignet?
• Welche Modelle wollen Sie anbieten? Reines Homeoffice oder gemischte Arbeitsmodelle z.B. 3 Tage Homeoffice, 2 Tage im Unternehmen
• Mit welchem technischen Equipment soll der Homeoffice-Worker von zu Hause aus arbeiten?
• Klären Sie die Themen Datensicherheit und Datenschutz.
• Lassen Sie sich beraten, wie Sie Ihre Arbeitsverträge anpassen.
• Stellen Sie Regeln auf für Zusammenarbeit und Kommunikation.
• Testen Sie die Heimarbeit mit bestehenden Mitarbeitern.

Führen Sie ein Mitarbeitergespräch mit den Homeoffice-Kandidaten

Sprechen Sie in einem vertrauensvollen Mitarbeitergespräch die Punkte an, die bei einer Zusammenarbeit wichtig sind:

• Loben Sie den Mitarbeiter und seine Eigenschaften, die ihn für das Homeoffice qualifizieren.
• Sprechen Sie die Bedenken aktiv an, die gegen die Arbeit von zu Hause aus sprechen
• Ihr Mitarbeiter sollte bestätigen, dass sein Arbeitsplatz zu Hause den Anforderungen entspricht, insbesondere natürlich im Bereich Ergonomie und Datensicherheit.

Legen Sie klare Regeln fest

Wann ist Arbeitsbeginn? Welche Kernarbeitszeiten gibt es? Wann und wie lang sind die Pausen? Wie sollte sich der Mitarbeiter abmelden? Welche Kollaborationstools sind zu nutzen? Erstellen Sie eine Art "Homeoffice-Hausordnung", die zum Bestandteil des Arbeitsvertrags wird. Seien Sie aber nicht zu misstrauisch, einen Mitarbeiter im Homeoffice pausenlos überwachen zu wollen wäre kontraproduktiv und würde zweifellos das Arbeitsklima und die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter verschlechtern. 

Datensicherheit und Datenschutz

Sobald der Mitarbeiter mit vertraulichen Daten arbeitet, eventuell sogar mit personenbezogenen Daten, greift die DSGVO. Schulen Sie Mitarbeiter zu diesem Thema und erarbeiten Sie verbindliche Regeln. Vertrauliche Unterlagen sollte der Mitarbeiter in jedem Fall sicher verschließen können.

Prokrastination und Produktivität

Zu viel Ablenkung und Aufschieberitis sind typische Probleme der Arbeit im häuslichen Office vor allem bei Mitarbeitern, die kleine Kinder zu Hause haben. Sprechen Sie diese Probleme an. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, selbst Vorschläge gegen Prokrastination zu machen. Fragen Sie ihn, wie er typischerweise seinen Tag im Homeoffice organisieren würde.

4. Homeoffice und Recht

In Deutschland gibt es für Arbeitnehmer keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice. Chef und Mitarbeiter müssen also die Bedingungen und die Konditionen für das Arbeiten vom häuslichen Büro aus gegenseitig regeln. Unternehmer sollten dies im Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter regeln.

Empfohlene Homeoffice-Regelungen im Arbeitsvertrag

Folgende Punkte sollte ein Unternehmer im Arbeitsvertrag mit seinen Mitarbeitern regeln:

• Welche Tätigkeiten werden von zu Hause aus erledigt?
• Was sind die Arbeitszeiten insbesondere Kernarbeitszeiten?
• Zu welchen Zeiten muss der Mitarbeiter erreichbar sein?
• Darf die zur Verfügung gestellte Technik (Computer, Bildschirme, mobile Endgeräte) auch privat genutzt werden?
• Wie werden vertrauliche Geschäftsunterlagen vor Blicken Dritter geschützt?
• Wie werden das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) eingehalten?

Arbeitnehmerschutzgesetze gelten auch am häuslichen Arbeitsplatz

Achten Sie darauf, wichtige Schutzgesetze für Ihre Mitarbeiter eingehalten werden. Dazu zählen das Arbeitszeitgesetz und besondere Schutzrechte für Schwangere, Jugendliche oder Auszubildende. 

Ist der Mitarbeiter im Homeoffice versichert?

Die gesetzliche Unfallversicherung gilt hier nur teilweise. Sie gilt für alle mit der Beschäftigung bezogenen Tätigkeiten. Ein Unfall im häuslichen Büro wird in der Regel immer als Arbeitsunfall gewertet. Durchtrennt sich dagegen der Mitarbeiter beim Zubereiten des Essens eine Sehne, dann ist das kein Arbeitsunfall. Etwas anderes wäre es, wenn die Essenszubereitung Teil einer Ratgeberstory ist, für die der Mitarbeiter gerade Recherche by doing yourself durchführt.

Kann der Vermieter gegen die Arbeit von zu Hause Einspruch einlegen?

In der Regel wird der Vermieter eine typische Kreativarbeit von zu Hause aus gar nicht bemerken. Er könnte nur dann dagegen einschreiten, wenn im Homeoffice Tätigkeiten durchgeführt werden, die der Mietvertrag nicht zulässt. Beispielsweise Arbeiten, die extremen Lärm verursachen oder Kundenbesuche. 

Darf der Chef das Homeoffice seines Mitarbeiters sehen?

Ein Chef muss die Arbeitsräume seines Mitarbeiters hin und wieder besuchen, um festzustellen, dass die vertraglichen Vereinbarungen eingehalten werden. Nur so kann er selbst nicht haftbar gemacht werden. Ein Chef darf aber nicht einfach unangemeldet und ohne Erlaubnis in die private Wohnung seines Mitarbeiters eindringen. Genaue Regelungen zu den Besuchen eines Vorgesetzten sollten Vorfeld besprochen und vertraglich festgehalten werden.

5. Vorteile und Nachteile des Homeoffice

Wie würde ein Arbeitnehmer seinen Chef vom Vorteil eines Homeoffice überzeugen. So könnte er argumentieren:

Vorteile für den Arbeitgeber

• Keine Mietkosten und Nebenkosten für das Heimbüro des Mitarbeiters
• Verringerte Kosten für Büroausstattung und Infrastruktur: Der Arbeitnehmer stellt nur Computer und sonstiges Equipment. Büromöbel besitzt in der Regel der Mitarbeiter selbst.
• Fokussiertes Arbeiten der Mitarbeiter ohne Ablenkungen: Die übliche Ablenkung durch gesprächige Kollegen bleibt aus.
• Weniger Ausfälle durch Krankheit: Homeoffice-Worker melden sich seltener krank und stecken auch keine Kollegen an, da sie bei geringfügigen Krankheitsfällen nicht das Haus verlassen, sondern am heimeligen Schreibtisch Platz nehmen.
• Kein witterungs- oder verkehrsbedingtes Zuspätkommen: Im Homeoffice ist man immer pünktlich.

Mögliche Risiken für den Arbeitgeber

• Die Mitarbeiter sind "unsichtbar" und vor Ort nicht greifbar. 
• Die Kommunikation mit der Zentrale funktioniert nur schlecht.
• Der Mitarbeiter ist unproduktiv, durch Prokrastination oder Vertrauensmissbrauch.
• Gesteigertes Misstrauen des Arbeitgebers führt zur Verschlechterung des Arbeitsklimas.
• Probleme der Datensicherheit: Kontrollverlust über vertrauliche Daten.
• Drohende soziale Isolation der Mitarbeiter und Entfremdung vom Team.

Wissenschaftliche Ergebnisse zum Homeoffice

Verschiedene wissenschaftliche Studien widerlegen die Kritiker der Homeoffice-Beschäftigung. Die wichtigsten Studien der letzten Jahre zeigen folgende Ergebnisse:

• Mitarbeiter im Homeoffice sind aus Sicht der Arbeitgeber produktiver und besser erreichbar.
  (Studie des ZEW – Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung in Mannheim, "Homeoffice bietet Vorteile, hat aber auch Tücken", 2019)
• Mitarbeiter im Homeoffice sind produktiver und seltener krank.
  (Studie der Universität Stanford von Nicholas A. Bloom et al, "Does Working from Home Work? Evidence from a Chinese Experiment", 2015)
• Produktivität ist eine Frage der Persönlichkeit. Gefaulenzt wird auch im Büro.
  (Studie von Thomas O`Neil "Prediction of cyberslacking when employees are working away from the office", 2014)

Lösungen, um die Nachteile abzufedern

• Ist der Mitarbeiter nicht vor Ort, muss er digital erreichbar sein. Die Lösung sind hier Kollaborationstools in der Personalführung der Mitarbeiter.
• Produktivitätsvorgaben machen und Regeln für Anmeldung und Abmeldung am Homeoffice-Arbeitsplatz festsetzen.
• Klare Regeln und Maßnahmen für Datensicherheit und Datenschutz aufstellen.
• Teambuilding Maßnahmen gegen die Isolation einsetzen. Auch hier helfen digitale Kommunikationstools.
• Regeln für die interne Kommunikation aufstellen: Wann muss wer wie erreichbar sein? Wann tauschen sich Homeoffice-Worker und Zentrale regelmäßig aus.
• Regelmäßige Besuche des Mitarbeiters in der Zentrale. 
• Kombinierte Arbeitsmodelle anbieten: Beispielsweise 3 Tage Homeoffice und 2 Tage Arbeit in der Zentrale.
• Wer nicht im Homeoffice arbeiten kann oder will, kann seine Arbeit auch in einem Coworking Space verrichten, die es heute in jeder größeren Stadt und Preisklasse gibt.

Fazit: Mit Homeoffice die Produktivität erhöhen

Homeoffice ist nicht nur ein guter Anreiz, um angesichts des Fachkräftemangels auch überregional oder international qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und ans Unternehmen zu binden. Unternehmer profitieren außerdem Studien zufolge von besseren Arbeitsleistungen ihrer Mitarbeiter.

Voraussetzung dafür ist, dass das Beschäftigungsmodell Homeoffice im Unternehmen professionell eingeführt wird und die Arbeit sich grundsätzlich dafür eignet. Auch der Mitarbeiter sollte vom Typ her als Homeoffice-Worker geeignet sein. Weitere wichtige Voraussetzungen sind ein geeigneter häuslicher Arbeitsplatz und geeignete Tools für die Kommunikation. Wichtig ist außerdem, das rechtlich komplexe Problem der Datensicherheit zu lösen. Unternehmer sollten für Homeoffice-Worker entsprechende Regeln aufstellen, die auch im Arbeitsvertrag enthalten sind.

Wer dies durch geeignete Schulungen, Mitarbeitergespräche und Teambildungsmaßnahmen unterstützt, kann als Unternehmer vom Homeoffice profitieren.