Am Homeoffice scheiden sich die Geister. Die einen können sich am besten im heimischen Umfeld konzentrieren, wenn sie nicht durch Kollegen und endlose Meetings abgelenkt werden. Für andere ist das Arbeiten im Homeoffice undenkbar, weil sie in den eigenen vier Wänden nicht arbeiten möchten oder können.
Im Zeitalter der Digitalisierung und des Fachkräftemangels ist Homeoffice dennoch eine interessante Option, um überregional Mitarbeiter zu finden. Wir zeigen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Arbeit auch von zu Hause aus funktioniert.
"Homeoffice" (wörtlich: Heimbüro) bezeichnet die Arbeit eines Mitarbeiters im Angestelltenverhältnis von zu Hause aus. Angesichts des Fachkräftemangels und der zunehmenden Digitalisierung ist die Arbeit von zu Hause aus ein attraktives Beschäftigungsmodell für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der unschlagbare Vorteil: mit der Arbeit im Homeoffice in Verbindung mit digitaler Technologie (Chat, Mail, Videotelefonie) kann ein Unternehmen seine Mitarbeiter überregional oder sogar international rekrutieren.
Homeoffice als Form der Beschäftigung wirft allerdings einige komplexe rechtliche und organisatorische Fragen auf. Was muss ein Unternehmer im Arbeitsvertrag regeln und wie kann eine effektive Zusammenarbeit mit Homeoffice-Mitarbeitern erreicht werden? Und welche Tätigkeiten eignen sich überhaupt fürs Homeoffice?
Bei der Eignung für die Arbeit von zu Hause aus kommt es auf 4 wesentliche Faktoren an.
Die Tätigkeit von zu Hause aus ist ideal für Arbeiten am Computer. Besondere Maschinen oder eine besondere Infrastruktur sollte allerdings nicht notwendig sein. Sehr gut geeignet sind Arbeiten im Web, mit SaaS-Anwendungen oder mit typischer Bürosoftware wie MS-Office. Auch für Außendienst Mitarbeiter ist das Homeoffice ideal. Sie besuchen von zu Hause aus ihr Vertriebsgebiet und schreiben die Besuchsberichte vom häuslichen Büro aus.
Nur ergonomische günstige Arbeitsplätze schaffen produktives Arbeiten. Unternehmer sollten sicherstellen, dass das häusliche Büro folgende Eigenschaften aufweist:
Nicht jeder Mitarbeiter ist für die Arbeit vom häuslichen Schreibtisch aus geeignet. Hier kommt es vor allem auf die Persönlichkeit und die Grundeinstellung des Mitarbeiters an. Folgende Eigenschaften sind wichtig:
Weniger geeignet sind Mitarbeiter, die sich leicht ablenken lassen. Mitarbeiter, die zu Hause Aufgaben zu langsam erledigen oder schlechte Arbeitsergebnisse abliefern, sollten lieber im Unternehmen arbeiten.
Auch Initiative und Kommunikation mit dem Büro sind wichtige Kriterien. Bringt sich der Mitarbeiter im Homeoffice proaktiv ein? Hält er das Büro auf Stand, woran er gerade arbeitet? Mitarbeiter, die wichtige Infos stets erst nach Aufforderung mitteilen, gehören nicht ins Homeoffice.
Der Arbeitgeber sollte eine geeignete Kollaborationssoftware oder Projekttools einsetzen, die eine Zusammenarbeit örtlich getrennter Büros unterstützen. Auch CRM Software eignet sich dafür im Team an Projekten zu arbeiten, ohne im gleichen Büro zu sitzen. Diese Tools verbessern die Zusammenarbeit und schaffen Transparenz, woran der einzelne Mitarbeiter gerade arbeitet und vereinfachen den Austausch.
Um den fehlenden persönlichen Kontakt auszugleichen, sollten regelmäßig Telefonate oder Videomeetings abgehalten werden, um sich fortlaufend persönlich über Projekte austauschen zu können und die zwischenmenschlichen Beziehungen zu pflegen.
Sie wollen Ihren Mitarbeitern die Arbeit vom häuslichen Schreibtisch aus ermöglichen? Mit diesen Regeln führt die Umstellung zum Erfolg:
Sprechen Sie in einem vertrauensvollen Mitarbeitergespräch die Punkte an, die bei einer Zusammenarbeit wichtig sind:
Wann ist Arbeitsbeginn? Welche Kernarbeitszeiten gibt es? Wann und wie lang sind die Pausen? Wie sollte sich der Mitarbeiter abmelden? Welche Kollaborationstools sind zu nutzen? Erstellen Sie eine Art "Homeoffice-Hausordnung", die zum Bestandteil des Arbeitsvertrags wird. Seien Sie aber nicht zu misstrauisch, einen Mitarbeiter im Homeoffice pausenlos überwachen zu wollen wäre kontraproduktiv und würde zweifellos das Arbeitsklima und die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter verschlechtern.
Sobald der Mitarbeiter mit vertraulichen Daten arbeitet, eventuell sogar mit personenbezogenen Daten, greift die DSGVO. Schulen Sie Mitarbeiter zu diesem Thema und erarbeiten Sie verbindliche Regeln. Vertrauliche Unterlagen sollte der Mitarbeiter in jedem Fall sicher verschließen können.
Zu viel Ablenkung und Aufschieberitis sind typische Probleme der Arbeit im häuslichen Office vor allem bei Mitarbeitern, die kleine Kinder zu Hause haben. Sprechen Sie diese Probleme an. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, selbst Vorschläge gegen Prokrastination zu machen. Fragen Sie ihn, wie er typischerweise seinen Tag im Homeoffice organisieren würde.
In Deutschland gibt es für Arbeitnehmer keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice. Chef und Mitarbeiter müssen also die Bedingungen und die Konditionen für das Arbeiten vom häuslichen Büro aus gegenseitig regeln. Unternehmer sollten dies im Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter regeln.
Folgende Punkte sollte ein Unternehmer im Arbeitsvertrag mit seinen Mitarbeitern regeln:
Achten Sie darauf, wichtige Schutzgesetze für Ihre Mitarbeiter eingehalten werden. Dazu zählen das Arbeitszeitgesetz und besondere Schutzrechte für Schwangere, Jugendliche oder Auszubildende.
Die gesetzliche Unfallversicherung gilt hier nur teilweise. Sie gilt für alle mit der Beschäftigung bezogenen Tätigkeiten. Ein Unfall im häuslichen Büro wird in der Regel immer als Arbeitsunfall gewertet. Durchtrennt sich dagegen der Mitarbeiter beim Zubereiten des Essens eine Sehne, dann ist das kein Arbeitsunfall. Etwas anderes wäre es, wenn die Essenszubereitung Teil einer Ratgeberstory ist, für die der Mitarbeiter gerade Recherche by doing yourself durchführt.
In der Regel wird der Vermieter eine typische Kreativarbeit von zu Hause aus gar nicht bemerken. Er könnte nur dann dagegen einschreiten, wenn im Homeoffice Tätigkeiten durchgeführt werden, die der Mietvertrag nicht zulässt. Beispielsweise Arbeiten, die extremen Lärm verursachen oder Kundenbesuche.
Ein Chef muss die Arbeitsräume seines Mitarbeiters hin und wieder besuchen, um festzustellen, dass die vertraglichen Vereinbarungen eingehalten werden. Nur so kann er selbst nicht haftbar gemacht werden. Ein Chef darf aber nicht einfach unangemeldet und ohne Erlaubnis in die private Wohnung seines Mitarbeiters eindringen. Genaue Regelungen zu den Besuchen eines Vorgesetzten sollten Vorfeld besprochen und vertraglich festgehalten werden.
Wie würde ein Arbeitnehmer seinen Chef vom Vorteil eines Homeoffice überzeugen. So könnte er argumentieren:
Verschiedene wissenschaftliche Studien widerlegen die Kritiker der Homeoffice-Beschäftigung. Die wichtigsten Studien der letzten Jahre zeigen folgende Ergebnisse:
Homeoffice ist nicht nur ein guter Anreiz, um angesichts des Fachkräftemangels auch überregional oder international qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und ans Unternehmen zu binden. Unternehmer profitieren außerdem Studien zufolge von besseren Arbeitsleistungen ihrer Mitarbeiter.
Voraussetzung dafür ist, dass das Beschäftigungsmodell Homeoffice im Unternehmen professionell eingeführt wird und die Arbeit sich grundsätzlich dafür eignet. Auch der Mitarbeiter sollte vom Typ her als Homeoffice-Worker geeignet sein. Weitere wichtige Voraussetzungen sind ein geeigneter häuslicher Arbeitsplatz und geeignete Tools für die Kommunikation. Wichtig ist außerdem, das rechtlich komplexe Problem der Datensicherheit zu lösen. Unternehmer sollten für Homeoffice-Worker entsprechende Regeln aufstellen, die auch im Arbeitsvertrag enthalten sind.
Wer dies durch geeignete Schulungen, Mitarbeitergespräche und Teambildungsmaßnahmen unterstützt, kann als Unternehmer vom Homeoffice profitieren.