- Was ist Projektmanagement?
- Was kann Projektmanagement-Software leisten?
- Die Vorteile von Tools für Projektmanagement
- Für wen ist Projektmanagement-Software geeignet - und für wen nicht?
- Welche Funktionen bieten Tools für Projektmanagement?
- Wie ist bei der Auswahl der Projektmanagement-Software vorzugehen?
- Fünf Anbieter für Projektmanagement-Software
- Welche Kosten entstehen für die Tools zur Projektplanung?
- Tipps für die Einführung der Projektmanagement-Software
- Fazit: Aufgaben und Projekte mit Tools effizienter bearbeiten
1. Was ist Projektmanagement?
Als Projektmanagement können alle Tätigkeiten definiert werden, die bei der Planung und Umsetzung von Projekten eine Rolle spielen. Dies beginnt ganz praktisch bei der Festlegung der Projektziele, der Aufteilung des Projekts in einzelne Aufgaben und der Verteilung dieser auf an die am Projekt beteiligten Personen. Danach erstreckt sich das Projektmanagement natürlich auf die Projektsteuerung und die Überwachung der einzelnen Prozesse im Hinblick auf die Einhaltung der Zeit- und Kostenvorgaben. Am Ende des Projektmanagements steht dann die hoffentlich erfolgreiche Projektumsetzung und -bewertung.
Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, gibt es mittlerweile zahlreiche Angebote für Projektmanagement-Software, die sich an den unterschiedlichen Methoden des Projektmanagements orientieren - Stichworte sind hierbei Kanban, Scrum oder insbesondere agiles Projektmanagement.
In der Praxis von Selbstständigen, kleinen Unternehmen und Start-ups erstreckt sich das sogenannte Projektmanagement von der einfachen Aufgabenverwaltung über To-Do-Listen bis hin zu komplexen Tools, die insbesondere auch die Zusammenarbeit in Teams verbessern sollen - die sogenannten Collaboration-Tools.
2. Was kann Projektmanagement-Software leisten?
Die Selbstorganisation ist für viele Gründer und Selbstständige eine große Herausforderung. Handgeschriebene Listen, am Bildschirm festgeklebte Zettel oder die im Kopf abgespeicherten Aufgaben - die Hoffnung ist, nichts zu vergessen und den Arbeitstag möglichst effizient zu organisieren. Doch bei wachsender Aufgabenzahl und umfangreicheren Projekten stößt das Prinzip Hoffnung schnell an seine Grenzen. Verkompliziert wird dies auch noch dadurch, wenn an einem Projekt mehrere Personen arbeiten. Die Gefahr, dass Termine gerissen und fest eingeplante Meilensteine nicht erreicht werden, steigt.
Um den Überblick zu behalten, erfreuten sich Gantt-Diagramme auf Excel-Basis als Vorläufer der heutigen Projektmanagement-Software schnell einiger Beliebtheit. Hierbei werden die Aufgaben eines Projekts in Abhängigkeit von der eingeplanten Zeit dargestellt, sodass sich ein schematischer Projektablauf ergibt. Mittlerweile muss aber keiner mehr Gantt-Diagramme in Excel aufbauen: Zahlreiche Anbieter für Projektmanagement-Software haben im Zuge der immer populärer werdenden SaaS-Lösungen in der Cloud hier einen großen Bedarf erkannt.
Damit ist auch schon klar umrissen, was Projektmanagement-Software im Kern für Sie vereinfachen möchte:
- die Aufgabenverwaltung,
- die Projektplanung und
- die Projektsteuerung
Rund um die Kernfunktionalitäten gibt es, wie üblich, viele weitere Funktionen, mit denen sich die Anbieter der Projektmanagement-Software voneinander abgrenzen wollen. Einen Vergleich verschiedener Tools finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
Eine Software für das Projektmanagement hilft Ihnen also dabei, Ihre tägliche Arbeit effizienter zu strukturieren. Sie nimmt Ihnen allerdings nicht die Planung der Projekte ab und überprüft natürlich auch nicht, ob Sie beim Eintragen wirklich an alle Aufgaben gedacht haben. Aber die Tools reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass gewisse Aufgaben einfach unter den Tisch fallen oder Mitarbeiter A nicht weiß, was Mitarbeiter B gerade macht.
3. Die Vorteile von Tools für Projektmanagement
Die folgenden großen Vorteile unterstreichen den Einsatz einer professionellen Softwarelösung für Ihre Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement:
- Etablierung eines standardisierten Prozesses
- Zusammenführung aller wichtigen Informationen an einem Ort
- Im Rahmen von Cloud-Lösungen auch mobil an jedem Ort verfüg- und nutzbar
- Reduzierung der Fehleranfälligkeit anderer Methoden wie bspw. der Zettelwirtschaft
- Verbesserung der Teamzusammenarbeit
Wie so häufig bringt jede Unternehmenssoftware auch Nachteile mit sich. So kann der Einsatz eines falschen Systems auch zum Effizienzverlust im Team führen und durch die Standardisierung werden Prozesses bürokratischer, was einige Mitarbeiter ggf. abschreckt. Auch mögen die Kosten für die Tools ins Feld geführt werden. Doch richtig eingesetzt, überwiegt der Nutzen die Kosten der Projektmanagement-Software schnell und der Arbeitsalltag wird für alle Beteiligten einfacher.
4. Für wen ist Projektmanagement-Software geeignet?
Tools zur Aufgabenverwaltung eignen sich fast für jeden. Einfach die Aufgaben in die Software eintragen und bei Erledigung abhaken. Natürlich funktioniert dies auch mit handgeschriebenen Listen, doch übersichtlicher ist meist die Software. Aufbauend auf diese einfache Funktion bieten die Tools zum Projektmanagement zwei grundlegende Einsatzbereiche:
- Die Projektplanung und -steuerung im engeren Sinne: Aufgabenlisten, Aufgabenverwaltung, Meilensteine, Termine und Kalender
- Zusammenarbeit im Team: neudeutsch Collaboration, gemeint sind Möglichkeiten für Chats, Foren, Telekommunikation
Welche Projektmanagement-Software für Sie geeignet ist, hängt im Wesentlichen von der Ausprägung der folgenden Dimensionen in Ihrem Fall ab:
- Komplexität der Projekte: je umfangreicher die Projekte, die Sie bearbeiten müssen, im Hinblick auf Inhalt und Zeit sind, desto höhere Anforderungen müssen Sie an die Software stellen.
- Teamgröße: je mehr Personen an den Projekten beteiligt sind, desto wichtiger sind Funktionen innerhalb der Projektmanagement-Software, die auf die Zusammenarbeit des Teams abzielen
5. Welche Funktionen bieten Tools für Projektmanagement?
Die Projektplanung und -steuerung kann überaus komplex sein. Das Ziel der Software zum Projektmanagement ist es, dies zu vereinfach. Daher sind folgende Funktionen besonders wichtig, wenn Sie überlegen eine Projektmanagement-Software einzusetzen:
| Funktionalität | Beschreibung |
| Aufgabenerstellung und -verwaltung | Meist können Aufgaben in Listenform angelegt und mit Fälligkeiten versehen werden. |
| Aufgabenverteilung | Damit die Software bei der Teamarbeit unterstützt, müssen Teammitglieder eingeladen und mit Aufgaben bedacht werden können. |
| Meilensteine, Fortschritt und Visualisierung | Listen sind gut, aber eine Visualisierung der Aufgaben im Hinblick auf die Zeitachse für ein Projektmanagement äußerst wichtig. Dementsprechend sollten auch Meilensteine und der Fortschritt bei den einzelnen Aufgaben in der Projektmanagement-Software erkennbar sein. |
| Kommunikation | Gerade Lösungen, die die Arbeit großer Teams verbessern wollen, benötigen Kommunikationsfunktionen wie bspw. Chats. |
| Rechtemanagement | Wer darf was sehen? Die Benutzerrollen sollten in der Projektmanagement-Software eindeutig festlegbar sein. |
Das leistungsstärkste Tool ist aber nicht automatisch die beste Lösung. Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl der geeigneten Software ist stets auch die Nutzerfreundlichkeit. Die Bedienung sollte intuitiv sein und Spaß machen.
6. Wie ist bei der Auswahl der Projektmanagement-Software vorzugehen?
Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software bieten sich die folgenden 5 Schritte an:
- Bedarfsanalyse: welche Funktionen sind für Sie und ggf. Ihr Team notwendig? Tragen Sie die gewünschten Funktionalitäten für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement zusammen. Berücksichtigen Sie daneben auch die Einfachheit der Bedienung und Punkte wie mobile Optimierung, wenn Sie das System viel von unterwegs online nutzen möchten, Datensicherheit und Kosten. So entsteht ein Anforderungsprofil, das Sie priorisieren sollten, bevor Sie im Detail die einzelnen Anbieter für die Projektmanagement-Software vergleichen.
- Anbieteranalyse: Wenn die gewünschten Funktionen klar sind, recherchieren Sie nach Anbietern für die Projektmanagement-Software. Dabei kann zunächst der erste Eindruck auf der Webseite oder eine Kurzanalyse der 2 bis 3 wichtigsten Faktoren als Vorabfilter dienen. Die dadurch vorselektierten 5 bis 10 Anbieter können Sie im Hinblick auf Ihr Anforderungsprofil im Detail betrachten. Dabei können Sie Punkte pro Kategorie vergeben, um eine Rangliste der Anbieter zu erstellen.
- Erstellung einer Short-List: Basierend auf den Ergebnissen des Vergleichs der Tools sollten Sie die Liste auf 2 bis 3 Favoriten eingrenzen.
- Testphase nutzen: Prüfen Sie Ihre Favoriten in einer Testphase auf Herz und Nieren. Simulieren Sie eine Projektplanung und laden Sie ebenfalls Mitarbeiter zum Test ein. Probieren Sie auch die Supportfunktionen der Anbieter aus, um zu sehen, ob Sie bei Problemen schnell Antworten finden. Auf diese Weise werden Sie sicherlich relativ zügig Ihren Sieger im Vergleich der Projektmanagement-Software ermitteln.
- Finale Entscheidung und Implementierung: Abschließend treffen Sie die finale Entscheidung, welches Tool zur Aufgabenverwaltung und Projektsteuerung Sie in Ihrem Unternehmen einführen werden. Dann folgt die Implementierung des Tools im Unternehmen, für die wir Ihnen weiter unten noch Tipps geben.
7. Fünf Anbieter für Projektmanagement-Software
Das Spektrum der Angebote für Projektmanagement-Software ist vielfältig und die Zahl der Anbieter hoch. Gründer und Unternehmen können dabei auf Lösungen aus Deutschland oder internationale Tools setzen. Im Internet finden sich umfangreiche Vergleichslisten, die sich im Hinblick auf die Anzahl der verglichenen Software-Lösungen versuchen zu überbieten. Solche Listen können natürlich für einen ersten Überblick hilfreich sein. Beachten Sie stets die Aktualität der Vergleiche, da einige Anbieter die Entwicklung der Software sicherlich auch wieder einstellen. Tarife und Leistungen sind ohnehin einem stetigen Wandel ausgesetzt. Tauschen Sie sich mit anderen Unternehmen aus, um von den Erfahrungen und Empfehlungen zu profitieren.
Exemplarisch stellen wir Ihnen an dieser Stelle einige der größeren Anbieter von Software für Projektmanagement vor. Dabei stehen die wesentlichen Funktionen, das Preismodell, der Support und die Frage nach einer kostenfreien Testphase im Mittelpunkt.
Agantty: Kostenfreies Projektmanagement per Gantt-Chart
| Name, Gründung, Sitz | Agantty, 2015, Zeven |
| Funktionen | - Aufgabenverwaltung - Projektabläufe mittels Gantt-Charts |
| Preise | Kostenfrei |
| Support | Online-Hilfebereich |
Asana: Projektmanagement für Teams
| Name, Gründung, Sitz | Asana, 2008, San Francisco |
| Wesentliche Funktionen | - Fokus darauf Projekte im Team zu managen - Aufgabenlisten, Aufgabenverteilung - Zeitpläne, Meilensteine, Fortschrittsübersicht - Kalender und Diskussionsforen |
| Preise | - 3 Preismodelle - abhängig von der Nutzerzahl - ab rund 10 Euro pro Nutzer pro Monat - kostenfreie Einstiegsversion |
| Support | Handbuch, Webinare, Online-Hilfe, Forum |
| Kostenfreie Testphase | Ja |
Bitrix24: Allround-Software
| Name, Gründung, Sitz | Bitrix24, 2012, Alexandria USA |
| Funktionen | - Aufgaben und Projektverwaltung - CRM-Software - Angebote und Rechnungen - Chat & Telefonie - HR-Tools |
| Preise | - Kostenfreie Version bis 12 Nutzer, begrenzter Speicher - 3 weitere Varianten: ab 39 Euro pro Monat bis 24 Nutzer |
| Support | - FAQ-Bereich, Online-Trainingskurse, Videos - Direkter Kontakt in Premiumversion |
Evernote: Aufgaben und Notizen auf einen Blick
| Name, Gründung, Sitz | Evernote, 2007, Redwood City |
| Wesentliche Funktionen | - Notizen abspeichern, suchen und finden - Aufgabenlisten erstellen - in der Businessversion Teamfunktionalitäten |
| Preise | - Kostenfreie Variante, sonst ab 7 Euro pro Monat - Businessversion für Teams ab 14 Euro pro Nutzer im Monat |
| Support | Online-Support, Forum, zertifizierte Berater |
| Kostenfreie Testphase | Ja |
meistertask: Projektmanagement im Kanban-Stil
| Name, Gründung, Sitz | meistertask, 2006, München |
| Wesentliche Funktionen | - Aufgabenverwaltung im Kanban-Stil - Chatfunktion zu einzelnen Aufgaben - Kalenderfunktion |
| Preise | - 3 Preismodelle - abhängig von der Nutzerzahl - ab rund 8 Euro pro Nutzer im Monat - kostenfreie Basisvariante |
| Support | - Online-Hilfe, Ticket-System, Tutorials |
| Kostenfreie Testphase | Nein, aber kostenfreie Einstiegsvariante |
Neben den vorgestellten Anbietern für das Management von Aufgaben und Projekten gibt es viele weitere Anbieter für Projektmanagement-Software, wie bspw.:
- Basecamp, factro, Libreplan, Microsoft Project, Podio, teamgantt,Teamleader, Todoist, Trello, Zenkit
8. Welche Kosten entstehen für die Tools zur Projektplanung?
Viele Tools zur Projektplanung kommen mit einer kostenfreien Einstiegsvariante daher. Diese sind aber häufig begrenzt in Bezug auf die zu planenden Projekte, die Zahl der Nutzer, Speicherplatz oder Funktionalitäten. Zum Test der Software und für kleinere Teams oder Projekte reichen diese häufig aus. Generell sind die weiteren Preisstufen bei Angeboten zur Projektverwaltung und -steuerung von den folgenden Komponenten abhängig:
- Anzahl der Nutzer: häufig wird pro Nutzer abgerechnet
- Funktionalitäten: die Preistarife der einzelnen Anbieter machen meist Unterschiede in einzelnen Funktionen, die im höherwertigen Tarif zur Verfügung stehen - dies geht dann meist auch mit dem Speicherplatz einher.
Wie unser kleiner Vergleich von 5 Anbietern zeigt, sind 10 Euro pro Monat und Nutzer eine gute Referenzgröße jenseits der kostenfreien Basisversion.
9. Tipps für die Einführung der Projektmanagement-Software
Nachdem Sie die Auswahl der Projektmanagement-Software sorgfältig vorgenommen haben, sollten Sie die Implementierung der Software ebenfalls mit Bedacht angeben. Unsere Tipps hierfür lauten:
- Das Team und die Mitarbeiter bereits in der Auswahlphase involvieren: Kündigen Sie an, dass Sie ein Tool für die Projektplanung einführen wollen, natürlich inklusive einer guten Begründung. In das Anforderungsprofil sollten Sie Wünsche der Mitarbeiter aufnehmen. Vielleicht konnten einzelne Mitarbeiter bereits Erfahrungen mit Projektmanagement-Software sammeln.
- Intensive Schulung zur Implementierung: Auch wenn die Schulung zur Einführung der Software oftmals sehr zeitaufwendig ist - es lohnt sich. Führen Sie die Teammitglieder im Detail in die Funktionen des Tools ein. Unterstützen Sie bei den ersten Schritten der Bedienung der Projektmanagement-Software.
- Legen Sie einheitliche Regelungen für die Arbeit mit dem Tool fest: Dazu können Sie auch einen kleinen Leitfaden für die Projektmanagement-Software erstellen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass jeder Mitarbeiter das Tool nach eigenen Regeln nutzt - oder auch nicht nutzt.
- Enges Monitoring nach dem Start: Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter nach den Vorgaben mit der Projektmanagement-Software arbeiten. Nach einiger Zeit lohnt sich auch ein Workshop, in dem jeder die eigenen Erfahrungen und Probleme schildern kann. Daraus ergeben sich dann häufig Verbesserungsvorschläge zur gemeinsamen Nutzung.
