Arbeitgeber müssen Arbeitszeit erfassen

Ab wann gilt die Pflicht zur digitalen, vollständigen Arbeitszeiterfassung?

Die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs fiel bereits 2019 im sogenannten „Stechuhr-Urteil“: Alle EU-Mitgliedsländer sollten Arbeitgeber zur vollständigen Arbeitszeiterfassung verpflichten. Ein Grundsatzurteil des Erfurter Bundesarbeitsgerichts griff der deutschen Gesetzgebung dann am 13. September 2022 vor. Seit diesem Richterspruch gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch ohne Gesetz für das Personalwesen bei Gründern und allen anderen Unternehmen. Somit sind nicht mehr nur – wie bisher – Überstunden zu erfassen. Außerdem fordert der Gesetzgeber im neuen Arbeitszeitgesetz grundsätzlich eine digitale Erfassung.

Diese Vorgaben gelten für die neue Arbeitszeiterfassung

Sie müssen

• Anfang
• Ende
• Dauer

der Arbeitszeit täglich digital erfassen.

Nutzen Sie ein geprüftes, zertifiziertes Zeiterfassungssystem, erfüllen Sie alle aktuellen und künftigen Vorgaben an die Erfassung. Sie funktioniert nicht nur am Arbeitsplatz, sondern genauso etwa mit einem Smartphone im Homeoffice oder im Außendienst und bei Mobile Work, denn auch außerhalb des Unternehmens besteht Erfassungspflicht. An- und Abmeldungen im System dürfen Sie einfachheitshalber Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern überlassen. Sie sind jedoch immer in der Kontrollpflicht.

Mit der digitalen Zeiterfassung erhalten Sie dazu Informationen in Echtzeit und sind immer im Bilde. Auch ihre Nachweispflicht erfüllt die Zeiterfassungslösung für alle Branchen automatisch. Die Daten müssen grundsätzlich für mindestens zwei Jahre in deutscher Sprache aufbewahrt und sicher gespeichert und auf Wunsch auch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern offengelegt werden.

Gibt es Ausnahmen bei der Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung?

Viele kleine Unternehmen nutzen kostenlose Vorlagen für Gründung, Büro oder Buchhaltung und füllen diese am Computer oder auf einem Ausdruck von Hand aus. Die manuelle Zeiterfassung in Papierform bleibt bei bis zu zehn Mitarbeitern weiterhin erlaubt. Für größere Unternehmen gelten nach dem Gesetzesentwurf des Arbeitsministers Übergangsfristen zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung:

• fünf Jahre bei bis zu 50 Mitarbeitern
• zwei Jahre bei weniger als 250 Angestellten und
• ein Jahr für alle Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern

Außerdem ist es Tarifpartnern erlaubt, abweichende, individuelle Vereinbarungen zu treffen. Diese könnten etwa eine Fortführung einer manuellen Erfassung oder einen abweichenden Erfassungszeitraum beinhalten. Ansonsten ist immer eine taggleiche Erfassung vorgesehen. Von dem neuen Gesetz abweichende betriebsinterne Regelungen bei der Zeiterfassung sind nicht zulässig. Bei Verstößen gegen die Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung, bei einer nicht ordnungsgemäßen Erfassung oder der Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 €.

Elektronische Zeiterfassung ein Baustein zur Digitalisierung

Neue Gesetze und Pflichten werden von Unternehmen oft als lästig empfunden. In diesem Fall warten aber handfeste Vorteile. Eine vollständige Arbeitszeiterfassung findet in den meisten Firmen ohnehin schon statt – häufig sogar mit einer digitalen Lösung. Wer diese bisher nicht nutzt, profitiert definitiv vom Umstieg.

Manuelle Zeiterfassungsbögen verursachen einen hohen Arbeitsaufwand in der Personalabteilung. Hier und in anderen Bereichen der Unternehmensverwaltung beansprucht die Bearbeitung von Papierdokumenten rund die Hälfte der Arbeitszeit.

Dokumentenmanagementsysteme für Buchhaltung oder Personalwesen und eine digitale Zeiterfassungslösung reduzieren den personellen Aufwand bei allen Workflows auf ein Minimum und bieten noch weitere Vorteile: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen so Freiräume für andere oder neue Aufgaben und Unternehmen erhalten durch die Digitalisierung eine Teillösung bei Personalknappheit und Fachkräftemangel. 
 

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