Informationen filtern: Tipps & Apps



Mails, Anrufe, Chats, Reminder: Auf Unternehmer strömen täglich jede Menge Updates, Mitteilungen, Anfragen etc. ein. Umso wichtiger ist es, diese Informationen zu filtern. Wir geben Tipps für den Alltag.


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Reduktion und Relevanz: Den Information Overload verhindert ihr u. a. durch einen klaren Fokus. (Foto: Unsplash)

#1 Fokus setzen

Die Aufmerksamkeit des Menschen ist selektiv. Multitasking funktioniert nicht, wir können uns nur auf eine Aufgabe konzentrieren. Nutzt zum Beispiel die Pomodoro-Technik, um in kurzer Zeit ans Ziel zu kommen.

Ärgerlich ist es dagegen, wenn ihr euch im Alltag ständig ablenken lasst und abends feststellt, dass ihr eure Ziele für den Tag nicht oder nur unzufriedenstellend erreicht habt.

Wie aber gelingt es, den Fokus zu halten? Indem ihr euch bei jeder Tätigkeit, die ihr ausübt, diese Frage stellt:

Bringt mich diese Tätigkeit meinen Zielen näher?

Mit der Antwort darauf ertappt ihr euch selbst schnell bei Ablenkungen und könnt sofort gegensteuern.

Dazu ein Beispiel:

Während der Arbeitszeit klickt ihr auf den Artikel einer Online-Zeitung, auf den ihr gestoßen seid. Während des Lesens kommt im Kopf die Frage auf, ob euch die Lektüre des Artikels den Zielen des Tages näherbringt.

Lautet die Antwort Nein? Dann stoppt sofort und widmet euch Aufgaben, die tatsächlich in der Arbeitszeit erledigt werden sollten.

Der Lesegenuss muss trotzdem nicht auf der Strecke bleiben. So kann der Artikel für den Feierabend als Lesezeichen abgespeichert und nach Erledigung der Arbeit weitergelesen werden.

So lässt sich mit vielen Aktivitäten umgehen, die auch nicht alle im Businessbereich liegen müssen. Ihr habt Lust auf Burger und Pommes? Das könnte dem Ziel abträglich sein, sich gesünder ernähren zu wollen. Im Grunde lässt sich so jede Verlockung mit der obigen Frage entlarven und rechtzeitig gegensteuern, um fokussiert zu bleiben.

Damit euch die Selbstdisziplin leichter fällt, fragt euch im selben Atemzug:

Was ist eine gute Alternative?

Beim Burger-Pommes-Beispiel könnte dies ein frischer, leckerer Salat sein. Einer Ablenkung durch Social Media könnte die konzentrierte Erstellung eines Reportings anstehen, das ihr schon ewig vor euch herschiebt.

Wichtig ist auch die Tatsache, dass jeder Gegenstand kostbare Aufmerksamkeit bindet. Wir empfehlen daher, das Büro minimalistisch einzurichten.

#2 Relevante und wichtige Informationen filtern

Mithilfe von Zeitmanagement– und Projektmanagement-Methoden lassen sich relevante und wichtige Informationen mit System erkennen. Das geht zum Beispiel mit dem Eisenhower-Prinzip, das Aufgaben in vier Segmente nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Mit dieser Aufgabensortierung lassen sich auch Informationen besser filtern.

Nehmen wir an, dass die Erledigung eines Website-Relaunches wichtig und dringlich ist. Dann sind es natürlich auch die damit verbundenen Informationen: Anrufe und E-Mails der Agentur etwa, welche den Relaunch betreut. Oder Support-Antworten vom Hosting-Anbieter auf eure damit verbundenen Fragen.

Eine weitere effektive Methode für die Filterung von Informationen ist Getting Things Done: Innerhalb von Sekundenbruchteilen lassen sich Informationen projektbezogen einsortieren. Bei dieser Methode ist sogar vorgesehen, dass unwichtige Informationen mit der Zeit weggeworfen bzw. gelöscht werden. So binden sie nicht länger eure Aufmerksamkeit und damit eure Energie.

#3 Social Media mit Ziel nutzen

Einer der größten Zeitfresser der Moderne sind die sozialen Netzwerke. Aus Sicht der Betreiber ist das gewollt, schließlich beziehen sie ihre Bedeutung bei Werbekunden daraus, wie viele Nutzer auf der Plattform aktiv sind und wie lange. Mehr Interaktionen sind also lukrativ für die Social-Media-Anbieter, aber Zeitfresser für Unternehmer.

Die Lösung lautet, soziale Netzwerke gezielt zu nutzen. So lässt sich die angesagte App Clubhouse für diese zentralen Zwecke verwenden:

  • Weiterbildung
  • Networking
  • Interaktive Teilnahme an Diskussionen

Ganz allgemein hilft die Frage:

Mit welcher Absicht logge ich mich in Social Media ein?

Wer sich gedankenlos bei Facebook & Co. aufhält, wird zum Spielball der Algorithmen: Diese sind darauf ausgerichtet, den Nutzern ständig spannende Inhalte in die Timeline zu spielen. Spannend heißt jedoch nicht automatisch zielführend. Daher empfiehlt es sich, die sozialen Netzwerke effizient und effektiv zu nutzen, beispielsweise dafür:

  • Eigenen Blogpost teilen
  • Content Curation: fokussiertes Betreuen hochwertiger Inhalte aus dem eigenen Netzwerk
  • Social Media Monitoring (Anzeigen prüfen, auf Kommentare antworten etc.)
  • An ausgewählten Gruppendiskussionen teilnehmen, wenn dies auf mindestens ein Unternehmensziel einzahlt
  • Stellenausschreibungen hochladen

In aller Deutlichkeit:

Der Aufenthalt in Social Media sollte immer mit einem klaren Ziel in Verbindung stehen, wonach sich die dort zur Verfügung stehenden Informationen filtern lassen. Alles andere ist Zeitverschwendung.

Bereitet daher Postings bzw. Teasertexte für die sozialen Netzwerke schon in einem separaten Dokument vor, idealerweise mit dem zu postenden Link. Dann braucht ihr euch nur noch einzuloggen und den Social-Media-Post via Copy & Paste zu teilen. Ein schneller Log-out rundet den zielorientierten, kurzen Besuch auf der Plattform ab.

#4 App zur Ablenkungsvermeidung installieren

Technologie kann ablenke oder euch beim Informationenfiltern unterstützen. So gibt es Apps, die für mehr Konzentration sorgen und zugleich motivieren. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Deep-Work-App Forest, mit der ihr die Pomodoro-Technik anwenden könnt: Ein digitaler Baum wächst – doch kehrt ihr nicht rechtzeitig zur Arbeit zurück, stirbt der Spross in der App. Wer jedoch fokussiert bleibt, pflanzt Baum für Baum, bis er einen eigenen digitalen Wald sein Eigen nennt.

Belohnt werdet ihr obendrein mit Münzen, die sich in der Offline-Welt für die Pflanzung echter Bäume ausgeben lassen. Ganz nebenbei zahlt sich so die eigene Produktivität auf die Umwelt aus. Wenn das mal keine Motivation ist!

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Informationen filtern, digitale Bäume pflanzen und in der realen Welt Gutes tun. (Screenshots: Forest App)

Eine spannende Web-App ist der TomatoTimer, der ebenfalls auf der Pomodoro-Technik basiert: Ohne Installation startet der Nutzer mit klar definierten Timeslots in die Arbeit. Nach 25 Minuten gibt es eine Pause, danach geht es fokussiert weiter.

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Schlicht, aber effektiv: Der TomatoTimer ist kostenlos und funktioniert ohne Installation. (Screenshot: TomatoTimer)

#5 Informationen ignorieren

Selbstverständlich sollten zuständige Mitarbeiter rechtzeitig auf eine Kundenbeschwerde oder den wichtigen Anruf eines Kollegen reagieren. Bestimmte Informationen können und sollten jedoch ignoriert werden. Intuitiv wenden viele Menschen diese Methode bereits im Alltag an: etwa bei Spammails, die sofort gelöscht werden oder bei lästigen Werbeanrufen, bei denen wir uns auch nicht davor scheuen, das Gespräch vorzeitig zu beenden.

Einen ähnlichen Selbstschutz sollten sich auch Unternehmer zulegen, um nur die wirklich wichtigen Informationen an sich heranzulassen. Das funktioniert allerdings erst, wenn dem Unternehmer vorher klar ist, welche Informationen für die Erreichung der Unternehmensziele wichtig und relevant sind, wie unter Punkt #1 beschrieben.

Das Ignorieren wird damit zu einem konsequenten Schritt, nicht dringliche und nicht wichtige Informationen von sich fernzuhalten.

Zur Unterstützung kann weiterhin ein Sekretariat oder ein virtueller Assistent als Gatekeeper hinzugeholt werden, um die Informationen bereits vorab filtern zu lassen.

Einen virtuellen Assistenten findet ihr ganz einfach über das Netz, nehmt euch jedoch etwas Zeit für die genauere Auswahl, denn dieser Mensch wird sehr persönliche Einblicke in euer Leben bekommen. Entsprechend sollten Chemie und Vertrauenswürdigkeit stimmen.

Ihr findet virtuelle Assistenten auf einschlägigen Portalen für Remote Work, aber auch in themennahen Facebook-Gruppen. Ein professioneller virtueller Assistent legt seine bisherigen Arbeitsstationen offen und verfügt sowohl über Know-how in eurer Branche als auch im Digitalen, beispielsweise in den Bereichen Online Marketing und SEO.

#6 Information Detox praktizieren

Regelmäßig sollten Unternehmer sich von der Informationsflut abschotten und zur Ruhe kommen. Der Mensch ist nicht darauf ausgelegt, ständig mit neuen Nachrichten konfrontiert zu werden. Digitale Medien sind für unser über die Jahrmillionen entwickeltes Gehirn eine Überforderung, mit der wir den Umgang jeden Tag aufs Neue lernen müssen.

Die Entwickler von Apps und Plattformen hingegen wissen um unser Belohnungssystem im Kopf und steuern dieses gezielt an. Besonders deutlich wurde dies bei der Like-Funktion von Instagram: Wissenschaftler konnten Dopamin-Ausstöße bei Instagram-Nutzern nachweisen, wenn diese Likes erhielten. Dasselbe Prinzip der Glücksdosis wird bei Süchten bedient.

Ebenso gibt es eine News-Sucht, die uns mit ständig neuen Nachrichten in Aufregung hält. Das ist nicht nur für die Konzentration auf Arbeit schädlich, sondern auch für das Abschalten und den Nachtschlaf. Hart arbeitende Unternehmer sind daher gut beraten, wenn sie ihrem Kopf Erholung gönnen – in Form eines regelmäßigen Information Detox.

Ganz konkret geht es das durch einfache, konsequente Schritte. Am effektivsten ist es, einfach mal den Stecker zu ziehen bzw. den Aus-Knopf am Smartphone, Computer und Tablet zu drücken. So kommt man gar nicht erst in Versuchung. Doch stellt euch hierbei die ehrliche Frage:

Könnt ihr das noch?

So mancher Unternehmer ist inzwischen abhängig von seinen digitalen Geräten, sodass ihm allein die Vorstellung, für eine Weile offline zu sein, den Schweiß auf die Stirn treibt. Letztendlich ist das radikale Offline-Gehen aber der konsequenteste Weg, einen Information Detox umzusetzen.

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