Den Vertrieb aufbauen – das sollten Sie beachten

Viele Gründer unterschätzen das Thema Vertrieb. Doch auch die besten Produkte oder Dienstleistungen verkaufen sich leider nicht von selbst. Eine fehlender Vertriebsaufbau führt aber schnell dazu, das Umsätze hinter Planung zurückbleiben und der Kapitalbedarf für das Unternehmen viel höher ausfällt.

Damit dies nicht passiert, zeigen wir Ihnen, wie Sie den Vertrieb aufbauen: von der Strategie über das Vertriebsteam, die richtigen Vertriebskanäle bis hin zur CRM-Software.

Vertriebsaufbau in 7 Schritten

Wir zeigen Ihnen nachfolgend anhand von 7 Schritten, wie Sie in Ihrem Unternehmen den Vertrieb aufbauen können:

  1. Die Vertriebsstrategie festlegen
  2. Ziele definieren und Controlling einführen
  3. Die richtigen Vertriebskanäle auswählen
  4. Vertriebsteam aufbauen
  5. Vertriebsstrukturen festlegen
  6. Marketing und Vertrieb verknüpfen
  7. Coaching und Fortbildung für den Vertrieb

#1 Legen Sie die passende Vertriebsstrategie fest

Grundlegend gibt es keine allgemeingültige Vertriebsstrategie. Vertriebskonzepte zweier Unternehmen, die sehr ähnliche Produkte vertreiben, können komplett unterschiedlich aber gleich erfolgreich sein. Ihre potentiellen Kunden, Ihr Zielmarkt, Ihre Alleinstellungsmerkmale und Ihre daraus abgeleiteten Kommunikationsinhalte bestimmen den Erfolg Ihrer individuellen Vertriebsstrategie im Rahmen Ihrer gesteckten Vertriebsziele:

Aus Ihrer Geschäftsidee heraus definieren Sie im ersten Schritt Ihren „idealen" Kunden. Je besser Sie Ihren potentiellen Kunden kennen, desto erfolgreicher wird Ihre Vertriebsstrategie sein. Führen Sie eine Zielgruppenanalyse durch oder erstellen Sie Kunden-Personas und leiten Sie aus den Ergebnissen das Profil Ihres Wunschkunden ab. Auf diese potentiellen Neukunden konzentrieren Sie die Aktivitäten Ihrer Vertriebsstrategie. Bei Ihren Zielkunden decken Sie den konkreten Bedarf mit Ihrem geeigneten Angebot ideal ab.

Im zweiten Schritt lokalisieren Sie das Umsatzpotential Ihrer Geschäftsidee, indem Sie das Marktpotential identifizieren, die Wettbewerbssituation prüfen und die geeignete Marktstrategie für den anvisierten Zielmarkt definieren.

Mittels einer Stärken- und Schwächenanalyse leiten Sie Ihre Leistungsvorteile und Alleinstellungsmerkmale am Markt ab. Die inhaltliche Ausrichtung Ihrer Vertriebsstrategie basiert auf Ihren abgeleiteten Vorteilen und kommuniziert diese anhand der für Sie geeigneten Vertriebsinstrumente zielgerichtet an Ihren Zielkunden. Hier erhalten Sie weitere Tipps zur Entwicklung Ihrer Vertriebsstrategie

#2 Ziele festlegen und von Anfang an ein Vertriebscontrolling einrichten

Legen Sie Ihre quantitativen und qualitativen Vertriebsziele inklusive der notwenigen Maßnahmen und angestrebten Zeiträume fest, wenn Sie den Vertrieb aufbauen. Nur so werden Ihre Vertriebsaktivitäten im Rahmen der Kundengewinnung auswertbar. Erst anhand messbarer Kennzahlen erhalten Sie die Möglichkeit bei Nichterreichung der vorgegebenen Ziele Gegenmaßnahmen abzuleiten bzw. Ihre Vertriebsstrategie anzupassen. 

Nutzen Sie für eine Standardisierung der Abläufe im Vertrieb am besten von Anfang an eine geeignete Software. Ein CRM-Tool (CRM = Customer Relationship Management) hilft Ihnen bei der Dokumentation von Kundenkontakten und Verkaufsgesprächen, der Erfassung von Angebots- und Nachfrageverhalten sowie bei der Umsetzung und Bewertung einzelner Prozessschritte im Vertrieb. Auf Basis der vom CRM generierten Daten erhalten Sie die Möglichkeit der Auswertung Ihrer Vertriebstätigkeiten. Somit haben Sie alle wichtigen Fakten im Blick, wenn Sie Ihren Vertrieb aufbauen.

Die Ergebnisse helfen Ihnen nicht nur dabei Ihr Angebot kontinuierlich zu verbessern, sondern sorgen mit der Zeit auch dafür optimierte Strategien und Maßnahmen abzuleiten. Nur so sind Sie in der Lage zu erkennen, wo welche Ressourcen Ihres Vertriebs ggf. verpuffen oder welche Kunden Sie ignorieren bzw. welchen Kunden Sie eventuell mehr Aufmerksamkeit schenken sollten.

Ihre Vertriebskanäle lassen sich dabei genauso auswerten, wie Ihre eventuellen Vertriebsmitarbeiter und -partner. Das Vertriebscontrolling erfolgt kontinuierlich und ermöglicht Ihnen die laufende Überprüfung der Einzelkomponenten Ihrer Vertriebsstrategie. Des Weiteren ermöglicht Ihnen das Vertriebscontrolling die Bewertung Ihrer aktuellen Geschäftssituation, da zum Beispiel offene Angebote mit Abschlusswahrscheinlichkeiten und voraussichtlichen Umsatzvolumen belegt werden können. Somit haben Sie stets eine Umsatzprognose zur Hand und können ermitteln, ob Sie im Plan liegen. 

TIPP

Beim Aufbau Ihres Vertriebs und der erfolgreichen Kundenakquise unterstützt Sie das CRM-Tool vom Unternehmerheld von Anfang an. Arbeiten Sie im Team, unterwegs oder auf dem Desktop und generieren Sie mehr Umsatz durch eine nachhaltige Kundenpflege.

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#3 Nutzen Sie die richtigen Vertriebskanäle

Je nach Geschäftsausrichtung ergeben sich für Sie unterschiedliche Möglichkeiten der Kundenakquise. Ihren Wunschkunden haben Sie im Rahmen Ihrer Vertriebsstrategie analysiert und definiert. Im Vertrieb geht es nun darum Ihre Neukundenstrategie umzusetzen und festzulegen anhand welcher Vertriebskanäle Sie Ihren Wunschkunden bestmöglich erreichen. Ein Vertriebskanal ist der Weg, über den Ihr Produkt zum Kunden gelangt. Generell kann Ihr Vertrieb direkt und indirekt erfolgen. Sie legen fest, mit welchen Vertriebskanälen Sie starten, wenn Sie Ihren Vertrieb aufbauen.

Der Direktvertrieb

Beim Direktvertrieb erfolgt der Verkauf direkt zwischen Ihnen und dem Kunden. Entweder an Ihrem Unternehmensstandort direkt oder beim Kunden vor Ort. Ebenso zählt der Onlinehandel zum Direktvertrieb, da hier mittels des Internets der Verkauf direkt zwischen Ihnen und dem Käufer abgeschlossen wird. Im Direktvertrieb werden Sie Ihr Angebot in Form der klassischen Akquisemaßnahmen an Ihre potentiellen Zielkunden offerieren und vermarkten. 

Der indirekte Vertrieb

Beim indirekten Vertrieb liefern Sie Ihr Angebot nicht direkt an Ihren Kunden, sondern über Zwischenhändler. Der Verkauf erfolgt indirekt über den Groß- und Einzelhandel. Sie erreichen im Gegensatz zum Direktvertrieb ohne große Akquisemaßnahmen eine Vielzahl an potentiellen Zielkunden über das Händlermodell und sparen eine Menge Zeitaufwand, da Sie vertriebstechnisch lediglich die Händler in Form von Sammelbestellungen betreuen.

In der Praxis kommt es zu einer Mischform beider Vertriebsarten. So bedienen einige Hersteller private Endkunden indirekt über den Handel, betreuen aber Geschäftskunden mit größeren Auftragsvolumen im eigenen Direktvertrieb. 

Leiten Sie die für Ihr Produkt bzw. für Ihre Dienstleistung optimal geeigneten Vertriebswege ab. Verfolgen Sie dabei möglichst einen Mix aus klassischen Vertriebswegen (wie zum Beispiel Katalogen, Flyern und Anzeigen) sowie aus digitalen Vertriebsmöglichkeiten (wie zum Beispiel Webseite, Online-Shop, Social Media Präsenz oder Verkaufsplattformen wie Amazon).

Setzen Sie bei einem Multichannel-Vertrieb aber nicht blind auf alle Vertriebswege – nutzen Sie nur die Wege, die auch aus Erfahrung von Ihren Zielkunden genutzt werden.

Wenn Sie am Anfang den Vertrieb aufbauen probieren Sie in der Praxis zunächst einige Vertriebskanäle aus, um Erfahrungen zu sammeln. Natürlich ist auch Ihr Budget begrenzt, sodass es gilt, idealerweise die Kanäle zu nutzen, die Ihnen möglichst kostengünstig neue Kunden bringen.

#4 Das Vertriebsteam aufbauen

Die meisten Gründer sind zunächst in Personalunion für alle Bereiche ihres Unternehmens verantwortlich - insbesondere natürlich auch für den Vertrieb. Selten gibt es schon bei der Gründung ein Vertriebsteam. Durch den direkten Kundenkontakt erhalten Sie ein ungefiltertes Feedback seitens Ihrer Kunden und können positive und negative Rückmeldungen sofort in die Entwicklung Ihres Angebots einfließen lassen, noch bevor Sie den Vertrieb aufbauen. 

Mit zunehmenden Aufträgen wachsen aber auch die Anforderungen an die Organisation und an die Umsetzung. Unter Umständen können gewonnene Aufträge nicht mehr optimal abgewickelt werden, oder aber die Vertriebsaktivitäten schlafen zeitbedingt ein. Gerade im B2B-Bereich sind die Vertriebstätigkeiten sehr arbeitsintensiv, da hier der Zeitaufwand aufgrund von erklärungsbedürftigen Produkten und Leistungen höher ausfällt. Der Bedarf nach weiteren Vertriebsmitarbeitern entsteht.

Wenn Sie den Vertrieb aufbauen bedenken Sie bei der Auswahl von Vertriebsmitarbeitern, dass diese in direktem Kundenkontakt stehen und ihr Unternehmen nach außen präsentieren und so in Ihrem Interesse und Unternehmensleitbild agieren müssen. Ein weiterer Aspekt sind die Personalkosten. Weitere Mitarbeiter im Vertrieb erzeugen zusätzliche Kosten. Achten Sie daher auf eine optimale Relation zwischen den Kosten und dem aus den Aufträgen resultierenden Ertrag.

Ist Ihr Unternehmen bzw. Ihr Leistungsangebot im Markt unbekannt, fällt es dem Vertrieb unter Umständen schwer entsprechende Verkäufe zu generieren. Die Einstellung eines erfahrenen Vertrieblers kann hier Abhilfe schaffen, erzeugt aber unter Umständen hohe Kosten. Vertriebsmitarbeiter sollten jedoch nicht an ihren Kosten sondern an ihrer Leistung gemessen werden.

Eine Alternative zum eigenen Vertriebsteam kann die Nutzung eines selbstständigen Handelsvertreters sein. Dieser schließt Verkäufe in Ihrem Namen auf Provisionsbasis ab. Sie bleiben Vertragspartner und nutzen vorhandene Kontakte des Handelsvertreters und zahlen vertraglich geregelt nur bei Verkaufserfolg.

#5 Legen Sie Ihre Vertriebsstrukturen fest

Wenn Sie den Vertrieb aufbauen, sollten Sie von Anfang an feste Strukturen vorgeben. Ohne feste Vertriebsstrukturen und Verantwortlichkeiten fehlt Ihnen ein definiertes Vertriebssystem und jegliche Auswertungsmöglichkeit. Legen Sie daher Ihre Vertriebsabläufe genau fest und beschreiben Sie die einzelnen Schritte und Aktivitäten im Rahmen Ihrer Neukundengewinnung.

Legen Sie genau fest, wie Ihr Vertrieb erfolgen soll. Erstellen Sie einen Vertriebsleitfaden, der es auch neuen Mitarbeitern schnell ermöglicht Ihre Vertriebsstrukturen anzuwenden. Titulieren Sie vertriebliche Kernaussagen und erleichtern Sie so Ihren Mitarbeitern die Argumentation im Kunden- bzw. Verkaufsgespräch

Definieren Sie im Rahmen Ihrer Vertriebsstruktur ganz klar die einzelnen Kundenprozesse vom Erstkontakt (zum Beispiel per telefonischer Kaltakquise) über die Auftragsabwicklung bis hin zum After-Sales Kontakt. Arbeiten Sie im Rahmen der Maßnahmendefinition mit klar messbaren Zielvorgaben und aussagekräftigen Tätigkeitsbeschreibungen.  Dokumentieren Sie die einzelnen Vertriebsprozesse zum Beispiel in Form von Kundenberichten, der Listung an Kundenkontakten oder der Eintragung von Besuchsterminen, Kundenanrufen oder Verkaufsgesprächen. Ein CRM-System kann Sie bei der Dokumentation Ihrer Vertriebsabläufe unterstützen.

Stellen Sie aber auch sicher wenn Sie den Vertrieb aufbauen, dass die weiteren Abteilungen Ihres Unternehmens die Vertriebsstruktur aktiv unterstützen. Denn was bringt ein großer Neuauftrag, wenn dieser nicht angebotsgerecht abgearbeitet wird und Ihr Neukunde zum einmaligen Kunden und nicht zum Bestandskunden wird. Gewährleisten Sie eine optimale Kommunikation zwischen den verantwortlichen Bereichen inklusive eines entsprechenden Reportings und vermeiden Sie Doppelungen in der Bearbeitung von Kundenbeschwerden oder Reklamationen

TIPP

Wie viel kosten die Kundengewinnung im jeweiligen Vertriebskanal? Hierbei hilft Ihnen unser Marketing-Tool.

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#6 Verknüpfen Sie Marketing und Vertrieb

So sah es häufig in Unternehmen aus, wenn der Aufbau von Marketing und Vertrieb getrennt voneinander erfolgte: Das klassische Marketing versuchte bisher das Unternehmen und die offerierten Produkte bzw. Leistungen mittels entsprechender Kampagnen gut aussehen zu lassen und schlichtweg breite Aufmerksamkeit und Reichweite zu erlangen. Die Marketingkommunikation erfolgte größtenteils indirekt und ohne einen direkten Dialog mit dem Kunden.

Andererseits stand der Vertrieb gerade im B2B-Bereich im direkten Kundenkontakt und ging direkt auf Kundenanforderungen und -wünsche ein. Das Marketing freute sich über große Reichweiten und der Vertrieb litt unter der Generierung überwiegend ungeeigneter Kontakte. 

Optimaler Weise müssen sich Marketing- und Vertriebsprozesse aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der Vertriebswege immer mehr verzahnen. Die Prozesse in Marketing und Vertrieb sind ganzheitlich zu betrachten. Das klassische Marketing nutzt heute statt reiner Imagekampagnen eher dialogorientierte Kampagnen, in denen zu Beginn des Kontakts bereits der für den Vertrieb notwendige Dialog gesucht wird. Der Vertrieb kann die Gespräche mit den Kunden inhaltlich aufnehmen und qualifiziert fortführen. Der Vertrieb wiederum gibt dem Marketing kontinuierlich eine Rückmeldung zu Erfolgen und Qualitäten der generierten Kontakte. Marketing und Vertrieb agieren Hand in Hand und erzielen nicht nur Kontakte, sondern auch Verkäufe.

#7 Achten Sie auf Coaching und Fortbildung im Vertrieb

Der Vertriebsaufbau ist nicht einfach so abgeschlossen. Heutige Kunden sind auf Basis der digitalen Medien umfassend informiert und können die Leistungen und Angebote verschiedener Unternehmen durchaus bewerten. Neue digitale Vertriebsinstrumente und Leistungsanforderungen treten im Vertrieb auf. Gerade im B2B-Bereich sind Kunden eher lösungsorientiert und erwarten bedarfsgerechte Lösungsansätze. Der Vertriebsmitarbeiter von heute muss also zum richtigen Zeitpunkt beim Kunden sein und problemlösungsorientiert das geeignete Angebot offerieren. 

Investieren Sie regelmäßig in Ihren Vertrieb und in Ihre Vetriebsmitarbeiter. Coaching und Fortbildung werden bei den meisten jungen Unternehmen vernachlässigt. Daraus resultieren vermeidbare Vertriebsfehler. Ein externer Coach kann Ihnen bei der Aufsetzung Ihrer Vertriebsstrategie mit praxisnahen Erfahrungen zur Seite stehen und den Grundstein für Ihren erfolgreichen Vertrieb legen. Externe Schulungen vermitteln Ihnen und Ihren Mitarbeitern branchengerechte Optimierungsansätze und ganzheitlich neue Impulse für Ihren Vertrieb. Qualifizieren Sie Ihr Verkaufsteam im Rahmen von Weiterbildungen und werden Sie erfolgreicher im Verkauf. Ohne eine kontinuierliche Weiterbildung hat Ihr Vertrieb keine guten Chancen am Markt – speziell im B2B-Bereich.

Fazit: Erfolgreich den Vertrieb aufbauen

Die Definition Ihrer Vertriebsstrategie inklusive der Ableitung Ihrer Wunschkunden, Ihres Zielmarktes und Ihrer Alleinstellungsmerkmale bildet die Basis für den erfolgreichen Aufbau Ihres Vertriebs. Legen Sie Ihre Vertriebsziele inklusive der notwenigen Maßnahmen und Zeiträume fest und bilden Sie Ihre standardisierten Ablaufstrukturen im Vertrieb am besten mit einem geeigneten CRM-System ab. Nur so können Sie Ihre Vertriebstätigkeiten messen und auswerten und entsprechende Optimierungsmaßnahmen ableiten.

Als Gründer werden Sie der erste Vertriebler Ihres Unternehmens sein und im direkten Kundenkontakt stehen. Der Aufbau eines eigenen Vertriebsteams erfordert Erfahrung und erzeugt Personalkosten. Achten Sie beim Teamaufbau auf eine optimale Relation zwischen Kosten und Ertrag. Eine Alternative zum eigenen Vertriebsteam kann ein selbstständiger Handelsvertreter sein.

Leiten Sie Ihre optimal geeignete Vertriebsstruktur im Direktvertrieb und/oder im indirekten Vertrieb ab und bestimmen Sie Ihre geeigneten Vertriebskanäle. Verfolgen Sie dabei möglichst einen Multichannel-Vertrieb.

Vernetzen Sie dabei Ihr Marketing und Ihren Vertrieb zu Gunsten eines verkaufsorientierten Kundendialogs. Sorgen Sie intern für die aktive Unterstützung der Vertriebsstruktur und qualifizieren Sie Ihr Verkaufsteam durch Coaching und Fortbildungen laufend für Ihren Markt. Durch einen effektiv geplanten und strukturierten Vertriebsaufbau generieren Sie von Anfang an Neukunden und erreichen so schnell eine positive Entwicklung Ihres Geschäftes.

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