Die perfekten Grußformeln für E-Mails



MfG, mit freundlichen Grüßen, die Welt liegt uns zu Füßen… nein, hier geht es nicht um einen Song von Fanta 4, sondern um Grußformeln in E-Mails, die wir tagtäglich in Massen versenden. Was wirkt freundlich? Was wirkt frech? Was wird am häufigsten genutzt? Hier ein paar Meinungen.

Manchmal ist es nicht leicht, die passenden Worte zu finden. Und schon gar nicht die, die einen Text beenden. Laut einer Schätzung von Statista werden weltweit pro Tag 293,6 Milliarden E-Mails verschickt und empfangen. Bis 2022 soll diese Zahl auf über 333 Milliarden steigen.

Eine valide Aussage darüber, wie viele der E-Mails mit welcher Grußformel beendet werden, konnten wir nicht finden. Eine Stichprobe von etwas über 100 E-Mails von verschiedenen Absendern in unseren eigenen Postfächern zeigte aber: Rund ein Viertel der E-Mails waren mit “Viele Grüße” unterzeichnet. Direkt gefolgt von “Liebe Grüße”, “Herzliche Grüße” sowie “Beste Grüße”.

Bei Erstkontakt oder Pressemitteilungen wurden wir häufig auch mit “Mit freundlichen Grüßen” verabschiedet. Weniger als 5x kamen beispielsweise “Sonnige Grüße”, “Schöne Grüße” oder Abkürzungen vor. Haben unsere Kontakte alles richtig gemacht? Wir fassen zusammen: Welche Grußformeln gibt es – und wie wirken sie?

Grußformeln E-Mails
MfG, viele Grüße oder doch lieber beste Grüße? Wie verabschiede ich mich in E-Mails am Besten?

Welche Grußformeln liegen im Trend?

Gibt es in der Welt der Unternehmenskommunikation Trends, die sich abzeichnen? Jörg Röthlingshöfer, Geschäftsführer der PR-Agentur factum, hat ein paar interessante Beobachtungen hierzu gemacht:

Was mir beim Screening meiner letzten Mails aufgefallen ist, dass viele schon relativ früh liebe Grüße/herzliche Grüße schreiben anstatt mit freundlichen Grüßen. Was aber wahrscheinlich auch daran liegt, dass ich so viel mit Startups in Kontakt war. Aber auch Mitarbeiter von traditionellen Unternehmen, Forschungseinrichtungen und Hochschulen verwenden immer häufiger liebe Grüße.

Bei den häufigsten Grußformeln hat Röthlingshöfer ganz ähnliche Erfahrungen gemacht wie wir auch. Die beliebtesten Grußformeln, die in der Agentur ein- und ausgehen sind “Viele Grüße”, “Herzliche Grüße”, “Liebe Grüße” und “Mit freundlichen Grüßen”.

Diese Grußformeln …

… gehen immer!

  • Mit freundlichen Grüßen: sehr traditionell, aber nicht verkehrt – insbesondere bei Erstkontakt
  • Freundliche Grüße: die moderne Version von “Mit freundlichen Grüßen”
  • Viele Grüße: neutralste Option der “gängigen” Grußformeln

… nur nutzen, wenn man sich besser kennt!

  • Herzliche Grüße: wertschätzend, aber persönlich
  • Liebe Grüße: sehr persönlich
  • Sonnige Grüße: salopp, aber sympathisch / motivierend
  • Viele Grüße aus XY: abwechslungsreich, v. a. bei ständigem Kontakt

… bitte nicht!

  • Hochachtungsvoll: Ist nun wirklich sehr veraltet.
  • Gruß/Grüße: kurzum: desinteressiert
  • Schöne Grüße: Ob sie wirklich schön sind, das kann nur der Empfänger entscheiden.
  • VG, LG, MfG und andere Abkürzungen: Keine Zeit für eine ausführliche Grußformel? Nicht gerade wertschätzend.
  • Keine Grußformel: Allerhöchstens, wenn es eine fließende Kommunikation innerhalb kurzer Zeitabstände ist – ansonsten wirkt das unhöflich.

Und was ist mit “Beste Grüße”?

Die sind sehr beliebt, aber besser zu vermeiden. Oder diplomatisch anzuwenden, wie der Kommunikationsprofi Röthlingshöfer empfiehlt:

Beste Grüße verwende ich selbst nicht so gern, weil es ja auch keine besseren Grüße gibt. Wenn das aber jemand schreibt, nutze ich das meistens trotzdem auch in meiner Antwort.

Röthlingshöfer hat noch einen Kandidaten für Grußformeln, den er besser in E-Mails weglassen würde:

Auf ihre Antwort freut sich XY – ist keine richtige Grußformel und stört mich deshalb. Passiert aber zum Glück nicht oft.

Persönlich und passend zur Saison formulieren

Achtet darauf, Grußformeln nicht zu unpersönlich und damit allzu standardisiert zu formulieren. Bereits mit kleinen Abwandlungen könnt ihr bewirken, dass ihr eure E-Mails mit einer individuellen Note abschließt. So könnte ihr Bezug auf das Wetter aus eurer Region (Viele Grüße aus dem nebligen Berlin) oder aus der Region eures Kommunikationspartners (Beste Grüße ins sonnige Köln) nehmen. Oder ihr bezieht euch auf aktuelle Zeitpunkte, wünscht zum Beispiel ein schönes Wochenende oder einen gelungenen Wochenstart.

Absolute No-gos sind aufdringliche Werbebotschaften. Diese nerven nicht nur, sie sind auch im Sinne der DSGVO nicht erlaubt.

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Bitte keine Werbebotschaten ans Ende der E-Mail packen. Das hinterlässt einen schlechten Eindruck. (Foto: piktochart)

Spezial: Welche Grußformeln passen zu den Feiertagen?

Ostern, Pfingsten, Weihnachten und Silvester sind gute Gelegenheit, um mit entsprechenden Grußformeln Abwechslung in die Kommunikation zu bringen. Nutzt die Chance für eine nette, persönliche Verabschiedung. Die folgenden Grußformeln könnt ihr für die Feiertage verwenden:

Ostern

  • Ein frohes Osterfest wünscht …
  • Mit österlichen Grüßen (nach …)
  • Ein frohes Osterfest
  • Frohe Ostern

Pfingsten

  • Wir wünschen Ihnen / Euch / Dir ein erholsames Pfingstwochenende
  • Herzliche Pfingstgrüße
  • Frohe Pfingsten wünscht …
  • Schöne Pfingstgrüße

Weihnachten

  • Fröhliche / Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch wünscht …
  • Schöne Weihnachtsgrüße und Wünsche
  • Fröhliche / Frohe Weihnachten und besinnliche Feiertage
  • Frohes Fest und schöne Feiertage

Silverster/ Neujahr

  • Wir wünschen einen guten Rutsch und ein gesundes neues Jahr
  • Wir wünschen Ihnen / Euch / Dir ein ein frohes, glückliches und gesundes neues Jahr
  • Ein glückliches, gesundes und frohes neues Jahr wünscht …
  • Wir wünschen einen guten Start ins neue Jahr

Ein Extra-Tipp vom Kommunikations-Experten

Jörg Röthlingshöfer, CEO der Agentur factum Presse und Öffentlichkeitsarbeit, hat noch einen weiteren wichtigen Tipp parat:

Unser Tipp zum Thema Grußformel: Behaltet den Adressaten im Blick!

Die Grußformel ist eine schöne Gelegenheit, um eine persönliche Note in eine Mail zu bringen, sie ist aber auch ein Ausdruck von Respekt gegenüber dem Empfänger. Euer Verhältnis zum Adressaten sollte daher den Ton angeben, Antwortmails sollten den Ton des Gegenübers aufgreifen.

Wenn ein Investor eure E-Mail bis zum Ende durchgescrollt hat, verschreckt ihn bitte nicht durch einen aufdringlich gut gelaunten Wetterbericht. Umgekehrt könnt ihr bei einem Start-up-Wettbewerb eventuell mit einer originellen Grußformel punkten – solange sie leicht verständlich ist und zum Stil eures Start-ups passt. Im Verlauf eines E-Mail-Kontaktes kann sich der Ton aber durchaus verändern und der Vertrautheit des Umgangs mit dem Gesprächspartner anpassen.

Fazit: Was ist nun richtig – was falsch?

Richtig oder falsch gibt es bei Grußformeln nur bedingt. Schließlich muss diese zum Unternehmen, zum Absender und zum Empfänger passen. Als Berater eignet sich “Mit freundlichen Grüßen” also eher als für ein hippes Start-up. Wer aber immer mit “sonnigen Grüßen” unterschreibt, wird vielleicht auch irgendwann nicht mehr ernst genommen.

Sinnvoll ist also, sich Gedanken darüber zu machen, welche Grußformeln für euer Start-up authentisch wirken können. Diese solltet ihr dann auch einheitlich an eure Mitarbeiter kommunizieren. Unterschätzt die Tragweite von E-Mails nicht: Mit jeder sendet ihr auch ein kleines Stück in die Welt, das zu eurem Gesamtimage beiträgt.

Übrigens: Unser Unternehmerheld – Deutschlands erste Gründerplattform, mit der ihr u. a. kostenfrei einen Businessplan schreiben könnt – unterzeichnet beispielsweise als Teil des Storytellings der Marke mit “heldenhaften Grüßen”. Bei Für-Gründer.de ziehen wir in der Regel “Viele Grüße” vor – manchmal wechseln aber auch wir ab…

In diesem Sinne: Tschö mit Ö und bis bald,

Euer Team von Für-Gründer.de