Digitale Führung: So gelingt sie im Alltag
Während der Corona-Pandemie hat sich ein Großteil der Büroarbeit ins Homeoffice verlagert. Digitale Führung wurde dabei Teil der sogenannten neuen Normalität und viele Unternehmen wollen sie in Zukunft fortsetzen. Wir geben Tipps, wie die Führung aus der Ferne gelingt.
- Was ist digitale Führung?
- Digitale Tools für die digitale Führung
- Tipps zur digitalen Führung vom Experten
- Checkliste Digitale Führung
Was ist digitale Führung?
Digitale Führung bedeutet, als Führungskraft moderne Kommunikationskanäle zu nutzen, um das eigene Team zu führen. Im Zuge der Digitalisierung werden die damit verbundenen Kompetenzen immer bedeutsamer, um beispielsweise Mitarbeiter im Homeoffice oder mobile Mitarbeiter anzuleiten – auch über das Ende der Homeoffice-Pflicht hinaus.
Zu den wichtigsten Instrumenten der digitalen Führung gehören virtuelle Meetings, die ihr durch eine starke Moderation beherrscht.
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Viele Führungskräfte holen sich auch Unterstützung bei der digitalen Führung durch eine virtuelle Assistenz.
Entscheidend für den Erfolg der digitalen Führung ist Agilität: Wer auf Entfernung führt, braucht ausgeprägte rhetorische Fähigkeiten und muss das Delegieren beherrschen sowie richtig Feedback geben können. Je besser die Übertragung von Aufgaben klappt und je eigenverantwortlicher Mitarbeiter in ihrem Bereich tätig sein können, desto besser gelingt die digitale Führung. Die Kür zur Pflicht ist es, wenn Teammitglieder euch nicht als Chef, sondern als Mentor und Vorbild wahrnehmen und sich vertrauensvoll an euch wenden, wenn sie Unterstützung oder Rat brauchen.
Viel lernen können Führungskräfte hierbei von Remote Companies, die seit Jahren digital arbeiten.
Kanäle und Tools für die digitale Führung: Buchtipp
In seinem Buch Führen mit Telefon, E-Mail, Video, Chat & Co. stellt Leadership-Experte Valentin Nowotny fest, dass hybride Gesprächsformen charakteristisch für die moderne Kommunikation sind. So werden Sachverhalte via E-Mail umrissen, in Videokonferenzen intensiv besprochen und über Chats in Echtzeit ausgewertet. Darüber hinaus hat jeder Kanal seine eigenen Regeln, von denen wir die wichtigsten aus Nowotnys Buch zusammengetragen haben.
Videokonferenzen
In Videokonferenzen haben Führungskräfte laut Nowotny die Chance, die persönliche Ausstrahlung zu nutzen. Hierfür ist es dem Experten zufolge wichtig, auf eine klare und artikulierte Aussprache zu achten und eine sichere Körperhaltung einzunehmen – mit geradem Rücken und nach vorn gestreckter Brust.
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Doch nicht nur die Körper- sondern auch die Themenpräsenz ist entscheidend: Bereitet euch mit wichtigen Fakten auf die Videokonferenzen vor und sprecht im Klartext alle wichtigen Themen an, um die es gehen soll.
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Dafür braucht es ein gut strukturiertes Agenda-Setting, das Schritt für Schritt in Nowotnys Buch beschrieben wird. Auch ein Meeting-Protokoll kann für den späteren Check nicht schaden. Ebenso wichtig ist eine positive Grundhaltung wie auch das Halten des Blickkontaktes – auch wenn sich das seltsam anfühlt, weil dieser "Blickkontakt" eher über die eigene Kamera hergestellt wird. Doch lässt sich dieser Blick in die Linse trainieren.
Telefon
Am Telefon ist es besonders wichtig, Selbstsicherheit auszustrahlen. Dazu gehört auch, Telefonate zügig und auf den Punkt zu beenden. Außerdem empfiehlt Nowotny die "dosierte Empathie": Agile Kommunikatoren sollten je nach Absicht und Situation einen guten Mix aus empathischen Formulierungen und solchen zur Abgrenzung entwickeln.
Eine empathische Formulierung lautet etwa:
Ich möchte den Sachverhalt nachvollziehen, wie genau ist es passiert?
Eine abweisende Formulierung ist nach Nowotny:
Hören Sie doch auf, ich weiß schon, was Sie mir sagen wollen.
Weiterhin entscheiden Stimme und Struktur über den Erfolg von Telefonaten. Könnt ihr eure Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung führen und eure Interessen klar kommunizieren? Dann kommuniziert ihr souverän über das Telefon.
Timing ist bei der E-Mail zentral.
Es ist verlockend, eine E-Mail einfach dann zu versenden, wenn es einem selbst am besten passt. Aber ist dies auch der günstigste Moment für das Gegenüber?
Darüber nachzudenken und sich eine kluge Versandplanung zu erstellen, kann einen entscheidenden Vorteil in der Kommunikation bringen.
Wichtig ist auch, Ausrufezeichen in Mails sparsam einzusetzen, genau wie Emoticons, die nicht per se verboten sind, aber missverständlich wirken können. Brancheneigene Abkürzungen können ebenfalls zu Irritationen führen, wie auch Witze, die der Empfänger anders auffassen kann als ihr oder diese gar nicht versteht. Dann ist die Fehlkommunikation vorprogrammiert.
- Artikel-Tipp: Die perfekten Grußformeln für E-Mails
Eine weitere Kernregel bei E-Mails lautet, diese kurz zu halten und innerhalb der Mails logisch wie auch nachvollziehbar zu argumentieren.
Chat
Digital-agile Führungs-Chatter kennzeichnen sich Nowotny zufolge dadurch, dass sie ein hohes Interesse und Aufmerksamkeit am Chat-Partner und dessen Belangen zeigen. Zudem gelingt es ihnen scheinbar mühelos, die Erwartungen und Wünsche von Mitarbeitern in Form von Zugeständnissen in die Chat-Kommunikation einzuflechten. Außerdem unterstützt die Führungskraft die Kollegen auch über die Entfernung, sie kommuniziert klar und ist zugleich offen für neue Ideen.
Tipps zur digitalen Führung vom Experten
Wir haben Valentin Nowotny nach weiteren Ratschlägen für Digital Leadership gefragt.
GründerDaily: Hallo Valentin, wie lauten die drei wichtigsten Tipps für digitale Führung?
Valentin Nowotny: Erstens: Immer den richtigen Medien-Mix im Auge behalte: Je komplexer das Thema, desto reichhaltiger sollte das Medium sein und umgekehrt.
Zweitens:
Beim Führen auf die Distanz geht es nicht um Kontrolle, sondern um Transparenz: Je transparenter die Dinge sind, desto besser!
Drittens: Halten Sie gemeinsam Besprochenes fest, am besten schon während der Videokonferenz oder des Telefonats, das unterstützt euer Gegenüber und hilft dabei, dass die wichtigen Dinge nicht vergessen werden.
- Artikel-Tipp: Meeting-Protokoll: Tipps + Vorlage
GründerDaily: Wie funktioniert das Team Model Canvas und was bringt es für die interne Unternehmenskommunikation?
Valentin Nowotny: Das Team Model Canvas ist ein Instrument, das es erlaubt, alle wesentlichen Einflussgrößen auf ein Team auf einer Seite darzustellen. Jedes Teammitglied kann und soll hier die eigenen Sichtweisen einfließen lassen. Insgesamt leistet das Team Model Canvas vor allem etwas, das am Ende alle agilen Ansätze leisten: Es hilft dem Team dabei, sich sehr konkret auf die wichtigen und wesentlichen Dinge des Teamerfolgs fokussieren zu können.
- Artikel-Tipp: Agile Führung: Prinzipien + Tipps
Der Purpose bzw. Zweck steht in der Mitte, ergänzt um die Personen und ihre Rollen sowie gemeinsame Regeln und Aktivitäten. Wenn dann noch gemeinsame und persönliche Ziele als auch die wechselseitigen Erwartungen abgeglichen werden, so kann ein Team sowohl seine Qualitäten ausbauen als auch gemeinsam nach passenden Verbesserungsmöglichkeiten Ausschau halten.
GründerDaily: Mit welchen Schritten optimiere ich als Führungsperson nachhaltig meine eigene digital-agile Führungsperformance?
Valentin Nowotny: Hier bietet sich eine Reflexion auf unterschiedlichen Ebenen an. Erstens Start-Reflexion, bei welcher der Ausgangspunkt analysiert wird, zweitens die Auswahl des oder der passenden Medien und drittens schließlich das Überdenken der Gesamtsituation, also der finale Richtungscheck.
Es empfiehlt sich, nicht mit dem einen großen Plan zu arbeiten, sondern besser mit vielen kleinen, aufeinander aufbauenden Mini-Plänen, die dann immer neu an die Situation angepasst werden können.
Aber auch die eigenen Verhaltensmuster sollte man immer wieder kritisch unter die Lupe nehmen. Setze ich als klassische Führungskraft vor allem auf Telefon und E-Mail, so können Videokonferenzen und Chat-Elemente in wohltuender Weise für Abwechslung sorgen.
- Artikel-Tipp: Moderne und klassische Führungsstile vorgestellt
Auch eine auf den ersten Blick sehr modern aufgestellte Führungskraft, die vor allem auf Chat und Videokonferenzen setzt, ist gut beraten, gelegentlich auch mit einem vertrauensvollen Telefonat oder einer gut formulierten E-Mail zu arbeiten.
Es gibt keine guten und schlechten Medien, auf den passenden Mix kommt es an!
GründerDaily: Was ist der größte Fallstrick der digitalen Führung und wie vermeide ich ihn?
Valentin Nowotny: Sich in Details zu verlieren, zum Kontrollfreak zu werden und so ins Mikromanagement zu verfallen. Das war schon bisher nicht wirklich eine gute Idee, online führt eine solche Führungshaltung hingegen noch viel schneller ins Aus.
Über kluge Systeme die Ergebnisse zu verfolgen, ist völlig okay, aber der direkte Eingriff in den Prozess oder die Idee, man könnte oder sollte die Tätigkeit der Mitarbeitenden „überwachen", verbietet sich bei der digitalen Führung.
Ein Fehler wäre es auch, alles so aufzubauen, dass die Kommunikation immer über die Führungskraft laufen muss.
Auch Kollegen können hilfreiche Sparringspartner sein und es ist, wenn vieles vom Homeoffice aus erledigt wird, sehr hilfreich, Zweier- oder Dreiergruppen vorzusehen, die Detailfragen erst einmal untereinander diskutieren und in vielen Fällen so auch sehr gut lösen können.
Gerade bei sehr reifen und weitgehend selbst organisierenden Teams sollte eine Führungskraft nicht operativ eingreifen, sondern vielmehr mit dem Team gemeinsam die Leitplanken, z. B. mittels Delegation Poker, festlegen, sodass peu à peu die Methoden und Prozesse hinterfragt und so Innovationen und Weiterentwicklungen möglich werden – damit auch morgen eine hochwertige und durchdachte Leistung erbracht werden kann.
Nowotnys 3 T's für digitale Führung
Um in der Kommunikation über Chats und Videokonferenzen effizient zu bleiben, empfiehlt Nowotny die drei T's: Trust, To-dos, Timeframe.
Im Trust drückt sich die Vertrautheit der Kommunizierenden aus. Je besser Mitarbeiter einander kennen, desto weniger Details werden in der Kommunikation auf die Goldwaage gelegt – was wiederum den Kommunikationsaufwand im Gesamten reduziert.
Die klassische To-do-Liste strukturiert die eigenen Aufgaben und sorgt dafür, dass Kommunikation zielgerichtet verläuft. Was will ich wem sagen und warum? To-do-Listen helfen dabei, den Austausch zielorientiert und effektiv zu organisieren. Besonders gut gelingt das Prinzip Aufschreiben, Erledigen, Abhaken nach der Getting-Things-Done-Methode mit Getting Things Done Apps.
Der Timeframe definiert einen zeitlichen Umfang, innerhalb dessen ein Projekt realisiert werden soll. Führungskräfte sollten diesen Timeframe kommunizieren und darauf achten, die Kommunikation in allen Kanälen lean zu halten. Statt viele verschiedene Plattformen für den Austausch zu nutzen, ist es besser, sich virtuell im Mikrokosmos eines umfassenden Kollaborationstools zu bewegen.
- Artikel-Tipp: Trello-Guide: Kollaboration trifft Projektmanagement
Was ist der Kern der Digitalen Führung?
Darauf gibt Nowotny in seinem Fachbuch eine spannende Antwort:
Digitale Führung wird sich mehr und mehr daran messen, was sie tut, um mit Komplexität erfolgreich umzugehen. Dabei ist eine agile Haltung grundsätzlich genauso wichtig wie das digitale Skill- und Methodenrepertoire. Die Komplexität wird dabei nicht reduziert, sondern vielmehr besser handhabbar.
Entscheidend ist also der Führungsstil, vorzugsweise ein agiler. Wer diesen beherrscht, führt seine Mitarbeiter sowohl offline als auch virtuell erfolgreich in die Zukunft.
Checkliste Digitale Führung
Digitale Führung ist ein umfangreiches Konzept, das alle Bereiche des Unternehmens betrifft, allem voran die interne Kommunikation und das Projektmanagement. Mit unserer kostenlosen PDF-Checkliste macht ihr euch die wichtigsten Schritte bewusst und könnt direkt mit der Umsetzung starten. Wir wünschen euch viel Erfolg dabei!
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