Digitale Führung: So gelingt sie im Alltag



Aufgrund der Corona-Pandemie hat sich ein Großteil der Büroarbeit ins Homeoffice verlagert. Auch nach der Krise wollen viele Unternehmen daran festhalten. Der Leadership-Experte Valentin Nowotny gibt Tipps, wie die digitale Führung in der Krise und danach gelingt.

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Regelmäßige virtuelle Meetings sind ein wichtiger Bestandteil für die erfolgreiche digitale Führung. (Foto: Unsplash)

Kanäle für die digitale Führung

In seinem Buch Führen mit Telefon, E-Mail, Video, Chat & Co. stellt Nowotny fest, dass hybride Gesprächsformen charakteristisch für die moderne Kommunikation sind. So werden Sachverhalte via E-Mail umrissen, in Videokonferenzen intensiv besprochen und über Chats in Echtzeit ausgewertet. Darüber hinaus hat jeder Kanal seine eigenen Regeln, von denen wir die wichtigsten aus Nowotnys Buch zusammengetragen haben.

Telefon

Am Telefon ist es besonders wichtig, Selbstsicherheit auszustrahlen. Dazu gehört auch, Telefonate zügig und auf den Punkt zu beenden. Außerdem empfiehlt Nowotny die “dosierte Empathie”: Agile Kommunikatoren sollten je nach Absicht und Situation einen guten Mix aus empathischen Formulierungen und solchen zur Abgrenzung entwickeln.

Eine empathische Formulierung lautet etwa:

Ich möchte den Sachverhalt nachvollziehen, wie genau ist es passiert?

Eine abweisende Formulierung ist nach Nowotny:

Hören Sie doch auf, ich weiß schon, was Sie mir sagen wollen.

Weiterhin entscheiden Stimme und Struktur über den Erfolg von Telefonaten. Könnt ihr eure Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung führen und eure Interessen klar kommunizieren? Dann kommuniziert ihr souverän über das Telefon.

E-Mail

Timing ist bei der E-Mail zentral.

Es ist verlockend, eine E-Mail einfach dann zu versenden, wenn es einem selbst am besten passt. Aber ist dies auch der günstigste Moment für das Gegenüber?

Darüber nachzudenken und sich eine kluge Versandplanung zu erstellen, kann einen entscheidenden Vorteil in der Kommunikation bringen.

Wichtig ist auch, Ausrufezeichen in Mails sparsam einzusetzen, genau wie Emoticons, die nicht per se verboten sind, aber missverständlich wirken können. Brancheneigene Abkürzungen können ebenfalls zu Irritationen führen, wie auch Witze, die der Empfänger anders auffassen kann als ihr oder diese gar nicht versteht. Dann ist die Fehlkommunikation vorprogrammiert.

Eine weitere Kernregel bei E-Mails lautet, diese kurz zu halten und innerhalb der Mails logisch wie auch nachvollziehbar zu argumentieren.

Chat

Digital-agile Führungschatter kennzeichnen sich Nowotny zufolge dadurch, dass sie ein hohes Interesse und Aufmerksamkeit am Chat-Partner und dessen Belangen zeigen. Zudem gelingt es ihnen scheinbar mühelos, die Erwartungen und Wünsche von Mitarbeitern in Form von Zugeständnissen in die Chat-Kommunikation einzuflechten. Außerdem unterstützt die Führungskraft die Kollegen auch über die Entfernung, sie kommuniziert klar und ist zugleich offen für neue Ideen.

Videokonferenzen

In Videokonferenzen haben Führungskräfte laut Nowotny die Chance, die persönliche Ausstrahlung zu nutzen. Hierfür ist es dem Experten zufolge wichtig, auf eine klare und artikulierte Aussprache zu achten und eine sichere Körperhaltung einzunehmen – mit geradem Rücken und nach vorn gestreckter Brust.

Doch nicht nur die Körper- sondern auch die Themenpräsenz ist entscheidend: Bereitet euch mit wichtigen Fakten auf die Videokonferenzen vor und sprecht im Klartext alle wichtigen Themen an, um die es gehen soll.

Dafür braucht es ein gut strukturiertes Agenda-Setting, das Schritt für Schritt in Nowotnys Buch beschrieben wird. Auch ein Meeting-Protokoll kann für den späteren Check nicht schaden. Ebenso wichtig ist eine positive Grundhaltung wie auch das Halten des Blickkontaktes – auch wenn sich das seltsam anfühlt, weil dieser “Blickkontakt” eher über die eigene Kamera hergestellt wird. Doch lässt sich dieser Blick in die Linse trainieren.

Weitere Tipps vom Experten

Wir haben den Führungsexperten Valentin Nowotny nach weiteren Ratschlägen für Digital Leadership gefragt.

GründerDaily: Hallo Valentin, wie lauten die drei wichtigsten Tipps für digitale Führung?

Erstens: Immer den richtigen Medien-Mix im Auge behalte: Je komplexer das Thema, desto reichhaltiger sollte das Medium sein und umgekehrt.

Zweitens: Beim Führen auf die Distanz geht es nicht um Kontrolle, sondern um Transparenz: Je transparenter die Dinge sind, desto besser!

Drittens: Halten Sie gemeinsam Besprochenes fest, am besten schon während der Videokonferenz oder des Telefonats, das unterstützt euer Gegenüber und hilft dabei, dass die wichtigen Dinge nicht vergessen werden.

GründerDaily: Wie funktioniert das Team Model Canvas und was bringt es für die interne Unternehmenskommunikation?

Valentin Nowotny: Das Team Model Canvas ist ein Instrument, das es erlaubt, alle wesentlichen Einflussgrößen auf ein Team auf einer Seite darzustellen. Jedes Teammitglied kann und soll hier die eigenen Sichtweisen einfließen lassen. Insgesamt leistet das Team Model Canvas vor allem etwas, das am Ende alle agilen Ansätze leisten: Es hilft dem Team dabei, sich sehr konkret auf die wichtigen und wesentlichen Dinge des Teamerfolgs fokussieren zu können.

Der Purpose bzw. Zweck steht in der Mitte, ergänzt um die Personen und ihre Rollen sowie gemeinsame Regeln und Aktivitäten. Wenn dann noch gemeinsame und persönliche Ziele als auch die wechselseitigen Erwartungen abgeglichen werden, so kann ein Team sowohl seine Qualitäten ausbauen als auch gemeinsam nach passenden Verbesserungsmöglichkeiten Ausschau halten.

GründerDaily: Mit welchen Schritten optimiere ich als Führungsperson nachhaltig meine eigene digital-agile Führungsperformance?

Valentin Nowotny: Hier bietet sich eine Reflexion auf unterschiedlichen Ebenen an. Erstens Start-Reflexion, bei welcher der Ausgangspunkt analysiert wird, zweitens die Auswahl des oder der passenden Medien und drittens schließlich das Überdenken der Gesamtsituation, also der finale Richtungscheck.

Es empfiehlt sich, nicht mit dem einen großen Plan zu arbeiten, sondern besser mit vielen kleinen, aufeinander aufbauenden Mini-Plänen, die dann immer neu an die Situation angepasst werden können.

Aber auch die eigenen Verhaltensmuster sollte man immer wieder kritisch unter die Lupe nehmen. Setze ich als klassische Führungskraft vor allem auf Telefon und E-Mail, so können Videokonferenzen und Chat-Elemente in wohltuender Weise für Abwechslung sorgen.

Auch eine auf den ersten Blick sehr modern aufgestellte Führungskraft, die vor allem auf Chat und Videokonferenzen setzt, ist gut beraten, gelegentlich auch mit einem vertrauensvollen Telefonat oder einer gut formulierten E-Mail zu arbeiten.

Es gibt keine guten und schlechten Medien, auf den passenden Mix kommt es an!

GründerDaily: Was ist der größte Fallstrick der digitalen Führung und wie vermeide ich ihn?

Valentin Nowotny: Sich in Details zu verlieren, zum Kontrollfreak zu werden und so ins Mikromanagement zu verfallen. Das war schon bisher nicht wirklich eine gute Idee, online führt eine solche Führungshaltung hingegen noch viel schneller ins Aus.

Über kluge Systeme die Ergebnisse zu verfolgen, ist völlig okay, aber der direkte Eingriff in den Prozess oder die Idee, man könnte oder sollte die Tätigkeit der Mitarbeitenden „überwachen”, verbietet sich bei der digitalen Führung.

Ein Fehler wäre es auch, alles so aufzubauen, dass die Kommunikation immer über die Führungskraft laufen muss.

Auch Kollegen können hilfreiche Sparringspartner sein und es ist, wenn vieles vom Homeoffice aus erledigt wird, sehr hilfreich, Zweier- oder Dreiergruppen vorzusehen, die Detailfragen erst einmal untereinander diskutieren und in vielen Fällen so auch sehr gut lösen können.

Gerade bei sehr reifen und weitgehend selbst organisierenden Teams sollte eine Führungskraft nicht operativ eingreifen, sondern vielmehr mit dem Team gemeinsam die Leitplanken, z. B. mittels Delegation Poker, festlegen, sodass peu à peu die Methoden und Prozesse hinterfragt und so Innovationen und Weiterentwicklungen möglich werden – damit auch morgen eine hochwertige und durchdachte Leistung erbracht werden kann.

Die 3 T’s für digitale Führung

Um in der Kommunikation über Chats und Videokonferenzen effizient zu bleiben, empfiehlt Nowotny die drei T’s: Trust, To-dos, Timeframe.

Im Trust drückt sich die Vertrautheit der Kommunizierenden aus. Je besser Mitarbeiter einander kennen, desto weniger Details werden in der Kommunikation auf die Goldwaage gelegt – was wiederum den Kommunikationsaufwand im Gesamten reduziert.

Die klassische To-do-Liste strukturiert die eigenen Aufgaben und sorgt dafür, dass Kommunikation zielgerichtet verläuft. Was will ich wem sagen und warum? To-do-Listen helfen dabei, den Austausch zielorientiert und effektiv zu organisieren. Besonders gut gelingt das Prinzip Aufschreiben, Erledigen, Abhaken nach der Getting-Things-Done-Methode mit Getting Things Done Apps.

Der Timeframe definiert einen zeitlichen Umfang, innerhalb dessen ein Projekt realisiert werden soll. Führungskräfte sollten diesen Timeframe kommunizieren und darauf achten, die Kommunikation in allen Kanälen lean zu halten. Statt viele verschiedene Plattformen für den Austausch zu nutzen, ist es besser, sich virtuell im Mikrokosmos eines umfassenden Kollaborationstools zu bewegen.

Was ist der Kern der Digitalen Führung?

Darauf gibt Nowotny in seinem Fachbuch eine spannende Antwort:

Digitale Führung wird sich mehr und mehr daran messen, was sie tut, um mit Komplexität erfolgreich umzugehen. Dabei ist eine agile Haltung grundsätzlich genauso wichtig wie das digitale Skill- und Methodenrepertoire. Die Komplexität wird dabei nicht reduziert, sondern vielmehr besser handhabbar.

Entscheidend ist also der Führungsstil, vorzugsweise ein agiler. Wer diesen beherrscht, führt seine Mitarbeiter sowohl offline als auch virtuell erfolgreich in die Zukunft.

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