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Virtuelle Assistenz: Aufgaben und Suche

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Selbstmanagement

Virtuelle Assistenten sind Helfer für Unternehmer – für Einzelkämpfer sowie für Teams. Lest, wo VAs zum Einsatz kommen und was eine professionelle virtuelle Assistenz ausmacht.

Virtueller Assistent 1200 Ein virtueller Assistent nimmt euch zahlreiche Aufgaben von Buchhaltung über Marketing bis hin zur Kundenbetreuung ab. (Foto: Unsplash)

Für diese Aufgaben ist die virtuelle Assistenz geeignet

Ob frei beschäftigt oder fest angestellt: Dafür kommen VAs besonders häufig zum Einsatz:

Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern

Bei der Beantwortung von Kundenanfragen und E-Mails von Geschäftspartnern handelt es sich um Routineaufgaben, die viel Zeit fressen. Diese beiden Faktoren sind ideale Voraussetzungen, um diese Arbeit an eine virtuelle Assistenz auszulagern.

Mit einem guten Briefing und ein wenig Übung ist es einer virtuellen Assistenz möglich, die Abwicklung standardisierter Kundenanfragen für einen günstigen Stundensatz und im Namen eurer Firma vorzunehmen.

Auch die Korrespondenz mit Geschäftskontakten lässt sich so weitgehend outsourcen, jedoch solltet ihr dem VA hierbei klar kommunizieren, wann ein persönlicher Kontakt durch euch trotzdem erforderlich ist, beispielsweise bei der Formulierung einer Antwort auf die persönliche Einladung zu einem wichtigen Event.

Buchhaltung

Rechnungsstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, Verfassen und Versenden von Erinnerungen und Mahnungen: Ein virtueller Assistent kann hierbei unterstützen. Achtet bei diesen Dienstleistungen unbedingt darauf, dass der VA über eine entsprechende Ausbildung verfügt, etwa:

Ebenso sollte die Person über eine mehrjährige Berufserfahrung in einem entsprechenden Bereich verfügen. Ist das nicht der Fall, kann der VA euch im Bereich Buchhaltung anderweitig entlasten, etwa beim Sammeln und Ordnen von Dokumenten wie Belegen und der Weitergabe an den Steuerberater.

Online Marketing (Bloggen, SEO etc.)

Unter den virtuellen Assistenten gibt es auch zahlreiche Spezialisten in den Bereichen Suchmaschinenoptimierung, Blogaufbau und Online Marketing im Allgemeinen. Sie erstellen euch Landingpages und Kontaktformulare oder geben euch Tipps für die Optimierung von bestehendem Content – alles auf Stundenbasis anstelle als Teilleistung eines umfangreichen teuren Agentur-Packages.

Ein professioneller virtueller Assistent hält sich immer auf dem neuesten Stand, indem er sich ständig fortbildet.

Schließlich kann er als Freelancer nur bestehen, wenn er seinen Kunden die besten und hilfreichsten Lösungen vorschlägt, wovon auch ihr profitiert.

Weiterhin sind viele VAs fit im Erstellen von Newslettern, sie können nicht nur Texte schreiben, sondern kennen auch die beliebten Tools. Ihr müsst sie daher nicht aufwendig einarbeiten, das Log-in reicht und ein guter virtueller Assistent kann eigenständig Templates nutzen oder selbst welche aufbauen.

Erstellung von Videos, Grafiken & Podcasts

Bewegtbild, Infografiken, Visuals für Instagram und andere soziale Netzwerke: Inzwischen wissen die meisten Unternehmer, dass sie Bildmaterial brauchen, um auf sich bzw. ihr Unternehmen aufmerksam zu machen. Doch die Produktion solcher Inhalte ist aufwendig und nicht jeder hat den Blick fürs Design.

Ein virtueller Assistent mit entsprechenden Kenntnissen kennt zum einen die Anforderungen an Grafikcontent. Zum anderen weiß er auch, welchen Look die Zielgruppe erwartet. Dadurch spart der beauftragende Unternehmer viel Zeit, da die VAs im Umgang mit Tools wie Canva geschult sind und schnell gute Ergebnisse liefern.

Viele Videoschnitt- und Kameraprofis starten eine zweite Karriere als virtuelle Assistenten. Auch hier lohnt es sich, die Zusammenarbeit mit ihnen auszuprobieren, ebenso wie bei VAs, die mit dem Medium Podcast vertraut sind und welche für euch produzieren bzw. die Folgen hochladen können.

Weitere Aufgabenfelder

Eine virtuelle Assistenz lässt sich heutzutage in nahezu allen Geschäftsfeldern finden. Hier listen wir weitere beliebte Tätigkeitsbereiche für VAs auf:

  • Social Media Management: Kommentare und Anzeigen monitoren, spannenden Nutzern folgen
  • Websitebetreuung: Technischer Support, Check bezüglich kaputter Links, Plugin-Updates, Optimierung von Code
  • Texte: Teaser für Social Media, Blogartikel, Website-Texte, Diktier- bzw. Schreibservice
  • Recherche: Konkurrenzanalyse, Studien und Statistiken zusammentragen für Fachartikel, Vorbereitung für Webinare wie Check der Gästeliste
  • Pressearbeit: Pressemeldungen schreiben, Kontakt zu Medien aufnehmen
  • Terminplanung: Sekretariat, Kalender pflegen, Termine an Mitarbeiter und Geschäftspartner kommunizieren
  • Eventarbeit: Einladungen versenden, Gästeliste aktualisieren, Infrastruktur für Online-Events bauen

Wege, um einen virtuellen Assistenten zu finden

Ein virtueller Assistent lässt sich wie andere Dienstleister auch an verschiedenen Stellen im Internet finden.

Virtuelle Assistenz finden 1200 Die virtuelle Assistenz unterstützt euch bei der Erstellung des beliebten Mediums Podcast. (Quelle: Unsplash)

VAs sind als selbstständige Dienstleister für mehrere Auftraggeber tätig. Es ist aber auch möglich, einen virtuellen Assistenten exklusiv zu beschäftigen bzw. anzustellen, wenn dies im beidseitigen Interesse ist.

  • Tipp: Gern werden VAs aus dem Ausland beschäftigt, häufig aus Osteuropa. Die Sprachbarrieren sind niedrig, da die meisten VAs hervorragend Englisch oder Deutsch beherrschen. Achtet hierbei jedoch unbedingt auf seriöse Angebote, um einen angemessenen Stundenlohn sicherzustellen.

#1 Persönliche Empfehlung

Immer mehr Unternehmer arbeiten mit virtuellen Assistenten zusammen. Hört euch einmal im eigenen Netzwerk um, die Chancen stehen gut, dass ihr eine Empfehlung für einen virtuellen Assistenten bekommt.

#2 Google

Viele virtuelle Assistenten haben eine eigene Website, die sie als Aushängeschild und Möglichkeit zur Kontaktaufnahme nutzen.

Es bieten sich drei Suchwege an:

  • Suche über die Dienstleistungen: z. B. "Virtueller Assistent Video"
  • Suche über die Region: z. B. "Virtueller Assistent Bochum"
  • Kombination beider Wege: "Virtueller Assistent Video Bochum"

Manche Unternehmer legen Wert darauf, einen VA in der Nähe zu haben, um sich bei einem Walking Meeting über Projekte und Aufgaben auszutauschen.

Andere wiederum wünschen sich, dass ein virtueller Assistent der Beste auf seinem Gebiet ist, auch wenn derjenige in Georgien oder anderswo sitzt. Und wieder andere suchen eine Mischung aus beiden Bereichen. In allen drei Fällen spuckt Google hilfreiche Treffer aus.

#3 Plattformen für virtuelle Assistenten

Ihr findet Freelancer über die klassischen Freelancer-Portale. Darüber hinaus gibt es Plattformen wie MyTalent.io und Osourced, die sich auf Virtuelle Assistenten spezialisiert haben.

#4 Facebook-Gruppen

Stellt euer Projekt in einschlägigen Facebook-Gruppen vor und sagt, dass ihr auf der Suche nach einem VA seid. Hier sind ein paar spannende Gruppen:

Tipp: Die meisten Facebook-Gruppen sind privat, weshalb ein Beitritt über einen Button angefragt werden muss.

Vor- und Nachteile von virtuellen Assistenten

Ein virtueller Assistent eignet sich sowohl als Helfer bei alltäglichen Aufgaben als auch als Spezialist für spezifische Anwendungsbereiche. Die Vorteile von virtuellen Assistenten sind:

  • flexible Einsetzbarkeit
  • oftmals günstiger Preis
  • hohe Zuverlässigkeit
  • Fachkenntnisse durch monate- oder jahrelange Erfahrung

Die Nachteile liegen darin:

  • Jeder kann sich als virtueller Assistent bezeichnen, es gibt keine vorgeschriebenen Ausbildungswege oder Abschlüsse
  • Sitzt der VA im Ausland, können Zeitverschiebungen die Zusammenarbeit erschweren
  • VAs ersetzen keine Fachleute
  • Viele VAs betrachten ihren Job lediglich als Start- oder Übergangsphase in die eigene Selbstständigkeit

Die passende virtuelle Assistenz finden

Achtet darauf, dass ein virtueller Assistent über die Qualifikationen verfügt, die für euch wichtig sind. Weiterhin solltet ihr frühzeitig durch Nachfragen und regelmäßige Meetings testen, ob der VA durch kompetente Beratung und eine zügige Kommunikation glänzt. So gewinnt er euer Vertrauen und zeigt, dass er über die Entfernung gewissenhaft arbeitet.

Habt ihr sowohl die fachliche Eignung als auch die Zuverlässigkeit der Zusammenarbeit geprüft, wird euch ein virtueller Assistent bzw. eine virtuelle Assistentin erheblich im Unternehmeralltag entlasten.

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