Homeoffice & Büro: Regeln & Arbeitsrecht-Tipps



Anfang Juli wurde die Homeoffice-Pflicht aufgehoben. Geblieben sind hybride Arbeitsmodelle, die Fragen aufwerfen: Gilt 3G im Büro? Welche Hygieneregeln muss ich im Betrieb beachten? Wie vereinbare ich Homeoffice-Regelungen mit meinen Mitarbeitern? Wir klären diese Fragen gemeinsam mit einem Anwalt.

  • Update Ende August: Bundesarbeitsminister Hubertus Heil will eine neue Homeoffice-Pflicht einführen, wenn steigende Inzidenz zum Problem für das Gesundheitswesen werden. Ob und wann es zu einer neuerlichen Pflicht kommt, steht noch nicht fest. Weiterhin soll die Corona-Arbeitsschutzverordnung angepasst werden, sodass Arbeitnehmer sich auch während der Arbeitszeit impfen lassen können.

Tipps für die Zeit nach der Homeoffice-Pflicht


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Das Team kann zwar ins Büro, doch gibt es einige Regeln zu befolgen, um Konflikte zu vermeiden. (Foto: Unsplash)

Ende der Homeoffice-Pflicht: Was bedeutet das genau?

Mit dem Ende der Bundesnotbremse gilt auch die Homeoffice-Pflicht als beendet. Dabei handelte es sich um die Verpflichtung von Unternehmen, ihre Mitarbeiter vorzugsweise im Homeoffice zu beschäftigen, sofern es deren Tätigkeit zuließ. Die Homeoffice-Pflicht ist seit Anfang Juli aufgehoben, das Heimbüro also nicht mehr zwingend erforderlich.

3G-Regel bundesweit in Kraft getreten

Die 3G-Regel ist seit dem 23.08. auf Bundesebene wirksam. Treffen in und Besuche von öffentlichen Innenräumen sind nur für Geimpfte, Genesene und Getestete erlaubt. Als Nachweise gelten u.a. Zertifikate über vollständige Impfungen, sowie Ergebnisse von Antigen-Schnelltests und PCR-Tests.

Gilt 3G auch für das Büro?

Gesundheitliche Informationen über Mitarbeiter unterliegen einem strengen Datenschutz. Unternehmer bzw. Führungskräfte dürfen weder den Impf- noch einen eventuellen Genesenenstatus erfragen. Auch besteht keine Testpflicht seitens der Mitarbeiter. 3G ist derzeit also im Büroalltag nicht umsetzbar.

Diese Maßnahmen gelten weiterhin im Büro

Die Zahl der Geimpften steigt. Corona ist aber noch nicht vorbei, insbesondere die Delta-Variante breitet sich weiterhin aus und ist die dominierende Mutante hierzulande. Für Unternehmer bedeutet das, jetzt nicht leichtsinnig zu werden, sondern im Sinne der Fürsorgepflicht Schutzmaßnahmen umzusetzen.

Einhaltung der AHA+L-Regel

Die AHA+L-Regel gilt weiterhin, wie auch die Bundesregierung auf ihrer Website schreibt. Sie sind die Basics, um eine möglichst sichere Zusammenarbeit im Büro zu gewährleisten.

Zur Erinnerung, die AHA+L-Regel besagt:

  • Abstand halten
  • Hygiene beachten
  • Alltagsmaske tragen (medizinische Maske oder FFP2)
  • Lüften

Zwei Corona-Tests pro Woche und pro Mitarbeiter

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, jedem Mitarbeiter zwei Corona-Schnelltests in der Woche zur Verfügung zu stellen und die Kosten hierfür zu tragen. Diese Regelung ist jedoch umstritten, da die Bundesregierung ein Ende der kostenlosen Tests für den 11. Oktober festgelegt hat. Arbeitgeberverbände sprechen sich dafür aus, dass in diesem Zuge auch die kostenlosen Schnelltests in Büros der Vergangenheit angehören.

Freigestellt ist und bleibt Unternehmern, ob sie dem Team FFP2-Masken anbieten. Die Kollegen werden es als Service sicherlich danken, wenn die Masken im Büro vorhanden sind.

So integriert ihr den Umgang mit Homeoffice in euer Team

Corona hat die Arbeitswelt über einen Zeitraum von über einem Jahr verändert. Millionen Menschen haben sich daran gewöhnt, von zu Hause aus zu arbeiten. Und nicht jeder sehnt sich nach dem Büro zurück, vielleicht haben die Kollegen auch die Vorteile des Arbeitens zu Hause kennengelernt: keine Arbeitswege, ablenkungsfreies, fokussiertes Arbeiten, gesundes Kochen zu Hause.

Zugleich wünschen sich andere Kollegen und Führungskräfte eine Wiederaufnahme der gemeinsamen Arbeit im Büro. Was also ist zu tun, um sich einig zu werden? Wir haben hierfür eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung vorbereitet:

#1 Offenes Gespräch führen

Über die Entfernung bekommen Führungskräfte nur schwer mit, was in Mitarbeitern vorgeht – und umgekehrt.

In welcher Lebenssituation befindet sich der Einzelne? Wie haben sich Familien in der Krise organisiert, können Kita- und Schulangebote wieder vollumfänglich genutzt werden? All diese Faktoren spielen eine Rolle im Leben der Teammitglieder und ihrer Einstellung zur Arbeit im Büro. Für die einen ist es eine massive Entlastung, wieder regelmäßig ins Büro zu können, die anderen wissen nicht, wie sie das angesichts von Schließzeiten, Homeschooling etc. planen sollen.

Führt daher Gespräche, in denen ihr gegenseitige Vorstellungen und Erwartungen ansprecht.

Nach einem lockeren, freundlichen Einstieg empfiehlt es sich, offen und ehrlich eure Vorstellungen der weiteren Zusammenarbeit mitzuteilen. Bleibt dabei immer bei euch, nutzt also Sätze wie:

Ich fände es toll, wenn du jede Woche 2-3 Mal ins Büro kommen würdest.

Oder:

Ich wünsche mir, dass wir als Team wieder mehr zusammen vor Ort arbeiten.

Erkundigt euch dann nach den Vorstellungen und Erwartungen des Mitarbeiters. Fragt zum Beispiel:

Wie stellst du dir eine gute Zusammenarbeit vor?

Oder:

Was brauchst du, um dich im Office wohl zu fühlen? Wie können wir dich unterstützen, damit du im Büro arbeiten kannst?

Dieser Austausch nimmt Spannungen, da beide Seiten sich öffnen können und Vereinbarungen möglich werden. Übt dafür auch Rhetorik, damit die Gespräche noch besser gelingen.

#2 Vereinbarungen treffen und festhalten

Haltet gemeinsam getroffene Absprachen schriftlich fest, beispielsweise in einem Protokoll. Sinnvoll ist es auch, getroffene Regeln im Arbeitsvertrag zu notieren. Das schafft Klarheit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

  • Müssen Regeln rund um das Homeoffice und Büropräsenz immer schriftlich geregelt sein oder gelten auch mündliche Absprachen?
    “Mündliche Absprachen sind grundsätzlich möglich und gelten dann auch. Allerdings sollten beide Seiten darauf achten, ob diese im Arbeitsvertrag möglicherweise ausgeschlossen oder anderweitig geregelt sind. Die Schriftform ist daher immer empfehlenswert, gerade auch für eine konkrete Ausgestaltung der Rechte und Pflichten, zum Beispiel beim Datenschutz, der Homeoffice-Ausstattung oder Zeiterfassung.”
    Dipl.-Jurist Alexander Dubrovskij aus dem Arbeitsrecht-Team bei Gansel Rechtsanwälte

#3 Flexibel und frühzeitig auf das Infektionsgeschehen reagieren

Im Sommer mit Lockerungen wollte niemand an eine Verschlechterung der Corona-Lage denken. Doch nun steigen die Zahlen wieder, weshalb ein Aktionsplan immer wichtiger wird. Einen solchen Plan anzulegen, kostet zwar ein paar Stunden Arbeitszeit, erspart aber hektischen Aktionismus, falls sich die Lage in Herbst und Winter weiter verschlechtern sollte. Leider sieht es ganz danach aus, denn die vierte Welle ist in vollem Gange.

In einen Aktions- bzw. Notfallplan gehören Antworten auf Fragen wie:

  • An welchem kritischen Punkt, etwa einer bestimmten Inzidenz, schicken wir die Mitarbeiter zurück ins Homeoffice?
  • Über welche Kanäle und mit welchen Formaten (z. B. Daily Meetings) setzen wir digitale Führung um, falls wieder ein harter Lockdown kommt?
  • Welche digitalen Events können wir planen, um den Zusammenhalt zu fördern?
  • Welche Rituale wie virtuelles Kaffeetrinken oder ein gemeinsames Online-Lunch können wir noch etablieren, um gemeinsam durchzuhalten?
  • Welche Rücklagen können wir bilden, um schwierige Monate in Herbst und Winter zu überwinden?
  • Wie lassen sich die Kosten für das Büro senken, wenn die Mitarbeiter dort nicht tätig sein dürfen? Können die Räume anderweitig vermietet werden?

#4 Die Arbeit im Büro attraktiv machen

Ein smarter Weg, Diskussion um Büroarbeit, Homeoffice und Hybrid-Lösungen zu vermeiden ist es, die Arbeit im Büro attraktiv zu gestalten – natürlich nur dann, wenn ihr auch möchtet, dass wieder hauptsächlich im Büro gearbeitet wird. Das ist nicht bei allen Unternehmen der Fall, manche von ihnen haben festgestellt, dass Remote Work für sie sogar besser funktioniert.

Wenn euch eine gute Zusammenarbeit im Büro aber wichtig ist, befolgt folgende Tipps:

  1. Schafft Sicherheit in der Pandemie, indem ihr Schnelltests, Masken und Desinfektionsmittel zur Verfügung stellt.
  2. Ermöglicht Mitarbeitern, Impftermine auch während der Arbeitszeit wahrzunehmen.
  3. Stellt Getränke wie Wasser, Säfte und Kaffee bereit.
  4. Bietet kleine Snacks und frisches Obst an.
  5. Achtet auf Sauberkeit: Niemand arbeitet gern an einem vollgekrümelten Schreibtisch oder geht auf eine schmutzige Toilette.
  6. Pflanzen sorgen für reichlich Frische, es gibt Arten, die speziell für ihre luftreinigende Wirkung bekannt sind.
  7. Sorgt für ergonomische Arbeitsplätze.
  8. Veranstaltet kleine gemeinsame Teamevents wie ein Mittagessen unter Kollegen oder das Feierabendbierchen nach Dienstende.
  9. Hübscht das Büro auf, sodass Mitarbeiter sich darin wohlfühlen (z. B. mit Deko).
  10. Steigert den Gemütlichkeitsfaktor mit Sitzkissen und indirekter Beleuchtung.
  11. Setzt Farben ein, die Klarheit und Konzentration fördern, dazu gehören grün und blau.
  12. Schafft einen Rückzugsraum, zum Beispiel einen Ruheraum.

Bittet euer Team darum, gemeinsam dafür zu sorgen, dass das Büro ein schöner und produktiver Ort bleibt. So sollte jeder seinen Schreibtisch zum Feierabend sauber und ordentlich hinterlassen.

Ähnlich sieht es mit der Teeküche aus: Wer Geschirr benutzt, für den sollte es zur Selbstverständlichkeit gehören, dieses abzuwaschen bzw. in den Geschirrspüler zu stellen.

Bereichernd und wichtig ist eine gelebte Unternehmenskultur: Eine kleine Aufmerksamkeit wie ein Stück Kuchen für jedes Teammitglied mitzubringen, sorgt für gute Laune. Dazu können auch die Mitarbeiter angeregt werden.

Büroarbeit mit Drohung und Zwang? Keine gute Idee

Große wie kleine Arbeitgeber sind im Dilemma: Einerseits wollen sie eine gemeinsame Vor-Ort-Firmenkultur pflegen, andererseits hat sich ein großer Teil der eigenen Belegschaft an das Arbeiten zu Hause gewöhnt.

Wer hier mit Druck und Zwang auf Widerstände reagiert, riskiert viel: So haben Apple-Mitarbeiter bereits öffentlich darüber gesprochen, aufgrund der verpflichtenden Regel zur Büropräsenz ab September zu kündigen. Auch werben Tech-Konkurrenten mit flexibleren Arbeitsmodellen die eigenen Fachkräfte ab.

Die Lösung lautet, eine Balance zwischen arbeitsrechtlichen Verpflichtungen und Chancen zu finden. Dies gelingt am besten durch die obigen Tipps. Sollte das nicht gelingen, gibt der Anwalt im Folgenden Tipps.

Weitere Konflikte nach der Homeoffice-Pflicht und ihr Umgang damit

Während die einen ihre Impftermine herbeisehnten, wollen oder können andere diese Maßnahme nicht nutzen, weil sie der Impfung kritisch gegenüberstehen oder Risikopatienten sind. Mit den folgenden Tipps eines Arbeitsrecht-Experten bringt ihr Struktur in die Konfliktlösung.

  • Haben Risikopatienten einen Anspruch auf Homeoffice bzw. ist der Arbeitgeber hier weiterhin in der Pflicht, diesen Mitarbeitern Heimarbeit anzubieten?
    “Bei besonders schutzbedürftigen Beschäftigten besteht tatsächlich eine gesteigerte Führsorgepflicht. Das kann durchaus bedeuten, dass besondere Vorkehrungen getroffen werden müssen, wie etwa der Einsatz im Homeoffice. Hierbei kommt es aber immer auf eine individuelle Interessens- und Gefahrenabwägung an, abhängig von Tätigkeit und Arbeitsumfeld des jeweiligen Arbeitnehmers. Eine Standardlösung gibt es nicht.”
    Dipl.-Jurist Alexander Dubrovskij aus dem Arbeitsrecht-Team bei Gansel Rechtsanwälte

Jetzt, wo die Homeoffice-Pflicht wegfällt, entspinnen sich an vielen Arbeitsplätzen Diskussionen, die zum Problem werden können. Dabei geht es häufig um die Frage, ob nicht-geimpfte Mitarbeiter strengere Regeln im Büro befolgen müssen als geimpfte oder ob Mitarbeiter wirklich zurückkehren müssen.

  • Worauf können Arbeitgeber sich rechtlich berufen, wenn Mitarbeiter sich weigern, in das Büro zurückzukehren?
    “Zu unterscheiden ist, auf welcher Grundlage ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer ins Homeoffice geschickt hat. Ist die Arbeit im Homeoffice unabhängig von der pandemischen Lage konkret geregelt, zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag, kann der Arbeitgeber sie grundsätzlich weder einseitig anweisen noch beenden. Er muss sich an die geltenden Regelungen halten. Wenn die Arbeit im Homeoffice allerdings nur auf Basis der bundesweiten Verordnung eingeführt wurde, kann eine Rückkehr angeordnet werden. Denn die Verordnung wurde befristet und als Sonderregel gekoppelt an die „Bundes-Notbremse“ eingeführt. Somit kann sich der Arbeitgeber auf sein Weisungsrecht berufen. Natürlich muss der Arbeitgeber seine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Beschäftigten auch nach der Rückkehr ins Büro erfüllen und somit für eine Kontaktreduktion sorgen.”
    Dipl.-Jurist Alexander Dubrovskij aus dem Arbeitsrecht-Team bei Gansel Rechtsanwälte
  • Sind Gehaltskürzungen erlaubt, wenn Mitarbeiter überwiegend oder komplett im Homeoffice arbeiten?
    Das Beispiel Google ging durch die Medien: Mitarbeiter des Tech-Konzerns müssen künftig auf bis zu 25 % ihres Gehalts verzichten, wenn sie dem Büro fernbleiben. In Deutschland ist die Rechtslage etwas komplizierter. Grundsätzlich gilt, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart haben. Steht im Arbeitsvertrag also das Einverständnis zur Arbeit im Homeoffice, ist dies im vereinbarten Umfang zulässig. Die vertragliche Arbeitszeit und das Gehalt lassen sich in diesem Fall nicht ohne Weiteres ändern.

Es lassen sich jede Menge Konflikte unter Kollegen abwenden, indem ihr Guidelines formuliert, verschriftlicht und in Meetings kommuniziert. In diesen Guidelines sollte glasklar stehen, welche Regeln im Büro und im Homeoffice gelten. Auch sollten sich darin Antworten auf folgende Fragen finden:

  • Braucht es besondere Schutzmaßnahmen für Mitarbeiter mit Vorerkrankungen?
  • Darf der Aufzug genutzt werden oder bietet sich während der Pandemie nur die Treppe an (sofern dies für alle Mitarbeiter durchführbar ist)?
  • Kann der Gemeinschaftskühlschrank weiterhin genutzt werden?
  • Wie verlaufen die Wege im Büro, damit sie sich möglichst selten kreuzen?
  • Lässt sich die Nutzung von Dienstfahrzeugen aussetzen?
  • Können versetzte Schichten für ein geringeres Personenaufkommen sorgen?
  • Wie können gemeinsame Frühstücks- und Kaffeerunden umgesetzt werden, ohne ein unnötiges Risiko einzugehen?

Je früher ihr diese Guidelines ans Team kommuniziert, desto mehr Sicherheit und Orientierung wird dadurch vermittelt. Darüber hinaus fördert diese Übernahme von Verantwortung die Mitarbeiterzufriedenheit. So wird der Gang ins Büro zu einer produktiven wie auch schönen Angelegenheit. Nach langer Zeit sehen sich Kollegen endlich wieder, um zusammen an der Umsetzung einer Vision zu arbeiten.

  • Ausblick: Wird es ein Recht auf Homeoffice geben? Falls ja: Wie könnte dieses aussehen?
    “Gerade erleben wir einen drastischen Wandel der Arbeitswelt, der unsere Art zu arbeiten nachhaltig ändern wird. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales arbeitet derzeit an einem konkreten Gesetzesentwurf für das Thema Homeoffice.
    Wahrscheinlich wird es eine ausdifferenzierte Regelung geben, etwa anhand von Betriebsgröße und Tätigkeitsbereich. Darunter werden möglicherweise dann auch Regelungen für einzelne Beschäftigtengruppen zu finden sein. Denn es macht natürlich einen Unterschied, ob jemand in der Produktion oder in der Verwaltung arbeitet. Das Gesetz könnte also durchaus ähnlich der bundesweiten Verordnung aussehen.”
    Dipl.-Jurist Alexander Dubrovskij aus dem Arbeitsrecht-Team bei Gansel Rechtsanwälte

Artikel-Tipps: Ihr seid noch auf der Suche nach einer Vision? Mit dem Golden Circle findet ihr sie. Ihr arbeitet weiterhin viel im Homeoffice? So richtet ihr euer Homeoffice ein – platzsparend, ordentlich und gemütlich.

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