Von A bis Z: 24 Begriffe für einen Crashkurs in Sachen Buchführung

16.05.2018

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Fachchinesisch, dies dürfte den Bereich Buchhaltung aus Sicht der meisten Gründer gut beschreiben. Als Gründer braucht ihr natürlich keine Experten in dieser Materie sein. Wenn ihr mit dem Steuerberater sprecht, solltet ihr aber auch nicht nur auf Durchzug schalten. Unsere Erklärungen für 24 wichtige Begriffe erleichtern euch den Einstieg in die Buchführung.

Buchführung von A wie AfA bis Z wie Zahlungserinnerung

#1 AfA: AfA heißt in der Langfassung Absetzung für Abnutzung. Wenn ihr beispielsweise als angehende Gastronomen einen Food-Truck oder als Freelancer euer MacBook Pro anschafft, wird der Kaufpreis nur zu einem Teil bei eurer Gewinnermittlung und damit bei den zu zahlenden Steuern des aktuellen Geschäftsjahres berücksichtigt. Vielmehr werden Abschreibungen in der Buchführung über die Lebensdauer (betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer) des angeschafften Wirtschaftsgutes vorgenommen. Die Lebensdauer und damit der jährliche Abschreibungsbetrag werden dabei auf Grundlage der AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgesetzt. Kurz und kompakt haben wir das Thema AfA in diesem Beitrag für euch zusammengefasst.

Als Beispiel zwei AfA-Funfacts für echte Buchführungs-Nerds: Kakaobutterpressen in der Süßwaren- und Schokoladenindustrie haben für gewöhnlich eine Nutzungsdauer von 10 Jahren. Wer in seiner Mikrobrauerei Hefewannen aus Aluminium einsetzt, schreibt diese über 8 Jahre ab.

#2 Aufbewahrungsfristen: Das Geschäftsjahr ist vorbei. Endlich Zeit, um ordentlich auszumisten. Weit gefehlt. Es ist eher Zeit, gut zu sortieren. Viele Dokumente wie Rechnungen, Jahresabschlüsse, Zollunterlagen oder Buchungsbelege müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden, um etwa bei einer Betriebsprüfung direkt verfügbar zu sein. Womit wir auch schon direkt zum nächsten Begriff kommen. Zuvor findet ihr aber alle Aufbewahrungsfristen hier im Detail.

#3 Betriebsprüfung: Früher oder später trifft es jeden Unternehmer. Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung an, um zu prüfen, ob die Buchführung bei euch auch korrekt erfolgt. Ihr seid zur Kooperation verpflichtet und solltet die Prüfung gut vorbereiten. Wenn ihr einen Steuerberater habt, unterstützt euch dieser bei der Zusammenstellung der Unterlagen. Entweder kommt der Prüfer zu euch oder es werden alle relevanten Unterlagen an den Prüfer geschickt - was sicherlich zu bevorzugen ist. In der Regel findet der Prüfer immer irgendetwas: von Unstimmigkeiten im Kassen- oder Fahrtenbuch bis hin zu fehlenden Bewirtungsbelegen. Mit einer Steuernachzahlung ist somit meistens zu rechnen. Aber keine Panik: Hier findet ihr die wichtigsten Punkte zum Brief des Finanzamts auf einen Blick.

#4 BWA: Die BWA bzw. betriebswirtschaftliche Auswertung findet sich meist in der Post, die ihr nach Monatsende vom Steuerberater geschickt bekommt. Ein genauer Blick darauf lohnt sich, schließlich bietet euch die BWA eine gute Übersicht zu eurer operativen Unternehmensentwicklung. Auch für die Kreditvergabe von Banken ist die BWA unbedingt erforderlich. Damit ihr die BWA schnell lesen könnt, stellen euch ein Beispiel für die BWA mit zahlreichen Kennzahlen vor.

#5 Dauerfristverlängerung: Wer früher Mitglied der Bibliothek im Ort war, erinnert sich bestimmt noch an die Strafgebühren, wenn ausgeliehene Bücher zu später zurückgegeben wurden. Eine Möglichkeit dies abzuwenden, war eine telefonische Verlängerung. Das gleiche Prinzip greift bei der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung (siehe #22) beim Finanzamt. Ohne Dauerfristverlängerung müsst ihr die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. des Folgemonats abgeben - der Einzug der Umsatzsteuer erfolgt dann einige Tage später. Mit der Dauerfristverlängerung habt ihr in der Buchführung einen Monat länger Zeit. Mit einer Dauerfristverlängerung müsst ihr die Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat April bis zum 10. Juni in der Buchführung erledigt haben.

#6 Debitorenbuchhaltung: Welche Kunden haben ihre Rechnungen noch nicht bezahlt? Welche Kunden haben gar eine wiederholte Mahnung bekommen? Liquiditätsprobleme ergeben sich vor allem für Freiberufler und kleine Unternehmen, wenn sie diese Fragen nicht schnell und ohne viel Aufwand beantworten können. Was hochtrabend als Debitorenbuchhaltung bezeichnet wird, beschreibt also im Grundsatz nur eine stets aktuelle Liste der offenen Posten und ein standardisiertes Verfahren zum Umgang mit säumigen Zahlern (siehe hierzu auch #16 und #21).

Kleiner Tipp: Probleme mit offenen Rechnungen kann man auch mit Factoring angehen. Hier zahlt ein Factoringanbieter den Rechnungsbetrag an euch und kümmert sich dann um die Bezahlung der Rechnung.

Factoring bringt Liquidität, Zeit für Kundenakquise und sichert euch ab.

#7 Doppelte Buchführung: Die doppelte Buchführung hätten wir auch unter B wie Bilanzierung verorten können. Sie stellt wesentlich umfangreichere Anforderungen an die Buchführung als beispielsweise die Buchführung nach EÜR (siehe nächster Punkt). Verpflichtet sind zur doppelten Buchführung grundlegend alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind (z.B. UG, GmbH, OHG). Eine Ausnahme besteht für eingetragene Kaufleute, die entweder 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Umsatz pro Jahr nicht überschreiten. Im Rahmen der doppelten Buchführung muss etwa eine Eröffnungs- und Schlussbilanz erstellt werden. Zudem gibt es einen detaillierten Kontenplan (siehe #18) für die Verbuchung aller Geschäftsvorfälle.

#8 EÜR: EÜR ist quasi Buchführung light und steht für Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Diese müssen Freiberufler und Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind (also z.B. Kleingewerbetreibende oder GbRs) anwenden. Wie der Name schon sagt, stellt die EÜR für die Gewinnermittlung den Einnahmen einfach die Ausgaben gegenüber. Zudem müsst ihr aber gegebenenfalls auch ein Warenbuch und ein Kassenbuch (siehe #12) führen. Die Abgabe ans Finanzamt erfolgt im Rahmen der Steuererklärung mit der Anlage EÜR.

#9 Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Direkt in die Startphase der Gründung fällt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung - die umfangreiche Post vom Finanzamt ist damit sicherlich ein kleiner Dämpfer für euren Gründungsenthusiasmus. Aber mit dem Fragebogen sind zahlreiche weitere Themen der Buchführung (wie z.B. #14, #19 und #20 hier in der Liste) sowie die Festsetzung von möglicherweise Steuervorauszahlungen verknüpft. Damit ihr nicht zu viel Zeit mit diesen Formalitäten verbringen müsst, haben wir für euch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung aufbereitet.

#10 GoB: Hinter der Abkürzung GoB verbergen sich die sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Diese bedeuten, grob zusammengefasst, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens machen kann - Stichwort Betriebsprüfung (#3). Eure Buchführung darf folglich keine Mängel aufweisen und sie muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zu den Geboten der GoB zählen u.a.:

Geschäftsvorfälle sind zeitnah und fortlaufend zu buchen
Keine Buchung ohne Beleg
Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen

#11 Fahrtenbuch: Wohin ging eure Fahrt und wie weit war sie? Dies möchte das Finanzamt im Detail von euch wissen, wenn ihr einen Firmenwagen oder betriebliche Fahrten mit dem privaten PKW steuerlich geltend machen wollt. Die Erfassung war bis vor einiger Zeit handschriftlich im Fahrtenbuch erforderlich. Der Digitalisierung sei Dank, gibt es mittlerweile elektronische Fahrtenbücher, die die Arbeit deutlich erleichtern. Alternativ zum Fahrtenbuch könnt ihr auch die 1-%-Regelung zur Absetzung des Firmenwagens anwenden.

Tipp: Hier haben wir 5 Tools für das elektronische Fahrtenbuch zusammengetragen.

Fahrtenbuch im Auto Ein Fahrtenbuch konnte im Auto bislang eine Zettelwirtschaft verursachen - inzwischen geht's auch digital.

#12 Kassenbuch: Schwarze Kassen, wie sie Helmut Kohl bei der CDU mutmaßlich führte, duldet das Finanzamt nicht. Stattdessen müssen Gründer, die über eine Kasse verfügen, ein Kassenbuch führen. Dabei gelten ebenso wie beim Fahrtenbuch (#11) strenge Vorschriften.

#13 Kleinbetragsrechnung: Endlich auch mal eine gute Nachricht. Bei Rechnungen, die einen Betrag von 250 Euro nicht übersteigen, müsst ihr deutlich weniger Pflichtangaben aufführen, wie sie sonst in einer Rechnung zu enthalten sind. Auf was ihr konkret bei der Kleinbetragsrechnung verzichten könnt, haben wir euch hier zusammengestellt.

#14 Kleinunternehmerregelung: Gründer unter 1,75 Meter zählen automatisch als Kleinunternehmer. Spaß beiseite. Die Kleinunternehmerregelung soll vielmehr kleine Unternehmen von Bürokratie entlasten. Konkret entfällt für Selbstständige, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, die Umsatzsteuervoranmeldung (#22). Dementsprechend ist in Rechnungen auch keine Umsatzsteuer auszuweisen. Für die Kleinunternehmerregelung können aber nur Gründer votieren, die weniger als 17.500 Euro Umsatz im ersten Geschäftsjahr planen. Wir haben für euch alle weiteren Fakten zur Kleinunternehmerregelung zusammengetragen - inklusive der Antwort auf die Frage, wann sie sich wirklich lohnt.

Die Kleinunternehmerregelung hat natürlich nichts mit der Größe des Unternehmers zu tun...

#15 Lohnbuchhaltung: Mitarbeiter kommen und gehen - die Lohnbuchhaltung bleibt. Dabei zählt zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung nicht nur die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern auch das korrekte An- und Abmelden der Mitarbeiter. Die meisten Steuerberater bieten glücklicherweise einen günstigen Komplett-Service für die Lohnbuchhaltung an.

#16 Mahnung: Der Kunde zahlt nicht? Dann sind zeitnah Maßnahmen zu ergreifen. Dazu zählt auch die Mahnung. Sie signalisiert dem säumigen Schuldner, dass ihr es ernst meint. Wenn ihr eure Debitorenbuchhaltung (#6) im Griff habt, schickt ihr die Mahnung auch zeitnah raus. Was ihr bei der Erstellung zu beachten habt und ob es drei Mahnungen bedarf, bevor ihr gerichtlich gegen den Schuldner vorgehen könnt, erfahrt ihr hier.

#17 Rechnung: Ein Meilenstein für jeden Gründer ist die erste Rechnung - und (hoffentlich) der erste Zahlungseingang. Doch vor das Vergnügen hat Gott bzw. das Finanzamt den Schweiß gesetzt. Schließlich gibt es allerlei Pflichtangaben, die auf einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten sein müssen (von der Steuer- über die Rechnungsnummer bis hin zur korrekt ausgewiesenen Umsatzsteuer). Unser Tipp: Die gängigen Buchhaltungsprogramme bieten eine sehr gute Unterstützung für die Erstellung von Rechnungen.

Rechnung Buchführung Ein Meilenstein für jeden Gründer: Rechnung Nr. 001, die hoffentlich auch bezahlt wird.

#18 SKR 03 und SKR 04: Diese Begriffe stammen aus der doppelten Buchführung (#7) und beschreiben Kontenrahmen, deren Schema genutzt wird, um Geschäftsvorfälle zu verbuchen. Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sind in der Praxis weit verbreitet.

#19 Soll- vs. Istversteuerung: Wann muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt werden, die auf den eigenen Rechnungen ausgewiesen ist? Darum dreht es sich bei der Frage der Soll- vs. Istversteuerung. Im schlimmsten Fall müsst ihr die Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen, bevor euer Kunde die Rechnung beglichen hat. Dies ist bei der Soll-Versteuerung der Fall. Für eure Liquidität ist es besser, wenn ihr die Istversteuerung wählt. Dann wird die Umsatzsteuer erst fällig, wenn der Kunde bezahlt hat. Aber Achtung: nicht jeder kann die Istversteuerung anwenden. Wann, was möglich ist, haben wir euch in diesem Beitrag zur Soll- vs. Istversteuerung zusammengestellt.

#20 Steuernummer erhalten: Wer die Punkte #9 und # 17 bereits gelesen hat, weiß, wo die Steuernummer herkommt und wofür sie gut ist. Für alle anderen bringt es unsere Seite zum Thema "Steuernummer erhalten" nochmal auf den Punkt.

#21 SuSa: Nicht die Kurzform von Susanne, sondern die Abkürzung für die Summen und Saldenliste. Über diese gibt es viel zu sagen - das Wichtigste für euren Büroalltag: die Liste der offenen Posten, die euch auf einen Blick zeigt, wer euch noch Geld schuldet. Noch mehr könnt ihr hier über die SuSa erfahren.

#22 Umsatzsteuervoranmeldung: Rechnungen, die ihr stellt, enthalten in der Regel Umsatzsteuer (Ausnahme siehe #14). Diese Umsatzsteuer dürft ihr leider nicht behalten, sondern müsst diese an das Finanzamt abführen. Wie hoch der Betrag ist, ist monatlich im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zu ermitteln. Gegengerechnet wird die Vorsteuer (#23), also die Umsatzsteuer, die auf Rechnungen ausgewiesen ist, die ihr erhalten habt. Als Lesetipps für dieses Thema sind zu empfehlen #5 und #19 aus dieser Liste.

#23 Vorsteuer: Wie kurz unter #22 angerissen, bezeichnet die Vorsteuer die Umsatzsteuer, die ihr im Rahmen von erhaltenen Rechnungen zahlt. Also beispielsweise für das gekaufte Notebook oder die Miete für das Büro. Die Vorsteuer wird euch im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt erstattet. Dies gilt nicht für alle, die #14 nutzen.

#24 Zahlungserinnerung: Die freundliche Vorstufe zur Mahnung. Allerdings müsst ihr keine Zahlungserinnerung schicken, bevor ihr mahnen könnt. Im Sinne guter Kundenbeziehungen und vor allem dann, wenn der Kunde sonst pünktlich zahlt, bietet sich die Zahlungserinnerung aber als erster Schritt an.

Was fehlt euch noch?

Natürlich gibt es unglaublich viele weitere Fachbegriffe in der Buchführung. Schreibt uns gerne an redaktionwhatever@fuer-gruender.de, welche Begriffe in der Liste noch fehlen und die wir erklären sollen.