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Die Rechnung schreiben: Pflichtangaben für Selbstständige

Als Unternehmer erstellen Sie nach erbrachter Leistung oder Verkauf Ihres Produkts eine Rechnung. Diese kann schriftlich oder als elektronische Rechnung übermittelt werden. Damit Sie Fehler vermeiden, wenn Sie Ihre Rechnung stellen, zeigen wir Ihnen welche Angaben enthalten sein müssen und erklären, was eine Kleinstbetragsrechnung ist und was Kleinunternehmer bei der Rechnung beachten müssen.

Eng verbunden mit dem Thema Rechnung schreiben ist auch die ordnungsgemäße Buchführung.



Rechnungen schreiben auf einen Blick und Vorlage nutzen

Als Rechnung wird ein Dokument bezeichnet, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Rechnung sind in Papierform zu übermitteln oder, sofern das Einverständnis des Empfängers vorliegt, auch auf elektronischem Wege.

Sollen Rechnung per Fax gesendet werden, gilt hier, dass nur der Versand von Standard-Telefax an Standard-Telefax möglich ist - beim Versand an ein elektronisches Fax gelten die Anforderungen an elektronische Rechnungen. Sollte Thermopapier beim Fax verwendet werden, ist eine Kopie auf normalem Papier ratsam, damit die Rechnung 10 Jahre lang lesbar ist. Für Rechnungen gelten damit ebenfalls die in der Buchhaltung üblichen Aufbewahrungsfristen.

Wenn Sie nun eine Rechnung schreiben wollen, können Sie ganz bequem auch eine Rechnungsvorlage nutzen, damit alle wichtigen Angaben enthalten sind.

Wichtige Punkte bevor Sie starten und die Rechnung schreiben

Folgende Punkte sollten Sie beachten, bevor Sie mit dem Rechnung schreiben loslegen:

  • Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden. Bei Privatkunden sind Sie mit der  Rechnungsstellung an keine maximale Frist gebunden, wenn Sie die Rechnung schreiben wollen. Einzige Ausnahme sind "Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück".
  • Beachten Sie die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung von 10 Jahren.
  • Teilweise stellt auch der Leistungsempfänger eine Gutschrift aus - die Gutschrift gilt auch als Rechnung, sodass Sie keine gesonderte Rechnung schreiben müssen.
  • Für die Praxis: Geben Sie die Bankverbindung auf der Rechnung an und nennen Sie ein Zahlungsziel, wenn Sie die Rechnung schreiben!
  • Lassen Sie ein Rechnungsmuster von Ihrem Steuerberater prüfen, damit Sie im Nachhinein nicht erneut die Rechnung schreiben müssen und keine Probleme mit dem Finanzamt entstehen.
  • Rechnungen erfordern keine Unterschrift - Sie brauchen also nicht per Hand unterschreiben, wenn Sie Ihre Rechnung schreiben oder stellen.
  • Sollen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, muss eine Rechnung als Nachweis erfolgen. Diese muss maschinell erstellt und registriert worden sein.
  • Wird die Regelung für Kleinunternehmer in Anspruch genommen, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn Sie die Rechnung schreiben.
  • Die Kleinstbetragsrechnung für Beträge unter 150 € ermöglicht eine Abweichung von den Pflichtangaben auf der Rechnung
  • Außerdem gibt es zahlreiche Softwareprogramme, die Ihnen bei der Erstellung der Rechnung mit Vorlagen, Mustern oder Beispielen behilflich sind.
TIPP

Wenn Sie als Gründer die erste Rechnung schreiben wollen, beschäftigen Sie sich bestimmt auch mit dem Thema Buchhaltung: wir empfehlen Ihnen den passenden Steuerberater.

Pflichtangaben, wenn Sie die Rechnung schreiben

Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung  - ganz gleich ob schriftlich oder elektronisch erstellt und verschickt - folgende Angaben enthalten, wenn Sie die Rechnung stellen:

  • Wer stellt die Rechnung und an wen geht die Rechnung: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers - also Sie - und des Leistungsempfängers - also Ihr Kunde
  • Steuernummer: Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) - die USt-IdNr. musst stets bei Rechnungen enthalten sein, die ins europäische Ausland gehen
  • Gutschrift: Wenn statt der Rechnungsstellung eine Gutschrift erfolgt, muss auf der Gutschrift die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmens angegeben werden. Somit sollte der Gutschriftempfänger dem Aussteller der Gutschrift die gültige Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitteilen.
  • Wann wurde die Rechnung gestellt: das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Die Rechnungsnummer: eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen und wenn gewünscht Buchstaben, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller dient - die Rechnungsnummern müssen nicht lückenlos vergeben werden, dürfen aber nur einmalig verwendet werden, wenn Sie ein Rechnung stellen.
  • Wofür wurde die Rechnung gestellt: die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung müssen auf der Rechnung erkennbar sein
  • Wann wurde die Leistung erbracht: den Zeitpunkt (es reicht der Monat) der Leistungserbringung, Lieferung oder sonstigen Leistung; im Falle von Abschlagszahlungen müssen Sie den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts angeben, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt
  • Rechnungsbetrag: Aufschlüsselung nach: Nettobetrag der Rechnung, Angabe des Umsatzsteuersatzes, Höhe des Steuerbetrags, ggf. Angabe bei Steuerbefreiung wenn Sie die Rechnung schreiben
  • Rabatte, Skonto: jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts muss in der Rechnung aufgeführt werden, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Räumen Sie Ihren Kunden bspw. Skonto ein, wenn Sie die Rechnung schreiben, wissen Sie noch nicht, ob Ihre Kunden diese Möglichkeit auch nutzen. Somit formulieren Sie einen Zusatz zur Rechnung wie folgt: "3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach Rechnungserhalt"

In Sonderfällen (§ 14b Abs. 1 Satz 5 - Werkslieferungen oder Leistungen im Bau oder Ausbau an Privatkunden) einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (2 Jahre).

Per Vorlage die Rechnung schreiben

Wenn Sie eine Rechnung schreiben wollen, gibt es viele Punkte, die Sie beachten müssen. Entsprechend bietet es sich an, eine Rechnungsvorlage zu nutzen, die Sie dann auf Ihre eigene, individuelle Rechnung anpassen können.

Rechnung schreiben

Rechnungsvorlagen: Rechnung schreiben
Dieses Paket von Formblitz enthält 8 verschiedene Rechnungsvorlagen als Excel Tabelle. Die jeweilige Rechnung enthält die wichtigsten rechtlichen Bestandteile und kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Per Email die Rechnung elektronisch stellen

Egal ob Sie schriftlich die Rechnung stellen oder elektronisch per Mail verschicken. Die Pflichtangaben sind identisch, wenn Sie die Rechnung schreiben. Wichtig ist, dass bei der elektronischen Übermittlung folgende Punkte gemäß  § 14 Umsatzsteuergesetz gewährleistet sein müssen: "Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts". Auf der nächsten Seite erklären wir Ihnen, was Sie genau bei der elektronischen Rechnung beachten müssen.

TIPP

Rechnung schreiben online: nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware für Ihre Buchhaltung!

Was tun, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Sie haben die Rechnung mit einer entsprechenden Zahlungsfrist gestellt und stellen nun fest, dass noch keine Zahlung erfolgt ist. Dann stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen:

Rechnung stellen für Kleinunternehmer

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden und sich damit von der Umsatzsteuer befreit haben, dürfen Sie die Umsatzsteuer auch nicht ausweisen, wenn Sie Rechnung schreiben.

  • Es erfolgt keine Angabe des Umsatzsteuersatzes und keine Unterscheidung in einen Nettobetrag und den auf die Steuer entfallenden Anteil, wenn Sie die Rechnung stellen.
  • Zudem ist noch der folgende Hinweis auf der Rechnung praktikabel "Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten."

Ansonsten gelten alle Anforderungen, die oben genannt wurden, wenn Sie die Rechnung schreiben wollen.

Rechnung schreiben bis 150 €: Kleinstbetragsrechnung

Gemäß § 33 UStDV müssen Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 € nicht überschreitet - die so genannte Kleinstbetragsrechnung - , nur nachfolgende Angaben enthalten:

  • Wer stellt die Rechnung: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Das Ausstellungsdatum: wann wurde die Rechnung erstellt
  • Wofür wird die Rechnung gestellt: die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  • Rechnungsbetrag: das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Diese Regelung zur Kleinstbetragsrechnung kann in Ausnahmefällen wie Versandhandelslieferungen innerhalb der Europäischen Union nicht angewandt werden, wenn Sie eine Rechnung stellen.

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