Mahnung schreiben: Mahnverfahren, Fristsetzung und Vorlage

Sie haben eine Leistung erbracht und eine Rechnung gestellt, aber der Kunde zahlt nicht? Dann sollten Sie nach Ablauf der Zahlungsfrist sofort eine Mahnung schreiben. Gerade für kleinere Unternehmen, die von einigen wenigen Kunden abhängig sind, kann eine verspätete Zahlung zu einem Liquiditätsengpass oder schlimmstenfalls zur Insolvenz führen.

Um professionell, unkompliziert und rechtlich sicher Mahnungen zu erstellen, empfehlen wir die Verwendung einer professionellen Buchhaltungs- und Rechnungssoftware.

Mahnung: Fälligkeit vs. Verzug einer Zahlung

Um richtig zu mahnen, sollte man zunächst den Unterschied zwischen Fälligkeit und Verzug einer Zahlung kennen. Die Fälligkeit einer Zahlung definieren Sie in der ausgehenden Rechnung selbst; sie tritt mit Erreichung des Zahlungsziels ein (bspw. “Zahlbar innerhalb von 14 Tagen”). Die Fälligkeit einer Zahlung bedeutet jedoch noch keinen Verzug des Kunden, wie § 286 Abs. 3 des BGB definiert:

"Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist."

Im Klartext bedeutet das, dass der Verzug erst dann eintritt, wenn der Kunde bei nachweislicher Fälligkeit einer Rechnung trotz Eingang von Rechnung und Mahnung nicht zahlt. Der Verzug tritt allerdings nicht ein, wenn die Zahlung unverschuldet ausbleibt, wenn der Kunde die Rechnung bspw. nie erhalten hat.

Achtung bei Mahnungen an Privatkunden!

Für Mahnungen an Privatkunden gelten andere Regelungen als für Geschäftskunden: denn damit der Verzug einer Zahlung für Privatkunden automatisch (also ohne den Versand einer Mahnung) eintritt, muss ein bestimmtes Zahlungsziel festgelegt und bereits in der Rechnung auf die Folgen einer ausbleibenden Zahlung hingewiesen werden. Nur dann ist der Kunde 30 Tage nach Rechnungsstellung automatisch in Verzug. Informieren Sie Privatkunden in der Rechnung nicht über die Folgen eines Zahlungsausfalls, müssen Sie die erste Mahnung dazu nutzen, den Kunden erst einmal in Verzug zu setzen.

Wann Sie eine Mahnung schreiben sollten

Verstreicht das Zahlungsziel ohne Zahlungseingang, ist die Rechnung überfällig. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Kunden frühzeitig und freundlich auf seine verspätete Zahlung hinzuweisen. In der Regel wird eine Mahnung aber nicht sofort nach Ablauf der gesetzten Zahlungsfrist verschickt, sondern haben Kunden bis zu 30 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels Zeit, eine Zahlung zu veranlassen.

Oft hilft es aber auch bereits, den Kunden einfach anzurufen und nachzufragen, warum es zu einem Verzug gekommen ist. Hier können nun verschiedene Szenarien vorliegen:

  • Der Kunde hat keine Rechnung erhalten: In diesem Fall übersenden Sie die Rechnung einfach erneut. Weisen Sie den Kunden in dieser darauf hin, dass die Zahlungsfrist bereits angefangen bzw. abgelaufen ist und setzen Sie ihn in Verzug, um das Zahlungsziel nicht unnötig zu verlängern.
  • Der Kunde vergessen, die Rechnung zu begleichen: Möglicherweise können Sie sich bereits mündlich auf ein Zahlungsziel einigen, ohne dass Sie eine Mahnung versenden müssen.
  • Der Kunde steckt in Zahlungsschwierigkeiten: Hier könnte Ihnen die Übergabe der Forderung an ein Inkassobüro helfen. Ihr Kunde kann mit dem Inkassounternehmen eine Ratenzahlung vereinbaren.
  • Der Kunde ist insolvent: Achtung! Besteht die Insolvenz des Kunden erst seit kurzem, kann es sein, dass die Rechnung angefochten wird und Sie im schlimmsten Fall auf Ihrer Forderung sitzen bleiben. Melden Sie Ihre Forderung jedoch in jedem Fall gegenüber dem Insolvenzverwalter des Kunden an.
  • Der Kunde verweigert die Zahlung: In diesem Fall können Sie auf den Versand von Mahnungen verzichten und direkt das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Mehr dazu lesen Sie weiter unten.
  • Der Kunde verstrickt sich in Ausreden oder es handelt sich um eindeutigen Betrug: Leiten Sie am besten sofort das gerichtliche Mahnverfahren ein; liegen Ihnen eindeutige Beweise für Betrug vor, können Sie auch einen Zivilprozess anstoßen.

Bei den letzten vier Szenarien bietet es sich über das weitere Vorgehen hinaus an, keine neuen Bestellungen des Kunden anzunehmen bzw. auszuführen. So verhindern Sie, dass sich weitere offene Rechnungen ansammeln.

Mahnung richtig schreiben

Für Mahnungen sollten Sie auf jeden Fall die Schriftform wählen, damit Sie im Fall der Fälle einen Beleg haben, dass und wann Sie die Mahnung(en) verschickt haben. Beziehen Sie sich in der Mahnung immer auf die entsprechende Ursprungsrechnung, damit der säumige Kunde nachvollziehen kann, um welche Zahlung es geht. 

Beim Schreiben einer Mahnung hat sich ein dreistufiges (außergerichtliches) Mahnverfahren, die sogenannten Eskalationsstufen, bewährt:

  • “Zahlungserinnerung” (1. Mahnung)
  • 2. Mahnung
  • 3. Mahnung

Diese drei Schreiben werden jeweils im Abstand von zwei Wochen verschickt, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden. Das mehrstufige Mahnverfahren ist besonders empfehlenswert, wenn Sie das gute Verhältnis zum Kunden aufrechterhalten wollen.

Sie sind rechtlich gesehen allerdings nicht verpflichtet, Mahnungen zu verschicken, eine erste Mahnung oder “Zahlungserinnerung” und ggf. den Hinweis auf Zahlungsverzug genügt, damit Sie nach fruchtlosem Verstreichen ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten können. 

Wählen Sie in Ihren Schreiben klare und freundliche, aber bestimmte Worte. Bedenken Sie stets, dass es sich hier um einen Ihrer Kunden handelt und lassen Sie sich nicht von Wut leiten, während Sie die Mahnung formulieren. Verweigert der Kunde trotz freundlicher Erinnerung die Zahlung für einen nachweisbar bestätigten Auftrag, können sie das Mahnverfahren auch sofort anstoßen.

Mahnung Vorlage: Diese Elemente sollte eine Mahnung beinhalten

Eine Mahnung sollte dieselben grundlegenden Angaben aufweisen wie eine Rechnung. Darüber hinaus sollten folgende Elemente nicht fehlen:

  • Nummer der Ausgangsrechnung
  • Hinweis auf den Zahlungsverzug
  • Ursprüngliches Zahlungsziel
  • Neues Zahlungsziel
  • Ausstehende Summe
  • Ab Mahnung 2: Mahngebühren und Verzugszinsen

Nachfolgend können Sie eine Mahnung Vorlage kostenlos herunterladen. Wenn Sie Ihre Zahlungsziele im Blick behalten wollen, empfehlen wir ein Rechnungsprogramm zu verwenden.

Mahnung Vorlage

Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen

Generell können Sie folgende Gebühren erheben, wenn Sie Mahnungen erstellen:

  • Mahngebühren
    Erstellen Sie die Mahnungen selbst, können Sie den Aufwand für Papier und Porto erheben (2,50 Euro pro Mahnung), aber auch weitere anfallende Kosten wie etwa Auslagen für Rücklastschriften (3 Euro) oder Adressermittlung (5 bis 25 Euro).
  • Verzugszinsen
    § 288 Abschn. 1 und 2 BGB legt den Zinssatz für Zahlungsverzug fest: Bei B2B-Geschäften sind es i. d. R. acht Prozent, bei Verbrauchern fünf Prozent.

Da es keine gesetzliche Regelung zum außergerichtlichen Mahnverfahren gibt, können Sie selbst entscheiden, ob Sie bereits am ersten Verzugstag Gebühren und Zinsen fordern – der Anspruch darauf besteht, sobald der Kunde in Zahlungsverzug gerät. Schalten Sie ein Inkassobüro oder einen Anwalt für das Forderungsmanagement ein, können sich die Kosten für den Schuldner schnell im dreistelligen Bereich bewegen.

Was, wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt?

Das Zahlungsziel ist verstrichen und Sie warten immer noch auf den Zahlungseingang? Dann können Sie jetzt einen Antrag auf Erlass des Mahnbescheids stellen. Somit wird die außergerichtliche Mahnung zu einer gerichtlichen, aber nur so können Sie die Verjährung der Forderung verhindern. Die Gebühren für den Antrag auf eine gerichtliche Mahnung sind nach Forderungshöhe gestaffelt und liegen bei 32 bis 120 Euro. Durch ein gerichtliches Mahnverfahren wird die ausstehende Forderung per Gerichtsbeschluss und notfalls durch einen Vollstreckungsbescheid vom Gerichtsvollzieher eingetrieben. Ist die fällige Forderung unbestreitbar (wenn bspw. schriftliche Dokumente vorliegen), bietet sich das gerichtliche Mahnverfahren sehr gut an, um doch noch an sein Geld zu kommen.

Alternativ zum gerichtlichen Mahnverfahren haben Sie auch die Möglichkeit des Zivilprozesses, indem Sie eine Klage einreichen. Dies bietet sich allerdings erst an, wenn der Schuldner dem Mahnbescheid widerspricht, da sich der Mahnprozess ansonsten in die Länge ziehen kann. Wenn Sie also bereits davon ausgehen, dass der säumige Kunde dem Mahnbescheid widersprechen wird, sparen Sie wertvolle Zeit, indem Sie direkt Klage einreichen.

Idealerweise sprechen Sie vor Beantragung gerichtlicher Verfahren aber immer zuerst mit dem Kunden, denn durch den Einsatz dieser Methoden wird er vermutlich von einer zukünftigen Zusammenarbeit abgeschreckt. Nur im äußersten Fall, wenn Sie Betrug oder böse Absicht unterstellen müssen, sollten das gerichtliche Mahnverfahren oder der Zivilprozess zum Einsatz kommen.

TIPP

Wenn Kunden nicht zahlen, können Sie durch den Verkauf Ihrer Forderung an ein Inkasso-Unternehmen Ihre Liquidität sicherstellen.

Zum Inkasso-Guide

Wo beantrage ich das Mahnverfahren?

Das gerichtliche Mahnverfahren beantragen Sie direkt online beim Portal Online-Mahnantrag. Auch für EU-Länder kann einfach ein Antrag auf Erlass des Mahnbescheids gestellt werden. Schwieriger wird es jedoch, wenn der Schuldner außerhalb der EU sitzt. Hier müssen Sie sicher sein, dass die Rechnung rechtens ist und dass der Auftrag ordnungsgemäß ausgeführt wurde und auch alle Nachweise dafür vorlegen können. Ansonsten kann sich das Gerichtsverfahren in die Länge ziehen und kostspielig werden.

Wann ist eine Mahnung entbehrlich?

In der Regel sind Mahnungen nicht zwingend notwendig, da laut § 286 BGB Abs. 2 Zahlungsverzug sofort eintritt, wenn einer der folgenden Fälle zutrifft:

  • Die Leistungszeit ist nach dem Kalender bestimmt; Sie haben ein bestimmtes Zahlungsziel angegeben (bspw. “Fällig 14 Tage nach Lieferung”)
  • Der Schuldner verweigert die Zahlung ausdrücklich
  • Unter Abwägung beidseitiger Interessen ist der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt:
     
    • Rücklastschrift (fahrlässige Pflichtverletzung des Schuldners)
    • Wiederkehrende (fruchtlose) Zahlungsversprechen des Schuldners, wodurch Sie am Mahnen gehindert werden (“Die Überweisung ist heute erfolgt” o. Ä.)
    • Der Schuldner entzieht sich durch Wechsel des Wohnsitzes dem Zugang der Mahnung
    • Der Schuldner hat wissentlich eine andere Leistung als die geforderte erbracht, erbringt jedoch die geforderte Leistung nicht

Fazit: Sorgen Sie für rechtzeitige Zahlungseingänge

Anstatt sich darüber zu ärgern, dass Ihr Kunde nicht zahlt, sollten Sie zunächst einmal herausfinden, warum er nicht zahlt. Ist der Kunde unzufrieden mit Ihrer Leistung, hat er eine grundsätzlich schlechte Zahlungsmoral oder liegen schlichtweg finanzielle Probleme oder gar eine Insolvenz vor? Suchen Sie das direkte Gespräch, setzen Sie den Kunden förmlich in Verzug und finden Sie den Grund für den Ausblieb der Zahlung heraus. Im Anschluss können Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie weiter vorgehen möchten, ob Sie Mahnungen versenden oder direkt rechtliche Schritte einleiten.

Wurde die Rechnung korrekt erstellt?

Damit die Forderung nicht angefochten werden kann, ist es wichtig, dass die ausgehende Rechnung – und auch die darauffolgenden Mahnungen – korrekt erstellt wurden (zusätzlich zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags Ihrerseits). 

Bis vor einer Weile konnten Sie Ihre Rechnungen und Mahnungen problemlos mit einer Vorlage erstellen, doch seitdem eine GoBD-Gesetzesänderung in Kraft getreten ist, müssen Rechnungsdokumente zwingend in unveränderlicher Form vorliegen. Deshalb sollte jeder Unternehmer ein Tool zur Erstellung seiner Rechnungen bzw. Mahnungen verwenden. Dies reduziert auch die Fehleranfälligkeit und in Folge auch die Anfechtbarkeit der Rechnungen und erleichtert insgesamt die Rechnungserstellung.

Moderne Rechnungsprogramme sind mittlerweile dazu in der Lage, den Zahlungseingang von Rechnungen zu überwachen und Sie zu erinnern, sobald das Zahlungsziel überschritten wurde. Zahlungserinnerungen sowie darauffolgende Mahnungen können Sie mit nur einem Klick als PDF Datei erstellen und versenden. So müssen Sie nicht länger manuell die Daten eingeben, Ihre Rechnungsdokumente erfüllen alle Standards sowie die Anforderungen der GoBD und sind garantiert rechtlich einwandfrei. Zusätzlich müssen Sie sich nicht überlegen, wie Sie die Mahnung formulieren.

Mahnungen mit Buchhaltungssoftware erstellen