Die Mahnung als nächster Schritt nach der Zahlungserinnerung

Wenn Sie Ihre Leistung ordnungsgemäße und nach vertraglichen Pflichten erbracht haben, wird der vereinbarte Preis durch den Kunden fällig - sprich Sie schreiben eine Rechnung. Hält der Kunde die Zahlungsfrist nicht ein, können Sie zunächst mit einer Zahlungserinnerung starten.

Weigert der Schuldner sich weiterhin, sollten Sie den Mahnweg beschreiten. Hier können Sie zunächst eine Mahnung verschicken. Zudem steht Ihnen das gerichtliche Mahnverfahren offen.



Die Mahnung als notwendiger Schritt

Eine Mahnung ist sicherlich keine angenehme Angelegenheit und kann eine ursprünglich gute Kundenbeziehung belasten. Auf der anderen Seite belasten aber auch überfällige Rechnungen für die erbrachte Leistung eine Kundenbeziehung und können auf Ihrer Seite zu Problemen führen. Dies müssen Sie sich ebenfalls stets vor Augen halten.

Grundsätzlich gibt es zwei Prozesse im Mahnwesen, um offene Forderungen einzutreiben: die außergerichtliche Mahnung und die gerichtliche Mahnung. Üblicherweise geht die Mahnung an den Schuldner zunächst außergerichtlich. Darüber hinaus wird eine Mahnung mehrfach getätigt, bevor es zu einer gerichtlichen Mahnung kommt. Außergerichtliche Mahnungen sind jedoch gesetzlich nicht vorgeschrieben und man kann grundsätzlich auch direkt zur gerichtlichen Mahnung greifen. Jedoch hat sich die außergerichtliche Mahnung als Vorstufe zur gerichtlichen Mahnung in der Praxis etabliert.

1. Schritt: die außergerichtliche Mahnung schicken

Bei der außergerichtlichen Mahnung gibt es üblicherweise einen dreistufigen Mahnprozess. Auf die erste Mahnung, die man auch als Zahlungserinnerung bezeichnen kann, folgen die zweite Mahnung und daraufhin die letzte Mahnung. Die Häufigkeit einer Mahnung ist gesetzlich nicht reglementiert. Man kann beliebig oft außergerichtlich eine Mahnung senden, falls der Schuldner nicht  zahlt. In der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass es oft am effektivsten ist, nur eine außergerichtliche Mahnung zu senden. Kunden, die ihre Schulden nach der ersten Mahnung nicht von sich aus begleichen, tun dies in den meisten Fällen auch nach einer zweiten oder dritten Mahnung nicht.

Vorgehensweise bei einer Mahnung

Um schließlich eine gerichtliche Mahnung einleiten zu können, muss Zahlungsverzug vorliegen. Bei Rechnungen ohne Fälligkeitsdatum tritt Zahlungsverzug erst nach Zustellung der ersten Mahnung ein. Bei Rechnungen mit Fälligkeitsdatum tritt Zahlungsverzug ebenfalls nach Zustellung der ersten Mahnung oder aber automatisch 30 Tage nach Ablauf des Fälligkeitsdatums ein. In Fällen, in denen der Schuldner kein anderes Unternehmen sondern ein Endverbraucher ist, muss der Unternehmer dem Kunden erst eine Mahnung zukommen lassen oder bereits in der Rechnung auf die Regelungen zum Zahlungsverzug hinweisen.

Alle Geschäftsvorfälle sollten im Forderungsmanagement über die Debitorenbuchhaltung erfasst und nachgehalten werden. Es ergibt oft keinen Sinn, direkt nach Fälligkeit einer Rechnung eine Mahnung zu senden, da sich Zahlungszeitpunkt und Zahlungseingang überschneiden können. Andererseits sollten Gründer auch nicht zu lange mit der Mahnung warten, da die Kunden sonst implizit ein längeres Zahlungsziel erhalten und dieses teilweise auch nutzen werden. Als Vorstufe zur Mahnung dient die Zahlungserinnerung.

Auch wenn Sie verschiedene Mahnstufen planen, sollte in der Mahnung selbst keine Nummerierung vorgenommen werden. Verschickt man eine als erste Mahnung gekennzeichnete Mahnung, vermutet der Schuldner mindestens eine weitere Mahnung und wird im Zweifelsfall länger auf das Begleichen der Forderung verzichten. Je nach Wichtigkeit des Schuldners bzw. der Forderung empfiehlt es sich, eine mehr oder weniger standardisierte Mahnung zu formulieren und wenn vorhanden in einer Anwendungssoftware wie im ERP-System zu hinterlegen. Für wichtigere Kunden sollten aber spezifische betriebsinterne Gesichtspunkte berücksichtigt werden, da eine direktere Ansprache die Zahlungsmoral steigern kann.

Formvorgaben bei der außergerichtlichen Mahnung

Eine Mahnung ist grundsätzlich an keine Form gebunden. Aufgrund der Beweissicherung sollte sie aber schriftlich erfolgen. Im Streitfall muss der Zugang der Mahnung nachgewiesen werden. Bei wichtigen Kunden oder schwierigen Fällen ist es oft besser, zunächst auf eine telefonische Mahnung oder Zahlungserinnerung zurückzugreifen. Die Praxis zeigt, dass die Erfolgswahrscheinlichkeit hier weit höher ist, als wenn man direkt eine Mahnung versendet. Es ist allerdings eine Kosten-Nutzen-Abwägung, da dies auch wesentlich mehr Zeitaufwand erfordert, als eine Mahnung zu senden.

In der Vergangenheit gab es zahlreiche Fälle - auch vor Gericht - in denen die Mahnung aufgrund unklarer Formulierungen nicht als solche akzeptiert wurde. Nicht akzeptiert wurden beispielsweise eine Erklärung, dass der Zahlung jetzt gerne entgegengesehen wird, oder die Übersendung einer Zahlungsaufstellung. Es empfiehlt sich, insbesondere die Begriffe mahnen oder Mahnung zu verwenden, um Unklarheiten zu vermeiden.

Auch eine Zahlungserinnerung kann als Mahnung gewertet werden, wenn sie entsprechend formuliert wird. In der Mahnung muss der Kunde konkret benannt werden. Zudem muss sich jede Mahnung auf eine konkrete Forderung beziehen. Das gilt insbesondere, wenn beim gleichen Kunden mehrere offene Forderungen bestehen. In der Mahnung ist dann noch eine Zahlungsfrist anzugeben, wobei Sie in der ersten Mahnung noch darauf verzichten können. Auch der Ton und die Formulierung sollte - wenn Sie mehrere Mahnungen planen - von Mahnung zu Mahnung deutlicher werden. In Ihrer letzten Mahnung sollten Sie dann auch gerichtliche Schritte als Konsequenz ankündigen. Aber wie bereits geschrieben, Sie müssen nicht mehrere Mahnungen schicken, sondern können dies auch direkt in der ersten Mahnung vollziehen.

Vorlagen für die Mahnung

Sie sind sich unsicher bei der Formulierung der Mahnung? Nutzen Sie bestehende Vorlagen, um Ihre Mahnung zu erstellen. Je nach Kunde können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen für die Mahnung wählen - von der freundlichen Mahnung bis hin zur Drohung mit dem Anwalt. Neben der Vorlage für eine Mahnung finden Sie zusätzlich auch eine Vorlage für die Zahlungserinnerung.

2. Schritt: das gerichtliche Mahnverfahren

Nach Eintritt des Zahlungsverzugs kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Im Gegensatz zu einer Klage ist dies eine vereinfachte Möglichkeit, einen Vollstreckungsbescheid zu erwirken, ohne einen Anwalt hinzuzuziehen. Es liegt allerdings im eigenen Ermessen, ob man diese Form der Mahnung als Verfahren der direkten Klage vorzieht. Bei einer gerichtlichen Mahnung hat der Schuldner die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen und so den Prozess zu verzögern. Dies mündet häufig auch in einer Klage und verursacht ähnliche Kosten. Ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich ein bestimmter Schuldner gegen einen Mahnbescheid wehrt, kann es unter Umständen effizienter sein direkt Klage einzulegen.

Um die gerichtliche Mahnung einzuleiten, muss ein Mahnantrag beim zuständigen Mahngericht gestellt werden. Für den Antrag auf Mahnbescheid gibt es Formulare und Ausfüllhilfen, die von den deutschen Mahngerichten zur Verfügung gestellt werden. Es ist ratsam diese auch für Ihren Mahnbescheid zu verwenden. Der Antrag wird auf gesetzliche Vorgaben hin geprüft und bei Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit erlässt das Gericht einen Mahnbescheid. Im Gegensatz zur Zusendung einer außergerichtlichen Mahnung hemmt die amtliche Zustellung des Mahnbescheids die Verjährung der Forderung, d.h. die Forderungen verfällt nicht, solange die gerichtliche Mahnung anhängig ist.

Nach Zustellung des Mahnbescheids hat der Schuldner die Möglichkeit Widerspruch gegen die Mahnung einzulegen. Nimmt der Schuldner diese Option wahr, führt das zu einem Verfahrensstillstand. Jede Partei hat aber weiterhin die Möglichkeit, den Streitweg zu beschreiten und Klage zu erheben. Legt der Schuldner keinen oder nicht fristgerecht Widerspruch ein, kann man gegen ihn einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Auch gegen den Vollstreckungsbescheid kann innerhalb von zwei Wochen Einspruch eingelegt werden. Tut der Schuldner dies nicht, wird der Bescheid rechtskräftig. Legt der Schuldner Einspruch ein, wird das Verfahren an das Streitgericht übergeben und in einem Prozess geklärt.

Mahnungen effizient handhaben: das Mahnwesen

Offene und überfällige Rechnungen im Blick zu haben, ist wichtig für die eigene Liquidität und Zahlungsfähigkeit. Doch im nächsten Schritt muss beim Feststellen ausbleibender Zahlungen auch ein Verfahren eingeleitet werden, um den Betrag einzutreiben - sprich Zahlungserinnerungen und Mahnungen müssen erfolgen: dies ist die Aufgabe für das betriebliche Mahnwesen.

TIPP

Ein Anwalt unterstützt Sie bei Ihren Mahnungen und gerichtlichen Auseinandersetzungen. Wir empfehlen den passenden Anwalt.

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