Unbezahlte Rechnungen sind nicht nur ärgerlich, sie können auch zu Liquiditätsengpässen führen. Ihr habt für euren Kunden eine hochwertige Leistung pünktlich erbracht und euer Kunde zahlt nicht? Was jetzt folgt, ist das Mahnwesen. In unserem Praxiswissen kompakt klären wir die vier wichtigsten Fragen zum Thema “richtig mahnen”.
#1 Muss ich vor der Mahnung eine Zahlungserinnerung schreiben?
Nein, müsst ihr nicht. Es ist aber sinnvoll, weil die Zahlungserinnerung das gute Verhältnis zum Kunden aufrechterhält. Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis – geschrieben in freundlichem Ton. Die Zahlungserinnerung setzt euren Kunden nicht in Verzug, hat also keinerlei rechtliche Relevanz.
#2 Was muss genau auf der Mahnung stehen?
Das Wort “Mahnung” muss klar erkennbar sein. Sie muss sich auf eine Rechnung beziehen und somit auch Rechnungsnummer und Rechnungsdatum beinhalten. In der Mahnung setzt ihr eine Frist und kündigt rechtliche Schritte an für den Fall, dass der Kunde trotzdem nicht zahlt.
Das steht in einem perfekten Mahnschreiben:
- Datum der Mahnung,
- Angabe der Rechnung inkl. Datum und Nummer,
- Angabe eines neuen Zahlungsziels,
- Mahnkosten, wenn euer Kunde bereits in Verzug ist. Ist auf der Rechnung kein Zahlungsdatum angegeben, so tritt nach 30 Tagen laut Gesetz der Verzug ein. Formuliert ihr dagegen ein konkretes Zahlungsdatum, beispielsweise ein 14-tägiges Zahlungsziel mit exakter Angabe des Datums, dann ist euer Kunde automatisch in Verzug, sobald die 14-tägige Zahlungsfrist überschritten ist.
- Ankündigung der Folgen, wenn euer Kunde die Mahnung verstreichen lässt.
#3 Wie oft muss ich mahnen?
Einmal mahnen genügt. Jedoch haben sich in der Praxis nach der Zahlungserinnerung drei Mahnstufen eingebürgert:
- Freundliches Erinnerungsschreiben
- Erste Mahnung
- Zweite Mahnung
- Dritte und letzte Mahnung
Allerdings handelt es sich dabei um Kulanz gegenüber dem Kunden. Ihr bewahrt euch mit diesem Verfahren ein Image, auch mit schlechten Zahlern freundlich zu verfahren. Der Nachteil ist aber natürlich, dass ihr dabei Zeit verliert. Wenn ihr eine einzige Mahnung verschickt, dann könnt ihr nach Verstreichen der gesetzten Zahlungsfrist sofort zu rechtlichen Maßnahmen greifen.
#4 Kunde zahlt trotz Mahnung nicht, wie geht es weiter?
Zahlt euer Kunde nicht, folgt das gerichtliche Mahnverfahren. Das könnt ihr selbst einleiten, wenn ihr euch die richtigen Formulare dafür besorgt. Oder ihr delegiert das gerichtliche Mahnverfahren an einen Rechtsanwalt oder beauftragt dafür ein Inkasso-Unternehmen. Vorteil des Delegierens: Es passieren keine Fehler beim Ausfüllen des Formulars, das komplizierte, juristische Formulierungen enthält.
Fazit: richtig mahnen (inkl. Bonustipp)
Säumige Zahler kosten euch Zeit und Geld. Das kann so weit gehen, dass ihr selbst durch Liquiditätsengpässe in Zahlungsschwierigkeiten geratet. Daher ist es wichtig, die Prozesse beim Mahnen gut zu kennen. Außerdem hilft euch dieses Wissen, wenn ihr euren Anwalt oder ein Inkassobüro beauftragt.
Bonustipp: Ihr könnt nicht nur die Prozesse beim Mahnbescheid oder beim Inkasso delegieren. Mit Factoring könnt ihr euer komplettes Mahnwesen auslagern, dabei bekommt ihr für eure Rechnungen stets sofort das Geld. Die wichtigsten Fragen zum Thema Factoring haben wir hier für euch geklärt.
