Die 1-Prozent-Regelung beim Dienstwagen: Wann ist sie sinnvoll?

Als Existenzgründer nutzen Sie Ihren Pkw wahrscheinlich sowohl betrieblich als auch privat. Wichtig ist für die Steuererklärung, ob das Auto Ihrem Betriebsvermögen oder Ihrem Privatvermögen zugeordnet wird, wobei eine Zuordnung zum Betriebsvermögen in der Regel steuerlich günstiger ist. Bei der Zuordnung orientiert man sich wie folgt:

• weniger als 10 % betriebliche Fahrten: Privatfahrzeug - in diesem Fall können Selbstständige dies Auto nicht betrieblich absetzen
• mehr als 50 % betriebliche Fahrten: Dienstwagen
• mehr als 10 %, aber weniger als 50 % betriebliche Fahrten: Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Für Ihr Privatfahrzeug ist die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch nicht relevant. Wenn Sie Ihr Privatfahrzeug jedoch für betriebliche Zwecke einsetzen, können Sie pro Kilomenter 30 Cent als Betriebsausgabe geltend machen.

Die Einordnung als Dienstwagen hat gleich mehrere steuerliche Vorteile in der Buchhaltung. So können Sie den gesamten Anschaffungspreis abschreiben – in der Regel über 6 Jahre (mehr zum Thema Abschreibungen und Afa). Außerdem können Sie zusätzliche Kosten für Ihren Dienstwagen innerhalb des Geschäftsjahres als betriebliche Ausgaben geltend machen. Dazu zählen zum Beispiel die Kosten für Steuern und Versicherungen. Auch die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte (z. B. Ihrem Betrieb oder einem Kunden) können Sie mit 0,30 € pro Kilometer ansetzen. Allerdings: Die Nutzung für private Fahrten müssen Sie versteuern.

Da Sie die Kosten für Ihren Dienstwagen von der Steuer absetzen können, profitieren Sie davon, wenn Sie Ihren Dienstwagen auch privat nutzen. Das ist ein sogenannter geldwerter Vorteil. Um diesen geldwerten Vorteil besteuern zu können, berechnet das Finanzamt einen bestimmten Betrag, der Ihrem Gewinn im Geschäftsjahr hinzugerechnet wird – als hätten Sie zusätzliche Einnahmen gehabt. Diese fiktiven Einnahmen werden dann entsprechend besteuert.

Es handelt sich dabei um den viel diskutierten § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Die große Frage ist natürlich: Wie hoch sind diese fiktiven Einnahmen und wie werden sie berechnet? Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Die 1-Prozent-Regelung ist für Selbstständige definitiv die bequemere Alternative. Sie brauchen sich um kaum etwas zu kümmern, da Ihr geldwerter Vorteil pauschal berechnet wird. Und zwar so:

• Entscheidend ist der Bruttolistenpreis Ihres Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Wenn Sie sich zusätzlich eine Sonderausstattung gegönnt haben, wird auch diese hinzugerechnet.
• Aus diesen Posten ergibt sich eine Gesamtsumme. 1 % dieser Gesamtsumme wird nun monatlich zu Ihren Betriebseinnahmen hinzugerechnet – daher der Name „1-Prozent-Regelung".
• Zusätzlich werden pro gefahrenem Kilometer 0,30 € veranschlagt.

Ein Rechenbeispiel zeigt am besten, wie die 1-Prozent-Regelung für Firmenwagen funktioniert.

Beispiel für die Berechnung der 1-Prozent-Regelung:

• Nehmen wir an, der Bruttolistenpreis Ihres Firmenwagens beträgt 20.000 €.
• Zusätzlich haben Sie sich für eine Sonderausstattung (z. B. Ledersitze) für 5.000 € entschieden.
• Der Gesamtpreis hätte also zum Zeitpunkt der Erstzulassung 25.000 € betragen.

Und dieser Preis ist selbst dann die Grundlage, wenn Sie einen Gebrauchtwagen fahren. 1 % von 25.000 € sind 250 € – das ist Ihr geldwerter Vorteil, der monatlich als fiktive Einnahme berechnet wird. Somit erhöht sich Ihr Gewinn (und damit anteilig auch die Steuerlast) um 3.000 € pro Jahr. Dabei handelt es sich speziell um die steuerliche Betrachtung für Einzelunternehmer oder Freiberufler.

• Hinweis: Bei Gesellschaften wie der GmbH oder der UG ist die steuerliche Betrachtung etwas komplexer, wenn Sie als Geschäftsführer den Firmenwagen privat nutzen. In diesem Fall wird der geldwerte Vorteil dem Gehalt hinzugerechnet. Daraus entsteht durch die 1-Prozent-Regelung ein höherer Gehaltsaufwand für die Gesellschaft. Für den Geschäftsführer sinkt das Netto-Gehalt. Auf Ebene der Gesellschaft wird der erhöhte Gehaltsaufwand durch einen Ertrag, auf den Umsatzsteuer zu zahlen ist, ausgeglichen.

An dieser Rechnung erkennen Sie aber grundlegend: Die 1-Prozent-Regelung ist für Sie dann günstig, wenn der Bruttolistenpreis Ihres Fahrzeugs sehr niedrig ist oder wenn Sie Ihren Dienstwagen häufig auch für private Zwecke nutzen. Ist beides nicht der Fall, ist die zweite Möglichkeit der Besteuerung für Sie wahrscheinlich die günstigere Alternative.

In einem Fahrtenbuch vermerken Sie sämtliche Fahrten, die Sie mit Ihrem Pkw unternehmen. Am Ende des Jahres werden dann nur die Fahrten als geldwerter Vorteil besteuert, die Sie tatsächlich privat unternommen haben. Sind das nur wenige, ist das Fahrtenbuch deutlich günstiger für Sie. Auch wenn mehrere Fahrer den Firmenwagen nutzen, kann ein Fahrtenbuch sinnvoll sein – denn eventuelle Verstöße fallen sonst auf den Fahrzeughalter zurück, sofern der Fahrer nicht anderweitig ermittelt werden kann.

Allerdings ist ein Fahrtenbuch auch mit hohem Aufwand verbunden, denn das Finanzamt stellt hohe Ansprüche. Werden diese Anforderungen nicht eingehalten, kann das Finanzamt nachträglich die 1-Prozent-Regelung anstelle des Fahrtenbuchs ansetzen:

• Ein Fahrtenbuch muss laufend (das ganze Jahr über), lückenlos und zeitnah (möglichst bald nach jeder Fahrt) geführt werden. Jede einzelne Fahrt ist zu vermerken.
• Ein Fahrtenbuch darf nicht manipulierbar sein. Lose Blätter gelten also nicht, ebenso wenig eine selbst geführte Excel-Tabelle.
• Folgende Angaben müssen für jede Fahrt festgehalten werden: Datum, Reiseziel, Zweck der Reise (z. B. mit dem Namen des Kunden), Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, unvermeidbare Umwege.

Da ein Eintrag schnell einmal vergessen wird, empfiehlt sich die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs. Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten, denn das Finanzamt akzeptiert nur Software, die alle Anforderungen zu 100 % erfüllt. Wir empfehlen Ihnen das elektronische Fahrtenbuch, wenn Sie ganz sichergehen wollen. Hierfür haben wir verschiedene Anbieter für das elektronische Fahrtenbuch verglichen.

Vorteile und Nachteile der 1-Prozent-Regelung sehen Sie in der folgenden Gegenüberstellung.

Nutzen Sie also bei überwiegender betrieblicher Nutzung, im im Fuhrpark und beim Flottenmanagement in jedem Fall ein Fahrtenbuch.

Der Wechsel zwischen den beiden Methoden ist immer nur zum Jahresbeginn möglich – es sei denn, Sie schaffen sich im laufenden Geschäftsjahr ein neues Auto an. Sie denken über einen Wechsel nach oder treffen zum ersten Mal die Entscheidung? Dann informieren Sie sich hier über das elektronische Fahrtenbuch.