Zahlungserinnerung schreiben: Fristen, Formulierung und Vorlage

Nach der Rechnung erwarten Sie die Zahlung des Kunden. Wenn der Zahlungseingang ausbleibt, können Sie einfach eine freundliche Zahlungserinnerung schreiben. Sie fühlen sich unsicher bei der Formulierung und wollen Ihre Kunden nicht vor den Kopf stoßen? Nutzen Sie eine Zahlungserinnerungs-Vorlage.

1. Zahlungserinnerung: Vorlage oder Software nutzen

Sie fühlen sich unsicher bei der Formulierung der Zahlungserinnerung? Für einen professionellen Eindruck, können Sie eine bestehende Vorlage oder auch eine Rechnungssoftware nutzen. Ein Rechnungsprogramm bietet gegenüber einer Vorlage für die Zahlungserinnerung viele Vorteile:

  • Erinnerung bei Überschreitung der Zahlungsfrist
  • Kundendaten per Klick aus der Rechnung übernehmen
  • Automatische Ergänzung aller Pflichtangaben
  • Rechtlich immer auf dem neuesten Stand
  • Überwachung der Zahlungseingänge
  • Auch für Kleinunternehmer geeignet
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Zahlungserinnerung schreiben mit einer Vorlage
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2. Wichtige Fragen zum Thema

Die Begriffe Mahnung und Zahlungserinnerung werden zwar gerne synonym verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Dokumente. Wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, entstehen für den säumigen Kunden keine rechtlichen Folgen, während die verstrichene Zahlungsfrist einer Mahnung als Anstoß für ein gerichtliches Mahnverfahren gelten kann.

Das hängt ganz von der Kundenbeziehung ab – handelt es sich um einen langjährigen Kunden, können Sie auch gern kreativer werden, was die Formulierung der Zahlungserinnerung betrifft. Bei Neu- oder Gelegenheitskunden ist es allerdings zu empfehlen, freundlich, aber seriös zu agieren.

Je nachdem, um was für einen Kunden es sich handelt, können Sie anstatt dem Versand einer Zahlungserinnerung per Mail auch erst einmal telefonisch nachhaken, warum die Zahlung ausgeblieben ist.

Ob Sie die Zahlungserinnerung per Mail oder per Post schicken, ist ebenfalls Ihnen überlassen – hier ist entscheidend, wie der bisherige Briefverkehr mit dem Kunden abgewickelt wurde. Den Brief sollten Sie zur Absicherung allerdings per Einschreiben versenden, dann können Sie die Zustellung zu einem späteren Zeitpunkt auch nachweisen.

Eine Zahlungsaufforderung für eine nicht gezahlte Rechnung können Sie im Grunde dann verschicken, wenn das festgesetzte Zahlungsziel überschritten wurde. In der Regel sind das 10 bis 14 Tage nach Rechnungsstellung. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch 2 bis 3 Tage nach Fälligkeit zu warten, bevor Sie Zahlungserinnerung schreiben, da Überweisungen zwischen Banken durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen können. Sonst überschneidet sich womöglich der Zahlungseingang mit Ihrer Zahlungserinnerung.

Die neue Frist zur Fälligkeit der offenen Forderung, die Sie auf der Zahlungserinnerung dem Schuldner für den offenen Rechnungsbetrag setzen, obliegt Ihnen. Dabei sollten Sie aber nicht zu viel Spielraum einräumen, da sich sonst alles in die Länge zieht. 7 Tage erscheinen vollkommen angemessen.

Wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, sollten grundsätzlich dieselben Angaben wie auf einer Rechnung zu finden sein, darüber hinaus aber noch folgende:

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der Ausgangsrechnung
  • Kundennummer
  • Fälligkeitsdatum
  • Offener Rechnungsbetrag
  • Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang 
  • Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs

In der Zahlungserinnerung werden grundsätzlich keine Mahngebühren erhoben. Dies geschieht erst, wie der Name bereits sagt, mit der Mahnung.

Die freundliche Zahlungserinnerung wird einmal versendet. Nachdem die neue Zahlungsfrist fruchtlos abgelaufen ist, können Sie eine Mahnung verschicken.

Bleibt die Zahlung auch nach der Zahlungserinnerung aus, sollten Sie zum nächsten Schritt übergehen und eine Mahnung schreiben. Sie können die Forderung aber auch direkt an ein Factoring-Unternehmen verkaufen, um Ihre Liquidität zu sichern. Nach fruchtloser Mahnung können Sie das gerichtliche Mahnverfahren und einen Mahnbescheid beantragen.

3. Was muss in einer Zahlungserinnerung stehen?

Eine Zahlungserinnerung sollte stets dieselben grundlegenden Angaben aufweisen wie eine Rechnung, darüber hinaus müssen folgende Bestandteile enthalten sein:

BestandteilErläuterung
TitelDie Überschrift "Zahlungserinnerung" sollte nicht fehlen, damit der Kunde auf den ersten Blick die Dringlichkeit des Dokuments einschätzen kann.
Nummer der AusgangsrechnungMit der Nummer der Originalrechnung kann der Kunde die Zahlungserinnerung besser zuordnen.
Kopie der AusgangsrechnungLegen Sie der Zahlungserinnerung stets eine Kopie der Originalrechnung bei.
Hinweis auf ZahlungsverzugSetzen Sie den Kunden höflich in Verzug. Dies ist besonders bei Privatkunden wichtig.
Ursprüngliches ZahlungszielDatum, bis wann die Originalrechnung eigentlich hätte beglichen werden sollen.
Neues ZahlungszielHier sind Sie flexibel; je nach Kunde und Ihrer Liquidität können Sie eine passende Frist setzen.
Ausstehende SummeListen Sie die Originalsumme inkl. ihrer Bestandteile (etwa MwSt.) auf.

4. Zahlungserinnerung formulieren – so geht's

Bei einer Zahlungserinnerung wird zunächst davon ausgegangen, dass der Kunde einfach vergessen hat, die Rechnung zu begleichen. Dementsprechend sollten Formulierungen in der Zahlungserinnerung freundlich sein, wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben:

  • Wir haben uns über Ihre Bestellung vom ... gefreut und können es natürlich verstehen, wenn man eine Rechnung mal übersieht oder einfach vergisst. Deshalb möchten wir Sie daran erinnern, den ausstehenden Betrag in Höhe von ... zu begleichen.
  • Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung vom ... noch nicht beglichen wurde.

Wir haben Ihnen weitere Formulierungsvorschläge für Zahlungserinnungen und eine Vorlage vorbereitet.

Zur Vorlage und den Formulierungen

Zahlungserinnerung schreiben: Infografik

In unserer Infografik finden Sie alle Angaben, die in keiner Zahlungserinnerung fehlen dürfen. Mit einem Klick aufs Bild können Sie die Infografik einfach herunterladen:

    5. Wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt: die Mahnung

    Nachdem Sie mit der Zahlungserinnerung den Versuch unternommen haben, den offenen Rechnungsbetrag zu erhalten, sollten Sie nicht vor dem nächsten Schritt zögern. Schließlich beeinflussen offene Posten Ihre Liquidität und können auf Ihrer Seite zu Zahlungsschwierigkeiten führen. Wenn eine freundliche Zahlungserinnerung also nicht geholfen hat, beginnen Sie mit dem Mahnverfahren oder Sie beauftragen ein Inkassobüro. In den meisten Fällen wird bereits auf die erste Mahnung reagiert und der offene Rechnungsbetrag beglichen. 

    Mahnung schreiben: so geht's

    6. Tipps, um offene Rechnungen zu vermeiden

    Wir haben Ihnen verschiedene Tipps zusammengestellt, wie Sie ein effizientes Forderungsmanagement betreiben, damit Sie möglichst wenige Zahlungserinnerungen schreiben oder Zahlungsausfälle erleiden müssen:

    1. Prüfen Sie die Bonität Ihres Kunden vor Vertragsabschluss, um sich vor einem möglichen Zahlungsausfall zu schützen. Im Zweifelsfall können Sie auch andere Zahlungsmethoden außer der Rechnung anbieten, etwa Lastschrift oder Paypal.
    2. Stellen Sie die Rechnung direkt nach Eingang der Bestellung bzw. dem Auftrag.
    3. Geben Sie Zahlungsfristen auf der Rechnung an, bspw. 10 oder 14 Tage.
    4. Behalten Sie Zahlungseingänge regelmäßig im Blick, bspw. mit einer Buchhaltungssoftware.
    5. Definieren Sie Regelungen für den Versand einer Zahlungserinnerung – entscheiden Sie bspw. je nach Kunden, ob eine Zahlungserinnerung oder direkt eine Mahnung verschickt werden soll.
    6. Sollte der offene Rechnungsbetrag noch immer nicht beglichen sein, gehen Sie konsequent zur Mahnung über.
    7. Sollte auch nach der Mahnung kein Zahlungseingang zu verzeichnen sein, leiten Sie rechtliche Schritte ein.

    Zusammenfassend lässt sich sagen: kennen Sie Ihre Kunden. Das hilft Ihnen dabei abzuschätzen, bei welchem Kunden bei Rechnungsstellung wie vorgegangen werden muss.

    7. Fazit: Zügig eine Zahlungserinnerung schreiben

    Bevor Sie eine postalische Zahlungserinnerung verschicken, sollten Sie zunächst den Kontakt zum säumigen Kunden suchen, um auf den Zahlungsverzug aufmerksam zu machen. Eine freundliche Nachfrage per Telefon, ob die Rechnung erhalten wurde oder es Schwierigkeiten bei der Überweisung gibt, wird oftmals besser aufgenommen – und häufig klärt sich der Sachverhalt direkt.

    Offene Rechnungen und Forderungen durch eine schlechte Zahlungsmoral Ihrer Kunden können jedoch schnell zu einem Problem für Sie werden. Gerade für Gründer bedrohen in der Startphase einzelne Forderungen, die vom Kunden nicht zur Fälligkeit beglichen werden, schnell die Existenz. Aber auch, wenn das Volumen offener Posten auf den ersten Blick nicht sonderlich hoch erscheint oder wenn Forderungen nicht ausfallen, sondern nur später bezahlt werden als erwartet, beeinflusst der Zahlungszeitpunkt maßgeblich die Liquidität Ihres Unternehmens. Es ist deshalb wichtig, schon in frühen Unternehmensphasen ein funktionierendes Mahnwesen zu etablieren bzw. zu standardisieren.

    Kostenlose Zahlungserinnerungs-Vorlage nutzen