Zahlungserinnerung: So gehen Sie mit säumigen Kunden um

Auftrag erledigt, Produkt verkauft oder Dienstleistung erbracht - dann können Sie als Gründer und Unternehmer die wohlverdiente Rechnung schreiben und freuen sich auf den Zahlungseingang. Doch hin und wieder bleibt dieser aus - eine unangenehme Situation.

Statt zu hoffen, dass der Kunde schon noch zahlen wird, sollten Sie offensiv an die Sache rangehen. Der erste Schritt ist der direkte Kontakt und die freundliche aber bestimmte Zahlungserinnerung. Ist die Zahlungserinnerung nicht erfolgreich, schließt sich die Mahnung an.



Offene Rechnungen können zum Problem werden

Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden hat einen wesentlichen Einfluss auf den Geschäftsverlauf. Gerade für Gründer können in der Startphase einzelne Forderungen, die vom Kunden nicht beglichen werden, schnell die Existenz bedrohen. Aber auch wenn das Volumen offener Posten auf den ersten Blick nicht sonderlich hoch erscheint, oder wenn Forderungen nicht ausfallen, sondern nur später bedient werden als erwartet, beeinflusst der Zahlungszeitpunkt maßgeblich die Liquidität eines Unternehmens.

Es ist deshalb wichtig, schon in frühen Unternehmensphasen ein funktionierendes Mahnwesen zu etablieren bzw. zu standardisieren. Bevor es jedoch zu einer Mahnung kommt, sollte man den säumigen Kunden eine Zahlungserinnerung senden. Schließlich gilt es, eine gute Beziehung zum Kunden zu behalten, statt ihn direkt zu vergraulen.

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Nicht direkt eine Zahlungserinnerung rausschicken!

Bevor Sie direkt nach dem Verstreichen der Rechnungsfälligkeit den Kunden mit einer förmlichen Zahlungserinnerung kontaktieren, sollten Sie klären ob es auch andere Möglichkeiten für eine Zahlungserinnerung gibt. Nicht selten kann sich ein Kunde durch eine förmliche Zahlungserinnerung ungerecht behandelt fühlen - und gerade in der Startphase ist schließlich jeder Kunde von großer Bedeutung. Wenn der Kunde beispielsweise gar keine Rechnung erhalten hat, kann eine Zahlungserinnerung schnell für Misstöne sorgen. Vielleicht waren auch Ihre Kontodaten falsch auf der Rechnung angegeben, sodass Sie das Geld nicht erreichen konnte. Zudem ist es auch möglich, dass sich die Zahlungserinnerung mit dem Geldeingang überschneidet. Dies ist insbesondere der Fall, wenn direkt am Fälligkeitstag eine Zahlungserinnerung gesandt wird. Insofern sollten Sie grundsätzlich noch eine kurze Zeit nach dem Fälligkeitstermin abwarten, bevor Sie erste Maßnahmen ergreifen.

Maßnahmen vor der förmlichen Zahlungserinnerung

Um Störungen im Kundenverhältnis durch das Zusenden einer Zahlungserinnerung zu vermeiden, sollten Sie mit dem Kunden persönlich Kontakt aufnehmen. Ein kurzes Telefonat stärkt auch in jedem Fall die Kundenbeziehung und klärt direkt den Sachverhalt. Sicherlich ist eine mündliche Zahlungserinnerung bei einer großen Kundenanzahl organisatorisch schwierig, aber ein sinnvoller Grund für eine umfangreiche Debitorenbuchhaltung für stark wachsende oder mittelständische Unternehmen. Im Rahmen der Debitorenbuchhaltung kann auch direkt der Kundenbetreuer informiert werden, der dann zunächst den Kunden über den Zahlungsverzug in Kenntnis setzt. So stellt man wiederum den direkten Kontakt zum Kunden sicher und umgeht die automatische und unpersönliche Zahlungserinnerung.

Eine weitere Möglichkeit eine formelle Zahlungserinnerung zu vermeiden, ist die Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden via Email. Bei der elektronischen Zahlungserinnerung per Email kommt es aber schlussendlich auch auf die Wortwahl an. Eine freundliche Nachfrage, ob der Kunde die Rechnung erhalten hat, ist definitiv weniger offensiv als eine postalisch zugesandte Zahlungserinnerung.

Sollte weder die persönliche Zahlungserinnerung per Telefon, noch die elektronische Zahlungserinnerung per Email erfolgreich beziehungsweise möglich sein, dann empfiehlt sich die formale Zahlungserinnerung per Brief. Da es keine vorgeschriebene Form für die Zahlungserinnerung gibt, sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Nichtsdestotrotz sollte die Zahlungserinnerung eine gewisse Form haben. Im nächsten Abschnitt geben wir Ihnen ein paar wesentliche Tipps zur Form und Formulierung der Zahlungserinnerung.

Inhalt und Form der Zahlungserinnerung

Bei einer Zahlungserinnerung wird zunächst davon ausgegangen, dass der Kunde einfach vergessen hat, die Rechnung zu begleichen. Dementsprechend sollten Formulierungen in der Zahlungserinnerung freundlich und partnerschaftlich sein. Darüber hinaus wäre es sinnvoll, wenn der Zahlungserinnerung eine Kopie der Ausgangsrechnung beigefügt wird. So kann der Empfänger der Zahlungserinnerung den Vorgang besser nachvollziehen, falls dieser die ursprüngliche Rechnung verloren oder nicht erhalten hat.

Bei einer Zahlungserinnerung sollte man auf die Androhung von Konsequenzen sowie auf die Setzung einer Frist verzichten. Nichtsdestotrotz sollte der Unternehmer in der Zahlungserinnerung unmissverständlich klar machen, dass er um die Prüfung des Sachverhalts bittet und die offene Rechnung schnellstmöglich zu bezahlen ist.

Je nach Formulierung gilt das erste Schreiben als Zahlungserinnerung oder als Mahnung. In einer Zahlungserinnerung dürfen noch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen erhoben werden. In der Zahlungserinnerung wird lediglich, um Begleichung der Rechnung in der ausstehenden Höhe gebeten.

Vorlage für die Zahlungserinnerung

Sie fühlen sich unsicher bei der Formulierung der Zahlungserinnerung und wollen Ihre Kunden nicht vor den Kopf stoßen? Um einen professionellen, sachlichen Eindruck zu machen, können Sie einfach eine bestehende Vorlage für Ihre Zahlungserinnerung nutzen.

Maßnahmen nach der erfolglosen Zahlungserinnerung

Wichtig zu wissen ist, dass eine Zahlungserinnerung zu keinerlei rechtlichen Konsequenzen führt. Somit gerät ein Schuldner auch nicht durch das bloße Zusenden einer Zahlungserinnerung in Verzug. Die Zahlungserinnerung dient lediglich dazu, den Kunden an die offene Rechnung zu erinnern. Primär liegt der Unterschied zwischen der Zahlungserinnerung und der Mahnung darin, dass die Zahlungserinnerung keine gesetzte Frist für die Zahlung enthält. Somit kann bei einer Zahlungserinnerung kein Verzug durch Ablauf der Frist im rechtlichen Sinne stattfinden.

Sollte die Zahlungserinnerung vom Schuldner ignoriert werden, folgt nach der Zahlungserinnerung die erste Mahnung. Mit der ersten Mahnung – die vom Gründer in seinem Schreiben dann auch so genannt werden sollte – gerät der Kunde in Zahlungsverzug. Ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs muss der Schuldner im Gegensatz zur Zahlungserinnerung für die Mahngebühren und Verzugszinsen aufkommen. Um die Glaubwürdigkeit der Mahnung und die Zahlungsmoral des Kunden zu steigern, sollten Gebühren und Zinsen auch in den Folgemahnungen aufgeführt und eingefordert werden.

Von der Zahlungserinnerung zum Mahnverfahren

Nachdem Sie es mit der Zahlungserinnerung im Guten probiert haben, Ihre offenen Zahlungen zu erhalten, sollten Sie nicht vor dem nächsten Schritt zögern. Schließlich beeinflussen offene Posten Ihre Liquidität und können auf Ihrer Seite zu Zahlungsschwierigkeiten führen. Wenn die freundliche aber bestimmte Zahlungserinnerung also nicht geholfen hat, beginnen Sie mit dem Mahnverfahren.

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