Zahlungserinnerung schreiben: Kunden freundlich an offene Rechnungen erinnern

Nach der Rechnung erwarten Sie die Zahlung des Kunden. Was ist zu tun, wenn der Zahlungseingang ausbleibt? Schreiben Sie die Zahlungserinnerung. Ganz wichtig: Gehen Sie offene Posten offensiv an, statt zu hoffen, dass der Kunde schon noch zahlen wird. Wir geben Ihnen Tipps und stellen Ihnen einen kostenfreie Vorlage zur Verfügung.

Ist die Zahlungserinnerung nicht erfolgreich, schließt sich die Mahnung an. Allerdings müssen Sie nicht zuerst eine Zahlungserinnerung schreiben, sondern können auch gleich eine Mahnung verschicken. Unser Tipp: wenn Sie den Zahlungen nicht mehr hinterherlaufen wollen, prüfen Sie die Rechnungsvorfinanzierung.

Wenn der Kunde nicht zahlt: Mahnung oder Zahlungserinnerung schreiben?

Zahlungserinnerung, Zahlungsaufforderung oder Mahnung – unterschiedliche Begriffe für den gleichen Sachverhalt: Ein Kunde hat seine Rechnung nicht zur entsprechenden Fälligkeit bezahlt und ein offener Rechnungsbetrag steht im Raum. Sie wollen den Rechnungsbetrag bzw. die Forderung einfordern, nachdem der Zahlungstermin nicht eingehalten wurde. Zunächst kann es natürlich verschiedene Gründe für das Zahlungsversäumnis geben. Daher sollten Sie stets freundlich, jedoch auch bestimmt an den Kunden herantreten. So kann die Rechnung nicht angekommen sein, der Kunde krank oder aber einfach nur vergesslich. Nur in den wenigstens Fällen wird eine Rechnung vorsätzlich oder aus finanziellen Gründen nicht beglichen. In jedem Fall sollten Sie nicht Däumchen drehen und weiter auf den Zahlungseingang warten, sondern im Rahmen Ihres Forderungsmanagements aktiv werden.

Aber gibt es denn eigentlich einen Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung? Den gibt es. Allerdings können Sie zunächst frei entscheiden, ob Sie überhaupt ein Zahlungserinnerung schreiben oder direkt eine Mahnung rausschicken. Denn Sie können auch ohne Zahlungserinnerung den Kunden bei Zahlungsverzug direkt mahnen, wenn Ihre Rechnung nicht im angegebenen Zeitraum beglichen wurde.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Die Zahlungserinnerung, auch Zahlungsaufforderung genannt, ist ein Schreiben, welches dem Schuldner zugeht und auf einen offenen Rechnungsbetrag aufmerksam macht. Im Alltag kann eine Rechnung schnell mal untergehen und der Zahlungstermin ist überschritten. Das wissen auch die meisten Unternehmer und treten in einem solchen Fall zunächst freundlich an ihren Kunden heran, um auf den offenen Rechnungsbetrag bzw. die Forderung hinzuweisen. In der ersten Zahlungsaufforderung wird auf die offene Rechnung meist noch sehr freundlich hingewiesen, mit jedem weiteren Schreiben wird der Ton etwas deutlicher und auffordernder.

Was ist eine Mahnung?

Die Mahnung ist die nächste Eskalationsstufe. Sie beinhaltet die bestimmte und eindeutige Aufforderung an einen Schuldner, den offenen Rechnungsbetrag umgehend zu begleichen. Bei Mahnungen können Sie direkt Mahngebühren verhängen, dies ist bei Zahlungserinnerungen nicht möglich. Dabei gibt es keine gesetzlichen Vorschriften, wie hoch die Mahngebühren ausfallen müssen. Meist handelt es sich um geringere Beträge von 5 bis 10 Euro, die beispielsweise entstandene Portokosten abdecken sollen. Üblicherweise steigen die Mahngebühren von Schreiben zu Schreiben. Wenn Sie statt der Zahlungserinnerung direkt eine Mahnung schicken wollen, zeigen wir Ihnen, wie Sie die Mahnung schreiben.

Fazit: Eine Zahlungserinnerung ist nicht gleich eine Mahnung

Obwohl die beiden Begriffe gerne synonym verwendet werden, ist eine Zahlungserinnerung also nicht direkt eine Mahnung. Denn eine Zahlungsaufforderung zieht für den Schuldner keine rechtlichen Folgen nach sich. Lässt der Schuldner den im Zuge der Mahnung eingeräumten Zahlungstermin verstreichen, können Sie hingegen das Geld einklagen. Zudem dürfen mit der Zahlungserinnerung noch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen erhoben werden. In der Zahlungserinnerung wird lediglich um Begleichung der Rechnung in der ausstehenden Höhe gebeten. 

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Wie die Zahlungserinnerung schreiben? Formulierungsvorschläge, Vorlagen und Tools

Bevor Sie eine postalische Zahlungserinnerung verschicken, können Sie den Kontakt zum Schuldner zunächst per Telefon suchen, um auf den Zahlungsverzug aufmerksam zu machen. Eine freundliche Nachfrage per Telefon, ob die Rechnung erhalten wurde oder es Schwierigkeiten bei der Überweisung gibt, wird oftmals besser aufgenommen. Eine persönliche Kontaktaufnahme wirkt zudem serviceorientierter und verleiht mehr Nachdruck. Die Vorteile einer mündlichen Zahlungserinnerung sind:

  • Sie erhalten von dem Kunden direkt eine Erklärung bzgl. der ausstehenden Zahlung. So können Missverständnisse schnell aus der Welt geschafft werden.
  • Sie sparen sich Papier und lange E-Mails.
  • Mündliche Zahlungserinnerungen wirken in der Regel schneller als schriftliche.

Der große Nachteil einer mündlichen Zahlungserinnerung liegt aber auch auf der Hand: Sie können die Zahlungserinnerung im Nachhinein schlicht und einfach nicht nachweisen. Zwar mag der Kunde sofort sagen, dass er das Geld direkt überweist. Doch wenn Sie ein paar Tage später noch immer keinen Zahlungseingang verzeichnen, stehen Sie wieder am Anfang. Bleibt der telefonische Versuch erfolglos, sollten Sie spätestens dann eine Zahlungserinnerung schreiben oder direkt zu Mahnung greifen.

Nach welcher Frist versende ich die Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungsaufforderung für eine nicht gezahlte Rechnung können Sie im Grunde dann verschicken, wenn das festgesetzte Zahlungsziel überschritten wurde. In der Regel sind das 10 bis 14 Tagenach Rechnungsstellung. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch 2 bis 3 Tage nach Fälligkeit zu warten, bevor Sie Zahlungserinnerung schreiben, da Überweisungen zwischen Banken durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen können. Sonst überschneidet sich womöglich der Zahlungseingang mit Ihrer Zahlungserinnerung.

Was gehört in die Zahlungserinnerung?

Bei einer Zahlungserinnerung wird zunächst davon ausgegangen, dass der Kunde einfach vergessen hat, die Rechnung zu begleichen. Dementsprechend sollten Formulierungen in der Zahlungserinnerung freundlich sein. In einer schriftlichen Zahlungsaufforderung sind in jedem Fall die folgenden Angaben zu empfehlen:

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
  • Kundennummer,
  • Fälligkeitsdatum,
  • der offene Rechnungsbetrag,
  • Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang sowie
  • Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs.

Ein Muster bzw. eine Vorlage für die Zahlungserinnerung können Sie hier kostenfrei herunterladen. Darüber hinaus wäre es sinnvoll, wenn der Zahlungsaufforderung eine Kopie der Ausgangsrechnung beigefügt wird. So kann der Empfänger den Vorgang besser nachvollziehen, falls dieser die ursprüngliche Rechnung verloren oder nicht erhalten hat. Machen Sie in der Zahlungserinnerung unmissverständlich klar, dass Sie um die Prüfung des Sachverhalts bittet und die offene Rechnung schnellstmöglich zu bezahlen ist.

Welche Frist soll ich für den neuen Zahlungseingang setzen?

Die neue Frist zur Fälligkeit der offenen Forderung, die Sie auf der Zahlungserinnerung dem Schuldner für den offenen Rechnungsbetrag setzen, obliegt Ihnen. Dabei sollten Sie aber nicht zu viel Spielraum einräumen, da sich sonst alles in die Länge zieht. 7 Tage erscheinen vollkommen angemessen.

Welche Formulierungen soll ich nutzen?

Da für eine Zahlungserinnerung keine bestimmten Pflichtangaben gelten, sind Sie in Ihrer Formulierung komplett frei. Dabei ist es gleich, ob Sie das Schreiben Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung nennen. Nachfolgend finden Sie 5 Formulierungsvorschläge, wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben:

  • "Wir haben uns über Ihre Bestellung vom [...] gefreut und können es natürlich verstehen, wenn man eine Rechnung mal übersieht oder einfach vergisst. Deshalb möchten wir Sie daran erinnern, den ausstehenden Betrag in Höhe von [...] zu begleichen.
  • „Leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom […] nicht reagiert. Daher möchten wir Sie noch einmal bitten, den offenen Rechnungsbetrag [...] sofort zu begleichen.”
  • „Wir weisen Sie darauf hin, dass es in Ihrem eigenen Interesse liegt, die Rechnung zu begleichen, bevor wir gerichtliche Schritte einleiten müssen.”
  • "Um Sie an Ihre ausstehende Zahlung zu erinnern, haben wir am [...] eine E-Mail geschrieben. Dennoch ist bei uns weder eine vollständige Zahlung noch eine entsprechende Rücksendung eingegangen. Bitte veranlassen Sie umgehend die Zahlung in Höhe von [...]."
  • „Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung vom […] noch nicht beglichen wurde.”

Wie verschicke ich die Zahlungserinnerung?

Die Zahlungserinnerung können Sie entweder per E-Mail oder postalisch als Brief verschicken. Den Brief sollten Sie zur Absicherung per Einschreiben verschicken, dann können Sie die Zustellung zu einem späteren Zeitpunkt auch nachweisen. Eine Zahlungserinnerungen per E-Mail ist jedoch im Gegensatz zu einem Brief deutlich günstiger und auch schneller. Ihnen bleibt natürlich auch noch die Möglichkeit, die Zahlungsaufforderung per E-Mail und Brief zu versenden. Wie sagt man so schön: Doppelt hält besser.

Zahlungserinnerung schreiben: diese Vorlage hilft

Sie fühlen sich unsicher bei der Formulierung der Zahlungserinnerung und wollen Ihre Kunden nicht vor den Kopf stoßen? Um einen professionellen, sachlichen Eindruck zu hinterlassen, können Sie einfach eine bestehende Vorlage für eine Zahlungserinnerung nutzen. Unsere Vorlage bzw. dieses Muster steht Ihnen kostenfrei zum Download zur Verfügung, wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben wollen.

Vorlage für Zahlungserinnerung herunterladen

Mit einer Software die Zahlungserinnerung schreiben

Um beim Schreiben der Zahlungsaufforderung Zeit einzusparen, ist die Nutzung einer Buchhaltungssoftware oder einer guten Rechnungssoftware von Vorteil. Eine solche Software bietet zudem den Vorteil, dass Sie für jeden Ihrer Kunden direkt sehen, ob die Rechnung schon bezahlt wurde oder der Zahlungseingang auf sich warten lässt. Im Abgleich mit dem Bankkonto sehen Sie per Knopfdruck, welcher Schuldner säumig ist und können dann mit wenigen Klicks die Zahlungserinnerung oder auch Mahnung schreiben und versenden. Zudem bieten die Programme auch direkt eine Vorlage und ein passendes Muster für die Zahlungserinnerung, sodass Sie sich um nichts kümmern müssen.

Erfolglose Zahlungserinnerung: die Mahnung schreiben

Nachdem Sie mit der Zahlungserinnerung den Versuch unternommen haben, den offenen Rechnungsbetrag zu erhalten, sollten Sie nicht vor dem nächsten Schritt zögern. Schließlich beeinflussen offene Posten Ihre Liquidität und können auf Ihrer Seite zu Zahlungsschwierigkeiten führen. Wenn die freundliche aber bestimmte Zahlungserinnerung also nicht geholfen hat, beginnen Sie mit dem Mahnverfahren oder Sie beauftragen ein Inkassobüro. In den meisten Fällen wird bereits auf die erste Mahnung reagiert und der offene Rechnungsbetrag beglichen. 

Factoring als Alternative bei offenen Posten

Factoring ist eine interessante Alternative für Ihr Forderungsmanagement. Wenn Sie Factoring zur Rechnungsvorfinanzierung einsetzen, gehört der Ärger mit unbezahlten Rechnungen und offenen Forderungen der Vergangenheit an. Denn beim Factoring bekommen Sie Ihr Geld nicht von Ihrem Kunden, sondern von einer Factoringgesellschaft, der Sie die Rechnungen verkaufen. Sie erhalten sofort - und nicht erst bei Fälligkeit - Ihr Geld und sind gegen Zahlungsausfälle geschützt. Erfahren Sie, wie Sie Factoring für Ihr Unternehmen nutzen.

7 Tipps, wie Sie offene Zahlungen vermeiden können

Zum Abschluss geben wir Ihnen 7 wichtige Punkte an die Hand, wie Sie am besten dafür sorgen, gar nicht erst viele offene Zahlungseingänge von Kunden zu haben bzw. möglichst schnell an Ihr Geld zu kommen:

  1. Stellen Sie die Rechnung direkt nach Eingang der Bestellung bzw. dem Auftrag.
  2. Prüfen Sie die Bonität Ihres Kunden vor Vertragsabschluss, um sich vor einem möglichen Zahlungsausfall zu schützen.
  3. Geben Sie Zahlungsfristen auf der Rechnung an, bspw. 10 oder 14 Tage.
  4. Behalten Sie Zahlungseingänge regelmäßig im Blick, bspw. mit einer Buchhaltungssoftware.
  5. Definieren Sie Regelungen für den Versand einer Zahlungserinnerung - ggf. je nach Kunde entscheiden, ob eine Zahlungserinnerung oder direkt eine Mahnung verschickt werden soll.
  6. Sollte der offene Rechnungsbetrag noch immer nicht beglichen sein, gehen Sie konsequent zur Mahnung über.
  7. Sollte noch immer kein Zahlungseingang zu verzeichnen sein, leiten Sie rechtliche Schritte ein.

Zusammenfassend lässt sich sagen: kennen Sie Ihre Kunden. Das hilft Ihnen dabei abzuschätzen, bei welchem Kunden bei Rechnungsstellung wie vorgegangen werden muss.

Zahlungserinnerung schreiben: diese Vorlage hilft Ihnen

Fazit Zahlungsverzug: zügig eine Zahlungserinnerung schreiben

Achtung: offene Rechnungen und Forderungen durch ein schlechte Zahlungsmoral Ihrer Kunden können zu einem Problem für Sie werden. Gerade für Gründer können in der Startphase einzelne Forderungen, die vom Kunden nicht zur Fälligkeit beglichen werden, schnell die Existenz bedrohen. Aber auch wenn das Volumen offener Posten auf den ersten Blick nicht sonderlich hoch erscheint, oder wenn Forderungen nicht ausfallen, sondern nur später bedient werden als erwartet, beeinflusst der Zahlungszeitpunkt maßgeblich die Liquidität Ihres Unternehmens. Es ist deshalb wichtig, schon in frühen Unternehmensphasen ein funktionierendes Mahnwesen zu etablieren bzw. zu standardisieren. Behalten Sie Zahlungstermin und Zahlungseingang jeder Rechnung stets im Blick. Eine gute Buchhaltungssoftware hilft Ihnen dabei. Wir haben verschiedene Anbieter verglichen: zum Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Häufig wird es in der Praxis so gehandhabt, bei einer offenen Rechnung mehrere Schreiben aufgesetzt werden, bevor weitere Schritte wie etwa ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens eingeleitet werden.

  1. Dabei bezeichnet man das erste Schreiben, welches noch keine rechtlichen Folgen nach sich zieht, oft höflichkeitshalber als Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung, da zu diesem Zeitpunkt noch davon ausgegangen wird, dass der Kunde die Rechnung nicht absichtlich offengelassen hat. Hier finden Sie eine Vorlage dafür.
  2. Das zweite Schreiben, meist mit „Mahnung“ betitelt, beinhaltet in den meisten Fällen eine sachliche Aufforderung, den offenen Rechnungsbetrag zu begleichen. Eine Vorlage zeigt Ihnen, was alles in die Mahnung gehört und wie Sie Mahnung schreiben sollten.
  3. Das dritte und meist letzte Schreiben ist dann häufig mit "Letzte Mahnung" überschrieben und kündigt rechtliche Konsequenzen an.

Sie können allerdings frei entscheiden, ob Sie überhaupt eine Zahlungserinnerung oder direkt eine, zwei oder drei Mahnungen rausschicken. Denn Sie können auch ohne Zahlungserinnerung den Kunden direkt mahnen, wenn Ihre Rechnung nicht im angegebenen Zeitraum beglichen wurde. Bei Mahnungen können Sie direkt Mahngebühren verhängen, dies ist bei Zahlungserinnerungen nicht möglich.

Um Auseinandersetzungen mit dem Kunden aufgrund ausbleibender Zahlung vorzubeugen, können Sie sich vor Vertragsabschluss schon einen ersten Eindruck von Ihrem Kunden verschaffen, beispielsweise mit einer Bonitätsprüfung. Eine solche Prüfung erlaubt es Ihnen Einblicke in die wirtschaftlichen Verhältnisse des Kunden zu erlangen. Hat er Kunde bereits öfter Rechnungen nicht beglichen? Hat er womöglich Schulden? Anhand dieser Faktoren können Sie für sich beurteilen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls seitens des Kunden sein kann. Sollten Sie dem Kunden keine Möglichkeit zur Zahlung auf Rechnung geben wollen, können Sie alternativ eine Vorauszahlung per Sofortüberweisung oder Lastschrifteinzug anbieten. Sorgen Sie für ein gutes Verhältnis zu Ihren Kunden, so dass auch offene Rechnungen frühzeitig angesprochen und Lösungen gefunden werden können. Eindeutige Absprachen, die Sie schriftlich festhalten, sorgen auf beiden Seiten für Klarheit. So sind Sie auf der sicheren Seite. Wir haben Ihnen verschiedene Tipps zusammengestellt, wie Sie ein effizientes Forderungsmanagement betreiben, damit Sie möglichst wenige Zahlungserinnerungen schreiben oder Zahlungsausfälle erleiden müssen.