Was bei (Kleinbetrags-)Rechnungen unbedingt zu beachten ist

29.06.2017

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Mit der Rechnungsstellung endet in den meisten Fällen der Prozess der Leistungserbringung, d.h. die vereinbarte Leistung ist erbracht bzw. das Produkt verkauft, der Unternehmer stellt dem Kunden die vereinbarte Leistung zur Bezahlung in Rechnung. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss verschiedene Mindestangaben enthalten, damit diese auch vom Finanzamt akzeptiert wird. Damit ihr von Anfang an Fehler vermeidet, erklären wir euch, was eine Rechnung mindestens enthalten muss und was bei einer Kleinbetragsrechnung nochmal anders ist.

Die Rechnung ist ein Dokument, mit der der Unternehmer seine Leistungen gegenüber dem Kunden abrechnet. Die Rechnung kann elektronisch oder mit der Post übermittelt werden. In vielen Fällen erfolgt die Rechnungserstellung automatisch über eine Rechnungsvorlage, die die Erstellung beschleunigt und zudem sicherstellt, dass alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind. Wer sehr häufig Rechnungen erstellen muss, für den empfiehlt sich außerdem der Einsatz einer Software zur Rechnungserstellung.

Wichtig: Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die von einem Leistungsempfänger (häufiger Fall bei Gutschriften von Affiliate-Programmen) ausgestellt wird.

Die Rechnungsstellung gegenüber anderen Unternehmern oder juristischen Personen muss innerhalb von sechs Monaten nach der Leistungserstellung erfolgen. Diese Frist gilt allerdings nicht bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern. Wird eine Rechnung nicht oder zu spät ausgestellt, kann das mit bis zu 5.000 Euro Geldbuße schnell teuer werden.

Welche Pflichtangaben unbedingt in einer Rechnung enthalten sein müssen, haben wir nachfolgend zusammengestellt.

Damit die Rechnung ordnungsgemäß ist, müssen zahlreiche Pflichtangaben enthalten sein

Was eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss

Die Pflichtangaben, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss, sind im Umsatzsteuergesetz geregelt. Das ist deshalb besonders wichtig, damit die Rechnung beim Empfänger auch vorsteuerabzugsberechtigt ist. Die Pflicht zur Prüfung der Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit liegt zwar beim Rechnungsempfänger. Trotzdem solltet ihr bereits bei der Rechnungserstellung darauf achten, dass eure Rechnung alle erforderlichen Angaben enthält, um damit auch Unstimmigkeiten mit dem Rechnungsempfänger und eventuelle Nacharbeiten zu vermeiden.

Nach §14 Umsatzsteuergesetz muss eine ordnungsgemäße Rechnung mindestens die folgenden Angaben enthalten:

den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens
den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers
die Steuernummer und/oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer
das Ausstellungsdatum der Rechnung
eine fortlaufende Rechnungsnummer
die Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
den Liefer- oder Leistungszeitpunkt
den Zahlungszeitpunkt
die Angabe des nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Entgeltes
bereits im Voraus vereinbarte Minderungen des vereinbarten Entgeltes (Skonto, Rabatte etc.)
den anzuwendenden Steuersatz

Handelt es sich bei der Rechnung um eine Gutschrift, die durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird, muss die Rechnung die Angabe "Gutschrift" enthalten.

Der Unterschied bei der Kleinbetragsrechnung

Für eine Erleichterung bei der Rechnungserstellung hat der Gesetzgeber bei den sogenannten Kleinbetragsrechnungen gesorgt, deren Obergrenze kürzlich im Rahmen des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes von 150,00 Euro auf 250,00 Euro angehoben wurde.

Liegt also der Brutto-Rechnungsbetrag für die Gesamtleistung unter der Summe von 250,00 Euro, muss diese zur umsatzsteuerlichen Anerkennung mindestens die folgenden Angaben enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
das Ausstellungsdatum der Rechnung
die Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
das Entgelt und den Steuerbetrag der Lieferung oder Leistung in einer Summe (also der Gesamtbetrag bzw. Bruttobetrag)
den anzuwendenden Steuersatz oder - im Falle einer Steuerbefreiung - den Hinweis, dass für die Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Demnach müssen Kleinbetragsrechnungen auch nicht den Nettobetrag, den Leistungsempfänger oder den Leistungszeitpunkt enthalten. Außerdem muss keine fortlaufende Rechnungsnummer angegeben werden.

Wichtig: Nicht erlaubt ist, einen Einzelauftrag in mehrere Einzelrechnungen zu zerlegen, um dadurch in den Anwendungsbereich der Kleinbetragsrechnung zu fallen. Die gleiche Leistung kann also nicht auf mehrere Kleinbetragsrechnungen verteilt werden!

Aufbewahrung der Rechnungen

Alle im Rahmen des Geschäftsverkehrs erstellten oder erhaltenen Rechnungen, also auch die Kleinbetragsrechnungen, müsst ihr für zehn Jahre aufbewahren. Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Aufzubewahren ist ein Doppel der Rechnung, die ihr selbst ausgestellt habt sowie das Original der Rechnungen, die ihr erhalten habt bzw. die ein Leistungsempfänger für euch ausgestellt hat (z.B. Gutschrift).

Entspricht es den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, können die Rechnungen auch auf digitalen Speichermedien aufbewahrt werden.