E-Rechnung-Software: Funktionen, Kosten, Vergleich

Die 3 besten E-Rechnungprogramme decken sämtliche Abläufe beim Empfangen und Schreiben von E-Rechnungen ab. Daneben erledigen sie nachgelagerte Buchhaltungsaufgaben wie die UStVA und bieten für Unternehmen mit konstantem Rechnungseingang und Rechnungsausgang eine Gesamtlösung.

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Die folgende Tabelle stellt die 6 besten E-Rechnungsprogramme sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro, Papierkram, orgaMAX und easybill vor. Dabei betrachten wir:

• E-Rechnungsfunktionen: E-Rechnungen empfangen, schreiben und GOBD-konform archivieren
• Nachgelagerte Buchhaltungsaufgaben: BWA, UStVA und Gewinnermittlung
• Bedienbarkeit: Mobile Bedienbarkeit und KI-Unterstützung
• Programmerweiterungen: etwa E-Commerce oder Projektmanagement-Erweiterungen
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Datenaustausch und Programmzugriff des Steuerberaters
• Zielgruppen: 
• Service, Support und Sicherheit: Bedienungshilfen, Direktsupport, Datensicherheit und GOBD-konformität

Die 6 besten E-Rechnungsprogramme stellen wir im Folgenden in Kurzporträts dar.

• E-Rechnungen empfangen: XRechnung und ZUGFeRD einlesen, visualisieren, prüfen, buchen und archivieren.

• E-Rechnungen schreiben: XRechnung und ZUGFeRD erstellen und direkt versenden; auch komplexere Rechnungsarten werden unterstützt.

• Buchhaltung: Belegerfassung, Bankabgleich, UStVA und BWA; Daten für die EÜR werden vorbereitet.

• USP: Stärkster Allrounder im Test, mit sehr guten Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen bei einfacher Bedienung.

• E-Rechnungen empfangen: E-Rechnungen hochladen, automatisch auslesen und verbuchen. Bei E-Rechnungen ist die Belegerkennung besonders zuverlässig.

• E-Rechnungen schreiben: XRechnung und ZUGFeRD erstellen und versenden.

• Buchhaltung: Besonders effizienter Bankabgleich mit automatischen Zuordnungsvorschlägen; UStVA, BWA und EÜR-Auswertungen. Die Anlage EÜR lässt sich über smartsteuer erstellen.

• USP: Belegverwaltung und Automatisierung sind überragend; zahlreiche Schnittstellen machen Lexware Office zudem stark für E-Commerce.

• E-Rechnungen empfangen: XRechnung und ZUGFeRD einlesen, buchen und archivieren.

• E-Rechnungen schreiben: Beide Formate direkt im normalen Rechnungsablauf erstellen.

• Buchhaltung: Belege und Geschäftskonto buchen, UStVA und BWA erstellen; Daten für die EÜR vorbereiten und mit WISO Steuer weiterverarbeiten.

• USP: Sehr einfache Bedienung kombiniert mit umfangreicher Büroorganisation und Dokumentenmanagement.

• E-Rechnungen empfangen: XRechnung und ZUGFeRD empfangen, lesbar darstellen, ablegen und verbuchen.

• E-Rechnungen schreiben: XRechnung und ZUGFeRD erstellen, validieren und direkt versenden.

• Buchhaltung: UStVA und grundlegende betriebswirtschaftliche Auswertungen; Daten für die Anlage EÜR werden vorbereitet.

• USP: Sehr einfache Bedienung plus Projektverwaltung und Zeiterfassung. Erfasste Projektzeiten lassen sich direkt auf Stunden- oder Tagessatzbasis abrechnen.

• E-Rechnungen empfangen: XRechnung und ZUGFeRD hochladen, automatisch auslesen, prüfen und anschließend kontieren und buchen.

• E-Rechnungen schreiben: ZUGFeRD wird automatisch erzeugt; XRechnungen lassen sich ebenfalls erstellen und vor dem Versand validieren.

• Buchhaltung: UStVA, BWA und OPOS; für die EÜR können Daten für ELSTER aufbereitet werden.

• USP: Skalierbarer Allrounder für wachsende Unternehmen; orgaMAX lässt sich von der Rechnungs- und Buchhaltungslösung bis zu umfangreichen ERP-Prozessen ausbauen.

• E-Rechnungen empfangen: E-Rechnungen per Upload oder E-Mail erfassen; XRechnungen lassen sich auch visualisieren und weiterverarbeiten.

• E-Rechnungen schreiben: E-Rechnungen erstellen und direkt in automatisierte Rechnungsprozesse integrieren.

• Buchhaltung: Weniger umfangreich als bei den Allroundern; für die nachgelagerte Buchhaltung bietet easybill insbesondere DATEV-Export und DATEV-Schnittstelle. BWA, UStVA und Gewinnermittlung sind nicht der Schwerpunkt.

• USP: E-Commerce-Automatisierung mit besonders vielen Shop- und Marktplatzanbindungen; ideal für Onlineshops mit hohem Rechnungsvolumen. 

Welche E-Rechnungssoftware am besten passt, hängt vor allem vom Einsatzbereich ab. 

Wir unterscheiden sechs Bedarfskategorien bei einer E-Rechnungssoftware:

1. Beste Allrounder: E-Rechnungsprogramme, die E-Rechnung, Rechnungsstellung und Buchhaltung möglichst umfassend in einer Software abbilden möchten.

2. Beste Automatisierung: E-Rechnungsprogramme, die möglichst viele Schritte von der Belegerfassung bis zur Verbuchung und Zahlungszuordnung automatisieren möchten.

3. Beste E-Rechnungssoftware für Kleinunternehmer: Für Selbstständige mit überschaubarem Rechnungsvolumen, die eine einfache und kostengünstige Lösung suchen.

4. Beste E-Rechnungssoftware für E-Commerce: Für Onlinehändler mit Shop-, Marktplatz- und Zahlungsanbindungen sowie vielen automatisierten Rechnungsprozessen.

5. Beste E-Rechnungssoftware für Dienstleister: Für Freelancer, Agenturen und Beratungen, die Projekte, Zeiten und Leistungen flexibel abrechnen.

6. Beste E-Rechnungssoftware für Handwerksbetriebe: Für Betriebe, die unter anderem Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie mobile Prozesse benötigen.

Für jede Kategorie zeigen wir, welche Funktionen besonders wichtig sind, welche unserer Testsieger diese Anforderungen am besten erfüllen und welche weiteren Programme als gute Alternative infrage kommen.

Gute Allrounder verbinden E-Rechnungsfunktionen mit Rechnungsstellung und Buchhaltung. Wichtig sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD, ein durchgängiger Rechnungsprozess, gängige Rechnungsarten, Buchhaltungsfunktionen und eine einfache Bedienung.

Diese Anforderungen erfüllen vier unserer Testsieger besonders gut:

• sevdesk bietet das stärkste Gesamtpaket aus Bedienbarkeit, Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen.

• Lexware Office überzeugt besonders bei Buchhaltung, Geschäftskonto und automatisierten Abläufen.

• WISO MeinBüro kombiniert Rechnungsstellung und Buchhaltung mit umfangreichen Funktionen für die Büroorganisation.

• orgaMAX ist eine vielseitige und einfach bedienbare Lösung für Unternehmen, die E-Rechnung und weitere kaufmännische Aufgaben in einem Programm erledigen möchten.

Unsere Empfehlung: Wer eine E-Rechnungssoftware sucht, die deutlich mehr als nur E-Rechnungen abbildet, sollte diese vier Allrounder in die engere Auswahl nehmen.

Automatisierung heißt, viele manuelle Schritte in Rechnungsstellung und Buchhaltung zu reduzieren. Wichtig sind insbesondere:

• Automatische Belegerkennung und Datenübernahme

• Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen

• Automatisierte Buchungsvorschläge

• Effizienter Bankabgleich

• Möglichst wenig manuelle Nachbearbeitung

Diese Programme überzeugen besonders:

• Lexware Office ist bei der Automatisierung besonders stark. Hervorzuheben ist der effiziente Bankabgleich: Das Programm erstellt passende Zuordnungsvorschläge, sodass sich mehrere E-Rechnungen mit einem Klick mit den entsprechenden Kontobewegungen abgleichen lassen. Je mehr Belege, desto mehr Zeit spart Lexware Office.

• sevdesk automatisiert ebenfalls zahlreiche Buchhaltungsprozesse, etwa die Belegerkennung, Zuordnung von Zahlungen und Vorbereitung der Verbuchung. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand im Tagesgeschäft deutlich.

• WISO MeinBüro unterstützt automatisierte Abläufe bei Belegerfassung, Banking und Buchhaltung.

Für Kleinunternehmer ist vor allem der Empfang von E-Rechnungen wichtig: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber nicht verpflichtet, selbst E-Rechnungen auszustellen. Entscheidend sind daher:

• E-Rechnungen empfangen und lesen

• einfache Ablage eingehender Rechnungen

• niedriger Preis

• optional eigene E-Rechnungen erstellen, als Service-Leistung für B2B-Kunden

Diese Programme kommen infrage:

• Papierkram bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Bereits der kostenlose Tarif ermöglicht das Empfangen und Erstellen von E-Rechnungen, hat aber Einschränkungen bei GoBD-Funktionen und Rechnungsvorlagen. Der Tarif S für solo-selbstständige Kleinunternehmer kostet nur 9,90 €.

• Lexware Office ist besonders interessant für den E-Rechnungsempfang. Dafür reicht bereits der Einstiegstarif S für 7,90 € mit einem GOBD-konformen Rechnungsarchiv. Wer den vollständigen E-Rechnungsprozess abbilden möchte, erhält ihn ab Tarif M für 12,90 €.

• WISO MeinBüro hat einen Kleinunternehmer-Tarif für 10,90 €. Dieser konzentriert sich allerdings auf Ausgangsrechnungen; das Belegarchiv umfasst keine Eingangsrechnungen.

• sevdesk stellt einen kostenlosen E-Rechnungsgenerator zur Verfügung. Für den Empfang und die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen wird jedoch sevdesk Buchhaltung für 25,90 € benötigt.

Für Onlinehändler sind easybill, Lexware Office und sevdesk besonders geeignet. Entscheidend sind dabei vor allem:

• Schnittstellen zu Shopsystemen und Marktplätzen

• Automatische Übernahme von Bestellungen und Rechnungsdaten

• E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten

• Unterstützung von Lieferscheinen und weiteren Rechnungsprozessen

• Anbindung an Buchhaltung und Zahlungsabgleich

easybill ist unsere stärkste Empfehlung für E-Commerce. Das Programm ist auf Onlinehändler spezialisiert und bietet mehr als 30 Anbindungen an Shopsysteme und Marktplätze. Besonders für Händler mit vielen Bestellungen und umfangreichem EU-Geschäft ist easybill damit eine gute Wahl.

Lexware Office eignet sich ebenfalls sehr gut für den Onlinehandel. Zahlreiche E-Commerce-Integrationen verbinden die Software unter anderem mit Shops und Marktplätzen; gleichzeitig bietet Lexware Office starke Funktionen für Buchhaltung und automatisierten Zahlungsabgleich.

sevdesk verbindet E-Commerce-Anbindungen mit den umfangreichen Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen eines Allrounders. Schnittstellen bestehen beispielsweise zu Shopify, WooCommerce und Shopware sowie zu Marktplätzen wie Amazon und eBay. 

Unsere Empfehlung: Für einen klaren E-Commerce-Fokus ist easybill erste Wahl. Wer Onlinehandel mit umfangreicher Buchhaltung verbinden möchte, sollte Lexware Office oder sevdesk prüfen.

Für Dienstleister sind vor allem Funktionen wichtig, die eine flexible und einfache Abrechnung ermöglichen. Dazu zählen:

• Angebote und Rechnungen schnell erstellen und weiterverarbeiten

• Arbeitszeiten und Leistungen abrechnen

• Projekte und Kunden übersichtlich verwalten

• wiederkehrende Rechnungen und unterschiedliche Rechnungsarten

• Buchhaltung und Zahlungsabgleich integrieren

Diese Programme kommen besonders infrage:

• sevdesk eignet sich sehr gut für Dienstleister und ermöglicht auch die Abrechnung auf Stundenbasis. Hinzu kommen umfangreiche Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen.

• WISO MeinBüro unterstützt ebenfalls die Abrechnung erfasster Arbeitszeiten und verbindet Rechnungsstellung mit Buchhaltung und Büroorganisation.

• Papierkram ist besonders für projektorientierte Dienstleister interessant. Die integrierte Projektverwaltung ermöglicht die Abrechnung auf Stunden- und Tagessatzbasis.

• Lexware Office bietet starke Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen. Für Projektverwaltung und Stundenabrechnung sind jedoch externe Add-ons erforderlich.

Für Handwerksbetriebe sind neben Rechnungs- und E-Rechnungsfunktionen vor allem Schnittstellen zu spezialisierten Branchenprogrammen wichtig. Dadurch lassen sich kaufmännische Abläufe mit Auftrags-, Einsatz- oder Projektverwaltung verbinden.

Wichtige Anforderungen sind:

• Schnittstellen zu Handwerker- und Branchensoftware

• Angebote, Rechnungen sowie Abschlags- und Schlussrechnungen

• Projekt- und Auftragsorganisation

• einfache Buchhaltung und Zahlungsabgleich

• Nutzung durch mehrere Mitarbeiter

Diese Programme kommen besonders infrage:

• sevdesk bietet Schnittstellen zu mehreren Handwerkerlösungen, darunter Open Handwerk, Craftboxx und Das Programm. Dadurch lässt sich die Buchhaltungs- und Rechnungssoftware gut mit branchenspezifischen Prozessen verbinden.

• Lexware Office ist bei den Schnittstellen besonders stark. Die Software bietet Anbindungen an Branchenlösungen etwa für Gebäudereiniger und Reparaturwerkstätten sowie an 16 Handwerkerprogramme, darunter Das Programm und Bosch OfficeOn.

• Papierkram eignet sich besonders für kleine Handwerksbetriebe. Im Tarif M können bis zu fünf Mitarbeiter eingebunden werden; die integrierte Projektorganisation macht Papierkram zu einer vergleichsweise preiswerten Lösung für kleinere Teams.

Kostenpflichtige E-Rechnungssoftware gibt es in einer Preisspanne von 7,90 € und 35,90 € pro Monat. Der Durchschnittspreis beträgt 19,10 € monatlich.

Drei Preisklassen lassen sich unterscheiden:

• ca. 10 € pro Monat: einfache Rechnungsprogramme mit E-Rechnungsfunktionen

• ca. 20 bis 30 €: umfangreiche Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme

• bis rund 40 €: leistungsstarke Tarife mit zusätzlichen Buchhaltungs-, Automatisierungs- und Auswertungsfunktionen

Programme wie sevdesk oder Papierkram bieten einen kostenfreien Einstiegstarif, der aber funktionell eingeschränkt ist.

Wichtig: Entscheidend ist nicht der günstigste Einstiegspreis, sondern der Tarif, der den benötigten E-Rechnungsablauf abdeckt.

Kostenlose E-Rechnungstools sparen Geld. Eine kostenpflichtige E-Rechnungssoftware spart Zeit und und unterstützt einen rechtssicheren Ablauf.

• Je mehr Belege, desto höher die Zeitersparnis bei einer kostenpflichtige E-Rechnungssoftware
• Bei der GOBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen sind kostenpflichtige E-Rechnungsprogramme den kostenlosen Tools überlegen.
• Die 3 besten kostenpflichtige E-Rechnungssoftware decken sämtliche Buchhaltungsabläufe ab, vom E-Rechnungseingang bis zur Gewinnermittlung

Die folgende Tabelle macht die Unterschiede deutlich.

Nur wer wenige E-Rechnungen schreibt und empfängt, kann mit kostenlosen E-Rechnungstools einen ordentlichen Buchhaltungsablauf gewährleisten. 

Eine gute E-Rechnungssoftware sollte den gesamten Ablauf von der eingehenden E-Rechnung bis zur Buchhaltung unterstützen. Entscheidend sind Funktionen für Empfang, Erstellung, Archivierung und Weiterverarbeitung.

Beim Rechnungseingang sollte die Software möglichst viele Arbeitsschritte in einem System abbilden:

• E-Rechnungen empfangen: Rechnungen direkt in die Software übernehmen, etwa per Upload oder über einen digitalen Rechnungseingang.
• Prüfen und validieren: Das Programm sollte E-Rechnungen auf technische Fehler und Unstimmigkeiten prüfen können.
• Lesen und erfassen: Die strukturierten Rechnungsdaten sollten übersichtlich dargestellt und für die Buchhaltung übernommen werden.
• Buchen: Rechnungsdaten sollten möglichst ohne erneute manuelle Eingabe verbucht werden können.
• Bezahlen: Ideal ist eine Verbindung zum Geschäftskonto, über die offene Eingangsrechnungen bezahlt und Zahlungen zugeordnet werden können.

Auch beim Rechnungsausgang sollte die Software den kompletten Prozess abdecken. Wichtig sind:

• Korrektes E-Rechnungsformat: Unterstützung gängiger Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
• Valide E-Rechnungen erstellen: Eine gute Software erstellt automatisch technisch valide E-Rechnungen. Ein zusätzlicher Validator ist daher überflüssig.
• Pflichtangaben: Die Software sollte sowohl die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben als auch erforderliche rechtsformbezogene Angaben berücksichtigen.
• Einfache Erstellung: E-Rechnungen sollten sich genauso unkompliziert erstellen lassen wie klassische Rechnungen.
• Direkter Versand: Die fertige E-Rechnung sollte direkt aus dem Programm versendet werden können.
• Zahlungsüberwachung: Offene Rechnungen erkennen, Zahlungseingänge verbuchen und bei Bedarf Mahnungen erstellen.

Wichtig: Die Verantwortung, inhaltlich korrekte E-Rechnungen zu erstellen, liegt beim Anwender.

Eine gute Software sollte eingehende und selbst erstellte E-Rechnungen GoBD-konform speichern und dauerhaft nachvollziehbar dem jeweiligen Geschäftsvorgang zuordnen. Das gilt für den E-Rechnungseingang und den E-Rechnungsausgang.

Vorteil:

• Die Rechnungsablage erfolgt automatisch.
• Die Rechnungen sind sekundenschnell auffindbar.
• Wer korrekt und ordentlich arbeitet, weist stets eine vollständige Buchhaltung vor.

Um E-Rechnungen nicht nur zu erstellen und zu verwalten, sondern direkt weiterzuverarbeiten, sollte die Software auch zentrale Buchhaltungsfunktionen unterstützen:

• Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)
• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• Datenvorbereitung für die Gewinnermittlung

Je mehr dieser Schritte in einem System stattfinden, desto weniger Daten müssen manuell übertragen werden.