- Um maschinell lesbare E-Rechnungen im XML-Format zu erstellen und zu verarbeiten, ist eine Software nötig.
- Die Marktführer im Bereich Rechnungs- und Buchhaltungssoftware decken die Funktionen ab.
- Die Kosten für E-Rechnung-Software liegt im Schnitt bei günstigen 20 € im Monat.
- Es gibt einige kostenfreie Software-Angebote, mit sehr eingeschränkten Funktionen.
| Top-Programme für die E-Rechnung
Die Sieger im Rechnungsprogramm-Vergleich sind seit 1.1.2025 in der Lage, E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten.

- Sehr gute Bedienbarkeit
- Sehr guter Funktionsumfang
- Zeiterfassung inklusive
- 14 Tage kostenlos testen
- Note 1,2

- Nutzerfreundlich
- Sehr guter Funktionsumfang
- Sehr gute Schnittstellen
- Anzahl User unbegrenzt
- Note 1,3

- Spielend bedienbar
- Funktionsumfang gut
- Abrechnung von Projekten
- Für alle Branchen
- Note 1,6
Mit der Pflicht zur E-Rechnung seit dem 1.1 2025 erfolgt der Wechsel von der Papier- oder PDF-Rechnung zu einem strukturierten und maschinenlesbaren Format. Zu den Rechnungsformaten der E-Rechnung zählen die X-Rechnung und ZUGFeRD Rechnung.
Zwar erfolgt die Umstellung auf die E-Rechnung entlang verschiedener Fristen bis zum Jahr 2028. Seit dem 1.1.2025 müssen jedoch alle Selbstständigen und Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Empfang einer E-Rechnung ist dabei grundsätzlich über ein E-Mail-Postfach möglich. Die Herausforderung besteht jedoch darin, eine erhaltene XML-Rechnung (Beispiel für eine XML-Rechnung) auszulesen. In den folgenden Jahren wird es für Unternehmen außerdem zur Pflicht, E-Rechnungen erstellen zu können.
Die E-Rechnungs-Software ist für Selbstständige und Unternehmen die einfachste Möglichkeit, die gesetzlichen Vorgaben für die seit 2025 geltende E-Rechnungs-Pflicht vollständig zu erfüllen. Dann ist es nicht mehr nötig, in den Folgejahren weitere Schritte zu ergreifen.
Für alle Gründer, Freiberufler und Selbstständigen, die derzeit noch Word oder Excel für die Rechnungsstellung nutzen, stellt sich die Frage: Welche E-Rechnungs-Software soll ich auswählen? Dafür stellen wir einen Vergleich der besten E-Rechnungs-Programme vor.
Unternehmen, die bereits eine Rechnungssoftware nutzen, müssen prüfen, ob der Anbieter rechtzeitig die E-Rechnungs-Funktionalitäten integrieren wird. Oder ob sich in dem Zusammenhang ein Wechsel lohnt.
Der Vorteil der Nutzung einer E-Rechnungs-Software besteht nicht nur darin, die gesetzlichen Regelungen einzuhalten. Eine E-Rechnungs-Software bietet auch viele weitere Funktionen, die im Büroalltag Zeit und damit Geld sparen helfen. Diese Funktionen stellen wir im nächsten Kapitel im Detail vor.
Schnelltest E-Rechnungspflicht
Sie sind unsicher, ob und ab wann Ihr Unternehmen von der E‑Rechnungspflicht betroffen ist? Mit unserem Schnelltest sorgen Sie in wenigen Sekunden für Klarheit.
Ja, das ist sinnvoll. Denn die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer sieht folgendermaßen aus:
- E-Rechnungen schreiben ist nicht erforderlich.
- Jeder Kleinunternehmer muss aber E-Rechnungen empfangen können.
| Funktionen der E-Rechnungs-Software
Bei den Funktionen einer Software für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ist folgende Unterscheidung sinnvoll:
- Pflichtfunktionen, um gesetzliche Anforderungen zur E-Rechnung zu erfüllen
- Hilfreiche Funktionen einer Rechnungssoftware im Büroalltag
- Buchhaltungs-Funktionen der Software
So können Selbstständige und Unternehmen individuell entscheiden, worauf bei der Auswahl der E-Rechnung-Software zu achten ist.
Im Anschluss an die Darstellung der Kriterien geben wir Tipps für die Auswahl der geeigneten E-Rechnungs-Software.
#1 Pflichtfunktionen für gesetzliche Vorgaben der E-Rechnung
Um alle gesetzlichen Anforderungen rund um die E-Rechnung zu entsprechen, muss die Software folgende Funktionen umfassen:
- Eingehende E-Rechnungen validieren: Die Software prüft, ob die E-Rechnung technisch und inhaltlich korrekt ist.
- Unterstützung der E-Rechnungsformate: Die Software muss mindestens das Format der XRechnung erstellen und verarbeiten (z. B. über die Upload-Funktion). Optional ist das Format ZUGFeRD, womit einer XRechnung ein visuell lesbares PDF beigefügt wird.
- Pflichtangaben einer Rechnung: Die Software muss sicherstellen, dass alle Pflichtangaben korrekt und vollständig auf der Rechnung eingetragen sind. Bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber muss z. B. zusätzlich eine Leitweg-ID als Option auf der Rechnung möglich sein.
- GoBD-konforme Archivierung: Rechnungen müssen revisionssicher gespeichert werden, um den Anforderungen der GoBD zu genügen.
- Automatischer Rechnungsversand: E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format versendet werden, etwa per E-Mail mit maschinenlesbarem Anhang oder über zertifizierte Übertragungsplattformen.
#2 Funktionen einer Rechnungssoftware für den Büroalltag
Damit die ausgewählte Software nicht nur für die E-Rechnung genutzt werden kann, sondern auch im Büroalltag hilft, sind u.a. folgende Funktionen relevant:
- Erstellung von Angebots- und Auftragsbestätigungen: Einige Programme bieten die Funktion, Angebote und Auftragsbestätigungen zu erstellen, die später per Klick in Rechnungen umgewandelt werden können. Dies vereinfacht den gesamten Geschäftsprozess.
- Rechnungsfunktionen und -arten: Ist es möglich, mit der Software Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, wiederkehrende Rechnungen sowie Stornierungen oder Rechnungskorrekturen vorzunehmen?
- Benutzerdefinierte Vorlagen für Dokumente: Sind Angebots- und Rechnungsvorlagen individuell anpassbar? Dies betrifft z.B. das Einfügen des Unternehmenslogos, spezifische Felder, die Formatierung in den gewünschten Farben oder die Anpassung der Layouts, um Rechnungen professionell und individuell zu gestalten.
- Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen: Automatisierte Benachrichtigungen erinnern an ausstehende Zahlungen oder fällige Mahnungen. Das spart Zeit und verbessert die Zahlungsabwicklung.
- Automatisierte Prozesse: Die Software sollte die Möglichkeit bieten, wiederkehrende Rechnungen oder automatische Mahnungen zu erstellen und zu versenden. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass keine Rechnung oder Mahnung vergessen wird.
- Mehrwährungs- und Mehrsprachigkeit: Für international tätige Selbstständige ist es hilfreich, wenn die Software Rechnungen in verschiedenen Währungen und Sprachen erstellen kann.
In unserem Rechnungs-Software-Vergleich analysieren wir noch viele weitere Funktionalitäten für die beste Rechnungssoftware.
#3 Buchhaltungs-Funktionen der Software
In unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich prüfen wir neben den Rechnungsfunktionen der Software u.a. folgende Funktionen, die Selbstständigen viel Zeit bei der Buchhaltung sparen:
- Automatische Beleg-Erkennung: Je schneller Belege hochgeladen und mit den Transaktionen auf dem Geschäftskonto verbucht werden können, desto mehr Zeit wird gespart.
- EÜR-Erstellung: Kann die Software eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, um damit zum Jahresabschluss Zeit zu sparen? (siehe hierzu auch unsere Seite EÜR-Software)
- Umsatzsteuervoranmeldung: Ist es mit der Software möglich, die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt zu melden?
- Zusammenarbeit mit Steuerberatern: Hat der Steuerberater Zugriff auf die Software?
- Schnittstellen zu anderen Systemen: Besteht eine Integration in bestehende ERP-Systeme für eine nahtlose Weiterverarbeitung.
- Berichte und Analysen: Eine integrierte Berichtsfunktion ermöglicht es Selbstständigen, die finanzielle Situation zu überwachen und Analysen über Einnahmen, offene Forderungen und den Zahlungsstatus zu erstellen.
Tipps für die Auswahl der richtigen Software
Vor der Auswahl einer E-Rechnungs-Software, sollten Sie Ihre individuellen Anforderungen klar definieren. Neben den Pflichtfunktionen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben betrifft dies Funktionen für den Büroalltag und die Buchhaltung.
Wichtige Punkte für die finale Auswahl sind dann Nutzerfreundlichkeit der Software:
- Wie gut ist das Onboarding?
- Ist die mobile Nutzung uneingeschränkt möglich?
- Funktioniert die Software auch als App für den Mac?
- Und bietet die Software regelmäßig Updates und einen zuverlässigen Support?
Um die Bedienung einer Software zu testen, lohnt es sich, die kostenlose Testphase der Anbieter zu nutzen.
Damit Sie schnell einen Überblick über die besten E-Rechnungsprogramme erhalten, haben wir Ihnen im nächsten Kapitel einen Vergleich erstellt. Der Vergleich beinhaltet auch die Kosten für die E-Rechnungs-Software.

| Vergleich: Die besten E-Rechnungsprogramme
Welches Programm können Selbstständige und Unternehmen für die E-Rechnung nutzen? In erster Linie stehen dafür klassische Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme wie sevdesk und Lexware Office zur Verfügung. Der große Vorteil liegt auf der Hand: Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen im Hinblick auf die E-Rechnung liefern die Anbieter viele weitere Funktionen.
Die nachfolgende Tabelle zeigt einen Überblick der 6 besten E-Rechnungsprogramme:
Programm | E-Rechnungs-Funktionen | Test-Note | Tarife: Kosten pro Monat | Jetzt testen |
sevdesk |
| 1,2 |
| Zum Anbieter |
Lexware Office |
| 1,3 |
| Zum Anbieter |
WISO Mein Büro |
| 1,7 |
| Zum Anbieter |
orgaMax |
| 1,9 |
| Zum Anbieter |
Papierkram |
| 2,0 |
| Zum Anbieter |
accountable |
| 2,1 |
| Zum Anbieter |
*Test-Note aus dem Buchhaltungs-Software-Vergleich von Für-Gründer.de |
Die Übersicht zeigt, dass die besten Buchhaltungsprogramme standardgemäß die zentralen Funktionen zur E-Rechnung abbilden. Und dies zu günstigen Kosten, wie das nächste Kapitel unterstreicht.
Kosten der E-Rechnungs-Software
Die Kosten einer Software für die Erstellung und Verarbeitung einer E-Rechnung liegt im Schnitt um die 20 € pro Monat. Dazu zählen bspw. sevdesk Buchhaltung, Lexware Office L oder OrgaMax L. In diesen Tarifen sind neben den Pflichtfunktionen der E-Rechnung ebenfalls wichtige Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen enthalten.
Es gibt einige günstigere Einstiegstarife mit dem Fokus auf Rechnungsfunktionen wie Lexware Office ab 6,90 € oder sevdesk Rechnung ab 8,90 €. Papierkram. Accountable oder auch WISO Mein Büro bieten für die Rechnungserstellung sogar kostenfreie Tarife. Diese sind im Funktionsumfang jedoch sehr eingeschränkt.
Für noch umfangreiche Buchhaltungsfunktionen bieten die Anbieter Tarifupgrades: Z.B. sevdesk Buchhaltung Pro für 34,90 € im Monat oder Papierkram Paket L für 39,90 € monatlich.
Einen noch detaillierten Vergleich der Anbieter für E-Rechnungs-Software stellen wir im nächsten Kapitel vor.
E-Rechnungs-Software im Detail
Die nachfolgende Tabelle stellt die 6 besten Buchhaltungssoftware-Anbieter im Hinblick auf die Kriterien:
- Nutzerfreundlichkeit
- Allgemeine Rechnungsfunktionen
- Buchhaltungsfunktionen
- E-Rechnungs-Funktionalität und
- Preis und Startangebot vor.
Kriterium | sevdesk | Lexware Office | WISO MeinBüro | OrgaMax | Papierkram | accountable |
---|---|---|---|---|---|---|
Tarif | Buchhaltung | XL | Rechnungen M | Buchhaltung M | S | Pro |
Testnote | 1,2 | 1,3 | 1,7 | 1,9 | 2,0 | 2,1 |
Nutzerfreundlichkeit | 100 % | 100 % | 91 % | 91 % | 91 % | 91 % |
Rechnungs-Funktionen | 100 % | 100 % | 93 % | 93 % | 100 % | 53 % |
Buchhaltungs-Funktionen | 87 % | 88 % | 62 % | 60 % | 55 % | 59 % |
E-Rechnungs-Funktionen | ||||||
Schreiben | ||||||
Verarbeiten | ||||||
Archivieren | ||||||
Preis pro Monat | 19,90 € | 29,90 € | 36,00 € | 16,00 € | 9,90 € | 22,50 € |
Angebot | Bis 12 Monate kostenfrei | 6 Monate gratis | 50 % Rabatt für 6 Monate | 6 Monate kostenfrei | ||
Jetzt testen | Tool >> | Tool >> | Tool >> | Tool >> | Tool >> | Tool >> |
Getestet wurden stets die mittleren Tarife der Anbieter, sodass ein guter Mix aus Preis-Leistung sichergestellt ist.
Die Testergebnisse weiterer Anbieter wie Buchhaltungsbutler, Sage, Zoho Books oder Kontolino finden Sie in unserem Buchhaltungs-Software-Vergleich.
Neben den von uns im Markt führenden Anbieter gibt es weitere Software-Angebote, die auch versprechen die E-Rechnungen abzudecken. Einige der Anbieter stellen wir im nächsten Kapitel vor.
Weitere E-Rechnungs-Software
Candis: Candis ist stark auf Automatisierung fokussiert, was besonders kleinen und mittleren Unternehmen die Arbeit erleichtert. Die Software punktet durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche und Automatisierungsfunktionen wie die automatische Verbuchung von Rechnungen.
Während die Automatisierungsfunktionen gelobt werden, könnte Candis für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen an die Buchhaltung möglicherweise nicht ausreichen. Einige Nutzer haben zudem angemerkt, dass die Funktionen zur Rechnungsverfolgung eingeschränkt sind und nicht alle Arten von Zahlungen automatisiert bearbeitet werden können.
Easybill: Easybill ist besonders für kleinere Unternehmen und Freelancer interessant, da die Software eine einfache und günstige Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen bietet. Zudem ist der Support positiv bewertet worden.
Die Software bietet eine solide Basis für kleine Unternehmen, allerdings fehlen erweiterte Buchhaltungsfunktionen oder die Möglichkeit zur nahtlosen Integration mit komplexeren ERP-Systemen. Unternehmen mit mehrstufigen Rechnungsprozessen könnten an ihre Grenzen stoßen.
EasyFirma: EasyFirma punktet mit einer sehr einfachen und benutzerfreundlichen Oberfläche. Besonders für Freelancer und kleine Unternehmen ist die kostengünstige Lösung attraktiv, da sie E-Rechnungen schnell und unkompliziert erstellen können.
Obwohl EasyFirma gut für Einzelunternehmer geeignet ist, fehlt es an tiefergehenden Funktionen für wachsende Unternehmen oder solche mit größeren Volumen an Rechnungen. Die Software richtet sich klar an eine Zielgruppe mit sehr einfachen Anforderungen und bietet keine tiefe Integration in Buchhaltungssysteme.
Flowers-Software: Flowers-Software bietet eine umfassende Lösung für die E-Rechnung und ermöglicht eine einfache Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse. Sie ist für Unternehmen geeignet, die eine vollständig automatisierte Lösung suchen.
Die Stärke von Flowers liegt in der Vollautomatisierung, jedoch berichten einige Nutzer von Einstiegshürden, insbesondere wenn es um die Integration in bestehende Systeme geht. Zudem könnte der Preis für kleinere Unternehmen ein Hindernis darstellen, da Flowers eher auf mittelgroße bis große Unternehmen abzielt.
Pagero: Pagero bietet eine grenzüberschreitende Lösung, die sich an größere Unternehmen richtet. Die Software unterstützt internationale E-Rechnungsstandards und bietet Konformität mit EN 16931, was sie für Unternehmen mit internationalen Partnern attraktiv macht.
Obwohl Pagero für größere Unternehmen eine gute Lösung bietet, könnte sie für kleinere Unternehmen überdimensioniert und zu komplex sein. Einige Kunden erwähnen, dass die Einrichtung und der Einstieg ohne technisches Know-how erschwerend sein kann. Zudem ist der Preis im höheren Segment angesiedelt, was für kleine Unternehmen eine Hürde darstellt.
Weclapp: Weclapp bietet eine umfassende ERP-Lösung mit integrierter E-Rechnungserstellung und ist besonders bei Unternehmen beliebt, die eine zentrale Plattform für CRM, Lagerverwaltung und Buchhaltung benötigen.
Während Weclapp eine sehr vielfältige Lösung bietet, könnte es für Unternehmen, die nur eine einfache E-Rechnungs-Software benötigen, als überdimensioniert empfunden werden. Zudem berichten einige Nutzer, dass die Ersteinrichtung komplex sein kann und Einarbeitungszeit erfordert. Die Software ist also ideal für Unternehmen, die eine umfassende Lösung suchen, aber nicht für jene, die eine reine E-Rechnungs-Software möchten.
Yokoy: Yokoy setzt stark auf Automatisierung und KI-gestützte Technologien, um Rechnungen und Spesen effizient zu verwalten. Die Software ist besonders für Unternehmen mit großen Volumina an Rechnungen und internationalen Geschäften geeignet.
Die hochentwickelte KI von Yokoy ist ein großer Vorteil für Unternehmen mit komplexen Prozessen. Allerdings wird die Software von einigen Anwendern als zu komplex für kleinere Unternehmen empfunden. Sie richtet sich eher an Unternehmen mit umfangreichen Spesen- und Rechnungsprozessen, weshalb sie für kleinere Selbstständige und KMUs möglicherweise überdimensioniert ist.
Generatoren für die E-Rechnung
Zusätzlich zu den umfangreichen Softwareangeboten für die Erstellung und Verarbeitung der E-Rechnung gibt es auch eine Reihe an Generatoren, um online eine E-Rechnung zu schreiben. Zu diesen Anbietern zählen bspw.:
- B2B Router: Kostenfrei bis zu 100 E-Rechnungen erstellen. Anmeldung nötig.
- WISO Mein Büro: Tool für die kostenfreie Erstellung von E-Rechnungen. Anmeldung nötig.
- X-Rechnungs-Generator von X-Rechnung erstellen: Ohne Anmeldung direkt online eine X-Rechnung erstellen
- PDF24 Tools: X-Rechnung und ZUGFeRD Rechnungen ohne Anmeldung erstellen
- ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform): Für E-Rechnungen an den Bund
Achtung: Bei der Nutzung der kostenfreien Dienste ist stets zu prüfen, ob auch wirklich alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnungen enthalten sind und die Rechnung tatsächlich als XML-Dokument mit allen Informationen erstellt wird und vom Empfänger korrekt verarbeitet werden kann.
Datev E-Rechnungsplattform
Datev bietet seinen Mitgliedsunternehmen eine E-Rechnungsplattform an. Leistungsmerkmale der E-Rechnungsplattform sind:
- E-Rechnung erstellen, empfangen und versenden: Die Plattform ermöglicht die Einhaltung der E-Rechnungspflicht (XRechnung, ZUGFeRD).
- Integrierte Prozesse: Nahtlose Integration mit DATEV Unternehmen online für automatisierte Weiterverarbeitung.
- Datensicherheit: Revisionssichere Archivierung in zertifizierten Rechenzentren.
- Kosteneffizienz: Kostenloser Zugang mit Möglichkeit, zusätzliche Funktionen hinzuzubuchen.
Voraussetzung ist jedoch, dass eine Mitgliedschaft bei DATEV Unternehmen online besteht. Diese startet ab 11 Euro pro Monat.
Die Nutzung von DATEV empfiehlt sich für Selbstständige und Unternehmen, die viel Erfahrung in der Buchhaltung haben. Für Einsteiger ist es besser, für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht auf die klassischen Rechnungs- und Buchhaltungsangebote zu setzen.
| E-Rechnungs-Software kostenlos?
Es gibt einige Rechnungsprogramme, die Funktionalitäten zur E-Rechnung kostenfrei anbieten. Zusätzlich gibt es Generatoren für die Erstellung von E-Rechnungen online.
Wir haben diese Angebote auf der Seite E-Rechnung-Software kostenlos zusammengefasst.
Insgesamt bieten diese E-Rechnung-Software-Angebote Einschränkungen im Funktionsumfang. Zwar können die Pflichten zur E-Rechnung eingehalten werden, doch erfordert dies deutlich mehr manuellen Aufwand. Zugleich verzichten Nutzer auf die Erleichterungen in der Rechnungsstellung und Buchhaltung, die bewährte Softwareanbieter aufweisen.