E-Rechnung wird Pflicht: So stellen Sie sich darauf ein

Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die aus maschinellem Code besteht. Seit dem 01.01.2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen mit einer entsprechenden Software einzulesen, zu prüfen und zu buchen. Denn: Sämtliche Angaben einer Rechnung (15 Pflichtangaben) bei der elektronischen Rechnung sind codiert und für Computerprogramme lesbar.

Digitale Rechnungsformate ohne maschinell lesbare Daten sind keine E-Rechnung. Keine E-Rechnungen sind also:

• Rechnungen in Form einer PDF
• Rechnungen in einem Bildformat (JPG, PNG)
• Rechnungen in Word oder Excel
• Rechnungen im EDIFACT-Format

Ob eine E-Rechnung korrekt ist, prüfen E-Rechnungs-Validierungstools.

Die E-Rechnung ist Teil einer europäischen Digitalisierungsoffensive, die darauf abzielt, Büro- und Buchhaltungsabläufe zu vereinfachen. Gesetzliche Grundlagen und Regeln für die E-Rechnung sind im Wachstumschancen-Gesetz festgelegt. Es gibt Übergangsregelungen und einen klaren Zeitplan für die Umsetzung.

Die E-Rechnungs-Pflicht seit dem 1.1.2025 wird in mehreren Schritten umgesetzt.

01.01.2025 - 31.12.2026: Die Unternehmer dürfen noch Papierrechnungen schreiben. Sie müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Dazu ist eine Software nötig, um Rechnungen zu lesen, zu prüfen und für den Zahlungsverkehr vorzubereiten.

01.01.2027 - 31.12.2027:

• Unternehmen bis 800.000 € Umsatz dürfen noch Papier-Rechnungen oder Rechnungen in digitalen Formaten ohne strukturierte Daten schreiben.
• Unternehmen über 800.000 € Umsatz müssen zwingend E-Rechnungen erstellen.
• Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten
• Die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen ist ebenfalls wichtig.

Ab 1.01. 2028: Ab dem 01.01.2028 haben alle Unternehmer im B2B-Geschäft die Pflicht, E-Rechnungen zu schreiben, zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Lediglich Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben (siehe: „E-Rechnungs-Pflicht für Kleinunternehmer“). Nicht erforderlich ist das E-Rechnungsformat für Kleinbetragsrechnungen.

Wir haben Ihnen alle Fristen und auch die Ausnahmen auf einer gesonderten Seite zum Thema E-Rechnungs-Pflicht zusammengetragen.

Sie sind unsicher, ob und ab wann Ihr Unternehmen von der E‑Rechnungspflicht betroffen ist? Mit unserem Schnelltest sorgen Sie in wenigen Sekunden für Klarheit.

Die folgende Tabelle zeigt, wie die 3 besten Programme des aktuellen Buchhaltungssoftware-Vergleichs auf die E-Rechnungs-Pflicht vorbereitet sind.

Die meisten etablierten Rechnungsprogramme haben die E-Rechnungs-Funktionen integriert. Diese und Alternativen zum Schreiben einer E-Rechnung stellen wir Ihnen auf der Seite E-Rechnungs-Software vor.

Zusätzlich zeigen wir, was vermeintliche Gratis-Angebote zur E-Rechnung leisten und wo die Nachteile sind: Mehr dazu auf der Seite E-Rechnungs-Software kostenlos.

Die 2 wesentlichen elektronischen Rechnungsformate, die den europäischen Standard EN 16931 erfüllen, sind die X-Rechnung und die ZUGFeRD-Rechnung.

Die X-Rechnung ist eine rein codierte Rechnung. Für die X-Rechnung ist eine Software notwendig, um die Rechnung zu lesen, zu buchen und zu archivieren. Ohne Software ist die X-Rechnung nicht lesbar, wie die folgende Abbildung zeigt.

Noch mehr Details zur E-Rechnung und der Strukturierung haben wir auf der Seite E-Rechnung-Beispiel zusammengestellt.

Die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format hingegen kombiniert ein PDF-Dokument mit einem hinterlegten Code. Dadurch sieht die Rechnung wie eine klassische Rechnung aus, kann aber auch maschinell gelesen werden. Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung sind in der Lage, weiterhin „oldschool“ zu arbeiten: die Rechnung ausdrucken, in einen Schuhkarton legen, mit dem Tacker an papierene Bankauszüge heften oder in einen Leitz-Ordner packen.

Schreiben, empfangen, verarbeiten und buchen sowie archivieren sind die wesentlichen Abläufe, wenn Unternehmer mit E-Rechnungen arbeiten. Dabei helfen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme, die für die E-Rechnung geeignet sind.

Je nach Geschäftsmodell gibt es unterschiedliche Prozesse, um E-Rechnungen zu erstellen:

• Vom Angebot zur Rechnung: Ideal ist ein Ablauf, der aus einem Angebot auf Knopfdruck eine E-Rechnung erstellt.
• Arbeitszeiten abrechnen: Im Projektgeschäft erfassen Dienstleister Arbeitszeiten, die ein gutes Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm mit ein paar Klicks in einer E-Rechnung abrechnet. Dabei sollte das Programm zusätzlich in der Lage sein, bei größeren Projekten Anzahlungsrechnungen und Teilzahlungsrechnungen zu erstellen. In Form einer E-Rechnung, versteht sich.
• Abonnements und wiederkehrende Leistungen abrechnen: Dafür muss das Rechnungsprogramm in der Lage sein, Wiederholungsrechnungen als E-Rechnung zu erstellen.
• E-Rechnungen schreiben im E-Commerce: Dabei ist eine Anbindung an ein Shop-System oder ein Warenwirtschaftssystem notwendig. Nach einer Bestellung werden neben der E-Rechnung zusätzlich Lieferscheine und Versandpapiere geschrieben.

Unternehmer empfangen eine E-Rechnung per Mail und leiten sie weiter an ein Rechnungsprogramm oder an eine Buchhaltungssoftware. In der Software finden 4 Prozesse statt:

1. Prüfung der E-Rechnung: Was wurde berechnet? Stimmen Preise, Mengen und Zahlungskonditionen mit den Vereinbarungen (etwa der Auftragsbestätigung) überein.
2. Buchung der E-Rechnung: Auf welches Buchhaltungskonto soll die E-Rechnung gebucht werden? Gute Rechnungsprogramme machen dabei einen Konto-Vorschlag. Die Buchung selbst erfolgt per Klick.
3. Bezahlung der E-Rechnung: Gute Programme haben ein integriertes Online-Banking, mit dem der Bezahlvorgang spielerisch und einfach funktioniert.

Im Idealfall sind sämtliche Abläufe beim Empfang und der Verarbeitung einer E-Rechnung automatisiert.

Für E-Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren. Mit einem bewährten Rechnungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware ist ein Unternehmer auf der sicheren Seite. Denn die Archivierung von E-Rechnungen ist nach den Regeln der GOBD durchzuführen. Denn ist die E-Rechnung in der Software einmal gebucht, ist sie automatisch archiviert. Archivierte Rechnungen sind in einer guten Software außerdem schnell auffindbar. Dank verschiedener Suchkriterien wie Name des Geschäftspartners, Rechnungsnummer oder Zeitraum der Rechnungsbearbeitung.

Mit welchen Tools Sie am besten mit E-Rechnungen arbeiten, behandeln wir im folgenden Abschnitt.

Rechnungsprogramm oder Buchhaltungsprogramme sind die beste Lösung, um mit E-Rechnungen zu arbeiten. Die besten 6 aus unserem aktuellen Buchhaltungssoftware-Vergleich etwa sind alle hervorragend geeignet.

Professionelle Büroprogramme wie jene aus unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich bieten folgende Vorteile:

• E-Rechnungen schreiben auf Knopfdruck in allen denkbaren Varianten (Rechnung aus Angebot, aus erfassten Zeiten etc.)
• Verschiedene E-Rechnungsarten möglich: Abo-Rechnung, Storno-Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilzahlungsrechnung
• Bezahlen der Rechnung im Programm
• Korrektes Buchen von Eingangsrechnungen

Der einzige Nachteil: die Programme kosten monatlich eine Abo-Gebühr. Diese beginnt ab 9,90 €.

Kostenlose Programme für die E-Rechnung sparen zwar Geld, kosten aber sehr viel Zeit. In der Regel sind das Stand-alone-Lösungen, wie etwa:

• Generatoren für die E-Rechnung: Das sind Browser-Lösungen, mit denen ein User kostenlos E-Rechnungen erzeugen kann.
• E-Rechnungs-Plattformen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Unternehmen.

Diese Lösungen bieten keine durchgängigen Prozesse und Abläufe und lohnen sich für einen Unternehmer nur dann, wenn er weniger als 3 Rechnungen pro Monat schreibt. Die Nachteile dieser Stand-alone-Tools sind:

• Zeitverlust: Anwender müssen alle Kundendaten und Leistungsdaten pro Rechnung neu eingeben.
• Gefahr inkonsistenter Rechnungsnummern: Rechnungsnummern werden nicht automatisch erzeugt. Das wird bei einer Betriebsprüfung zu einem finanziellen und steuerrechtlichen Risiko.
• Keine schlüssige Archivierung der Rechnung: Unternehmer müssen für sichere Speicherorte ihrer E-Rechnungen für einen Zeitraum von 8 Jahren sorgen.