E-Rechnung empfangen: Alle Schritte bis zur Archivierung

Ab dem 01. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend E-Rechnungen empfangen können. Um E-Rechnungen gesetzeskonform zu empfangen, müssen die Schritte Empfangen, Prüfen, Validieren und Archivieren eingehalten werden.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch Automatisierung und die richtige Softwarelösung Zeitaufwand und Fehler beim Rechnungsempfang reduzieren können.

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Chefredakteur

Chefredakteur: René Klein
Für-Gründer.de Redaktion

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.

Das Wichtigste auf einen Blick
  • Bei Empfang einer E-Rechnung muss diese auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtskonformität geprüft werden.
  • E-Rechnungen müssen im XML-Format vorliegen und nach EN 16931 validiert werden.
  • Die anschließende Archivierung sollte revisionssicher sein und den geltenden Datenschutzrichtlinien entsprechen.
  • Unternehmen sollten sich rechtzeitig mit den Anforderungen einer spezialisierten E-Rechnungs-Software vertraut machen.
  • Automatisierte Softwarelösungen stellen die Vollständigkeit und Rechtskonformität der Rechnungen sicher.

  | Wer muss ab 2025 E-Rechnungen empfangen?

Für alle Unternehmen im B2B-Bereich ist die Nutzung von E-Rechnungen ab 2025 Pflicht. Diese Pflicht erstreckt sich zunächst auf den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen. Unternehmen sind verpflichtet von sämtlichen Dienstleistern und Lieferanten E-Rechnungen empfangen zu können.

Papier und andere Formate, wie PDF, werden in den kommenden drei Jahren Schritt für Schritt durch die E-Rechnung ersetzt. Je nach Vorjahresumsatz gelten für Unternehmen hierbei unterschiedliche Fristen. Eine generelle Pflicht für alle Unternehmen zum Versand von E-Rechnungen besteht erst ab dem Jahr 2028.  Mehr zu den Fristen erfahren Sie auf unserer Seite E-Rechnungs-Pflicht.

Unternehmen im B2B-Bereich sollten sich frühzeitig informieren, um alle Fristen zur E-Rechnungs-Pflicht gesetzesgemäß einzuhalten. Das Ausstellen, Empfangen und Verwalten von E-Rechnungen erleichtert eine passende E-Rechnungs-Software.

  | Welche Formate gibt es für die E-Rechnung?

Die E-Rechnung kann in zwei verschiedenen Formaten dargestellt werden: XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung: Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das für die E-Rechnung in Deutschland im öffentlichen Sektor bereits verpflichtend ist. Dieses Format ist nicht visuell darstellbar.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Das ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das PDF/A-3-Dateien mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Es ist sowohl maschinenlesbar als auch visuell darstellbar.

Die E-Rechnung basiert auf dem XML-Format (Extensible Markup Language). Dieses Format ermöglicht es, die Daten einer Rechnung in einer klar definierten, strukturierten Form darzustellen.

Im XML-Code sind alle relevanten Daten – wie Rechnungsnummer, Empfängerinformationen, Leistungsbeschreibung, Beträge etc. – in Datenfeldern organisiert. Diese Daten sind standardisiert und für Maschinen leicht interpretierbar.

Wie eine E-Rechnung konkret aussieht, haben wir für sie auf der Seite E-Rechnung Beispiele zusammengestellt.

  | Empfang von E-Rechnungen: Diese Probleme sollten Sie kennen

Der Empfang von E-Rechnungen ist ein zentraler Schritt im digitalen Rechnungswesen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, welche Anforderungen bestehen, welche Probleme dabei auftreten können und welche Lösungsoptionen es gibt.

Schritt Anforderung Probleme/Fragen Lösungen
Empfangen

Software muss mit E-Rechnungen umgehen können

Zustellung per E-Mail oder Rechnungsportal

Welche Formate müssen akzeptiert werden?

Welche Software ist geeignet?

Information über Pflichten und akzeptierte Formate

Auswahl einer GoBD-konformen Software

Schulung und Übung

Prüfen E-Rechnung muss vollständig, richtig und rechtskonform sein

Schwierigkeiten bei manueller Prüfung von XML-Rechnungen

Fehler bei Kontrolle von steuerlichen Angaben

Unklarheit, ob Rechnung vollständig ist

Software-Lösungen nutzen, die die Daten automatisch prüfen

Implementierung einer Vorschau-Funktion für maschinenlesbare Rechnungen

Validieren E-Rechnung muss nach EN 16931 validiert werden

Unkenntnis, ob die Rechnung EN 16931-konform ist 

Technische Hürden bei der Validierung, insbesondere bei neuen Systemen

Verwendung von E-Rechnungstools, die die Validierung automatisiert durchführen

Regelmäßige Updates der Software

Archivieren

GoBD-konforme Archivierung ist Pflicht

Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden

Fehlende Kenntnisse über GoBD-Anforderungen

Fehler bei der Archivierungsmethode

Kostenlose Tools bieten oft keine Archivierungsfunktion

Implementierung einer Archivierungssoftware, die GoBD-konform ist

Regelmäßige Schulungen 

Automatisierte Archivierung direkt nach dem Empfang

 

Schritt 1: Empfangen 

Unternehmen benötigen eine Software, die E-Rechnungen verarbeiten kann. Die Zustellung erfolgt oft per E-Mail oder über spezielle Rechnungsportale. Eine häufige Frage ist, welche Software die beste ist und welche Formate akzeptiert werden müssen. Die Lösung liegt in der Auswahl einer GoBD-konformen Software, die alle relevanten Formate unterstützt.

Schritt 2: Prüfen 

E-Rechnungen müssen vollständig und rechtskonform sein, alle Pflichtangaben korrekt enthalten. Die manuelle Prüfung von XML-Rechnungen ist jedoch schwierig und fehleranfällig. Steuerliche Angaben können leicht übersehen oder falsch kontrolliert werden. Abhilfe schaffen Softwarelösungen, die die Rechnungsdaten automatisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Eine Vorschau-Funktion für maschinenlesbare Rechnungen kann zusätzlich unterstützen.

Schritt 3: Validieren 

Die Validierung nach der EU-Norm EN 16931 ist Pflicht. Viele Unternehmen wissen jedoch nicht, ob eine E-Rechnung diese Anforderungen erfüllt. Technische Hürden, besonders bei der Einführung neuer Systeme, können die Validierung erschweren. E-Rechnungstools mit automatisierter Validierungsfunktion und regelmäßigen Software-Updates lösen dieses Problem und gewährleisten die Konformität.

Schritt 4: Archivieren 

E-Rechnungen müssen GoBD-konform und revisionssicher archiviert werden. Vielen Unternehmen fehlen jedoch Kenntnisse über die GoBD-Anforderungen. Fehler bei der Archivierung können zu rechtlichen Problemen führen. Die Lösung ist eine GoBD-konforme Archivierungssoftware, die den Prozess automatisiert. Regelmäßige Schulungen und automatische Archivierung nach dem Empfang unterstützen zusätzlich dabei, den rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden.

  | Die E-Rechnung richtig empfangen

E-Rechnungen werden künftig auf verschiedenen Wegen elektronisch an den Empfänger übermittelt, beispielsweise per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder durch den Download aus einem Portal.

Der Empfänger muss sicherstellen, dass er die technischen Voraussetzungen für den Empfang solcher Rechnungen erfüllt, wie etwa ein geeignetes E-Mail-Postfach oder eine Software zur Verarbeitung der strukturierten Datenformate (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).

Unternehmen benötigen daher eine GoBD-konforme Software. Die Software muss sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Daten ordnungsgemäß erfasst, unveränderbar gespeichert und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die Software muss die gängigen E-Rechnungsformate (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) unterstützen. Eine stabile Internetverbindung und Datensicherheit sind unerlässlich. Durch die Erfüllung dieser Voraussetzungen wird ein reibungsloser und rechtssicherer Empfang von E-Rechnungen gewährleistet.

  | Die E-Rechnung prüfen und validieren

Zunächst erfolgt, wie bei einer klassischen Rechnung, die Prüfung der Pflichtangaben. Wichtige Pflichtangaben sind z.B. Steuernummer, Rechnungsdatum, Betrag und Steuersatz

Eine XML-E-Rechnung manuell zu prüfen, ist nicht empfehlenswert, da sie eine rein codierte Rechnung ist. Sich in die neue Darstellung einzuarbeiten, wäre sehr zeitaufwendig. Die XML-Struktur ist komplex, sodass Fehler leicht übersehen werden können. Unternehmer sollten daher spezialisierte Software nutzen, um E-Rechnungen automatisch zu prüfen.  

Zudem kontrolliert die Software, ob die E-Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht. Besonders wichtig ist die Konformität mit der EU-Norm EN 16931, die Standards festlegt.

Die Software stellt sicher, dass die Rechnung formell und inhaltlich GoBD-konform ist. Durch Softwarelösungen lassen sich Fehler vermeiden und der Prozess effizient gestalten.

Sobald die XRechnung in eine Buchhaltungs- oder ERP-Software hochgeladen wird, analysiert die Software die Datenfelder in der XML-Datei. Die standardisierte Struktur erlaubt es der Software, die einzelnen Elemente automatisch zu extrahieren und in die entsprechenden Felder des Buchhaltungssystems zu übernehmen. Hierbei wird beispielsweise:

  • Die Rechnungsnummer in das entsprechende Buchhaltungsfeld importiert. 
  • Der Betrag automatisch in die Finanzdaten eingetragen. 
  • Alle steuerlich relevanten Informationen (wie Steuersätze und -beträge) für die Umsatzsteuererklärung erfasst. 

Nach der erfolgreichen Prüfung werden die aus der XRechnung extrahierten Daten in das Buchhaltungssystem integriert. Folgende Vorgänge werden dabei unter anderem durchgeführt:

  • Die Rechnungsdaten werden automatisch für die Kontierung und Buchung genutzt. 
  • Die Daten fließen direkt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein, ohne dass manuelle Eingaben notwendig sind. 
  • Die Rechnung wird elektronisch archiviert, sodass sie den Anforderungen der revisionssicheren Aufbewahrung (10 Jahre) entspricht. 

Moderne Softwarelösungen können die ausgelesenen Daten nicht nur importieren und extrahieren, sondern auch auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen.

Dies ist wichtig, denn mit der E-Rechnung kommt die Pflicht hinzu, die Richtigkeit der Pflichtangaben und die Rechtskonformität zu prüfen.

Schnell und einfach geht dies mit einem entsprechenden E-Rechnungs-Validator. Ein E-Rechnungs-Validator prüft die formale Richtigkeit der E-Rechnung. Er analysiert, ob alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind und die Struktur stimmt. 

Wenn die E-Rechnung valide ist, gibt der Validator eine Bestätigung ohne Fehlerhinweise aus.

Bei einer invaliden Rechnung zeigt der Validator die Fehler an, z.B. fehlende Pflichtangaben oder falsches Format. Eine Liste enthält dann gesammelt die Fehler und Warnungen, die behoben werden müssen. Es ist möglich, eine E-Rechnung mit einem Generator, z.B. einer kostenlosen E-Rechnungs-Software, zu erstellen und anschließend mit einem Validator prüfen zu lassen. 

Erfolgreiche Validierung

Validierung erfolgreich: Datei entspricht den Vorgaben für eine E-Rechnung
Beispiel: Übertragene Datei entspricht den Vorgaben für eine E-Rechnung

Validierung nicht möglich

Warnung "Übertragene Datei ist keine E-Rechnung"
Beispiel: Übertragene Datei ist KEINE E-Rechnung

Was bisher galt, gilt auch weiterhin: Ist eine Rechnung fehlerhaft, muss dies dem Rechnungs-Ersteller gemeldet werden.

Was tun bei fehlerhafter E-Rechnung?

Bei einer fehlerhaften E-Rechnung muss der Unternehmer den Ersteller kontaktieren. Selbst korrigieren darf der Empfänger die E-Rechnung nicht, da sie dann ungültig wird.

Der Ersteller sollte die fehlerhafte Rechnung stornieren und eine korrigierte Rechnung ausstellen. Eine neue E-Rechnung muss den ursprünglichen Fehler eindeutig und nachvollziehbar korrigieren.

Rechnungen dürfen nicht einfach geändert werden, um GoBD-Konformität zu wahren. Der Ersteller ist gesetzlich verpflichtet, die Rechnung korrekt und unverändert auszustellen.

  | E-Rechnung richtig archivieren

Unternehmer sollten E-Rechnungen ausschließlich digital und revisionssicher archivieren. Ausdrucken und abheften, reicht nicht aus. E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD unveränderbar und für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Moderne Buchhaltungssoftware bietet spezielle Funktionen für die GoBD-konforme Speicherung an. Die Software speichert E-Rechnungen digital und schützt sie vor Änderungen oder Verlust. Automatische Backups und sichere Cloud-Lösungen sind empfehlenswert für langfristige Speicherung. Sie ermöglichen auch jederzeit den Zugriff auf die gespeicherten Daten.

  | Mit E-Rechnungs-Software E-Rechnungen einfach verarbeiten

E-Rechnungen können zeitsparend und einfach durch den Einsatz spezialisierter Buchhaltungssoftware verarbeitet werden. Die Software liest E-Rechnungen automatisch aus und überträgt die Daten in das Buchhaltungssystem.

Zudem werden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, um Fehler zu vermeiden und Prozesse zu beschleunigen. Mit der richtigen Software lassen sich E-Rechnungen effizient und GoBD-konform verwalten.

Wer verschiedene Optionen vergleichen möchte, findet in unserem E-Rechnungs-Software-Vergleich die beste Lösung.

  | Unser Fazit

Ab dem 01. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend. Um einen gesetzeskonformen Empfang zu gewährleisten, müssen Unternehmen die eingehenden Rechnungen prüfen, validieren und archivieren.

Manuell ist dies nur noch schwer möglich, da z.B: das Format XRechnung lediglich maschinenlesbar ist. Um den Empfangs-Prozess effizient zu gestalten, benötigen Unternehmen daher eine geeignete Softwarelösung.

Eine E-Rechnungs-Software liefert Empfang, Prüfung, Validierung und Archivierung rechtssicher aus einer Hand. Die Automatisierung bringt nicht nur eine Zeitersparnis mit sich, sondern reduziert auch die Fehlerquote.

Die Umstellung auf die E-Rechnung benötigt eine gewisse Vorbereitungszeit. Beginnen Sie jetzt mit der Auswahl der passenden Software und der Schulung. So garantieren Sie eine pünktliche und rechtskonforme Umsetzung der neuen E-Rechnungs-Pflicht.

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Chefredakteur: René Klein

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.