E-Rechnung empfangen: Alle Schritte bis zur Archivierung

Alle inländischen Unternehmen im B2B-Verkehr müssen E-Rechnungen empfangen können. Dazu gehören:

• Unternehmen aller Rechtsformen
• Gewerbetreibende
• Freiberufler
• auch Kleinunternehmer

Die Empfangspflicht ist Teil der E-Rechnungspflicht. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025.

Ausnahmen gelten für bestimmte Rechnungen und Umsätze. Dazu zählen Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Spätestens ab 2027 steigt die Zahl der E-Rechnungen deutlich. Dann müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr im B2B-Verkehr grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Bereiten Sie Ihren Rechnungseingang deshalb rechtzeitig darauf vor.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate wichtig: XRechnung und ZUGFeRD.

Eine E-Rechnung enthält einen strukturierten Datensatz. Dieser lässt sich maschinell auslesen und automatisch verarbeiten. Genau das unterscheidet die E-Rechnung von einer normalen PDF-Rechnung.

Um eine XRechnung zu empfangen, ist eine geeignete Software zwingend erforderlich. Denn sie besteht aus einer nicht lesbaren XML‑Datei. Nur eine geeignete Software stellt die enthaltenen Rechnungsdaten übersichtlich dar und verarbeitet sie weiter.

Eine ZUGFeRD‑Rechnung zu empfangen, ist einfach. Äußerlich ist sie eine PDF, in ihrem Kern steckt der eingebettete XML‑Datensatz. Vorteil beim Rechnungseingang:

• Vorabprüfung durch den Mensch
• Weiterverarbeitung durch eine geeignete Software

Egal, ob XRechnung oder ZUGFeRD, eine E-Mail-Adresse allein ist zu wenig, um E-Rechnungen zu empfangen.

Grundsätzlich reicht eine E-Mail-Adresse, um eine Rechnung zu empfangen. Für die weitere Verarbeitung ist eine geeignete Software sinnvoll.

Eine spezielle E-Mail-Adresse für E-Rechnungen ist nicht vorgeschrieben. Unternehmen dürfen E-Rechnungen über ihr normales Postfach empfangen.

Praktischer ist oft eine eigene Adresse, zum Beispiel rechnung@unternehmen.de. So landen Eingangsrechnungen nicht zwischen Kundenanfragen, Newslettern und anderen Nachrichten.

Eine separate Rechnungsadresse schafft außerdem klare Zuständigkeiten. Eingangsrechnungen lassen sich leichter vollständig erfassen und an die Buchhaltung weitergeben.
 

Für den bloßen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Damit ist der Rechnungsprozess aber noch nicht erledigt.

Eine geeignete Software liest XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen ein. Sie stellt bei XRechnungen die XML-Daten verständlich dar und übernimmt die Rechnungsdaten in die Buchhaltung.

Gute Lösungen prüfen die Rechnung zudem auf formale und technische Fehler. Sie unterstützen bei der Kontierung, bei der Zahlung und beim Abgleich mit dem Geschäftskonto. Anschließend wird die Rechnung sicher archiviert.

Eine E-Rechnung ist nicht erledigt, sobald sie im Postfach liegt. Vom Eingang bis zur Archivierung folgen beim E-Rechnungsempfang 6 Arbeitsschritte.

1. Empfangen
2. Prüfen und validieren
3. Kontieren
4. Bezahlen
5. Abgleich der Zahlung am Geschäftskonto
6. Archivieren

Meist sendet der Lieferant die E-Rechnung per E‑Mail. Möglich sind auch der Download aus einem Kundenportal oder die Übertragung über eine elektronische Schnittstelle.

Übernehmen Sie die Rechnung möglichst direkt in die Buchhaltungssoftware. Viele Programme bieten dafür einen Belegimport oder eine automatische Weiterleitung aus dem E-Mail-Postfach.

So landet die Rechnung ohne Umwege dort, wo sie weiterverarbeitet wird.

Prüfen Sie die E-Rechnung auf zwei Ebenen: inhaltlich und technisch.

Inhaltliche Prüfung:

• Stimmt der Lieferant?
• Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?
• Stimmen Menge und Preis?
• Stimmen die Zahlungsbedingungen?
• Sind Rechnungsbetrag und Umsatzsteuer plausibel?
• Enthält die Rechnung alle notwendigen Angaben?

Technische Prüfung = Validierung einer E-Rechnung 

Dabei wird kontrolliert, ob der strukturierte Datensatz korrekt aufgebaut ist. Maßgeblich sind die Vorgaben des jeweiligen E-Rechnungsformats und der europäischen Norm EN 16931.

Ein Validator zeigt Fehler und Warnungen an. Bei einer erfolgreichen Prüfung bestätigt er die technische Gültigkeit der Rechnung.

Prüfen Sie XML-Dateien nicht manuell. Nutzen Sie dafür eine Buchhaltungssoftware oder einen speziellen E-Rechnungs-Validator.

Insgesamt gibt es 3 Fehlerarten:

1. Syntax-Fehler: Ist ein kritischer Fehler, die Rechnung ist umsatzsteuerlich falsch; muss sofort moniert werden
2. Geschäftsregelfehler: Es kommt darauf an. Die Rechnung kann umsatzsteuerlich falsch sein. 
3. Inhaltliche Fehler: Ist ein kritischer Fehler, die Rechnung ist umsatzsteuerlich falsch.

Ein Validator ist in der Lage, Syntax-Fehler und Geschäftsregelfehler zu entdecken.

Die folgende Übersicht bringt Beispiele für diese Fehlerarten.

Verstößt eine Rechnung gegen umsatzsteuerliche Regelungen, also gegen technische und inhaltliche Fehler, sollten Sie Ihren Lieferanten auffordern, eine korrigierte Rechnung zu schreiben und zu schicken.

Nach der Prüfung ordnen Sie der Rechnung eine Ausgaben- bzw. Kostenkategorie zu. Typische Kategorien sind Büromaterial, Miete, Werbung, Fremdleistungen oder Telekommunikation.

Die besten Buchhaltungsprogramme automatisieren den Vorgang der Kontierung:

• Automatisches Auslesen der Rechnung
• Automatischer Vorschlag für Kategorie und Buchungskonto

Vorteil bei der E-Rechnung: Die strukturierten Rechnungsdaten lassen sich direkt auslesen. Das fehleranfällige Abtippen von Rechnungsnummer, Betrag oder Lieferant entfällt.

Den Kontierungsvorschlag prüfen und bestätigen Sie.

Nach Prüfung und Freigabe folgt die Zahlung.

Besonders einfach funktioniert das mit einer guten Buchhaltungssoftware:

• Sie besitzt eine Onlinebanking-Funktion.
• Rechnungsbetrag und Verwendungszweck werden aus der Rechnung übernommen.
• Sie lösen die Zahlung im Buchhaltungsprogramm aus, ohne zum Geschäftskonto wechseln zu müssen.

Das spart Zeit und reduziert Tippfehler. Außerdem bleiben Rechnung und Zahlung miteinander verknüpft.

Nach der Zahlung folgt der Bankabgleich. Dabei wird geprüft, ob die Zahlung tatsächlich über das Geschäftskonto erfolgt ist.

Vorteile bei Nutzung einer guten Buchhaltungssoftware:

• Geschäftskonto ist eingebunden
• Software erkennt die Zahlung und ordnet sie der passenden Rechnung zu
• Rechnung wird mit 1 Klick als bezahlt markiert.

So entsteht ein geschlossener Prozess aus Rechnung, Buchung, Zahlung und Bankbewegung. Noch offene Rechnungen bleiben sichtbar.

Zum Schluss wird die E-Rechnung sicher archiviert. Dabei muss der strukturierte Teil im ursprünglichen Format erhalten bleiben.

Bewahren Sie E-Rechnungen grundsätzlich acht Jahre auf. Integrieren Sie die Archivierung direkt in den Rechnungsprozess.

Ideal ist eine automatische Archivierung beim Import oder bei der Buchung. Dann ist die Rechnung nach der Verarbeitung direkt an der richtigen Stelle gespeichert.

Wer E-Rechnungen empfangen will, hat 2 Möglichkeiten:

1. Kostenlose Tools nutzen
2. Eine Buchhaltungssoftware als Gesamtlösung

Die folgende Grafik stellt die Alternativen gegenüber.

Die Vorteile eines Buchhaltungsprogramms beim Empfang von E-Rechnungen sind:

1. Integriertes E-Mail-Postfach: Die besten Programme wie sevdesk oder Lexware Office haben ein integriertes E-Mail-Postfach. Die E-Rechnung landet also automatisch in der Buchhaltungssoftware.
2. Automatische Validierung: Die technische Validierung der E-Rechnung übernimmt die Buchhaltungssoftware.
3. Automatische Buchungs- und Kontierungsvorschläge: Die besten Buchhaltungsprogramme machen für die Kategorisierung einer Lieferantenrechnung oder einer Betriebsausgabe Buchungsvorschläge.
4. Integriertes Onlinebanking: Das Onlinebanking-Modul hilft dem User, die E-Rechnung pünktlich zu bezahlen. Offene E-Rechnungen sieht er in einer Übersicht.
5. Geschäftskonto-Abgleich: Die Software macht einen Buchungsvorschlag, sobald die Zahlung einer E-Rechnung auf dem Geschäftskonto erscheint. Der Nutzer bestätigt die Zahlung und die E-Rechnung ist der Geschäftskontobuchung zugeordnet.
6. GOBD-konforme Archivierung: Eine Buchhaltungssoftware speichert und archiviert E-Rechnungen automatisch für mindestens 8 Jahre. Eine gebuchte E-Rechnung kann nicht gelöscht und nicht manipuliert werden.

Kostenlose Tools sind da klar im Nachteil:

1. E‑Mail-Empfang kostet Zeit: Der Nutzer muss die E-Mail im Email-Eingang manuell abspeichern.
2. Separates Tool für die Validierung nötig: Um die Rechnung technisch zu prüfen, ist ein eigenes Validierungstool nötig
3. Buchung und Kontierung ungeklärt: Um eine XRechnung inhaltlich zu prüfen, benötigt der Unternehmer ein XRechnungs-Lesegerät. Die anschließende Kontierung ist ungeklärt.
4. Bezahlung zeitraubend: Der Nutzer muss die E-Rechnung in seinem Banking-Programm manuell eintippen und bezahlen. Das kostet Zeit, vom Risiko möglicher Tippfehler abgesehen
5. Manueller Geschäftskonto-Abgleich nötig: Auch die Geschäftskonto-Zahlung muss irgendwo manuell erfasst werden. Dies birgt Fehlerrisiken.
6. GOBD-Problem beim Archivieren im PC: E‑Rechnungen auf dem PC zu speichern, birgt das Risiko des Datenverlusts. Eine Datei auf dem PC kann versehentlich gelöscht werden. Das Risiko eines Datenverlusts kann nur durch eine professionelle Archivierungssoftware gelöst werden..

Wer wenige E-Rechnungen empfängt, für den können kostenlose E-Rechnungstools genügen. Das Risiko eines Datenverlusts kann nur durch eine professionelle Archivierungssoftware gelöst werden. Dann kann der Nutzer aber gleich eine Buchhaltungssoftware wählen.

E-Rechnungen müssen GoBD-konform aufbewahrt werden. Das heißt: Bewahre die Rechnung grundsätzlich acht Jahre auf und stelle sicher, dass sie nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann.

Ein normales E-Mail-Postfach oder ein Windows-Ordner reicht dafür in der Regel nicht aus. Dort lassen sich Dateien verschieben, überschreiben oder löschen.

Am einfachsten funktioniert die Archivierung mit einer Buchhaltungssoftware. Programme wie sevdesk oder Lexware Office übernehmen E-Rechnungen direkt in die Buchhaltung und speichern sie GoBD-konform.

Wichtig: Bewahre insbesondere den strukturierten Datensatz der E-Rechnung im ursprünglichen Format auf.