Die elektronische Rechnung mit ZUGFeRD

Die Europäische Union (EU) hat 2014 beschlossen, Verwaltungsabläufe durch maschinell lesbare Rechnungen zu vereinfachen. Papierrechnungen und Pendelordner sollen langfristig abgeschafft werden. Seit dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Sie verpflichtet Unternehmen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Maschinell lesbar heißt, dass bei einer elektronischen Rechnung strukturierte Daten hinterlegt sind, die ein Algorithmus auslesen kann. Das spart Zeit und führt zu einem fehlerfreien Ablauf bei den täglichen Buchhaltungsaufgaben.

Das Rechnungsformat ZUGFeRD verbindet die Vorteile einer klassischen PDF mit den Effizienzvorteilen der elektronischen Rechnung. Speziell für Gründer ist ZUGFeRD besonders praktisch.

Strukturierte Daten sind maschinenlesbar. Algorithmen machen es möglich, dass für die Bearbeitung eines Belegs nur ein paar Klicks nötig sind. Gleiches gilt für die Erstellung von Rechnungen.

• Lieferantenbezogene Daten (Daten des Rechnungstellers)
• Leitweg-Identifikationsnummer (eindeutige Daten eines öffentlichen Rechnungsempfängers) 
• Umsatzsteuerliche Rechnungsbestandteile: Rechnungssumme, Mehrwertsteuer etc.
• Lieferantennummer
• Zahlungsbedingungen
• Email
• Bankverbindungsdaten

In Summe sind alle Pflichtbestandteile eines Rechnungsbelegs in strukturierte Daten übersetzt.

• EDi: Dieses Format gibt es bereits sehr lange. EDi wird  überwiegend bei größeren Unternehmen eingesetzt. Der Nachteil von EDi besteht darin, dass eine Vereinbarung zwischen zwei Unternehmen im Rechnungsaustausch notwendig ist.
• Die XRechnung ist eine rein codierte Rechnung. Für das Empfangen und Erstellen sind Buchhaltungsprogramme zwingend notwendig.
• Die ZUGFeRD Rechnung besteht aus einem PDF, in dem strukturierte Daten hinterlegt sind. Dieses Hybridformat verbindet zwei Welten: Die gewohnte Optik eines PDFs mit den Codes für moderne IT-gestützte Buchhaltungsprozesse.

ZUGFeRD ist systemunabhängig einsetzbar. Sie können es einsetzen als normales PDF, gleichzeitig können moderne Buchhaltungsprogramme dieses Format maschinell auslesen. Das macht die ZUGFeRD-Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv.

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung. Hinter dem Forum elektronische Rechnung (FeRD) stehen Institutionenwie das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) oder DATEV sowie namhafte deutsche Unternehmen verschiedenster Branchen. Mit ZUGFeRD ist das Ziel verbunden, ein Rechnungsformat der elektronischen Rechnung mit hoher Akzeptanz bei kleinen wie großen Unternehmen zu schaffen.

Die ZUGFeRD Rechnung ist ein hybrides Rechnungsobjekt. Ein PDF enthält eine XML-Komponente mit den wichtigen Daten einer elektronischen Rechnung. Scanner-Apps herkömmlicher Buchhaltungssoftware können den Beleg optisch auslesen. Entsprechend angepasste Buchhaltungsprogramme können das Format mittels maschineller Algorithmen erkennen.

• Unternehmen können das Format wie eine PDF-Rechnung behandeln.
• Sie können dieses PDF optisch gestalten, wie Sie wollen, bzw. wie es Ihr ZUGFeRD-kompatibles Programm erlaubt.
• Wer mit einem DATEV-Steuerberater zusammenarbeitet, schickt Rechnungen nicht mehr im Pendelordner, sondern digital.
• Vereinfachter Ablauf der Rechnungsbearbeitung: Mit ein paar Klicks können Sie ZUGFeRD Rechnungen erfassen, erstellen, buchen, für die Zahlung vorbereiten und archivieren. 
• ZUGFeRD enthält alle Pflichtbestandteile eines Rechnungsbelegs. Betriebsprüfer prüfen die Belege in Zukunft maschinell. Das Risiko von Beanstandungen bei Betriebsprüfungen reduziert sich.

Ja, voll und ganz. Insbesondere das allerneueste Format ZUGFeRD 2.0 erfüllt alle Anforderungen öffentlicher Auftraggeber.

• Die Pflichtbestandteile einer Rechnung liegen in optischer und strukturierter Form vor.
• Moderne Buchhaltungssysteme, egal ob Rechnungssoftware oder Buchhaltungssoftware, erfüllen die Anforderungen bezüglich Datensicherheit und Archivierung.
• Die elektronische Kennung für öffentliche Unternehmen als Rechnungsempfänger, die sogenannte Leitwegidentifikationsnummer, ist enthalten.

Brauchen Unternehmen eine spezielle Software für das neue Rechnungsformat?

Theoretisch geht es auch ohne Software, allerdings wird das dann sehr umständlich. Besser ist es, eine Software einzusetzen, die das neue Rechnungsformat beherrscht.

Führende Buchhaltungsprogramme und Rechnungssoftware bieten ZUGFeRD bereits jetzt schon den Einsatz dieses Rechnungsformats. In unserem aktuellen Buchhaltungssoftwarevergleich sind es folgende Anbieter:

• sevdesk
• Lexware Office
• WISO MeinBüro Rechnungen
• orgaMAX
• Papierkram
• easybill

Wenn Sie noch keine Software im Bereich Rechnungsstellung und Rechnungsaustausch haben, dann sollten Sie sich jetzt darüber informieren. Informieren Sie sich darüber, welches Programm das Format bereits anbietet oder anbieten wird. Je früher Sie umstellen, desto besser sind Sie für die seit 1.1.2025 geltende E-Rechnungspflicht gewappnet.

Ist Ihr Unternehmen Lieferant oder Dienstleister des öffentlichen Sektors, gibt es keine Alternative. Unternehmen, deren Kunden mit staatlichen Institutionen und Organisationen Geschäfte machen, sollten sich ebenfalls zum Thema ZUGFeRD Gedanken machen. Ganz egal, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst machen oder vom Steuerberater erledigen lassen, Sie brauchen eine Software, die dieses Rechnungsformat beherrscht. Grundsätzlich gibt es hier mehrere Fälle:

• Sie haben noch kein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm: Dann sollten Sie sich mit dem Thema vertraut machen. Ob Sie das neue Rechnungsformat einsetzen werden oder nicht, die Effizienzgewinne beim Einsatz einer Rechnungssoftware oder einer Buchhaltungssoftware sind enorm. Lesen Sie dazu unseren Buchhaltungssoftware-Vergleich. Dort finden Sie auch einen Leitfaden, wie Sie eine Buchhaltungssoftware in Ihrem Unternehmen einführen.
• Sie haben bereits eine entsprechende Software? Dann sollten Sie prüfen, ob und wann die Software das ZUGFeRD-Format anbieten wird.
• Wenn Sie Ihre Buchhaltung grundsätzlich vom Steuerberater machen lassen, sollten Sie ihn auf das Thema ansprechen. 

Sie sind unsicher, ob und ab wann Ihr Unternehmen von der E‑Rechnungspflicht betroffen ist? Mit unserem Schnelltest sorgen Sie in wenigen Sekunden für Klarheit.