Die elektronische Rechnung mit ZUGFeRD

Die Europäische Union (EU) hat 2014 beschlossen, Verwaltungsabläufe zu vereinfachen. Papierrechnungen und Pendelordner sollen langfristig abgeschafft werden. Ab dem 20.11.2020 müssen Lieferanten des Staates Rechnungen stellen, die maschinell lesbar sind. Papierrechnungen oder aus Word generierte PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr erlaubt.

Maschinell lesbar heißt, dass bei einer elektronischen Rechnung strukturierte Daten hinterlegt sind, die ein Algorithmus auslesen kann. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsbelege wird laut Experten dazu führen, dass auch die Lieferanten des Staates von ihren Geschäftspartnern dieses Format fordern. Da 60% aller deutschen Unternehmen Lieferanten von Ministerien, Behörden, Stadtverwaltungen, öffentlichen Unternehmen oder kommunalen Betrieben sind, vermuten Experten eine Art Kettenreaktion zur generellen Umstellung auf elektronische Rechnungen.

Dabei ist die elektronische Rechnungsstellung gar nicht kompliziert. Rechnungsformate wie ZUGFeRD wurden extra dafür entwickelt, eine möglichst reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

Strukturierte Daten sind maschinenlesbar. Algorithmen machen es möglich, dass für die Bearbeitung eines Belegs nur ein paar Klicks nötig sind. Gleiches gilt für die Erstellung von Rechnungen.

Welche Daten liegen in strukturierter Form vor?

• Lieferantenbezogene Daten (Daten des Rechnungstellers)
• Leitweg-Identifikationsnummer (eindeutige Daten eines öffentlichen Rechnungsempfängers) 
• Umsatzsteuerliche Rechnungsbestandteile: Rechnungssumme, Mehrwertsteuer etc.
• Lieferantennummer
• Zahlungsbedingungen
• Email
• Bankverbindungsdaten

In Summe sind alle Pflichtbestandteile eines Rechnungsbelegs in strukturierte Daten übersetzt.

Typen der E-Rechnung mit strukturierten Daten

• EDi: Dieses Format gibt es bereits sehr lange. EDi wird  überwiegend bei größeren Unternehmen eingesetzt. Der Nachteil von EDi besteht darin, dass eine Vereinbarung zwischen zwei Unternehmen im Rechnungsaustausch notwendig ist.
• Die XRechnung basiert auf den Vorgaben der EU und ist für den Einsatz ab dem 20.11.2020 ein alternatives Datenformat. Die XRechnung ist aber eine rein codierte Rechnung. Hier braucht es kompatible Buchhaltungssysteme.
• Die ZUGFeRD Rechnung besteht aus einem PDF, in dem strukturierte Daten hinterlegt sind. Dieses Hybridformat verbindet zwei Welten: Die gewohnte Optik eines PDFs mit den Codes für moderne IT-gestützte Buchhaltungsprozesse.

ZUGFeRD ist systemunabhängig einsetzbar. Sie können es einsetzen als normales PDF, gleichzeitig können moderne Buchhaltungsprogramme dieses Format maschinell auslesen. Das macht die ZUGFeRD Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv.

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung. Hinter dem Forum elektronische Rechnung (FeRD) stehen Institutionenwie das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) oder DATEV sowie namhafte deutsche Unternehmen verschiedenster Branchen. Mit ZUGFeRD ist das Ziel verbunden, ein Rechnungsformat der elektronischen Rechnung mit hoher Akzeptanz bei kleinen wie großen Unternehmen zu schaffen.

Die Basis ist ein PDF

Die ZUGFeRD Rechnung ist ein hybrides Rechnungsobjekt. Ein PDF enthält eine XML-Komponente mit den wichtigen Daten einer elektronischen Rechnung. Scanner-Apps herkömmlicher Buchhaltungssoftware können den Beleg optisch auslesen. Entsprechend angepasste Buchhaltungsprogramme können das Format mittels maschineller Algorithmen erkennen.

Vorteile von ZUGFeRD

• Unternehmen können das Format wie eine PDF-Rechnung behandeln.
• Sie können dieses PDF optisch gestalten, wie Sie wollen, bzw. wie es Ihr ZUGFeRD-kompatibles Programm erlaubt.
• Wer mit einem DATEV-Steuerberater zusammenarbeitet, schickt Rechnungen nicht mehr im Pendelordner, sondern digital.
• Vereinfachter Ablauf der Rechnungsbearbeitung: Mit ein paar Klicks können Sie ZUGFeRD Rechnungen erfassen, erstellen, buchen, für die Zahlung vorbereiten und archivieren. 
• ZUGFeRD enthält alle Pflichtbestandteile eines Rechnungsbelegs. Betriebsprüfer prüfen die Belege in Zukunft maschinell. Das Risiko von Beanstandungen bei Betriebsprüfungen reduziert sich.

Ja, voll und ganz. Insbesondere das allerneueste Format ZUGFeRD 2.0 erfüllt alle Anforderungen öffentlicher Auftraggeber.

• Die Pflichtbestandteile einer Rechnung liegen in optischer und strukturierter Form vor.
• Moderne Buchhaltungssysteme, egal ob Rechnungssoftware oder Buchhaltungssoftware, erfüllen die Anforderungen bezüglich Datensicherheit und Archivierung.
• Die elektronische Kennung für öffentliche Unternehmen als Rechnungsempfänger, die sogenannte Leitwegidentifikationsnummer, ist enthalten.

Brauchen Unternehmen eine spezielle Software für das neue Rechnungsformat?

Theoretisch geht es auch ohne Software, allerdings wird das dann sehr umständlich. Besser ist es, eine Software einzusetzen, die das neue Rechnungsformat beherrscht.

Ist Ihr Unternehmen Lieferant oder Dienstleister des öffentlichen Sektors, gibt es keine Alternative. Unternehmen, deren Kunden mit staatlichen Institutionen und Organisationen Geschäfte machen, sollten sich ebenfalls zum Thema ZUGFeRD Gedanken machen. Ganz egal, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst machen oder vom Steuerberater erledigen lassen, Sie brauchen eine Software, die dieses Rechnungsformat beherrscht. Grundsätzlich gibt es hier mehrere Fälle:

• Sie haben noch kein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm: Dann sollten Sie sich mit dem Thema vertraut machen. Ob Sie das neue Rechnungsformat einsetzen werden oder nicht, die Effizienzgewinne beim Einsatz einer Rechnungssoftware oder einer Buchhaltungssoftware sind enorm. Lesen Sie dazu unseren Buchhaltungssoftware-Vergleich. Dort finden Sie auch einen Leitfaden, wie Sie eine Buchhaltungssoftware in Ihrem Unternehmen einführen.
• Sie haben bereits eine entsprechende Software? Dann sollten Sie prüfen, ob und wann die Software das ZUGFeRD-Format anbieten wird.
• Wenn Sie Ihre Buchhaltung grundsätzlich vom Steuerberater machen lassen, sollten Sie ihn auf das Thema ansprechen. 

Sie sind unsicher, ob und ab wann Ihr Unternehmen von der E‑Rechnungspflicht betroffen ist? Mit unserem Schnelltest sorgen Sie in wenigen Sekunden für Klarheit.

• 2011: Steuervereinfachungsgesetz erlaubt elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur
• 2014: EU-Richtlinie zur Vereinfachung der öffentlichen Verwaltung; Ziel war es, den Papierkram im öffentlichen Sektor zu reduzieren.
• Forum FeRD entwickelt erste Datenmodelle: Zum FeRD gehören BMWI, DATEV sowie Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie. Ergebnis ist das ZUGFeRD Datenformat.
• Seit dem 27.11.18 ist die elektronische Rechnung verbindlich für Bundesministerien und Verfassungsorgane.
• Ab dem 27.11.2019 gilt dies für alle öffentlichen Auftraggeber.
• Ab dem 27.11.2020 müssen Dienstleister öffentlicher Behörden maschinenlesbare Rechnungsbelege stellen. Die Regelungen sind je nach Bundesland unterschiedlich. Teilweise müssen in manchen Bundesländern die Unternehmen bereits im Frühjahr 2019 E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausstellen.