Die elektronische Rechnung mit ZUGFeRD

Ein Großteil aller deutschen Unternehmen beliefert den Staat. Ab dem 20.11.2020 macht die öffentliche Verwaltung elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten zur Pflicht. Die ZUGFeRD Rechnung ist ein Format, das dafür entwickelt wurde. Führende Anbieter von Rechnungssoftware oder von modernen Buchhaltungsprogrammen bieten bereits ZUGFeRD an oder werden darauf umstellen.

Gehören staatliche Einrichtungen, Behörden oder öffentliche Unternehmen zu Ihren Kunden? Dann sollten Sie wissen, was es mit der ZUGFeRD Rechnung auf sich hat und was sie bei elektronischen Rechnungen mit strukturierten Daten beachten müssen.

Corona-Krise 2020: Steuersatzsenkung bei der Umsatzsteuer

Aufgrund der Corona-Krise gelten vom 1.07.2020 bis zum 31.12.2020 folgende Mehrwertsteuersätze:

 Aktuelle Umsatzsteuersätzebisher
Regelsteuerssatz16%19%
Ermäßigter Steuersatz5%7%

Für Unternehmen in der Gastronomie gelten folgende Regeln:

 1.7.2020 bis 31.12.20201.1.2021 - 30.6.2021ab 1.7.2021
Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen5%7%19%
Getränke16%19%19%

Denken Sie bei der Umsatzsteuer-Umstellung an folgende Dinge:

  • Ist das Kassensystem angepasst?
  • Sind alle Eingangsrechnungen geprüft?
  • Sind die Rechnungsformulare angepasst?

Möglicherweise sind diese neuen Regelungen ein guter Anlass über eine neues Kassensystem, eine digitale Rechnungssoftware oder eine Buchhaltungslösung nachzudenken.

1. Pflicht zur E-Rechnung bei Geschäften mit dem Staat

Die Europäische Union (EU) hat 2014 beschlossen, Verwaltungsabläufe zu vereinfachen. Papierrechnungen und Pendelordner sollen langfristig abgeschafft werden. Ab dem 20.11.2020 müssen Lieferanten des Staates Rechnungen stellen, die maschinell lesbar sind. Papierrechnungen oder aus Word generierte PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr erlaubt.

Maschinell lesbar heißt, dass bei einer elektronischen Rechnung strukturierte Daten hinterlegt sind, die ein Algorithmus auslesen kann. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsbelege wird laut Experten dazu führen, dass auch die Lieferanten des Staates von ihren Geschäftspartnern dieses Format fordern. Da 60% aller deutschen Unternehmen Lieferanten von Ministerien, Behörden, Stadtverwaltungen, öffentlichen Unternehmen oder kommunalen Betrieben sind, vermuten Experten eine Art Kettenreaktion zur generellen Umstellung auf elektronische Rechnungen.

Dabei ist die elektronische Rechnungsstellung gar nicht kompliziert. Rechnungsformate wie ZUGFeRD wurden extra dafür entwickelt, eine möglichst reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

TIPP

Ab dem 20.11.2020 akzeptieren staatliche Einrichtungen, Behörden, öffentliche Unternehmen keine Papierrechnungen mehr. Auch PDFs generiert aus Word sind dann nicht mehr möglich.

2. Was ist eine elektronische Rechnung mit strukturierten Daten?

Strukturierte Daten sind maschinenlesbar. Algorithmen machen es möglich, dass für die Bearbeitung eines Belegs nur ein paar Klicks nötig sind. Gleiches gilt für die Erstellung von Rechnungen.

Welche Daten liegen in strukturierter Form vor?

  • Lieferantenbezogene Daten (Daten des Rechnungstellers)
  • Leitweg-Identifikationsnummer (eindeutige Daten eines öffentlichen Rechnungsempfängers) 
  • Umsatzsteuerliche Rechnungsbestandteile: Rechnungssumme, Mehrwertsteuer etc.
  • Lieferantennummer
  • Zahlungsbedingungen
  • Email
  • Bankverbindungsdaten

In Summe sind alle Pflichtbestandteile eines Rechnungsbelegs in strukturierte Daten übersetzt.

Typen der E-Rechnung mit strukturierten Daten

  • EDi: Dieses Format gibt es bereits sehr lange. EDi wird  überwiegend bei größeren Unternehmen eingesetzt. Der Nachteil von EDi besteht darin, dass eine Vereinbarung zwischen zwei Unternehmen im Rechnungsaustausch notwendig ist.
  • Die X-Rechnung basiert auf den Vorgaben der EU und ist für den Einsatz ab dem 20.11.2020 ein alternatives Datenformat. Die X-Rechnung ist aber eine rein codierte Rechnung. Hier braucht es kompatible Buchhaltungssysteme.
  • Die ZUGFeRD Rechnung besteht aus einem PDF, in dem strukturierte Daten hinterlegt sind. Dieses Hybridformat verbindet zwei Welten: Die gewohnte Optik eines PDFs mit den Codes für moderne IT-gestützte Buchhaltungsprozesse.

ZUGFeRD ist systemunabhängig einsetzbar. Sie können es einsetzen als normales PDF, gleichzeitig können moderne Buchhaltungsprogramme dieses Format maschinell auslesen. Das macht die ZUGFeRD Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv.

3. ZUGFeRD als Format für die elektronische Rechnung

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung. Hinter dem Forum elektronische Rechnung (FeRD) stehen Institutionenwie das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) oder DATEV sowie namhafte deutsche Unternehmen verschiedenster Branchen. Mit ZUGFeRD ist das Ziel verbunden, ein Rechnungsformat der elektronischen Rechnung mit hoher Akzeptanz bei kleinen wie großen Unternehmen zu schaffen.

Die Basis ist ein PDF

Die ZUGFeRD Rechnung ist ein hybrides Rechnungsobjekt. Ein PDF enthält eine XML-Komponente mit den wichtigen Daten einer elektronischen Rechnung. Scanner-Apps herkömmlicher Buchhaltungssoftware können den Beleg optisch auslesen. Entsprechend angepasste Buchhaltungsprogramme können das Format mittels maschineller Algorithmen erkennen.

Vorteile von ZUGFeRD

  • Unternehmen können das Format wie eine PDF-Rechnung behandeln.
  • Sie können dieses PDF optisch gestalten, wie Sie wollen, bzw. wie es Ihr ZUGFeRD-kompatibles Programm erlaubt.
  • Wer mit einem DATEV-Steuerberater zusammenarbeitet, schickt Rechnungen nicht mehr im Pendelordner, sondern digital.
  • Vereinfachter Ablauf der Rechnungsbearbeitung: Mit ein paar Klicks können Sie ZUGFeRD Rechnungen erfassen, erstellen, buchen, für die Zahlung vorbereiten und archivieren. 
  • ZUGFeRD enthält alle Pflichtbestandteile eines Rechnungsbelegs. Betriebsprüfer prüfen die Belege in Zukunft maschinell. Das Risiko von Beanstandungen bei Betriebsprüfungen reduziert sich.
Rationalisierungsvorteile durch ZUGFeRD Rechnungen
ZUGFeRD vereinfacht die Rechnungsbearbeitung | Quelle: DATEV

Erfüllt das Rechnungsformat die gesetzlichen Bestimmungen?

Ja, voll und ganz. Insbesondere das allerneueste Format ZUGFeRD 2.0 erfüllt alle Anforderungen öffentlicher Auftraggeber.

  • Die Pflichtbestandteile einer Rechnung liegen in optischer und strukturierter Form vor.
  • Moderne Buchhaltungssysteme, egal ob Rechnungssoftware oder Buchhaltungssoftware, erfüllen die Anforderungen bezüglich Datensicherheit und Archivierung.
  • Die elektronische Kennung für öffentliche Unternehmen als Rechnungsempfänger, die sogenannte Leitwegidentifikationsnummer, ist enthalten.

Brauchen Unternehmen eine spezielle Software für das neue Rechnungsformat?

Theoretisch geht es auch ohne Software, allerdings wird das dann sehr umständlich. Besser ist es, eine Software einzusetzen, die das neue Rechnungsformat beherrscht.

4. Welche Programme unterstützen ZUGFeRD?

Führende Buchhaltungsprogramme und Rechnungssoftware bieten ZUGFeRD bereits jetzt schon oder planen den Einsatz dieses Rechnungsformates. Aus unserem aktuellen Buchhaltungssoftwarevergleich sind es folgende Anbieter:

  • Billomat: Bietet ZUGFeRd an.
  • DATEV: Setzt als Mitglied des FeRD dieses Format selbstverständlich ein. 
  • Debitoor: Plant den Einsatz im Jahre 2020.
  • Lexoffice: Plant ebenfalls den Einsatz eines E-Rechnungsformates.
  • Reviso: Hat bestätigt, ZUGFeRD in Kürze anzubieten.
  • papierkram.de: Plant den Einsatz von ZUGFeRD in Kürze.
  • Reviso: Hat bestätigt, ZUGFeRD in Kürze anzubieten.
  • Sage: Bietet die Hybridrechnung in der Lösung Sage 50 an.
  • sevDesk: Wird das Format im Jahre 2020 bringen. 
  • weclapp: Hat ZUGFeRD bereits integriert

Nicht nur die Programme für eher größere Unternehmen planen den Einsatz von ZUGFeRD, sondern auch typische Freelancer-Software für Rechnungen und einfache Buchhaltung. Wenn Sie noch keine Software im Bereich Rechnungsstellung und Rechnungsaustausch haben, dann sollten Sie sich jetzt darüber informieren. Informieren Sie sich darüber, welches Programm das Format bereits anbietet oder anbieten wird. Je früher Sie umstellen, desto besser sind Sie für den allerspätesten Stichtag 20.11.2020 gewappnet.

5. Wie sollten sich Unternehmen auf ZUGFeRD einstellen?

Ist Ihr Unternehmen Lieferant oder Dienstleister des öffentlichen Sektors, gibt es keine Alternative. Unternehmen, deren Kunden mit staatlichen Institutionen und Organisationen Geschäfte machen, sollten sich ebenfalls zum Thema ZUGFeRD Gedanken machen. Ganz egal, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst machen oder vom Steuerberater erledigen lassen, Sie brauchen eine Software, die dieses Rechnungsformat beherrscht. Grundsätzlich gibt es hier mehrere Fälle:

  • Sie haben noch kein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm: Dann sollten Sie sich mit dem Thema vertraut machen. Ob Sie das neue Rechnungsformat einsetzen werden oder nicht, die Effizienzgewinne beim Einsatz einer Rechnungssoftware oder einer Buchhaltungssoftware sind enorm. Lesen Sie dazu unseren Buchhaltungssoftware-Vergleich. Dort finden Sie auch einen Leitfaden, wie Sie eine Buchhaltungssoftware in Ihrem Unternehmen einführen.
  • Sie haben bereits eine entsprechende Software? Dann sollten Sie prüfen, ob und wann die Software das ZUGFeRD-Format anbieten wird.
  • Wenn Sie Ihre Buchhaltung grundsätzlich vom Steuerberater machen lassen, sollten Sie ihn auf das Thema ansprechen. 

Fazit: ZUGFeRD wird kommen

Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD ist ein PDF mit strukturierten Rechnungsdaten, die maschinell lesbar sind. Dieses Rechnungsformat erfüllt die Auflagen der öffentlichen Verwaltung, die an elektronische Rechnungen gestellt werden. Ziel ist die Rationalisierung der Verwaltung. Denn mit einer maschinell lesbaren elektronischen Rechnung reduziert sich der Aufwand im Büro. Auf Knopfdruck erfassen und erstellen Sie Rechnungen, die allen gesetzlichen Auflagen entsprechen und die Pflichtbestandteile einer Rechnung enthalten. Mit ein paar Klicks sind die Rechnungen gebucht, für die Zahlung vorbereitet und archiviert. Wer bisher schon mit PDF-Rechnungen gearbeitet hat, für den bedeutet das ZUGFeRD Format keine Umstellung. Hinzukommt, dass sich die großen Anbieter von Buchhaltungssoftware bereits intensiv mit dem Thema beschäftigen.

Als Lieferant öffentlicher Unternehmen benötigen Sie spätestens ab dem 20.11.2020 den Rechnungsaustausch mit einem E-Rechnungsformat. Für ein  kleines Unternehmen ist das ZUGFeRD Format interessant, weil es vom äußeren Erscheinungsbild von einer normalen PDF-Rechnung nicht zu unterscheiden ist. Haben Sie selbst Kunden im B2B Bereich, die mit öffentlichen Unternehmen arbeiten, werden Sie vermutlich ebenfalls mit einem E-Rechnungsformat fakturieren müssen. ZUGFeRD hat hier den Vorteil, sehr flexibel und systemübergreifend kompatibel zu sein.

Informieren Sie sich über geeignete Buchhaltungssoftware

Anhang: Historie und Zeitplan für elektronische Rechnung und ZUGFeRD

  • 2011: Steuervereinfachungsgesetz erlaubt elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur
  • 2014: EU-Richtlinie zur Vereinfachung der öffentlichen Verwaltung; Ziel war es, den Papierkram im öffentlichen Sektor zu reduzieren.
  • Forum FeRD entwickelt erste Datenmodelle: Zum FeRD gehören BMWI, DATEV sowie Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie. Ergebnis ist das ZUGFeRD Datenformat.
  • Seit dem 27.11.18 ist die elektronische Rechnung verbindlich für Bundesministerien und Verfassungsorgane.
  • Ab dem 27.11.2019 gilt dies für alle öffentlichen Auftraggeber.
  • Ab dem 27.11.2020 müssen Dienstleister öffentlicher Behörden maschinenlesbare Rechnungsbelege stellen. Die Regelungen sind je nach Bundesland unterschiedlich. Teilweise müssen in manchen Bundesländern die Unternehmen bereits im Frühjahr 2019 E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausstellen.