- Keine Umsatzsteuer in der Kleinunternehmer-Rechnung: Ein Hinweis auf § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) ist aber notwendig.
- 12 Pflichtangaben benötigt eine Kleinunternehmer-Rechnung.
- Unsere kostenlosen Vorlagen erleichtern den Start und helfen, Fehler zu vermeiden.
- Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer sparen Zeit, sind rechtssicher und oft günstiger als gedacht.
| Vorlagen für die erste Kleinunternehmer-Rechnung
Sie wollen sofort loslegen? Dann helfen Ihnen unsere kostenlosen Vorlagen für Kleinunternehmer-Rechnungen.
Vorteile unseres Vorlagenpakets
Unser Vorlagenpaket enthält:
- Musterrechnung mit allen Pflichtangaben für fehlerfreie Kleinunternehmer-Rechnungen
- Checkliste zur Selbstkontrolle vor dem Versand
- Beispielrechnung mit Erklärung aller Felder
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben. Daher sind Vorlagen für Kleinunternehmer-Rechnungen erlaubt.
Tipps für Rechnungsprogramme
Wer von Anfang an mit einem günstigen Rechnungsprogramm arbeiten möchte, für den haben wir folgende Tipps.
- sevdesk Rechnung
- FastBill Solo
- orgaMAX S
- Papierkram S
- WISO MeinBüro XS
- Lexware Office M
Die folgende Tabelle zeigt die Preise pro Monat.
| Anbieter | Name Tarif | Preis pro Monat | Leistung |
|---|---|---|---|
| sevdesk | Rechnung | ab 8,90 € | Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen, OPOS, Mahnwesen |
| FastBill | Solo | ab 9,00 € | Angebote, Rechnungen, X-Rechnung, Banking, digitale Belegverwaltung |
| orgaMAX | S | ab 9,00 € | Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen |
| Papierkram | S | ab 9,90 € | Angebote, Rechnungen, Belege, Bankabgleich, Zeiterfassung als USP |
| WISO MeinBüro | XS | ab 9,90 € | Angebote, Rechnungen, OPOS; Umsatzgrenze ist 22.000 € |
| Lexware Office | M | ab 11,90 € | Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen, Belege, Mahnungen, Zahlungsabgleich |
Bevor Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen, sollten Sie prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung auf Sie zutrifft.
| Wer darf eine Kleinunternehmer-Rechnung schreiben?
Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) dürfen eine Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) schreiben.
Die wesentlichen Vorschriften der Kleinunternehmerregelung besagen:
- Umsatzgrenzen: Der Jahresumsatz des Kleinunternehmers darf 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im aktuellen Jahr nicht übersteigen.
- Alle Rechtsformen: Die Kleinunternehmerregelung gilt für alle Rechtsformen, egal ob Einzelunternehmer, Freiberufler oder GmbH.
- Antrag bei Gründung via ELSTER: Beantragt wird die Kleinunternehmerregelung bei der Gründung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung im ELSTER-Portal.
- Wechsel zur Kleinunternehmerregelung: Wer bei der Gründung auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, kann erst nach 5 Jahren zur Kleinunternehmerregelung wechseln.
Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibende werden oft verwechselt, sind aber zwei völlig verschiedene Dinge:
- Der Kleinunternehmer ist ein steuerlicher Begriff: Wer als solcher gilt, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus (§ 19 UStG).
- Das Kleingewerbe bezeichnet ein nicht im Handelsregister eingetragenes Gewerbe – mit einfacher Buchführung und ohne Bilanzierung.
Ein Freiberufler kann Kleinunternehmer sein, aber nicht Kleingewerbetreibender. Denn Freiberufler sind keine Gewerbetreibende.
| Pflichtangaben für die Kleinunternehmer-Rechnung
Eine Kleinunternehmer-Rechnung enthält 12 Pflichtangaben. Wesentliche Unterschiede zur normalen Rechnung:
- Kein Ausweis der Umsatzsteuer: Die Kleinunternehmer-Rechnung darf keine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer enthalten.
- Hinweis auf § 19 UStG: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Alternative Formulierungen für den Hinweis auf § 19 UStG sind:
- „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 UStG.“
- „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
- Firmenname und Anschrift des Lieferanten
- Name und Anschrift des Kunden
- Das Wort „Rechnung“ als eindeutige Bezeichnung
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Beschreibung der gelieferten Leistung oder Ware
- Preis je Position sowie eventuelle Rabatte
- Gesamtbetrag sowie eventuelle Rabatte auf den Gesamtbetrag
- Zahlungsfrist und eventuelle Skontofrist und Angabe des Skonto-Satzes
- Hinweis auf § 19 UStG („Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“)
Kleinbetragsrechnung von Kleinunternehmern
Die Kleinbetragsrechnung hat mit der Kleinunternehmer-Rechnung nichts zu tun. Sie ist eine vereinfachte Rechnungsform, unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer oder Regelunternehmer sind.
Sie darf verwendet werden, wenn der Bruttobetrag unter 250 € liegt.
Für Kleinunternehmer wichtig ist:
- Keine Umsatzsteuer ausweisen
- Hinweis auf § 19 muss enthalten sein.
Pflichtangaben für die Kleinbetragsrechnung:
- Firmenname Lieferant
- Rechnungsdatum
- Art und Menge der Waren/Dienstleistungen
- Preis je Position
- Gesamtrechnungsbetrag
- Hinweis: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Kritisch: Quittungsblöcke mit MwSt.-Aufdruck
Ein Quittungsblock mit MwSt.-Aufdruck ist für Kleinunternehmer eine steuerliche Falle. Denn Mehrwertsteuer-Hinweise sind nicht erlaubt. Und der Kleinunternehmerhinweis fehlt bei Quittungsvorlagen mit MwSt.-Aufdruck ebenfalls.
Benutzen Kleinunternehmer einen solchen Quittungsblock, riskieren sie, Umsatzsteuer zahlen zu müssen.
Am besten ist es, sich als Kleinunternehmer eigene Quittungsblöcke drucken zu lassen.
| E-Rechnungen für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben. Das bedeutet, dass folgende Rechnungsformate erlaubt sind:
- Papierrechnungen
- PDF-Rechnungen
- Rechnungen als Bild-Datei
Kleinunternehmer dürfen also Rechnungen per Post verschicken oder per E-Mail.
| Kleinunternehmer-Rechnung in 2 Minuten schreiben
Wer als Kleinunternehmer eine Rechnung erstellen will, hat zwei einfache Möglichkeiten:
- Eine Vorlage nutzen, etwa in Word oder Excel
- Ein Rechnungsprogramm verwenden, das viele Schritte automatisiert.
Die schnellere und fehlerfreie Lösung ist das Rechnungsprogramm; besonders dann, wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben.
Was bedeutet eigentlich "Rechnung schreiben"?
Eine Rechnung zu erstellen bedeutet mehr als nur ein PDF zu tippen. Der komplette Ablauf umfasst:
- Rechnung erstellen und versenden
- Zahlungseingang prüfen
- ggf. Mahnung schreiben
- Rechnung & Zahlung korrekt in der Buchhaltung erfassen
Was Rechnungsprogramme besser machen
Rechnungsprogramme bieten folgende Vorteile:
- Automatisch Rechnungen schreiben aus Angebot/Auftrag
- Rechnungen versenden auf Knopfdruck
- Zahlungseingänge prüfen über das verbundene Geschäftskonto
- Automatisch Mahnungen senden, wenn erforderlich
Im Vergleich:
- Mit einer Vorlage benötigen Sie mindestens 5 Minuten pro Rechnung
- Mit einer Software dauert es weniger als 1 Minute je Rechnung
Fazit: Je mehr Rechnungen Sie schreiben, desto mehr lohnt sich ein Tool.
| Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen vermeiden
Eine falsch ausgewiesene Umsatzsteuer auf einer Kleinunternehmer-Rechnung wird bei einer Betriebsprüfung teuer. Tauchen Fehler in der Rechnung auf, müssen Sie nachträglich Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen.
Vermeiden Sie daher diese typischen Fehler:
- Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen
- Fehlerhafte Rechnungsvorlagen verwenden
- Quittungsblöcke mit vorgedruckter Mehrwertsteuer nutzen: Sie gelten als Umsatzsteuer-Ausweis, obwohl Sie als Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.
So beugen Sie vor:
- Verwenden Sie nur geprüfte Rechnungsvorlagen
- Nutzen Sie ein professionelles Rechnungsprogramm
- Berichtigen Sie Fehler: Entweder die Rechnung stornieren oder korrigieren
| Kleinunternehmer-Rechnungen in der EU
Seit dem 1.01.2025 dürfen Kleinunternehmer Rechnungen ohne Mehrwertsteuer an Kunden in der EU schreiben. Voraussetzung: Sie bleiben unter 100.000 € Jahresumsatz.
Erforderlich für diese europäische Kleinunternehmerregelung ist:
- Registrierung als europäischer Kleinunternehmer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt.).
- Angabe der Staaten, in denen Geschäfte geplant sind.
- Regelmäßige Umsatzmeldung an das BZSt.
Wenn Sie registriert sind, schreiben Sie Ihre Rechnungen wie gewohnt – mit Hinweis auf § 19 UStG.
