Mit kostenlosen Rechnungsprogrammen gratis Rechnungen schreiben?

Ja, kostenfreie Rechnungsprogramme gibt es. Aber es sind in der Regel Einstiegstarife kostenpflichtiger Rechnungsprogramme.

Die kostenlosen Einstiegstarife ermöglichen Nutzern, ganz schnell mal eine Rechnung zu schreiben. Diese Gratis-Rechnungsprogramme erreichen schnell ihre Grenzen mit zunehmender Nutzung.

Wir stellen die Gratis-Tarife der Rechnungssoftware-Anbieter in der nachfolgenden Tabelle vor.

Kostenlose Rechnungsprogramme eignen sich nur für Unternehmer, die sehr wenige Rechnungen schreiben. Typische Begrenzungen sind:

• Geringerer Funktionsumfang
• Begrenzte Anzahl an möglichen Rechnungen pro Monat oder Jahr
• Begrenzte Anzahl an Kunden und Kontakten
• Manch kostenlose Software hat Begrenzungen beim Umsatz

Der geringere Funktionsumfang führt zu Zeitverlust im Büro.

Beispiel: Schickt ein Unternehmer regelmäßig wiederkehrende Rechnungen über eine immer gleichbleibende Leistung, ist eine Wiederholungsrechnung praktisch.

Das Rechnungsprogramm erstellt sie automatisch. Eine kostenlose Software, die diese Funktion nicht hat, kostet dem Unternehmer unnötig Zeit bei der Bearbeitung.

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen acht kostenlose Rechnungsprogramme vor. Wir zeigen, was sie leisten und wo sie Defizite haben. Dabei testen wir folgende Punkte:

• Sind die grundlegenden Rechnungsfunktionen erfüllt? Etwa aus einem Angebot eine Rechnung erstellen, eine Rechnung mit dem Geschäftskonto abgleichen oder eine Rechnung anmahnen.
• Beherrscht das Rechnungsprogramm wichtige Rechnungsarten (Wiederholungsrechnung, Abschlagsrechnung etc.)?
• Kann die Software E-Rechnungen erstellen und E-Rechnungen empfangen?
• Besitzt das Gratis-Rechnungstool Einschränkungen (Anzahl Kunden, Anzahl Rechnungen/Monat)?

Am Ende der Tabelle finden Sie einen sinnvollen Upgrade-Tarif, inklusive der Testnote aus dem Rechnungssoftware-Vergleich.

Von den Anbietern kostenloser Rechnungsprogramme sind eigentlich nur WISO MeinBüro und Papierkram interessant.

Nur diese beiden bieten einen leistungsstarken Nachfolgetarif an (Top-6-Programme im Rechnungssoftware-Vergleich). Alle anderen Programme liegen auch bei den Bezahl-Tarifen nicht auf den vorderen Plätzen. 

Wir betrachten jetzt alle acht Programme einzeln. Dabei gehen wir auf folgende Punkte ein:

• Vorteile und Nachteile des kostenlosen Rechnungsprogramms
• Vorstellung des Upgrades zu jedem Gratis-Tool
• Vergleich mit dem Testsieger sevdesk

sevdesk schnitt im Rechnungssoftware-Vergleich mit der Note 1,2 (=Sehr gut) ab. Nutzerfreundlichkeit, Funktionalität, Support und Service sind bei sevdesk überragend. In unserem Test hat sevdesk alle von uns geprüften Kriterien zu 100 % erfüllt.

Mit dem kostenlosen Tarif von WISO MeinBüro lassen sich ausschließlich E-Rechnungen erstellen und auslesen. Damit ist der Funktionsumfang sehr eingeschränkt und der Tarif ist nicht empfehlenswert. Wer mit WISO MeinBüro Rechnungen liebäugelt, sollte einen Bezahltarif wählen. 

WISO MeinBüro Free hat folgende Vorteile und Nachteile.

WISO MeinBüro Free lohnt sich nur für Anwender, die jetzt mit der E-Rechnungs-Thematik konfrontiert sind und vorher noch gar kein professionelles Programm verwendet haben.

So erlaubt ihnen dieses eingeschränkte Tool den Zugang in die Welt von WISO MeinBüro Rechnungen.

Der leistungsstärkste Rechnungstarif von WISO MeinBüro Rechnungen ist der Tarif Rechnungen M. Er schnitt im Rechnungssoftware-Vergleich mit der Note 1,6 ab. Es ist ein solides Programm, das alle wichtigen Büroabläufe abdeckt. 

sevdesk ist bezüglich der Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen leistungsstärker als WISO MeinBüro Rechnungen M. Die Vorteile von sevdesk sind:

• Rechnungen in Fremdwährung
• Skonto-Berechnung ist besser
• Bessere Automatisierung der Geschäftskontobuchung

Der kostenlose Einstiegstarif WISO MeinBüro Rechnungen Free eignet sich nur für Anwender, die E-Rechnungen schreiben oder lesen wollen. Für einen sinnvollen Büroablauf ist dieser Tarif untauglich.

Empfehlenswert bei WISO MeinBüro Rechnungen ist der Tarif M, der im Rechnungssoftware-Vergleich den 3. Platz mit einer Note von 1,6 erzielt hat.

Mit dem kostenlosen Tarif Papierkram Free lassen sich zwar Kunden, Dienstleistungen anlegen und aus Angeboten Rechnungen erstellen. Aber: Wichtige Funktionen fehlen, etwa die XRechnung. Außerdem ist jede erstellte Papierkram-Rechnung mit dem Logo von Papierkram versehen.

Insgesamt hat Papierkram Free folgende Vorteile und Nachteile.

Papierkram Free lohnt sich nur für Unternehmer, die ausschließlich mit Privatkunden Geschäfte machen. Denn bei Privatkunden besteht keine E-Rechnungspflicht.

Die erstellten Dokumente von Papierkram sind aber nicht GoBD-konform und stellen bei jeder Betriebsprüfung ein Risiko dar. Daher ist es besser, gleich auf den erschwinglichen Tarif Papierkram S zu wechseln.

Papierkram S ist ein leistungsstarker Tarif für Solo-Selbstständige, die ihre Leistungen projektbasiert erbringen. Im Rechnungssoftware-Vergleich erzielte Papierkram S die Note 1,8.

Highlight des Programms ist die Abrechnung von Projektzeiten. In dem Punkt ist Papierkram S allen Programmen des aktuellen Rechnungssoftware-Vergleichs überlegen.

sevdesk ist bezüglich der Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen leistungsstärker als Papierkram S. Folgende Leistungen von sevdesk kann Papierkram S nicht bieten:

• Komfortablere Belegbuchung
• Höhere Automatisierung bei der Geschäftskonto-Buchung
• Rechnungen in Fremdwährung
• Onlinebanking aus dem Programm heraus

Der kostenlose Einstiegstarif Papierkram Free eignet sich nur für Anwender, die keine E-Rechnungen schreiben bzw. die ausschließlich Rechnungen an Endverbraucher stellen. Belegbuchungsfunktionen sowie weitere wichtige Funktionen, wie das Mahnwesen, fehlen.

Empfehlenswert ist dagegen der Tarif Papierkram S, insbesondere für Solo-Selbstständige, die Rechnungen auf Basis erfasster Projekt- und Arbeitszeiten erstellen wollen und zusätzlich eine brauchbare Lösung für die Buchhaltung und die Gewinnermittlung benötigen.

Mit dem kostenlosen Tarif easybill Free lassen sich nur 3 Kunden anlegen. Das ist allenfalls spannend für nebenberuflich Selbstständige, die nicht mehr als 3 Kunden haben.

Folgende Vorteile und Nachteile hat der Gratis-Tarif von easybill.

Wer mit einem überschaubaren Kundenkreis (maximal 3 Kunden) Geschäfte macht, für den ist easybill Free ein machbarer Tarif. Wer mehr als 3 Kunden hat, muss auf einen kostenpflichtigen Tarif upgraden.

Hinzukommt, dass der Gratis-Tarif von easybill für E-Commerce-Unternehmer ungeeignet ist. Die Eignung für den E-Commerce ist aber gerade der USP von easybill.

easybill Plus ist ein ausgezeichneter Tarif für Online-Händler. In Kombination mit einer Shopsoftware spielt easybill seine Stärken aus.

easybill Plus ist für E-Commerce-Unternehmer besser als sevdesk. Dagegen hat sevdesk Vorteile bei grundlegenden Buchungsfunktionen:

• Bessere Automatisierung bei der Belegbuchung
• Bessere Automatisierung bei der Geschäftskonto-Buchung
• Aussagekräftigeres Dashboard: sevdesk zeigt Angebote und zu zahlende Umsatzsteuer

easybill Free ist für Selbstständige geeignet, die nicht mehr als 3 Kunden betreuen. Es ist gänzlich ungeeignet für E-Commerce-Unternehmer, die eigentliche Domäne von easybill. easybill-Anwender in Spe, die das Programm für die Abrechnung ihrer Shop- und Marktplatz-Umsätze einsetzen, sollten gleich die Testversionen der Bezahltarife, wie easybill Plus, nutzen.

easybill Plus ist insgesamt ein gutes Rechnungsprogramm, das im aktuellen Test mit der Note 2,0 (Platz 6) abgeschnitten hat.

Mit dem kostenlosen Tarif invoiz Free lassen sich beliebig viele Rechnungen an beliebig viele Kunden schreiben. Allerdings nur bis zu einer Umsatzgrenze von 17.500 € pro Jahr. Das Programm rechnet hier mit und zwingt den Anwender in einen Bezahltarif, sollten die 17.500 € überschritten sein.

Folgende Vorteile und Nachteile hat der Gratis-Tarif von invoiz Free.

Im Grunde ist invoiz Free die Rechnungssoftware für Kleinunternehmer. Allerdings ist die Umsatzgrenze von 17.500 € sehr eng bemessen.

Das Programm erlaubt den Anwendern, neben Rechnungen auch Belege zu buchen. Die nachgelagerten Prozesse, wie die Geschäftskontobuchung, deckt das System aber nicht ab.

Ein sinnvoller Tarif dagegen ist invoiz Standard. Er erlaubt Freiberuflern, Rechnungen bis zu 240.000 € Umsatz pro Jahr zu stellen.

Ausgerichtet ist invoiz Standard für Dienstleister und Unternehmen, die Projekte zeitbasiert abrechnen.

Grundsätzlich ist invoiz Standard ein gutes Rechnungsprogramm. Insbesondere die Impress-Vorlagen erlauben es kreativen Dienstleistern, ihre Angebote verkaufsstark zu präsentieren. sevdesk bietet mehr Leistung im Bereich Rechnungsstellung und Buchhaltung:

• Rechnungsarten wie Abschlags- und Schlussrechnung sind schlüssiger gelöst.
• Rechnungen in Fremdwährung sind mit sevdesk möglich.
• Die Steuerberater-Anbindung ist durch die DATEV-Schnittstelle besser.
• Aussagekräftigeres Dashboard: sevdesk zeigt Angebote und zu zahlende Umsatzsteuer

invoiz Free ist für Dienstleister ungeeignet, insbesondere bei der Projekt-Abrechnung. Es gibt keine Zeiterfassungs-Rechnung, keine Abschlagsrechnungen und keine Schlussrechnungen. Auch die eng bemessene Umsatzgrenze von 17.500 € ist für Kleinunternehmer ein Nachteil.

invoiz Standard dagegen ist eine gute Lösung für Dienstleister, die Aufträge projektbasiert ausführen und abrechnen. Das Programm hat im aktuellen Test mit der Note 2,4 (Platz 8) abgeschnitten.

Der kostenlose Rechnungstarif Accountable Free ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. Es erlaubt den Nutzern, Rechnungen bis zu einer Höhe von 22.000 € pro Jahr zu stellen.

Accountable Free hat folgende Vorteile und Nachteile.

Accountable Free lohnt sich als kostenloses Rechnungstool für Kleinunternehmer, die nicht mehr als 5 Ausgabebelege pro Monat haben. Steuerberatende Funktionen hat der Nulltarif von Accountable aber nicht. Und das ist ja das eigentlich Interessante an Accountable.

Accountable Pro erlaubt dem Nutzer, die volle Leistungsstärke von Accountable zu nutzen. Und die besteht darin, dass jede Kundenrechnung und jeder Ausgabebeleg (Eingangsrechnung) auf steuerliche Richtigkeit geprüft wird. 

Accountable Pro erlaubt dem Nutzer, direkt im Programm die Steuererklärung zu erstellen. In dem Punkt muss sevdesk passen. Dafür sind viele Rechnungsfunktionen umfangreicher. Die Vorteile von sevdesk sind:

• Rechnungen in Fremdwährung
• Deckt alle wichtigen Rechnungsarten ab: Abo-Rechnung, Abschlags-Rechnung, Rechnung mit Zeiterfassung usw.
• Skonto-Berechnung ist besser
• Bessere Automatisierung der Geschäftskontobuchung

Accountable Free ist ein einfaches Rechnungstool für Kleinunternehmer, mit dem sich zusätzlich 5 Ausgabebelege pro Monat buchen lassen. Weitere Funktionen für Buchhaltung und Steuererklärung fehlen. Empfehlenswert dagegen ist der Tarif Accountable Pro, mit dem Nutzer auch ihre Steuererklärung machen können. Accountable Pro hat im Rechnungsprogramm-Vergleich mit der Note 2,6 auf Platz 9 abgeschnitten.

Mit dem kostenlosen Tarif von Goodlance lassen sich lediglich 10 Belege pro Jahr schreiben. Damit ist das Programm extrem eingeschränkt. Nur wer ganz wenige Rechnungen pro Jahr schreibt, wird damit gut zurechtkommen.

Vorteile und Nachteile von Goodlance Free zeigt die folgende Übersicht.

Goodlance ist daher nur für nebenberuflich Selbstständige geeignet. Oder für Unternehmer, die bisher Rechnungen in Word oder Excel geschrieben haben und eine kostenlose Software einfach mal testen wollen.

Goodlance Premium ist das leistungsstärkste Paket von Goodlance. Es ist ein Rechnungsprogramm mit einem umfangreichen Projekt-Management-Modul. Es beinhaltet ein Modul für die Kunden-Akquise, für die Projektverwaltung und die Projektabrechnung.

Die Buchhaltungsfunktionen dagegen sind nicht empfehlenswert. Bei der Belegbuchung sind Fehler möglich und das Geschäftskonto lässt sich nur als CSV-Datei einbinden.

Zwar besitzt Goodlance Premium zahlreiche Projekt-Abrechnungsfunktionen, die bei sevdesk fehlen. Bezüglich wichtiger Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen ist sevdesk aber leistungsstärker. Die Vorteile von sevdesk sind:

• Rechnungen in Fremdwährung
• Projektabrechnung mit Anzahlungen, Abschlagszahlungen und Schlussrechnung funktioniert reibungsloser.
• Onlinebanking durch Einbindung des Geschäftskontos möglich
• Automatisierung der Geschäftskontobuchung

Goodlance Free ist ein stark eingeschränktes Rechnungsprogramm, das sich ausschließlich an Kleinunternehmer oder nebenberuflich Selbstständige richtet. Freiberufler oder Dienstleister mit umfangreichem Projektgeschäft benötigen einen Bezahl-Tarif von Goodlance. Zu empfehlen ist der Tarif Goodlance Premium mit seinen umfangreichen Funktionen für die Abrechnung von Projekten. Goodlance Premium hat die Note 2,8 und Platz 10 beim aktuellen Rechnungssoftware-Vergleich erzielt. Unzureichende Buchhaltungsfunktionalitäten haben eine bessere Platzierung verhindert.

Wem eine Anzahl von 5 Kunden ausreicht, der wird mit Zervant kostenlos zurechtkommen. Aber auch die Anzahl der Belege pro Monat ist auf 5 beschränkt.

Vorteile und Nachteile von Zervant kostenlos zeigt die folgende Aufstellung.

Zervant kostenlos ist für einen umfangreichen Bürobetrieb nicht geeignet. Lediglich Anwender, die gelegentlich eine Rechnung schreiben, werden mit Zervant kostenlos glücklich. Alle anderen benötigen einen Upgrade-Tarif.

Empfehlenswert ist der Tarif Zervant Pro. Damit lassen sich unbegrenzt viele Angebote und Rechnungen an unbegrenzt viele Kunden erstellen.

Zervant Pro ist ein leistungsstarkes Rechnungsprogramm, das von den Rechnungsfunktionen mit sevdesk mithalten kann. Allerdings besitzt sevdesk Buchhaltungsfunktionen und Schnittstellen zum Steuerberater. Vorteile von sevdesk sind: 

• Buchung von Betriebsausgaben
• Geschäftskontoabgleich für Betriebsausgaben
• Schnittstellen zum Steuerberater
• Schnittstellen zu ELSTER

Zervant kostenlos ist für Selbstständige geeignet, die nicht mehr als 5 Kunden betreuen. Die vollen Funktionen eines leistungsstarken Rechnungsprogramms gibt es nur mit Zervant Pro.

Zervant Pro erzielte im aktuellen Test die Note 3,1 (Platz 11). Die fehlenden Buchhaltungsfunktionen haben eine bessere Platzierung verhindert.

Maximal drei Rechnungen pro Monat sind mit dem kostenlosen Rechnungstarif BillingEngine Free möglich. Buchhaltungsfunktionen hat das Programm keine.

Insgesamt hat BillingEngine Free folgende Vorteile und Nachteile.

Wer grundsätzlich mit BillingEngine klarkommt, sollte auf einen höheren Tarif wechseln. Es sei denn, dass 3 Rechnungen pro Monat ausreichen. Der Anwender muss sich aber im Klaren sein, dass auch die kostenpflichtigen Tarife keine Buchhaltungsfunktionen anbieten.

BillingEngine Plus ermöglicht dem Anwender, 300 Rechnungen pro Monat zu erstellen. Insgesamt 4 Benutzer lässt der Plus-Tarif zu. 

sevdesk ist bezüglich der Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen leistungsstärker als BillingEngine Pro. Die Vorteile von sevdesk sind:

• Unbegrenzt viele Rechnungen erstellen
• Lieferscheine sind möglich
• Durch Add-ons auch tauglich für den E-Commerce
• Ausgezeichnete Buchhaltungsfunktionen bei sevdesk

BillingEngine Free ist der Einstiegstarif mit einer Kapazität von drei Rechnungen pro Monat. Mehr gibt es nur bei den Upgrades. Mit BillingEngine Pro lassen sich immerhin 300 Rechnungen pro Monat erstellen.

BillingEngine Pro hat im aktuellen Test die Note 3,8 (Platz 12) erzielt. Eine bessere Note verhindert haben das Fehlen des Onlinebankings und der Buchhaltungsfunktionen.

Je mehr Rechnungen Sie schreiben, desto nachteiliger sind kostenlose Rechnungsprogramme oder Rechnungsgeneratoren. Auch die Geschäftskonten mit Rechnungsfunktionen verfügen nicht über die Leistungsfähigkeit professioneller Rechnungssoftware.

Wir empfehlen daher unsere 3 Testsieger des aktuellen Rechnungssoftware-Vergleichs. Es handelt sich dabei um die Programme sevdesk Buchhaltung, Lexware Office XL sowie WISO MeinBüro Rechnungen M. Die Programme sind exzellent bedienbar, decken alle Rechnungsfunktionen ab und bieten alle Rechnungsarten.

Außerdem verfügen die 3 Testsieger über Buchhaltungsfunktionen sowie Anbindungen zum Steuerberater. Und die Programme bieten eine Testphase von mindestens 14 Tagen. Die folgende Tabelle zeigt im Überblick, was die besten Rechnungsprogramme aus dem aktuellen Test leisten.

sevdesk Buchhaltung erzielt seit 2021 jedes Jahr den ersten Platz im Vergleich führender Rechnungsprogramme. So auch im Jahr 2024. Das Programm lässt sich ausgezeichnet bedienen. Ein neuer sevdesk-Anwender erhält eine systematische Einweisung ins System und kann sofort beginnen, Rechnungen zu schreiben. 

Das Programm deckt alle wichtigen Rechnungsfunktionen ab: Angebote erstellen, das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln, Rechnungen versenden, Rechnungen mit dem Geschäftskonto abgleichen und überfällige Rechnungen anmahnen.

sevdesk beherrscht alle wichtigen Rechnungsarten, von der Abo-Rechnung bis zur Zeiterfassungs-Rechnung. sevdesk ist fähig, E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) zu schreiben und zu empfangen.

sevdesk kostet 19,90 € pro Monat. Der Testzeitraum beträgt 14 Tage und kann auf Wunsch verlängert werden.

Lexware Office bietet im Tarif XL die umfangreichsten Rechnungsfunktionen. Ausgezeichnet zu bedienen, bietet Lexware Office perfekte Abläufe: Angebote erstellen, daraus mit einem Klick Rechnungen generieren, Rechnungen aus dem Programm versenden, Kundenzahlungen auf dem Geschäftskonto abgleichen bzw. Mahnungen versenden.

Die Geschäftskontobuchung ist die Stärke von Lexware Office. Einziger Nachteil: Lexware Office benötigt für die Abrechnung geleisteter Arbeitszeiten ein Add-on.

Lexware Office XL ist in der Lage, E-Rechnungen zu schreiben, zu empfangen, zu buchen und zu archivieren. Es kostet 29,90 € im Monat, die Anzahl der Nutzer ist unbegrenzt und die Testphase beträgt stolze 30 Tage.

WISO MeinBüro Rechnungen M ist ein spielerisch bedienbares Rechnungsprogramm für Unternehmen aller Branchen. Nach einem geführten Onboarding kann ein Nutzer von WISO MeinBüro bereits die ersten Rechnungen schreiben. Mit einem Klick lassen sich aus Angeboten und Auftragsbestätigungen Rechnungen schreiben.

Das Programm bietet Abo-Rechnungen, Wiederholungsrechnungen und Stornorechnungen. Projekte lassen sich mit Anzahlungs-, Teilzahlungs- und Schlussrechnungen korrekt abrechnen.

WISO MeinBüro Rechnungen M kostet 36,00 € pro Monat, der Testzeitraum beträgt 14 Tage.

Rechnungsgeneratoren haben einen großen Nachteil: Sie benötigen pro Rechnung zwischen 5 und 6 Minuten. Mit einem Rechnungsprogramm schreibt man eine Rechnung in weniger als 1 Minute.

Ein Rechnungsgenerator ist eine Website, mit der Sie online Rechnungen kostenlos erstellen. Sie rufen im Web den Generator auf, geben Ihre Daten ein und erstellen die Rechnung als PDF. Die Daten, die Sie eingeben, umfassen:

• Angaben zum Rechnungsersteller
• Angaben zum Rechnungsempfänger
• Produkte, Dienstleistung samt Stückzahl und Preisen

Der Generator erstellt aus diesen Daten eine Rechnung, die Sie im Anschluss an Ihren Kunden versenden.

Wir stellen in der folgenden Tabelle Rechnungsgeneratoren vor. Dabei zeigen wir, welche Generatoren sich zu Rechnungsprogrammen bzw. Buchhaltungsprogrammen upgraden lassen. 

sevdesk ist der einzige Rechnungsgenerator, mit dem ein User sowohl ein Rechnungsprogramm als auch ein Buchhaltungsprogramm wählen kann. Es ist auch der einzige Rechnungsgenerator, der explizit Kleinunternehmerrechnungen erstellen kann.

Wichtig zu wissen: Nur mit einem Rechnungsprogramm ist die GoBD-Konformität gewährleistet. Zwar sind die PDFs, die der Rechnungsgenerator erstellt, nicht veränderbar. Aber die GoBD-konforme Archivierung eines vom Generator erzeugten Rechnungsdokuments ist nicht gewährleistet.

Kostenlos sind auch Rechnungsprogramme, die in einem Geschäftskonto integriert sind. Besonders die Geschäftskonten von FinTechs bieten häufig eine Rechnungssoftware als Zusatzmodul an. Dabei erstellt der Kontoinhaber seine Rechnungen im Geschäftskonto.

Aktuell bieten vier FinTechs Geschäftskonten mit integrierter Rechnungssoftware an. Es handelt sich um die Anbieter:

• Finom
• Holvi
• Kontist
• Qonto

Die folgende Tabelle zeigt, was diese Rechnungsprogramme leisten.