Mit kostenlosen Rechnungsprogrammen gratis Rechnungen schreiben?

Ja, kostenfreie Rechnungsprogramme gibt es. Aber es sind in der Regel Einstiegstarife kostenpflichtiger Rechnungsprogramme.

Die kostenlosen Einstiegstarife ermöglichen Nutzern, ganz schnell mal eine Rechnung zu schreiben. Diese Gratis-Rechnungsprogramme erreichen schnell ihre Grenzen mit zunehmender Nutzung.

Wir stellen die Gratis-Tarife der Rechnungssoftware-Anbieter in der nachfolgenden Tabelle vor.

Kostenlose Rechnungsprogramme eignen sich nur für Unternehmer, die sehr wenige Rechnungen schreiben. Typische Begrenzungen sind:

• Geringerer Funktionsumfang
• Begrenzte Anzahl an möglichen Rechnungen pro Monat oder Jahr
• Begrenzte Anzahl an Kunden und Kontakten
• Manch kostenlose Software hat Begrenzungen beim Umsatz

Der geringere Funktionsumfang führt zu Zeitverlust im Büro.

Beispiel: Schickt ein Unternehmer regelmäßig wiederkehrende Rechnungen über eine immer gleichbleibende Leistung, ist eine Wiederholungsrechnung praktisch.

Das Rechnungsprogramm erstellt sie automatisch. Eine kostenlose Software, die diese Funktion nicht hat, kostet dem Unternehmer unnötig Zeit bei der Bearbeitung.

Word und Excel sind als Rechnungstools ungeeignet, weil Rechnungsdateien in Word oder Excel gegen GOBD-Vorschriften verstoßen. Wer rechtssicher mit Word oder Excel arbeiten will, muss folgende Punkte beachten.

Pendelordner nötig: Nutzer von Word oder Excel müssen die Rechnungen ausdrucken und physisch in einem Pendelordner ablegen. Das ist aufwendig und umständlich.

Knackpunkt Rechnungsnummer: Problematisch bei Word und Excel sind zudem die aufsteigenden Rechnungsnummern. Aufsteigende Rechnungsnummern per Hand zu setzen, ist fehleranfällig. Ein Rechnungsprogramm macht dies automatisch.

Für Digitalisierung ungeeignet: Alternativ könnte ein Excel-Anwender einen digitalen Beleg in eine Bilddatei umwandeln und dann in einem Dokumentenmanagement-System ablegen. Zusätzlich benötigt der Anwender eine dokumentierte Verfahrensweise, damit dieser Prozess bei einer Betriebsprüfung nicht angemahnt werden kann.

E-Rechnungen mit Word oder Excel zu erstellen ist kompliziert, wenn nicht sogar unmöglich. Die bessere Alternative zu Word oder Excel ist daher eine gute Rechnungssoftware.

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen 6 kostenlose Rechnungsprogramme vor. Wir zeigen, was sie leisten und wo sie Defizite haben. Dabei testen wir folgende Punkte:

• Sind die grundlegenden Rechnungsfunktionen erfüllt? Etwa aus einem Angebot eine Rechnung erstellen, eine Rechnung mit dem Geschäftskonto abgleichen oder eine Rechnung anmahnen.
• Beherrscht das Rechnungsprogramm wichtige Rechnungsarten (Wiederholungsrechnung, Abschlagsrechnung etc.)?
• Kann die Software E-Rechnungen erstellen und E-Rechnungen empfangen?
• Besitzt das Gratis-Rechnungstool Einschränkungen (Anzahl Kunden, Anzahl Rechnungen/Monat)?

Am Ende der Tabelle finden Sie einen sinnvollen Upgrade-Tarif, inklusive der Testnote aus dem Rechnungssoftware-Vergleich.

Von den Anbietern kostenloser Rechnungsprogramme sind eigentlich nur WISO MeinBüro und Papierkram interessant.

Nur diese beiden bieten einen leistungsstarken Nachfolgetarif an (Top-6-Programme im Rechnungssoftware-Vergleich). Alle anderen Programme liegen auch bei den Bezahl-Tarifen nicht auf den vorderen Plätzen. 

Wir betrachten jetzt alle acht Programme einzeln. Dabei gehen wir auf folgende Punkte ein:

• Vorteile und Nachteile des kostenlosen Rechnungsprogramms
• Vorstellung des Upgrades zu jedem Gratis-Tool
• Vergleich mit dem Testsieger sevdesk

sevdesk schnitt im Rechnungssoftware-Vergleich mit der Note 1,2 (=Sehr gut) ab. Nutzerfreundlichkeit, Funktionalität, Support und Service sind bei sevdesk überragend. In unserem Test hat sevdesk alle von uns geprüften Kriterien zu 100 % erfüllt.

Mit dem kostenlosen Tarif von WISO MeinBüro lassen sich ausschließlich E-Rechnungen erstellen und auslesen. Damit ist der Funktionsumfang sehr eingeschränkt und der Tarif ist nicht empfehlenswert. Wer mit WISO MeinBüro liebäugelt, sollte einen Bezahltarif wählen. 

WISO MeinBüro Free hat folgende Vorteile und Nachteile.

WISO MeinBüro Free lohnt sich nur für Anwender, die jetzt mit der E-Rechnungs-Thematik konfrontiert sind und vorher noch gar kein professionelles Programm verwendet haben.

So erlaubt ihnen dieses eingeschränkte Tool den Zugang in die Welt von WISO MeinBüro Rechnungen.

Ein starker Rechnungstarif von WISO MeinBüro Rechnungen ist der Tarif Rechnungen S. Er schnitt im Rechnungssoftware-Vergleich mit der Note 1,4 ab. Es ist ein solides Programm, das alle wichtigen Büroabläufe abdeckt. 

sevdesk ist bezüglich der Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen leistungsstärker als WISO MeinBüro S. Die Vorteile von sevdesk sind:

• Rechnungen in Fremdwährung
• Skonto-Berechnung ist besser
• Bessere Automatisierung der Geschäftskontobuchung

Der kostenlose Einstiegstarif WISO MeinBüro Free eignet sich nur für Anwender, die E-Rechnungen schreiben oder lesen wollen. Für einen sinnvollen Büroablauf ist dieser Tarif untauglich.

Empfehlenswert bei WISO MeinBüro ist der Tarif S, der im Rechnungssoftware-Vergleich den 3. Platz mit einer Note von 1,4 erzielt hat.

Mit dem kostenlosen Tarif Papierkram Free lassen sich zwar Kunden, Dienstleistungen anlegen und aus Angeboten Rechnungen erstellen. Aber: Wichtige Funktionen fehlen, etwa das Mahnwesen. Außerdem ist jede erstellte Papierkram-Rechnung mit dem Logo von Papierkram versehen.

Insgesamt hat Papierkram Free folgende Vorteile und Nachteile.

Papierkram Free lohnt sich nur für Unternehmer mit geringem Geschäftsumfang. Denn es fehlen Funktionen wie das Mahnwesen oder der Geschäftskontenabgleich. Das führt bei steigender Anzahl von Rechnungen zu Ineffizienzen im Büro.

Die erstellten Dokumente von Papierkram sind aber nicht GoBD-konform und stellen bei jeder Betriebsprüfung ein Risiko dar. Daher ist es besser, gleich auf den erschwinglichen Tarif Papierkram S zu wechseln.

Papierkram S ist ein leistungsstarker Tarif für Solo-Selbstständige, die ihre Leistungen projektbasiert erbringen. Im Rechnungssoftware-Vergleich erzielte Papierkram S die Note 1,5.

Der USP des Programms ist die Abrechnung von Projektzeiten. In dem Punkt ist Papierkram S allen Programmen des aktuellen Rechnungssoftware-Vergleichs überlegen.

sevdesk ist bezüglich der Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen leistungsstärker als Papierkram S. Folgende Leistungen von sevdesk kann Papierkram S nicht bieten:

• Komfortablere Belegbuchung
• Höhere Automatisierung bei der Geschäftskonto-Buchung
• Rechnungen in Fremdwährung
• Onlinebanking aus dem Programm heraus

Der kostenlose Einstiegstarif Papierkram Free eignet sich nur für Anwender, die keine E-Rechnungen schreiben bzw. die ausschließlich Rechnungen an Endverbraucher stellen. Belegbuchungsfunktionen sowie weitere wichtige Funktionen, wie das Mahnwesen, fehlen.

Empfehlenswert ist dagegen der Tarif Papierkram S, insbesondere für Solo-Selbstständige, die Rechnungen auf Basis erfasster Projekt- und Arbeitszeiten erstellen wollen und zusätzlich eine brauchbare Lösung für die Buchhaltung und die Gewinnermittlung benötigen.

Mit dem kostenlosen Tarif easybill Free lassen sich nur 3 Kunden anlegen. Das ist allenfalls spannend für nebenberuflich Selbstständige, die nicht mehr als 3 Kunden haben.

Folgende Vorteile und Nachteile hat der Gratis-Tarif von easybill.

Wer mit einem überschaubaren Kundenkreis (maximal 3 Kunden) Geschäfte macht, für den ist easybill Free ein machbarer Tarif. Wer mehr als 3 Kunden hat, muss auf einen kostenpflichtigen Tarif upgraden.

Hinzukommt, dass der Gratis-Tarif von easybill für E-Commerce-Unternehmer ungeeignet ist. Die Eignung für den E-Commerce ist aber gerade der USP von easybill.

easybill Professional ist ein ausgezeichneter Tarif für Online-Händler. In Kombination mit einer Shopsoftware spielt easybill seine Stärken aus. Dabei stehen einem easybill-Anwender aktuell 30 E-Commerce-Erweiterungen zur Auswahl.

easybill Professional ist für E-Commerce-Unternehmer besser als sevdesk. Dagegen hat sevdesk Vorteile bei grundlegenden Buchungsfunktionen:

• Bessere Automatisierung bei der Belegbuchung
• Bessere Automatisierung bei der Geschäftskonto-Buchung
• Aussagekräftigeres Dashboard: sevdesk zeigt Angebote und zu zahlende Umsatzsteuer

easybill Free ist für Selbstständige geeignet, die nicht mehr als 3 Kunden betreuen. Es ist gänzlich ungeeignet für E-Commerce-Unternehmer, die eigentliche Domäne von easybill. easybill-Anwender in Spe, die das Programm für die Abrechnung ihrer Shop- und Marktplatz-Umsätze einsetzen, sollten gleich die Testversionen der Bezahltarife, wie easybill Professional, nutzen.

Denn easybill Professional ist insgesamt ein gutes Rechnungsprogramm, das im aktuellen Test mit der Note 2,0 (Platz 6) abgeschnitten hat.

Der kostenlose Rechnungstarif Accountable Free ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. Accountable Free hat folgende Vorteile und Nachteile.

Accountable Free lohnt sich als kostenloses Rechnungstool für Kleinunternehmer, die nicht mehr als 5 Ausgabebelege pro Monat haben. Steuerberatende Funktionen hat der Nulltarif von Accountable aber nicht. Und das ist ja das eigentlich Interessante an Accountable.

Accountable Grow erlaubt dem Nutzer, die volle Leistungsstärke von Accountable zu nutzen. Und die besteht darin, jede Kundenrechnung und jeden Ausgabebeleg (Eingangsrechnung) auf steuerliche Richtigkeit zu prüfen. 

Accountable Grow erlaubt dem Nutzer, direkt im Programm die Steuererklärung zu erstellen. In dem Punkt muss sevdesk passen. Dafür bietet sevdesk umfangreichere Rechnungsfunktionen. Die Vorteile von sevdesk sind:

• Rechnungen in Fremdwährung
• Deckt alle wichtigen Rechnungsarten ab: Abo-Rechnung, Abschlags-Rechnung, Rechnung mit Zeiterfassung usw.
• Skonto-Berechnung ist besser
• Bessere Automatisierung der Geschäftskontobuchung

Accountable Free ist ein einfaches Rechnungstool für Kleinunternehmer, mit dem sich zusätzlich 5 Ausgabebelege pro Monat buchen lassen. Weitere Funktionen für Buchhaltung und Steuererklärung fehlen. Empfehlenswert dagegen ist der Tarif Accountable Grow, mit dem Nutzer auch ihre Steuererklärung machen können. Accountable Grow hat im Rechnungsprogramm-Vergleich mit der Note 2,2 auf Platz 9 abgeschnitten.

Mit dem kostenlosen Tarif von Goodlance lassen sich lediglich 10 Belege pro Jahr schreiben. Damit ist das Programm extrem eingeschränkt. Nur wer ganz wenige Rechnungen pro Jahr schreibt, wird damit gut zurechtkommen.

Vorteile und Nachteile von Goodlance Free zeigt die folgende Übersicht.

Goodlance ist daher nur für nebenberuflich Selbstständige geeignet. Oder für Unternehmer, die bisher Rechnungen in Word oder Excel geschrieben haben und eine kostenlose Software einfach mal testen wollen.

Goodlance Premium ist das leistungsstärkste Paket von Goodlance. Es ist ein Rechnungsprogramm mit einem umfangreichen Projekt-Management-Modul. Es beinhaltet ein Modul für die Kunden-Akquise, für die Projektverwaltung und die Projektabrechnung.

Die Buchhaltungsfunktionen dagegen sind nicht empfehlenswert. Bei der Belegbuchung sind Fehler möglich und das Geschäftskonto lässt sich nur als CSV-Datei einbinden.

Zwar besitzt Goodlance Premium zahlreiche Projekt-Abrechnungsfunktionen, die bei sevdesk fehlen. Bezüglich wichtiger Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen ist sevdesk aber leistungsstärker. Die Vorteile von sevdesk sind:

• Rechnungen in Fremdwährung
• Projektabrechnung mit Anzahlungen, Abschlagszahlungen und Schlussrechnung funktioniert reibungsloser.
• Onlinebanking durch Einbindung des Geschäftskontos möglich
• Automatisierung der Geschäftskontobuchung

Goodlance Free ist ein stark eingeschränktes Rechnungsprogramm, das sich ausschließlich an Kleinunternehmer oder nebenberuflich Selbstständige richtet. Freiberufler oder Dienstleister mit umfangreichem Projektgeschäft benötigen einen Bezahl-Tarif von Goodlance. Zu empfehlen ist der Tarif Goodlance Premium mit seinen umfangreichen Funktionen für die Abrechnung von Projekten. Goodlance Premium hat die Note 2,8 und Platz 10 beim aktuellen Rechnungssoftware-Vergleich erzielt. Unzureichende Buchhaltungsfunktionalitäten haben eine bessere Platzierung verhindert.

Wem eine Anzahl von 5 Kunden ausreicht, der wird mit Zervant kostenlos zurechtkommen. Aber auch die Anzahl der Belege pro Monat ist auf 5 beschränkt.

Vorteile und Nachteile von Zervant kostenlos zeigt die folgende Aufstellung.

Zervant kostenlos ist für einen umfangreichen Bürobetrieb nicht geeignet. Lediglich Anwender, die gelegentlich eine Rechnung schreiben, werden mit Zervant kostenlos glücklich. Alle anderen benötigen einen Upgrade-Tarif.

Empfehlenswert ist der Tarif Zervant Pro. Damit lassen sich unbegrenzt viele Angebote und Rechnungen an unbegrenzt viele Kunden erstellen.

Zervant Pro ist ein leistungsstarkes Rechnungsprogramm, das von den Rechnungsfunktionen mit sevdesk mithalten kann. Allerdings besitzt sevdesk Buchhaltungsfunktionen und Schnittstellen zum Steuerberater. Vorteile von sevdesk sind: 

• Buchung von Betriebsausgaben
• Geschäftskontoabgleich für Betriebsausgaben
• Schnittstellen zum Steuerberater
• Schnittstellen zu ELSTER

Zervant kostenlos ist für Selbstständige geeignet, die nicht mehr als 5 Kunden betreuen. Die vollen Funktionen eines Rechnungsprogramms gibt es nur mit Zervant Pro.

Zervant Pro erzielte im aktuellen Test die Note 3,7 (Platz 13). Fehlende Funktionen wie das Mahnwesen haben eine bessere Platzierung verhindert.

Je mehr Rechnungen Sie schreiben, desto nachteiliger sind kostenlose Rechnungsprogramme oder Rechnungsgeneratoren. Auch die Geschäftskonten mit Rechnungsfunktionen verfügen nicht über die Leistungsfähigkeit professioneller Rechnungssoftware.

Wir empfehlen daher unsere 3 Testsieger des aktuellen Rechnungssoftware-Vergleichs. Es handelt sich dabei um die Programme sevdesk Buchhaltung, Lexware Office XL sowie WISO MeinBüro Rechnungen M. Die Programme sind exzellent bedienbar, decken alle Rechnungsfunktionen ab und bieten alle Rechnungsarten.

Außerdem verfügen die 3 Testsieger über Buchhaltungsfunktionen sowie Anbindungen zum Steuerberater. Und die Programme bieten eine Testphase von mindestens 14 Tagen. Die folgende Tabelle zeigt im Überblick, was die besten Rechnungsprogramme aus dem aktuellen Test leisten.

sevdesk Buchhaltung erzielt seit Jahren den ersten Platz im Vergleich führender Rechnungsprogramme. So auch im aktuellen Rechnungssoftware-Vergleich. Das Programm lässt sich ausgezeichnet bedienen. Ein neuer sevdesk-Anwender erhält eine systematische Einweisung ins System und kann sofort beginnen, Rechnungen zu schreiben. 

Das Programm deckt alle wichtigen Rechnungsfunktionen ab: Angebote erstellen, das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln, Rechnungen versenden, Rechnungen mit dem Geschäftskonto abgleichen und überfällige Rechnungen anmahnen.

sevdesk beherrscht alle wichtigen Rechnungsarten, von der Abo-Rechnung bis zur Zeiterfassungs-Rechnung. sevdesk ist fähig, E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) zu schreiben und zu empfangen.

sevdesk kostet 25,90 € pro Monat. Der Testzeitraum beträgt 14 Tage und kann auf Wunsch verlängert werden.

Lexware Office bietet im Tarif L hervorragende Rechnungsfunktionen und ist ausgezeichnet zu bedienen. Lexware Office optimiert Rechnungs-Abläufe: Angebote erstellen, daraus mit einem Klick Rechnungen generieren, Rechnungen aus dem Programm versenden, Kundenzahlungen auf dem Geschäftskonto abgleichen bzw. Mahnungen versenden.

Die Geschäftskontobuchung ist die Stärke von Lexware Office. Einziger Nachteil: Lexware Office benötigt für die Abrechnung geleisteter Arbeitszeiten ein Add-on.

Lexware Office L ist in der Lage, E-Rechnungen zu schreiben, zu empfangen, zu buchen und zu archivieren. Es kostet 19,90 € im Monat, die Anzahl der Nutzer ist unbegrenzt und die Testphase beträgt 30 Tage.

WISO MeinBüro Rechnungen S ist ein spielerisch bedienbares Rechnungsprogramm für Unternehmen aller Branchen. Nach einem geführten Onboarding kann ein Nutzer von WISO MeinBüro bereits die ersten Rechnungen schreiben. Mit einem Klick lassen sich aus Angeboten und Auftragsbestätigungen Rechnungen schreiben.

Das Programm bietet Abo-Rechnungen, Wiederholungsrechnungen und Stornorechnungen. Projekte lassen sich mit Anzahlungs-, Teilzahlungs- und Schlussrechnungen korrekt abrechnen.

WISO MeinBüro S kostet 19,00 € pro Monat, der Testzeitraum beträgt 14 Tage.

Rechnungsgeneratoren haben einen großen Nachteil: Sie benötigen pro Rechnung zwischen 5 und 6 Minuten. Mit einem Rechnungsprogramm schreibt man eine Rechnung in weniger als 1 Minute.

Ein Rechnungsgenerator ist eine Website, mit der Sie online Rechnungen kostenlos erstellen. Sie rufen im Web den Generator auf, geben Ihre Daten ein und erstellen die Rechnung als PDF. Die Daten, die Sie eingeben, umfassen:

• Angaben zum Rechnungsersteller
• Angaben zum Rechnungsempfänger
• Produkte, Dienstleistung samt Stückzahl und Preisen

Der Generator erstellt aus diesen Daten eine Rechnung, die Sie im Anschluss an Ihren Kunden versenden.

Wir stellen in der folgenden Tabelle Rechnungsgeneratoren vor. Dabei zeigen wir, welche Generatoren sich zu Rechnungsprogrammen bzw. Buchhaltungsprogrammen upgraden lassen. 

sevdesk ist der einzige Rechnungsgenerator, mit dem ein User sowohl ein Rechnungsprogramm als auch ein Buchhaltungsprogramm wählen kann. Es ist auch der einzige Rechnungsgenerator, der explizit Kleinunternehmerrechnungen erstellen kann.

Wichtig zu wissen: Nur mit einem Rechnungsprogramm ist die GoBD-Konformität gewährleistet. Zwar sind die PDFs, die der Rechnungsgenerator erstellt, nicht veränderbar. Aber die GoBD-konforme Archivierung eines vom Generator erzeugten Rechnungsdokuments ist nicht gewährleistet.

Kostenlos sind auch Rechnungsprogramme, die in einem Geschäftskonto integriert sind. Besonders die Geschäftskonten von FinTechs bieten häufig eine Rechnungssoftware als Zusatzmodul an. Dabei erstellt der Kontoinhaber seine Rechnungen im Geschäftskonto.

Aktuell bieten vier FinTechs Geschäftskonten mit integrierter Rechnungssoftware an. Es handelt sich um die Anbieter:

• Finom
• Holvi
• Qonto

Die folgende Tabelle zeigt, was diese Rechnungsprogramme leisten.