E-Rechnung erstellen: Anforderungen rechtssicher umsetzen

Für öffentliche Aufträge (B2G) müssen Unternehmer bereits seit 2020 E-Rechnungen erstellen. Momentan läuft die Umstellung auf die E-Rechnungen auch im B2B-Bereich. E-Rechnungen empfangen zu können, ist jetzt Pflicht. Die Erstellung ist noch freiwillig.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie bereits jetzt fehlerfrei und effizient E-Rechnungen erstellen. Die passende E-Rechnungs-Software hilft Ihnen dabei.

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Chefredakteur

Chefredakteur: René Klein
Für-Gründer.de Redaktion

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.

Das Wichtigste auf einen Blick
  • Seit 1.1.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen.
  • Die Formate XRechnung und ZUGFeRD Version 2.0.1 sind für gesetzeskonforme E-Rechnungen vorgeschrieben.
  • E-Rechnungen müssen alle steuerrechtlichen Pflichtangaben und die Struktur der Norm EN 16931 enthalten.
  • GoBD-konforme Buchhaltungssoftware vereinfacht Erstellung, Versand und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen.

  | Wer muss eine E-Rechnung erstellen?

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer in Deutschland, die B2B-Rechnungen an andere inländische Unternehmen stellen, zur E-Rechnung verpflichtet. Das bedeutet, dass der Empfang von E-Rechnungen möglich sein muss. Die Erstellung von E-Rechnungen wird anschließend in Etappen zur Pflicht. Es bestehen Übergangsregelungen.

Bis Ende 2026 können noch Papierrechnungen oder andere, nicht-strukturierte Rechnungsformate verwendet werden – eine Übergangsfrist, die vor allem kleinen Unternehmen Zeit zur Anpassung lässt.

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt eine erweiterte Frist bis Ende 2027. Ab 2028 ist dann die E-Rechnung für alle verpflichtend. Ausgenommen sind Kleinunternehmer. Sie müssen ledigleich den Empfang gewährleisten könnne. E-Rechnungen erstellen und versenden, müssen sie nicht.

Welche Fristen und Pflichten im Speziellen für Ihr Unternehmen gelten, lesen Sie auf unserer Seite E-Rechnungs-Pflicht.

  | E-Rechnung schreiben: Diese Anforderungen bestehen

Beim Schreiben einer E-Rechnung sind klare gesetzliche Anforderungen zu beachten.

Wichtigster Punkt: E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden. Sie müssen entweder der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder mit der Norm EN 16931 interoperabel sein.

Zu den zulässigen elektronischen Formaten zählen unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Formate ermöglichen die maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten. Genauere Erläuterungen zu den Formaten finden Sie auf unserer Seite Elektronische Rechnungsformate.

Die E-Rechnung muss alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten. Welche Angaben unbedingt in einer Rechnung aufgeführt werden müssen, erläutert Ihnen unsere Seite Rechnung schreiben.

Alle Datenfelder in einer E-Rechnung sind durch BT-Nummern (Business Terms) des EN 16931-Standards eindeutig definiert.

Einige wichtige BT-Nummern im Überblick:

BT-Nummer Inhalt des Datenfelds 
BT-27 Vollständiger Name und Rechtsform des Rechnungsstellers 
BT-1 Eindeutige Rechnungsnummer: Eine einmalige und fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung 
BT-129, BT-130, BT-153 Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistungen 
BT-74 Enddatum des Abrechnungszeitraums 
BT-152 Umsatzsteuersatz der entsprechenden Rechnungsposition 

Die Verwendung einer elektronischen Unterschrift ist nicht erforderlich, solange die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet sind.

Auf unserer Seite E-Rechnung Beispiel zeigen wir, wie eine E-Rechnung aussieht und aufgebaut ist.

  | Herausforderungen bei Erstellung und Versand der E-Rechnung

Die Auswahl der richtigen Software für E-Rechnungen ist entscheidend für Unternehmer. Die Software muss GoBD-konform arbeiten. Wichtigste Voraussetzung: sie die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterstützen.

Selbstständige haben oft Unsicherheiten bei der Softwarewahl. Viele bevorzugen bisher Excel oder gar Word für die Rechnungsstellung. Nun kommen Unsicherheiten hinzu, welche Software die neuen Anforderungen erfüllt und auch bei Änderungen stets auf dem neuesten Stand ist.

Gründer sind sich oft über gesetzliche Anforderungen nicht im Klaren. Eine E-Rechnungs-Software von einem etablierten  Anbieter mit entsprechenden Zertifizierungen ist in jedem Fall die richtige Wahl. Anwender können hier davon ausgehen, dass stets das aktuelle Update zur Verfügung steht. Wir haben bewährte E-Rechnungs-Software-Anbieter miteinander verglichen.

Die Überprüfung der Pflichtangaben in der E-Rechnung ist ebenfalls eine Hürde. Die E-Rechnung muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Fehlen wichtige Informationen, kann die Rechnung abgelehnt werden. Eine Software mit automatischer Pflichtangaben-Prüfung ist daher empfehlenswert. Nutzer sollten auch Rechnungsvorlagen verwenden, die alle erforderlichen Felder enthalten.

Die Validierung der Rechnung muss die EU-Norm EN 16931 berücksichtigen. Die Datenstruktur muss maschinenlesbar und korrekt sein. Manuelle Validierung führt häufig zu Fehlern. Fehlerhafte Datenstrukturen in der XML-Datei machen Rechnungen ungültig. Eine Validierungssoftware prüft automatisch die formale Korrektheit der Rechnungen.

Beim Versenden der Rechnung sind verschiedene Kommunikationswege möglich. E-Rechnungen können per E-Mail oder über Rechnungsportale gesendet werden. Der Empfänger muss das gewählte Format akzeptieren. Vorabklärungen mit Geschäftspartnern, welches Format gewählt werden soll, sind daher wichtig. Auch zertifizierte Netzwerke wie PEPPOL bieten sicheren Versand.

Die Archivierung der E-Rechnung muss GoBD-konform erfolgen. Rechnungen müssen unveränderbar und vollständig sein. Die Unversehrtheit muss gewährleistet werden. Zudem müssen sie acht Jahre lang zugänglich sein. Der Verlust von Daten kann bei gesetzlichen Prüfungen problematisch sein. Buchhaltungssoftware mit GoBD-konformer Archivierung ist eine sinnvolle Lösung. Cloud-basierte Archivierungslösungen garantieren revisionssichere Speicherung.

  | Beispiel: E-Rechnung erstellen

Der Wechsel von der Papierrechnung zur E-Rechnungen bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch erhebliche Vorteile in puncto Effizienz. Der Erstellungs-Prozess ist weniger komplex, wenn Sie die richtigen Tools und Standards verwenden. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Schritte, um eine E-Rechnung rechtssicher zu erstellen.

1. Geeignete Software auswählen

Um E-Rechnungen problemlos zu erstellen, ist eine passende Buchhaltungssoftware erforderlich, die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Programme wie sevDesk, datev, papierkram oder Lexware Office bieten bereits integrierte Funktionen für das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen. Unser Vergleich von Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, die passende Lösung zu finden.

2. Gesetzlich vorgeschriebene Angaben einfügen

Eine E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Dazu gehören:

  • Name und Adresse von Rechnungsteller und Rechnungsempfänger
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Rechnungsnummer und -datum
  • Leistungs- oder Lieferdatum
  • Beschreibung der Leistung oder Lieferung
  • Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag, Skontohinweise

Die meisten Buchhaltungsprogramme erfassen diese Informationen automatisch und integrieren sie in das strukturierte XML-Format der E-Rechnung. BT-Nummern ermöglichen Buchhaltungs- und ERP-Systemen, die Rechnungsdaten automatisch und fehlerfrei zu verarbeiten. Mehr zu BT-Nummern erfahren Sie auf der Seite E-Rechnung Beispiel.

3. Formatierung der E-Rechnung

Sobald alle Pflichtangaben enthalten sind, wird die E-Rechnung von der Software im gewünschten Format – XRechnung oder ZUGFeRD – erstellt. XRechnung ist ausschließlich maschinenlesbar, während ZUGFeRD maschinenlesbare Daten mit einem lesbaren PDF kombiniert. Wählen Sie das Format, das Ihren Geschäftsabläufen oder den Anforderungen Ihrer Partner bzw. des Rechnungsempfängers entspricht.

4. Versand und Empfang automatisieren

E-Rechnungen lassen sich direkt über die Buchhaltungssoftware versenden. Zudem können Sie E-Rechnungen, die an Ihr Unternehmen gerichtet sind, automatisiert empfangen. Dieser automatisierte Prozess spart Zeit, erhöht die Rechtssicherheit und ermöglicht eine bessere Nachverfolgung.

5. Revisionssichere Archivierung

Die Archivierung muss revisionssicher sein, sodass die Rechnungen nicht verändert werden können (Unversehrtheit) und jederzeit nachprüfbar sind. Viele Buchhaltungsprogramme bieten integrierte Archivierungsfunktionen, die eine gesetzeskonforme Speicherung der Rechnungen gewährleisten.

6. Testlauf vor der Umstellung

Bevor Sie vollständig auf E-Rechnungen umstellen, ist es ratsam, einige Testrechnungen an interne Empfänger oder Testpartner zu senden. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die Formate korrekt sind und die Daten fehlerfrei übermittelt werden. Eventuelle Probleme lassen sich so frühzeitig erkennen und beheben.

  | Welche Tools können Sie für das Erstellen der E-Rechnung nutzen?

Sie können entweder einen Rechnungsgenerator oder eine spezialisierte Buchhaltungssoftware nutzen.

E-Rechnungs-Generatoren sind spezialisierte Online-Tools, die es Nutzern ermöglichen, E-Rechnungen einfach zu erstellen. Der Vorteil eines Rechnungsgenerators: Er lässt sich auch ohne tiefgreifende Buchhaltungskenntnisse benutzen. Er beachtet die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben und erstellt die Rechnung im richtigen Format. Die erstellten Rechnungen können direkt aus dem Tool versendet werden.

Einige Generatoren sind kostenlos, bei anderen muss pro Rechnung gezahlt werden. Der Einsatz eines Online-Rechnungsgenerators ist nur sinnvoll, wenn sehr wenige Rechnungen damit geschrieben werden. Denn auch wenn das Erstellen der Rechnung rechtskonform möglich ist, eine Archivierung ist meist nicht revisionssicher möglich.

Außerdem müssen Selbstständige seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können. Diese müssen ausgelesen und validiert werden. Dafür stets ein gesondertes Tool nutzen zu müssen, ist nicht effizient.

Spezialisierte Buchhaltungssoftware punktet dagegen mit diesen Vorteilen:

GoBD-Konformität: Die Software gewährleistet, dass die Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Automatisierte Prozesse: Viele Buchhaltungsprogramme automatisieren den Rechnungsprozess, von der Erstellung über den Versand bis zur Archivierung.

Integration mit anderen Finanzfunktionen: Unternehmer können Rechnungen einfach in ihre Buchhaltung integrieren und finanzielle Übersichten erstellen.

Datensicherheit: Buchhaltungssoftware bietet oft eine revisionssichere Archivierung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Wer unsicher ist, ob seine erzeugte E-Rechnung allen Anforderungen entspricht, kann dies einen Validator überprüfen lassen.  

Validatoren überprüfen, ob die Rechnungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen und die Datenstruktur maschinenlesbar ist. Sie bieten eine schnelle Möglichkeit, potenzielle Fehler zu identifizieren, bevor die Rechnung versendet wird. Durch die Validierung wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Rechnungen abgelehnt werden.

Kann ich eine E-Rechnung auch mit Excel erstellen?

Auch wenn viele Unternehmer bislang Rechnungen per Excel erstellt haben und diese Methode favorisieren – Excel ist nicht geeignet, um E-Rechnungen auszustellen. Excel bietet keine nativen Formate für E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Excel hat keine integrierten Funktionen zur automatischen Überprüfung der Pflichtangaben oder der EU-Norm. Dies erhöht das Risiko von Fehlern. Excel-Dokumente können außerdem leicht verändert werden. Sie bieten keine revisionssichere Archivierung, was für die gesetzliche Aufbewahrung erforderlich ist.

  | E-Rechnung kostenlos erstellen?

E-Rechnungen können online auch oft kostenlos erstellt werden. Kostenlose Tools zur Erstellung von E-Rechnungen wirken besonders für kleine Unternehmen oder Selbstständige, die wenig Rechnungen schreiben attraktiv. Diese Tools bieten zwar den Vorteil, kostengünstig zu sein, haben jedoch einige Einschränkungen:

  • Kostenlose Tools bieten oft nur grundlegende Funktionen. Das bedeutet, sie decken möglicherweise nicht alle Anforderungen ab, die ein Unternehmen an die Rechnungsstellung hat.
  • Viele kostenlose Lösungen bieten kaum Anpassungsmöglichkeiten für das Rechnungsdesign oder die Integration spezifischer Geschäftsinformationen.
  • Wenn technische Probleme auftreten oder Fragen zur Nutzung bestehen, müssen Nutzer sich oft selbst behelfen oder auf Community-Foren zurückgreifen.
  • Einige kostenlose Tools erfüllen nicht alle rechtlichen Anforderungen, insbesondere in Bezug auf GoBD-Konformität und die maschinenlesbare Struktur von Rechnungen. Dies kann zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen oder Rechnungen ungültig machen.
  • Bei der Erstellung und dem Versand von E-Rechnungen, die sensible Geschäftsdaten enthalten, ist der Schutz dieser Daten essenziell. Manche kostenfreien Anbieter könnten nicht den gleichen Schutz bieten wie kostenpflichtige Lösungen.

Das größte Problem der kostenlosen Online-Tools allerdings die revisionssichere Archivierung. Diese ist meist nicht gegeben. 

  | Elektronischer Rechnungsversand & Archivierung

Der Versand einer E-Rechnung erfolgt in mehreren Schritten und nutzt standardisierte Formate sowie sichere Übertragungswege. Zunächst wird die E-Rechnung in einem Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt. Diese Formate enthalten alle Pflichtangaben und sind entweder maschinenlesbar (XRechnung) oder kombinieren maschinenlesbare Daten mit einem PDF (ZUGFeRD). Die Rechnungsdaten werden in das XML-Format konvertiert, um die maschinelle Lesbarkeit zu gewährleisten.

Die Übermittlung erfolgt entweder per E-Mail, über Rechnungsportale oder das PEPPOL-Netzwerk. Bei der E-Mail-Übertragung wird die Rechnung als Anhang verschickt, während Rechnungsportale wie die der öffentlichen Auftraggeber eine sichere Plattform bieten. PEPPOL ermöglicht den standardisierten Versand von E-Rechnungen über geprüfte Access Points in ganz Europa.

Moderne Buchhaltungssoftware prüft automatisch die formale Korrektheit der E-Rechnung vor dem Versand. Das minimiert Fehler und verhindert die Ablehnung durch den Empfänger. Der Absender erhält oft eine Bestätigung über die erfolgreiche Zustellung, vor allem bei der Nutzung von Portalen oder PEPPOL.

Nach dem Versand muss die E-Rechnung revisionssicher archiviert werden. Viele Buchhaltungsprogramme bieten dafür eine automatische Speicherung, um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu erfüllen. Wie bei anderen Rechnungen auch, gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren.

Die revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass E-Rechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum vollständig, unverändert und jederzeit zugänglich sind. Diese Anforderung ist nicht nur rechtlich vorgeschrieben, sondern auch wichtig, um im Falle einer Betriebsprüfung oder bei rechtlichen Auseinandersetzungen abgesichert zu sein.

Der automatisierte Versand von E-Rechnungen bietet somit Rechtssicherheit, spart Zeit und gewährleistet die Nachverfolgbarkeit des gesamten Prozesses.

  | Unser Fazit

Vorteile der E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung sind rechtliche Sicherheit und Effizienzsteigerungen. Seit  dem 1.1.2025 gibt es die E-Rechnungspflicht in Deutschland.

E-Rechnungs-Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen eine maschinelle Verarbeitung und sorgen für standardisierte Abläufe.

Unternehmer sollten frühzeitig geeignete Softwarelösungen einsetzen, um E-Rechnungen fehlerfrei und rechtssicher erstellen zu können. Eine passende Buchhaltungssoftware erleichtert nicht nur die Erstellung, sondern auch den Versand und die Archivierung der Rechnungen.

Kostenlose Tools zur Erstellung von E-Rechnungen, wie ein Rechnungsgenerator, können für kleinere Unternehmen eine Lösung darstellen. Allerdings bieten sie oft nicht die nötige Sicherheit und Funktionalität, besonders bei der revisionssicheren Archivierung.

Unternehmen sollten daher in jedem Fall auf eine professionelle Buchhaltungssoftware setzen, um alle rechtlichen Vorgaben zu erfüllen.

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Chefredakteur: René Klein

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.