sevdesk oder Lexware Office: Was ist besser für Buchhaltung und Büro?

sevdesk und Lexware Office erzielen gute bis sehr gute Bewertungen in allen wichtigen Buchhaltungsprogramm-Vergleichen. Man kann mit diesen Programmen also grundsätzlich nichts falsch machen. Die folgenden Fragen zeigen Ihnen, welches Programm für Sie besser geeignet ist.

sevdesk ist empfehlenswert, wenn Sie folgende Aussagen mit „Ja“ beantworten:

• Rechnungen schreiben ist für mich am wichtigsten.
• Ich schreibe auch Rechnungen in Fremdwährung.
• Ich berechne meinem Kunden meine geleistete Arbeitszeit.
• Die Belegbuchung ist wichtig, aber ich habe maximal 20 Eingangsbelege pro Monat.

Wenn Sie folgende Aussagen mit „Ja“ beantworten, sollten Sie Lexware Office wählen:

• Pro Monat buchen wir bis zwischen 50 und 300 Eingangsrechnungen.
• Bei uns im Büro machen mindestens 3 Personen Buchhaltung.
• Wir wollen die Lohnabrechnung selbst machen.
• Wir benötigen ein Buchhaltungsprogramm, das mit vielen E-Commerce-Plattformen kompatibel ist.

Im folgenden Kapitel erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen Lexware Office und sevdesk.

sevdesk und Lexware Office haben unterschiedliche Stärken:

1. sevdesk (Unsere Test-Note: 1,2): Bei sevdesk liegt der Fokus auf der Erstellung von Rechnungen
2. Lexware Office (Unsere Test-Note: 1,3): Herausragend, um viele Belege effizient zu erfassen, zu buchen und mit dem Geschäftskonto abzustimmen.

Beide Programme sind für die E-Rechnung zu 100 % geeignet.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede im direkten Vergleich.

Der Unterschied zwischen beiden Programmen ist gering. Beide Programme sind fürs Büro und die täglichen Buchhaltungsaufgaben (Belege und Rechnungen), für die monatlichen Aufgaben (UStVA und BWA) sowie für die Vorbereitung der jährlichen Gewinnermittlung gleichermaßen geeignet.

sevdesk bietet Rechnungsarten, die Lexware Office nicht hat:

• Abrechnungsgutschrift: Ein Unternehmer erhält eine Leistung von seinem Lieferanten und rechnet mit ihm via Gutschrift ab. 
• Rechnung in Fremdwährung: Damit ist sevdesk für das Auslandsgeschäft besser geeignet als Lexware Office.
• Rechnung mit Zeiterfassung: Nutzer können Projektzeiten erfassen und mit 1 Klick in eine Rechnung umwandeln.

Lexware Office besitzt 2 Module, die es bei sevdesk nicht gibt:

1. Lohnbuchhaltungsmodul: Für bis zu 50 Mitarbeiter können monatliche Lohnänderungen erfasst und an den Steuerberater übermittelt werden.
2. Lexware-Geschäftskonto: Wer als Gründer noch kein Geschäftskonto hat, kann das Lexware-Geschäftskonto dazubuchen. Der User spart sich so die Suche nach dem optimalen Firmenkonto.

Wer als Lexware-Nutzer bereits ein Geschäftskonto hat, braucht das Lexware-Konto nicht. Die Geschäftskonto-Einbindung funktioniert auch mit „klassischen“ Konten überragend gut.

Hinzukommt, dass Lexware Office über mehr Integrationen und Add-ons verfügt als sevdesk. Insbesondere in den Bereichen:

• E-Commerce
• Branchenlösungen, etwa Handwerker-Software, Gebäudereinigungs-Software, Event-Dienstleister
• Zeiterfassung und Projektmanagement

Wenn wir die von uns empfohlenen Tarife vergleichen, dann ist sevdesk günstiger. Und zwar bezogen auf 1 Nutzer:

• sevdesk „Buchhaltung“: Kostet 19,90 € pro Monat und bietet die wichtigsten Funktionen, um Rechnungen zu erstellen, Belege zu buchen, UStVA und Auswertungen zu erstellen sowie die EÜR und die GuV für die Steuererklärung vorzubereiten.
• Lexware Office „XL“: Kostet 29,90 € pro Monat und bietet in diesem Tarif die meisten Rechnungsfunktionen, unter anderem Serien- und Abschlagsrechnungen. Was Belegbuchung, UStVA, EÜR und GuV angeht, so ist Lexware Office genauso stark wie sevdesk. 

Wir empfehlen diese Tarife deshalb, weil sie für die täglichen Buchhaltungsaufgaben optimale Funktionen für Rechnungen und Belegbuchung bieten.

Ab 3 Nutzern ist dagegen Lexware Office günstiger:

• sevdesk „Buchhaltung“ kostet mit 3 Anwendern 31,70 €. Denn jeder zusätzliche Anwender kostet 5,90 €.
• Lexware „XL“ kostet 29,90 €, egal ob mit 3, 5 oder 100 Anwendern. Denn die Nutzerzahl ist unbegrenzt.

Beide Programme bieten einen Einstieg unter 10 € an, aber mit unterschiedlichen Schwerpunkten:

• sevdesk: Der Tarif „Rechnung“ für 8,90 € im Monat ist ein reines Rechnungsprogramm. Geeignet für Unternehmer, die ausschließlich Rechnungen schreiben.
• Lexware Office: Der Tarif „S“ für 6,90 € dient ausschließlich der Belegerfassung. Geeignet für Unternehmer mit sehr vielen Eingangsrechnungen pro Monat und die für die Rechnungsstellung ein anderes Programm verwenden.

Die folgenden Tabellen zeigen sämtliche Tarife von sevdesk und Lexware Office.

Im folgenden Abschnitt stellen wir beide Programme gesondert in einem Überblick vor. Details zu jedem Einzelprogramm finden Sie in unseren Software-Porträts:

• sevdesk einzeln vorgestellt
• Lexware Office einzeln vorgestellt

Der USP von sevdesk lautet: sevdesk bietet das beste Gesamtpaket für Buchhaltung und Büro dank intuitiver Bedienung, ausgezeichneter Rechnungsfunktionen und günstiger Tarife.

Insgesamt unterstützt sevdesk die tägliche Büroarbeit und spart insgesamt viel Zeit.

Wir haben sevdesk 14 Tage lang getestet. Dabei haben wir den Buchhaltungs-Alltag eines typischen Gründerunternehmens nachgezeichnet. Das Testdesign sah folgendermaßen aus:

• Anlegen eines fiktiven Gründerunternehmens als Nutzer von sevdesk
• Anlegen von Kunden, Produkten und Dienstleistungen
• Einbinden eines Geschäftskontos
• Buchen von 25 Belegen
• Erstellen von Rechnungen
• Test der UStVA und monatlicher Auswertungen

Und so sah das Testergebnis für sevdesk aus:

• Geführtes Onboarding: Nach problemloser Registrierung hat uns sevdesk Schritt für Schritt durch die wichtigsten Teile des Programms geführt.
• Programm-Set-up intuitiv verständlich: Im Rahmen des Set-ups haben wir alle wichtigen Grundeinstellungen getätigt, z. B. die Nummernkreise für Rechnungen konfiguriert
• Hervorragender Rechnungs-Workflow: Das Erstellen von Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein funktioniert einfach. Gleiches gilt für den Geschäftskontoabgleich und das Mahnwesen.
• Rechnungsarten, die Lexware Office nicht hat: sevdesk bietet die Abrechnungsgutschrift, die Rechnung in Fremdwährung und die Rechnung auf Basis erfasster Arbeitszeiten
• Zeitsparende Belegerfassung und Buchung: sevdesk liest Belege automatisch aus und macht Buchungsvorschläge für die Konten. 25 Belege lassen sich innerhalb von 7 Minuten buchen.
• Tägliche Gewinnermittlung: Wir konnten bei unseren Testbuchungen sofort sehen, wie eine bezahlte Rechnung den Gewinn erhöht bzw. eine bezahlte Ausgabe den Gewinn mindert. Eine BWA kann ich also tagesgenau erstellen.
• Monatliche UStVA: Die UStVA konnten wir mit einem Klick erstellen. sevdesk erlaubt, die UStVA direkt an ELSTER zu senden.
• Dashboard für die Übersicht: Gut gefallen hat uns das Dashboard. Es zeigt Umsätze, Ausgaben sowie Umsatzsteuerzahlungen auf einen Blick.

Insgesamt also ein Test, mit dem wir sehr zufrieden waren.

sevdesk eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen, auch für bilanzierungspflichtige Betriebe. Die täglichen Buchhaltungsaufgaben wie Rechnungserstellung, Belegerfassung und Kontenabgleich lassen sich effizient und zeitsparend erledigen.

Für die Gewinnermittlung wird allerdings ein externes Tool benötigt. Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist dank guter Schnittstellen optimal.

Der USP von Lexware Office ist eine effiziente Belegbuchung. Je mehr Belege zu buchen sind, desto mehr Zeit spart das Programm. 25 Eingangsrechnungen lassen sich innerhalb von 7 Minuten erfassen und buchen, wie bei sevdesk. Beim Geschäftskontenabgleich lassen sich bis zu 100 Kontobuchungen mit 1 Klick buchen, das schafft sevdesk nicht.

Insbesondere bei bestimmten Rechnungsfunktionen ist Lexware Office schwächer als sevdesk. Die folgende Übersicht zeigt die Stärken und Schwächen des Programms.

Lexware Office haben wir genauso getestet wie sevdesk

• Anlegen eines fiktiven Gründerunternehmens als Nutzer von sevdesk
• Anlegen von Kunden, Produkten und Dienstleistungen
• Einbinden eines Geschäftskontos
• Buchen von 25 Belegen
• Erstellen von Rechnungen
• Test der UStVA und monatlicher Auswertungen

Und so war unser Eindruck beim Testen

• Intuitives Onboarding: Wie bei sevdesk liefen Registrierung und Onboarding einwandfrei. Innerhalb von 2 Minuten war das Programm bereit, die ersten Rechnungen zu schreiben und die ersten Belege zu buchen.
• Ablauf Angebot-Rechnung spart Zeit: Aus einem Angebot eine Rechnung erstellen, funktioniert so gut wie bei sevdesk. Bezahlte Rechnungen erkennt das System automatisch. Für den Geschäftskonto-Abgleich genügt ein Klick. Gleiches gilt für den Versand einer Mahnung, sollte ein Kunde nicht zahlen.
• Schwächen bei den Rechnungsarten: Zeiten erfassen und abrechnen geht leider nicht. Abrechnungsgutschriften und Rechnungen in Fremdwährungen sind nicht möglich. Da ist sevdesk stärker.
• Intuitive Belegerfassung und Buchung: Eingangsbelege bucht Lexware Office so schnell wie sevdesk; 25 Belege innerhalb von 7 Minuten. Beim Geschäftskonto-Abgleich ist Lexware Office schneller; im Test waren es 100 Buchungen mit 1 Klick.
• Tägliche Gewinnermittlung: Mit jeder Einnahmen- und Ausgabenbuchung berechnet Lexware Office den aktuellen Gewinn. Das funktioniert so gut wie bei sevdesk.
• Monatliche UStVA: Ein Klick und die UStVA ist beim Finanzamt. Auch das geht so zuverlässig wie bei sevdesk.
• Dashboard für die Übersicht: Das Dashboard zeigt alle wichtigen Zahlen auf einen Blick, Umsätze, Ausgaben, Kontostände, offene Angebote sowie Umsatzsteuerzahlungen.

Belegbuchungen sind also die Stärke von Lexware Office. Die Rechnungsfunktionen sind grundsätzlich sehr gut. Arbeitszeiten abrechnen geht aber nicht. Ein Add-on ist nötig, um erfasste Projektzeiten in Rechnung zu stellen.

Grundsätzlich richten sich beide Programme an Unternehmen aller Branchen. Wir untersuchen nun die Eignung beider Programme für die folgenden Rechtsformen und Zielgruppen:

• Kleinunternehmer
• Freiberufler
• Kleingewerbe
• GmbH, UG und bilanzierende Unternehmen
• Handwerker
• E-Commerce-Unternehmen
• Stationäre Händler

Wer als Kleinunternehmer ein einfaches Tool für Rechnungen sucht, sollte sevdesk wählen. Denn der Tarif „sevdesk Rechnung“ kostet weniger als 10 €.

Sobald aber ein Kleinunternehmer auch Belege und Eingangsrechnungen buchen will, bietet Lexware Office mit seinem Tarif M ein ordentliches Büroprogramm für 11,90 €.

Beide Programme lassen sich schnell und einfach für Kleinunternehmer konfigurieren: Einfach beim Set-up die Kleinunternehmerregelung wählen, dann werden automatisch Rechnungen ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf § 19 Umsatzsteuergesetz erstellt.

Wer die Umsatzgrenzen bei der Kleinunternehmerregelung überschreitet, kann bei beiden Programmen mit 1 Klick zur Regelbesteuerung wechseln.

Beide Programme sind für Freiberufler gut geeignet, weil sie bei den täglichen Buchhaltungsarbeiten und bei den Arbeiten für den Monatsabschluss Zeit sparen.

Sevdesk bietet Rechnungen auf Basis erfasster Arbeitszeiten. Das geht bei Lexware Office nur mit einem kostenpflichtigen Add-on.

Andererseits ist Lexware Office vorteilhaft, wenn sehr viele Belege zu buchen sind.

Beide Programme bereiten die Daten für die Anlage EÜR vor. Nur Lexware Office hat mit smartsteuer ein kostenpflichtiges Add-on, mit dem der User Steuererklärungen und die Anlage EÜR erstellen kann.

sevdesk und Lexware Office sind für die täglichen und monatlichen Buchhaltungsaufgaben sehr gut geeignet. 

Wer Wiederholungsrechnungen oder Abo-Rechnungen schreiben will, fährt mit sevdesk besser. Denn die Abo-Rechnung gibt es bei sevdesk bereits zum Tarif „Buchhaltung“ für 19,90 €. Lexware Office bietet diese Funktion erst im Tarif XL für 29,90 €.

Wer dagegen viele Eingangsrechnungen und Ausgabebelege buchen muss, für den ist Lexware Office empfehlenswert.

Für die Gewinnermittlung mit der Anlage EÜR sind externe Programme erforderlich. Lexware Office bietet etwa mit smartsteuer ein kompatibles Add-on.

Beide Programme unterstützen GmbHs und UGs bei den täglichen und monatlichen Buchhaltungsaufgaben:

• Die wichtigsten Konten im Standardkontenrahmen sind vorhanden.
• Effizienzvorteile bei Rechnungen und Belegbuchung bieten beide.
• Lexware ist bei sehr vielen Eingangsrechnungen im Vorteil.
• Für Buchhaltungsteams ab 3 Nutzern ist Lexware Office günstiger als sevdesk.
• Lexware bietet zusätzlich die vorbereitende Lohnabrechnung bis zu 50 Mitarbeitern.
• UStVA und BWA bieten beide Programme.

In komplexeren Fällen kommen sevdesk und Lexware Office an ihre Grenzen:

• Die Kontenrahmen lassen sich nicht erweitern.
• Eine Bilanz lässt sich nicht aus dem System heraus erstellen.

Lexware Office sagt auch explizit, dass für Bilanz und GuV die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei erforderlich ist.

Grundsätzlich sind sevdesk und Lexware Office Buchhaltungsprogramme. Sie sind nicht dazu konzipiert, den Arbeitsablauf in einem Handwerksbetrieb zu unterstützen.

Dafür gibt es bei beiden Programmen Add-ons und Integrationen für Handwerksbetriebe; bei sevdesk sind es 4, bei Lexware Office 12 Integrationen.

Unser Testsieger bei den Handwerker-Programmen „Das Programm“ ist übrigens mit sevdesk und Lexware Office einsetzbar.

Für E-Commerce Unternehmer sind beide Programme geeignet. Bei sevdesk gibt es 13 Integrationen zu E-Commerce-Systemen, bei Lexware Office sind es 22. Darunter direkte Shop-Schnittstellen zu Shopify, Etsy oder WooCommerce.

Lexware Office besitzt eine direkte Schnittstelle zu dem Kassensystem flour. Das ist im Vergleich mit den E-Commerce Schnittstellen wenig. Möglicherweise lassen sich aber die Kassensysteme über die API einbinden.

Andererseits ist beim Monatsabschluss mit der Kasse auch nur eine einzige Buchung erforderlich. So eine Buchung ist per Hand in weniger als 1 Minute erledigt.

Was kann sevdesk, was kann Lexware wirklich? In dieser Tabelle vergleichen wir beide Programme systematisch – anhand von 123 Kriterien aus fünf entscheidenden Bereichen:

• Zielgruppen & Buchhaltungsstruktur
• Nutzerfreundlichkeit
• Rechnungsfunktionen
• Buchhaltung, Steuerberater, Add-ons
• Testphase, Nutzeranzahl & Preis

Die Tabelle ist umfangreich, aber klar strukturiert und steht Ihnen auch als Download zur Verfügung.

Lexware Office und sevdesk systematisch testen, mit diesen Tipps nutzen Sie die Testphase beider Programme optimal. Ein Buchhaltungssoftware-Test umfasst 3 Schritte:

1. Vorbereitung
2. Test
3. Auswertung

In der Vorbereitungsphase legen Sie wichtige Daten für den Software-Test fest:

• Ihre Firmendaten: Unternehmensname, Adresse, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID, Bankverbindung
• Daten Ihrer Kunden: Name, Adresse, E-Mail-Adresse; bei Firmenkunden den korrekten Unternehmensnamen
• Aufbau Rechnungsnummer: Bestimmen Sie, wie die Rechnungsnummer aussehen soll. Eine aufsteigende Nummerierung macht das Programm automatisch. Gleiches gilt für Angebotsnummern, Lieferscheinnummern bzw. Mahnungsnummern.
• Produkte und Dienstleistungen: Definieren Sie Bezeichnung, Preise und Verkaufseinheiten (Stück, Stunde, Tag etc.)
• Benötigte Zusatzmodule: Als E-Commerce-Unternehmer bzw. Handwerker arbeiten Sie möglicherweise bereits mit entsprechenden Systemen. Prüfen Sie, welche Software die besseren Schnittstellen und Add-ons bietet.

Legen Sie das Ganze schriftlich fest. Wenn Sie noch kein Geschäftskonto haben, sollten Sie sich jetzt eines aussuchen. Bei Lexware Office gibt es mittlerweile sogar ein eigenes Lexware-Geschäftskonto.

Wir testen insgesamt 5 Bereiche einer guten Buchhaltungssoftware:

1. Onboarding
2. Rechnungsfunktionen
3. Buchhaltungsfunktionen
4. Einbindung Steuerberater
5. Benötigte Zusatzmodule

Wichtig: Protokollieren Sie bei jedem Testschritt, was Sie gut bzw. nicht so gut fanden.

Im Onboarding gehen Sie folgende Schritte durch:

1. Registrierung und Onboarding: Folgen Sie den Schritten der Registrierung und des Onboardings.
2. Nummernkreise festlegen: Das muss fertig sein, bevor Sie Ihre erste Rechnung schreiben.
3. Einbindung Geschäftskonto: Nutzen Sie nicht das Privatkonto. Ein Geschäftskonto spart Ihnen sehr viel Arbeit. Lexware Office bietet sogar ein eigenes Geschäftskonto.

Zu den Nummernkreisen: Beide Programme bieten einen eigenen Bereich, in dem Sie die Nummernkreise festlegen. Nutzen Sie diesen, denn im Onboarding werden bei beiden die Nummernkreise nur kurz und nicht vollständig angesprochen.

Prüfen Sie, wie Sie mit dem Onboarding zurechtgekommen sind und legen Sie das in Ihrem Testprotokoll fest.

Dabei testen Sie den Ablauf vom Angebot bis zur Mahnung, die Rechnungsarten und die Möglichkeiten, Rechnungen zu korrigieren und zu stornieren.

1. Angebot, Zahlung, Mahnung: Das ist der Arbeitsablauf, der bequem und zeitsparend laufen soll. Erstellen Sie ein Angebot, machen Sie daraus eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung und eine Mahnung. Machen Sie sich mit diesem grundlegenden Ablauf vertraut. Intuitive Bedienbarkeit ist ein Muss.
2. Rechnungsarten: Prüfen Sie alle Rechnungsarten, die Sie benötigen, etwa die Wiederholungsrechnung oder die Abo-Rechnung.
3. Storno und Korrektur einer Rechnung: Wie angenehm und klar empfinden Sie den Ablauf?

Die folgenden Schritte prüfen Sie im Bereich der grundlegenden Buchhaltungsfunktionen:

• Belege buchen: Laden Sie Lieferantenrechnungen (Eingangsrechnungen) hoch und verbuchen Sie diese. Wie angenehm lassen sich Quittungen und Papierbelege erfassen?
• UStVA prüfen: Testen Sie das Modul für die UStVA. Sie erhalten in beiden Programmen eine Übersicht über die Umsatzsteuer aus bezahlten Kundenrechnungen und die Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen und Papierbelegen.
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen: Prüfen Sie die Gewinnauswertung. Mit jeder Zahlung sehen Sie, wie hoch Ihr Gewinn ist.

Binden Sie Ihren Steuerberater mit in den Test ein. Geben Sie ihm einen Testzugang und bitten Sie ihn um Feedback. Dabei prüfen Sie:

• Datenexport: Welche Exportarten wollen Sie nutzen?
• Datenzugriff: Wie und wann soll Ihr Steuerberater auf die Daten zugreifen.
• Umsatzsteuervoranmeldung / Gewinnermittlung: Definieren Sie einen optimalen Ablauf mit Ihrem Berater.

Prüfen Sie, wie zuverlässig die Schnittstelle zu einem bereits verwendeten System funktioniert. Etwa eine Shopify-Schnittstelle oder eine Schnittstelle zu einer Handwerkersoftware. Lassen sich die Daten optimal übertragen? Funktioniert die Zusammenarbeit der Systeme reibungslos?

Werten Sie nun Ihr Testprotokoll aus und prüfen Sie die Eignung des Programms für:

• Tägliche Buchhaltungsaufgaben: Rechnungen schreiben, Belege buchen, Geschäftskonto buchen und überwachen.
• Monatliche Buchhaltungsaufgaben: UStVA und BWA bzw. die monatliche Gewinnermittlung.
• Jährliche Buchhaltungsaufgaben: Prüfen Sie die Meinung Ihres Steuerberaters zum Programm. Wie gut wird er mit dem Programm arbeiten bzw. wie gut eignet sich das Programm für die jährliche Gewinnermittlung?

Mit dieser Vorgehensweise haben Sie eine solide Grundlage, sich entweder pro sevdesk oder pro Lexware Office zu entscheiden.