Neue Mitarbeiter: wo Sie die Mitarbeiter anmelden müssen

Als Unternehmer Mitarbeiter anmelden

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, unterliegen Sie einer Reihe formaler Anforderungen. Im Allgemeinen kann gesagt werden, dass Sie ordentlich, zuverlässig und vollständig Ihre Mitarbeiter anmelden sollten.

Dabei sind insbesondere die nachfolgenden 6 Schritte relevant, die Sie jeweils einzeln prüfen sollten. In der Regel übernimmt jedoch Ihr Steuerberater im Rahmen der Lohnbuchhaltung die fachgerechte Anmeldung von neuer Mitarbeiter. 

1. Betriebsnummer beantragen bei der Agentur für Arbeit

Wenn Sie Mitarbeiter einstellen möchten, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Diese können Sie bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen, um dann im nächsten Schritt Ihre Mitarbeiter anzumelden. 

Der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergibt in Deutschland fortlaufende achtziffrige Betriebsnummern, damit Unternehmen Mitarbeiter anmelden können. Sie ist dazu da, die Arbeitgeber bei der Sozialversicherung zu identifizieren.

Beantragt wird die Betriebsnummer vom Arbeitgeber oder von einer vertretungsberechtigten Person wie z.B. dem Steuerberater, der in der Regel die An- und Abmeldung von Mitarbeitern und die Lohnbuchhaltung übernimmt. Die Betriebsnummer kann per Telefon, Post oder online beantragt werden, damit Sie Ihre Mitarbeiter anmelden können.

• Hier erhalten Sie mehr Informationen zum Thema Betriebsnummer
• Die Kontaktdaten für die Anmeldung finden Sie hier
• Gerne helfen wir Ihnen bei der Suche nach einem geeigneten Steuerberater, der die An- und Abmeldung neuer Mitarbeiter sowie die Lohnbuchhaltung übernimmt

2. Berufsgenossenschaft für gesetzliche Unfallversicherung

Wenn Sie Mitarbeiter anmelden, müssen Sie auch eine Meldung an die Berufsgenossenschaft senden, um eine Mitgliedschaft für die gesetzliche Unfallversicherung zu erlangen.

Als Teil der Sozialversicherung versichert sie Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsverfahren. Also denken Sie auch an die Berufsgenossenschaft, wenn Sie Mitarbeiter anmelden.

• Mehr Informationen zur gesetzlichen Unfallversicherung

3. Meldung zur Sozialversicherung

Wenn Sie Mitarbeiter anmelden, sind Sie verpflichtet, auch für geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte, Meldungen zur Sozialversicherung abzugeben.

• Wenn Sie Mitarbeiter anmelden, sind sie in den Bereichen Kranken-, Pflege, 
• Die Anmeldung der Mitarbeiter erfolgt über die jeweilige Krankenkasse des Mitarbeiters, an die dann sämtliche Beiträge zu zahlen sind. Ihr Mitarbeiter muss Ihnen dazu eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse sowie eine Kopie des Sozialversicherungsausweises geben.
• Wenn Sie Mitarbeiter anmelden, die unter den Status geringfügig Beschäftigte fallen, müssen Sie sie bei der Bundesknappschaft melden. Die Website der Bundesknappschaft finden Sie hier.
• Wenn Sie Mitarbeiter anmelden wollen, können Sie das Portal sv.net zur Kommunikation mit den Krankenkassen verwenden.

4. Sofortmeldung zur Sozialversicherung

Auch bei der Sozialversicherung müssen Sie als Arbeitgeber sich melden, wenn Sie Mitarbeiter anmelden. Seit dem 1. Januar 2009 sind Unternehmer verpflichtet, spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung in die Betriebsprüfungsdatei der Deutschen Rentenversicherung elektronisch eine Sofortmeldung abzugeben.

• Für einige Berufe sind Arbeitgeber verpflichtet, mit Beschäftigungsbeginn eine Sofortmeldung an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung abzugeben.
• Betroffene Branchen sind: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und die damit verbundenen Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft
• Eine Meldung ist über die Entgeltabrechnungsprogramme möglich oder auch im Rahmen des Onlineportals sv.net.

5. Gesundheitsamt

Beim Gesundheitsamt werden unter anderem amtsärztliche Untersuchung und Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz durchgeführt. Das vom Gesundheitsamt ausgestellte Nachweisheft für Beschäftigte um Umgang mit Lebensmitteln bescheinigt die Prüfung der Mitarbeiter durch das Gesundheitsamt.

• Wenn Ihr Mitarbeiter Lebensmittel verkaufen oder in der Gastronomie tätig sind, ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Amtsarztes nötig, wenn Sie Mitarbeiter anmelden.

Wenn Sie Mitarbeiter anmelden, ist ein Blick auf die Abgaben für die Sozialversicherung notwendig. Wie hoch die einzelnen Abgaben sind, die Sie als Arbeitgeber zu leisten haben, erfahren Sie im Kapitel Sozialversicherungen.

6. Krankenkasse

Meldungen bei der Krankenkasse werden nicht nur beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters fällig - sonder auch zu anderen Zeitpunkten. Informieren Sie sich hierzu am besten bei der jeweiligen Krankenkasse. Für die Überweisung der Beiträge und die weiteren Meldefristen kann Ihnen stets die Krankenkasse aktuelle Merkblätter zur Verfügung stellen.