Als Kleinunternehmer in die Selbstständigkeit

Bei kaum einem Begriff aus dem Gründungs-ABC gibt es so häufig Missverständnisse wie beim Kleinunternehmer. Insbesondere in Kopplung mit dem Kleingewerbe herrscht oftmals Verwirrung. Ob man den Status Kleinunternehmer in Anspruch nehmen kann oder nicht, ist jedoch klar geregelt.

Doch lohnt es als Kleinunternehmer zu starten und welche Dinge müssen Kleinunternehmer beachten? Hierzu gehen wir u.a. auf die Rechnung, Buchführung und die Anmeldung für Kleinunternehmer ein.



Wann ist man Kleinunternehmer?

Wann man den Status Kleinunternehmer für sich nutzen kann, ist im Umsatzsteuergesetz (kurz UStG) im Paragraph 19 unter dem Titel „Besteuerung der Kleinunternehmer" geregelt. Denn beim Status Kleinunternehmer dreht sich alles um das Thema Umsatzsteuer. Diese muss ein Kleinunternehmer nämlich nicht auf der Rechnung ausweisen und an das Finanzamt zahlen, wenn:

  • der Umsatz inkl. Umsatzsteuer im vorangegangenen Geschäftsjahr nicht über 17.500 Euro lag und
  • der Umsatz im aktuellen Geschäftsjahr nicht die Schwelle von 60.000 Euro übersteigen wird.

Dies wird als Kleinunternehmerregelung bezeichnet. Aus dieser Regelung ergeben sich dann für den Kleinunternehmer gesonderte Vorgaben beim Thema Umsatzsteuer, die wir weiter unten im Abschnitt Buchführung für Kleinunternehmer näher beleuchten. Da für Gründer kein Umsatz des Vorjahres vorliegt, gilt für das erste Geschäftsjahr die Marke von 17.500 Euro im Hinblick auf die Kleinunternehmerregelung.

Für viele Gründer und Selbstständigen hat die Kleinunternehmerregelung kaum praktische Relevanz, da ein Jahresumsatz von 17.500 Euro schnell überschritten sein sollte, damit die Selbstständigkeit überhaupt wirtschaftlich sinnvoll ist. Für Personen, die sich zunächst nebenberuflich selbstständig machen, ist der Status Kleinunternehmer hingegen überlegenswert.

Rechnungs-Vorlage für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer sind Sie gemäß der Kleinunternehmerregelung nicht umsatzsteuerpflichtig. Daher darf auf der Rechnung auch die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen werden. Nutzen Sie als Kleinunternehmer diese Vorlage für Ihre Kleinunternehmer-Rechnung.

Welche Rechtsform ist für Kleinunternehmer möglich?

Auf die Wahl der Rechtsform hat der Status Kleinunternehmer keinen Einfluss. Umgekehrt bedeutet dies, dass Sie jede Rechtsform nutzen können, wenn Sie als Kleinunternehmer starten. Welche Rechtsform zu Ihrer Gründung passt, können Sie in unserem Rechtsformtest ermitteln.

Kleinunternehmer vs. Kleingewerbe: die Gründung anmelden

Häufig wird der Begriff Kleinunternehmer mit dem Begriff Kleingewerbe gleichgesetzt oder verwechselt. Um es deutlich zu sagen: die beiden Begriffe haben nichts miteinander zu tun. Schließlich findet sich der Begriff Kleinunternehmer ausschließlich im Umsatzsteuergesetz und der Begriff Kleingewerbe wird aus dem Handelsgesetzbuch abgeleitet. Das Kleingewerbe bezeichnet alle Gewerbebetriebe, die nicht im Handelsregister eingetragen werden müssen - unabhängig von den für Kleinunternehmer geltenden Umsatzgrenzen. 

Insofern hat der Status Kleinunternehmer auch keinen Einfluss auf die Anmeldung des eigenen Gewerbes. Wenn Sie bspw. nicht als OHG oder Kapitalgesellschaft gründen, haben wir Ihnen die Ämter und Behörden zusammengestellt, die Sie aufsuchen müssen, wenn Sie ein Kleingewerbe gründen

Freiberufler, die nicht als Gewerbetreibende bezeichnet werden, können ebenfalls den Status Kleinunternehmer für sich in Anspruch nehmen. Bei der Anmeldung müssen Freiberufler nicht zum Gewerbeamt, sondern direkt zum Finanzamt: die freiberufliche Tätigkeit anmelden.

Den Status Kleinunternehmer beim Finanzamt anmelden

Wenn Sie als Gründer den Status Kleinunternehmer für sich nutzen wollen, geben Sie dies gegenüber dem Finanzamt an. Nach Ihrer Anmeldung beim Gewerbeamt erhalten Sie vom Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dieser umfasst mehrere Seiten, weshalb es sich häufig empfiehlt, diesen mit dem Steuerberater auszufüllen. Allerdings bietet das Finanzamt auch eine Ausfüllhilfe als PDF an, die Ihnen den Bogen erläutert.

Neben zahlreichen Angaben zu Ihrem Unternehmen werden Sie auch aufgefordert Planzahlen für die Geschäftstätigkeit anzugeben. In diesem Zusammenhang haben Sie dann die Wahl, per Kreuz unter Punkt 7.3 zu entscheiden, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen oder nicht - natürlich nur, wenn die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer entsprechend eingehalten werden.  

Buchführung: Vor- und Nachteile für Kleinunternehmer

Wie bereits erwähnt, hat der Status Kleinunternehmer maßgeblich Einfluss auf die Umsatzsteuer und damit die Buchführung. Als Kleinunternehmer müssen Sie in Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer und folglich auch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausweisen. Im Vergleich zu Ihren Wettbewerbern kann dies, sofern Sie an Privatkunden verkaufen, dazu führen, dass Sie Ihr Produkt günstiger anbieten können - verringert um den Betrag der Umsatzsteuer. Allerdings ist dieser Vorteil dahin, wenn Sie später die Schwellenwerte überschreiten. Dann müssen Sie Preisanpassungen bei Ihren Kunden durchsetzen, ansonsten würde die Umsatzsteuer Ihre Marge belasten.

Da Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen brauchen, entfällt für Sie auch die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt. Dies vereinfacht natürlich die Buchführung, wenn Sie als Kleinunternehmer starten.

Spiegelbild der Umsatzsteuer ist die Vorsteuer. Diese fällt an, wenn Sie bspw. einen PC als Geschäftsausstattung anschaffen. Die an den Verkäufer gezahlte Umsatzsteuer erhalten Sie vom Finanzamt zurück. Aber nur, wenn Sie selbst nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Somit werden Investitionen und Betriebsmittel für Sie teurer und belasten Ihre Liquidität. Dies gilt es genau zu überlegen, wenn Sie sich entscheiden, den Status Kleinunternehmer zu nutzen.

Auf die weitere Buchführung hat die Wahl, ob Sie Kleinunternehmer sind oder nicht, keine Auswirkungen. Vielmehr entscheidet die Rechtsform darüber, welche Regelungen für Sie gelten. Sind Sie als Einzelunternehmer, GbR oder Freiberufler selbstständig, gilt meist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz EÜR). Als Kaufmann, OHG oder Kapitalgesellschaft müssen Sie die doppelte Buchführung anwenden.

TIPP

Sie haben Fragen zum Kleinunternehmer und zur Buchführung? Wir empfehlen Ihnen den passenden Steuerberater.

Wenn Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschreiten

Kleinunternehmer stellen sich natürlich schnell die Frage, was passiert, wenn sie die Schwellenwerte der Kleinunternehmerregelung überschreiten. Nehmen wir an, Sie haben im vergangenen Jahr als Kleinunternehmer 16.000 Euro Umsatz gemacht. Dann können Sie auch im aktuellen Jahr die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn Sie nicht von einem Umsatz jenseits der 50.000 Euro ausgehen. Gehen Sie allerdings von über 50.000 Euro Umsatz aus, sind Sie kein Kleinunternehmer mehr. Erzielen Sie einen Umsatz von 40.000 Euro dürfen Sie die Kleinunternehmerregelung dann ab dem 1.1. des folgenden Geschäftsjahres nicht mehr nutzen. Sollte der Umsatz oberhalb der 50.000 Euro liegen, sind Sie ebenfalls ab Beginn des kommenden Geschäftsjahres kein Kleinunternehmer mehr und müssen die Umsatzsteuer berücksichtigen. Liegt Ihr Umsatz unter 17.500 Euro sind Sie auch im folgenden Geschäftsjahr Kleinunternehmer.

Problematisch wird es bei einem Kleinunternehmer in folgendem Fall. Das Geschäftsjahr ist abgelaufen, allerdings haben Sie keine kontinuierliche Buchhaltung gemacht. Erst im Zuge Ihrer Steuererklärung im weiteren Jahresverlauf stellt sich heraus, dass Sie 20.000 Euro Umsatz erzielt haben. Dann verlieren Sie rückwirkend Ihren Status als Kleinunternehmer zum Jahresanfang und müssen Rechnungen rückwirkend neu ausstellen. Dies ist natürlich problematisch und im Zweifel müssen Sie die Umsatzsteuer aus eigener Tasche zahlen. Somit sollten Sie als Kleinunternehmer die tatsächlichen Umsätze stets im Blick behalten, damit Sie sicher sein können, dass Sie die Kleinunternehmerregelung auch nutzen können.

Versicherungsschutz auch für Kleinunternehmer

Das Thema Versicherung ist ebenfalls davon unabhängig ob Sie Kleinunternehmer sind oder nicht. Die Risiken sind nicht kleiner, nur weil Sie planen weniger Umsatz zu machen. Dementsprechend sollten Sie sich insbesondere für den betrieblichen Bereich mit der Frage auseinander setzen, welche Versicherungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.

Vorlagen für den Geschäftsbetrieb

Auch Kleinunternehmer sollten gut vorbereitet in die Selbstständigkeit starten. In einem umfangreichen Vorlagen-Paket unseres Partners Formblitz finden Sie 70 Vorlagen für Geschäftsbriefe und Dokumente für nahezu jeden Anlass im Geschäftsleben: vom Angebot über Kurzbriefe bis hin zu Mahnungen. Neben den Vorlagen für den Geschäftsbrief enthält das Paket auch verschiedene Checklisten für Ihren Büroalltag: weitere Details.

Vorheriger Artikel:
Gesellschaftsformen