- Kleinunternehmer ist, wer die Kleinunternehmerregelung nutzt. Das heißt: Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellt.
- Dafür gelten Umsatzgrenzen von 25.000 € im laufenden und 100.000 € im kommenden Jahr.
- Kleinunternehmer haben einen Preisvorteil beim Verkauf an Privatkunden.
- Die An- und Abmeldung des Kleinunternehmer-Status erfolgt beim Finanzamt.
| Was ist ein Kleinunternehmer?
Ein Kleinunternehmer ist ein Selbstständiger oder Unternehmer, der auf Rechnungen bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen keine Umsatzsteuer ausweist, da er gemäß § 19, 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung angemeldet hat. Dafür muss er bestimmte Umsatzgrenzen einhalten.
Gegenstück zum Kleinunternehmer ist der Regelunternehmer. Ein Regelunternehmer schreibt seine Rechnungen mit Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) und erstellt regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen.
Wann ist man Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer darf sein, wer im laufenden Kalenderjahr weniger als 25.000 € an umsatzsteuerpflichtigem Gesamtumsatz macht und für das Folgejahr von weniger als 50.000 € ausgeht.
Für Kleinunternehmer bestehen folgende Umsatzgrenzen:
- Umsatzgrenze von 25.000: Ein Kleinunternehmer darf die Schwelle von 25.000 € pro Jahr bei umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen nicht überschreiten.
- Überschreiten von 25.000 €: Überschreitet der Vorjahresumsatz die Umsatzgrenze von 25.000 €, darf er im Folgejahr nicht mehr Kleinunternehmer sein.
- 100.000 € Schwelle: Überschreitet der Kleinunternehmer die Umsatzschwelle von 100.000 € im laufenden Jahr, muss er unverzüglich zur Regelbesteuerung wechseln.
Allerdings wird man nicht automatisch Kleinunternehmer, sondern muss beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung nach § 19, 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) wählen. Dies geschieht bei jeder Gründung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Wurde bei der Gründung auf die Wahl der Kleinunternehmerregelung verzichtet, kann diese erstmals nach 5 Jahren beim Finanzamt angemeldet werden. Dazu genügt ein formloses Schreiben. Ein Musterschreiben gibt es in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Missverständnisse aufgeklärt
- Wie viel darf man als Kleinunternehmer verdienen? Diese Frage ist falsch gestellt. Der Status "Kleinunternehmer" ist nicht vom Verdienst oder Gewinn, sondern vom Umsatz abhängig. Ein Kleinunternehmer darf bis zu 25.000 € Umsatz im Jahr erzielen. Was er dabei verdient, hängt davon ab, welche Kosten entstehen.
- Ist ein Kleinunternehmer eine Rechtsform? Nein, ein Kleinunternehmer ist keine Rechtsform, sondern eine Regelung aus dem Umsatzsteuerrecht. Unternehmen aller Rechtsformen können Kleinunternehmer werden.
- Ist Kleinunternehmer und Kleingewerbe das gleiche? Nein, das sind zwei unterschiedliche Dinge. Das Kleingewerbe ist eine Rechtsform, der Kleinunternehmer Anwender der Kleinunternehmerregelung. Zwar wählen Kleingewerbetreibende häufig die Kleinunternehmerregelung. Aber auch ein Freiberufler oder eine GmbH kann Kleinunternehmer sein.
- Ist man automatisch Kleinunternehmer? Nein, man ist nicht automatisch Kleinunternehmer, weil der Jahresumsatz unter 25.000 € liegt. Man muss vielmehr diese Kleinunternehmerregelung aktiv beim Finanzamt beantragen. Dies ist direkt bei der Gründung möglich. Ansonsten dürfen Selbstständige und Unternehmer 5 Jahre nach der Gründung den Kleinunternehmer-Status beim Finanzamt wählen.
| Regeln für Rechnung & Buchführung
Für Kleinunternehmer-Rechnungen gilt:
- Kleinunternehmer stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer. (Kleinunternehmer-Rechnungen)
- Kein Vorsteuerabzug: Die Vorsteuer auf erhaltene Rechnungen erstattet das Finanzamt nicht zurück.
- Keine Umsatzsteuervoranmeldung notwendig
Auf der Rechnung muss ein Passus stehen, der auf den Status Kleinunternehmer hinweist. Eine mögliche Formulierung lautet:
- Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer.
Alle übrigen Vorschriften zur Rechnungsstellung bleiben gleich. Als Hilfestellung bieten wir Rechnungsvorlagen in Excel oder Word.
Unser Tipp: Verwenden Sie eine Rechnungssoftware, sie erstellt die Kleinunternehmer-Rechnung auf Knopfdruck. Das passende Programm finden Sie auf der Seite „Kleinunternehmer Rechnungsprogramme“.
E-Rechnung für Kleinunternehmer
Die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer sieht so aus:
- Sie müssen keine E-Rechnungen erstellen,
- Aber Sie müssen seit 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Art der Buchführung
Für einen Kleinunternehmer gibt es keine gesonderten Vorschriften für die Art der Buchführung. Die Buchführungspflichten hängen vielmehr von der Rechtsform ab.
Ist ein Kleinunternehmer Freiberufler, Kleingewerbetreibender oder eine GbR, darf er die einfache Buchführung verwenden und seinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Ist ein Kleinunternehmer eine GmbH, benötigt er die doppelte Buchführung mit Bilanz und GuV.
| Vorteile und Nachteile
Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Vor- und Nachteile des Kleinunternehmer-Status:
Praxis-Beispiele der Vor- und Nachteile
Beispiel 1: Kleinunternehmer mit Preisvorteil bei Verkauf an Privatkunden
Ein Kleinunternehmer stellt einem Privatkunden eine Rechnung über 200 €. Sein Wettbewerber verkauft die gleiche Leistung als Regelunternehmer auch für 200 € netto, muss aber zusätzlich 19 % Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf seiner Rechnung ausweisen. Es ergibt sich ein Rechnungsbetrag für den Privatkunden in Höhe von 238 €. Der Kleinunternehmer ist also günstiger.
Beispiel 2: Schlechtes Image bei Geschäftskunden
Zum einen kann ein Geschäftskunde bei einer Kleinunternehmerrechnung keine Vorsteuer ziehen. Zum anderen "outet" sich ein Kleinunternehmer gegenüber einem Geschäftskunden als sehr kleines Unternehmen. So wird er möglicherweise als Geschäftspartner auf Augenhöhe nicht ernst genommen.
Beispiel 3: Kleinunternehmer erhält keine Vorsteuer zurück
Ein Kleinunternehmer kauft ein MacBook zu einem Nettopreis von 1.799 €. Er erhält eine Rechnung über 2.140,81 €, in der 341,81 € als Umsatzsteuer ausgewiesen sind. Wäre er Regelunternehmer, könnte er Vorsteuerabzug geltend machen und diese 341,81 € dem Finanzamt berechnen. So schenkt der Kleinunternehmer dem Finanzminister fast 342 €.
Beispiel 4: Problematisch bei Geschäften im Ausland
Kauft ein Kleinunternehmer im Ausland ein, kann es sein, dass er Einfuhrumsatzsteuer bezahlen muss. Diese kann er als Kleinunternehmer steuerlich nicht absetzen.
Beispiel 5: Kleinunternehmer verpasst den Wechsel zur Regelbesteuerung
Ein Kleinunternehmer hat im Vorjahr 28.000 € Umsatz gemacht und damit die untere Umsatzschwelle überschritten. Weil er seine Buchhaltung nicht im Griff hat, merkt er erst im Mai des aktuellen Jahres, dass er zur Regelbesteuerung wechseln muss. Folge: Er muss für die Rechnungen, die er bis Mai gestellt hat, die Umsatzsteuer nachträglich ans Finanzamt abführen.
| Anmeldung beim Finanzamt
Wer die Kleinunternehmer-Regelung nutzen will, muss sie beim Finanzamt wählen. Das geht auf zwei Weisen:
- Bei der Gründung durch Wahl der Kleinunternehmerregelung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder
- Frühestens 5 Jahre nach der Gründung durch ein formloses Schreiben ans Finanzamt
Kleinunternehmer werden bei der Gründung
Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt meldet sich das Finanzamt bei Ihnen. Sie werden gebeten, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen.
Dafür brauchen Sie ein ELSTER-Konto. Das ELSTER-Formular "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" umfasst 23 Seiten.
Auf Seite 18 finden sich die Angaben zur Umsatzsteuer. Dort füllen Sie die Punkte zur Kleinunternehmerregelung aus:
- Felder zur Umsatzprognose (Felder Nr. 129): Wichtig ist hier, dass Sie für das aktuelle Kalenderjahr Umsätze unterhalb von 25.000 € prognostizieren. Nur dann können Sie die Kleinunternehmerregelung wählen.
- Wahl der Kleinunternehmerregelung (Feld 130): Wenn Sie Kleinunternehmer werden wollen, kreuzen Sie dieses Feld an.
Verzicht im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Kleinunternehmer zu werden ist ein Wahlrecht, kein Muss. Wenn Sie trotz niedriger Umsätze von unter 25.000 € auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, kreuzen Sie das Feld 124 Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung an.
In diesem Fall sind Sie Regelunternehmer und 5 Jahre daran gebunden. Sie erstellen dann Rechnungen mit Umsatzsteuer und müssen die aktuellen Umsatzsteuersätze beachten.
Erst nach 5 Jahren dürfen Sie die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beantragen. Wir haben dazu ein Muster für den formlosen Antrag vorbereitet.
| Weitere Schritte für Kleinunternehmer
Nach der Entscheidung für den Kleinunternehmer-Status im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung folgen diese Gründungsschritte:
- Mitgliedschaft in den Kammern IHK und HWK: Gewerbliche Kleinunternehmer müssen der IHK oder der Handwerkskammer beitreten. Bei Freiberuflern hängt es vom Beruf ab. In manchen Standeskammern muss ein Freiberufler zwingend Mitglied werden. Bei Steuerberatern ist dies der Fall.
- Anmeldung von Mitarbeitern: Selten beschäftigt ein Kleinunternehmer Mitarbeiter. In der Regel sind es geringfügig Beschäftigte. Dazu benötigt er eine Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit.
- Geschäftskonto: Auch kleine Unternehmer sollten ein Firmenkonto haben. Günstige Konten zeigt unser Geschäftskonto-Vergleich.
- Software für Buchhaltung und Rechnungen: In jedem Fall sollten Sie eine Rechnungs-Software oder eine günstige Buchhaltungs-Software wählen.
- Versicherungen für Kleinunternehmer: Prüfen Sie auch persönliche und betriebliche Versicherungen. Lassen Sie sich zu Unternehmens-Versicherungen beraten.
| Rechtsformen für Kleinunternehmer
Der Status Kleinunternehmer lässt sich mit jeder Rechtsform nutzen. Allerdings gibt es typische Rechtsformen, bei denen die Kleinunternehmerregelung besonders häufig vorkommt:
- Freiberufler: Die Anmeldung beim Finanzamt ist der wichtigste Schritt. Um als Freiberufler selbstständig sein zu können, gelten bestimmte Voraussetzungen.
- Kleingewerbe: Hier meldet der Gründer sein Kleingewerbe zuerst beim Gewerbeamt an. Anschließend folgt das Finanzamt.
- Kleinunternehmer im Nebenberuf: Hier kommt es darauf an, ob die nebenberuflichen Selbstständigkeit als Freiberufler erfolgt oder ob es eine gewerbliche Gründung ist.
Kleinunternehmer mit GmbH und UG
GmbHs oder der UGs (haftungsbeschränkt) wählen den Kleinunternehmer-Status aufgrund einer steuerlichen Strategie. Häufig liegen "gemischte Umsätze" vor:
- Umsatzsteuerbefreite Umsätze: In diesem Fall wird per se keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Umsatzsteuerpflichtige Umsätze: Das ist der typische Fall.
Beispiel: Ein Immobilien-Makler bietet Online-Kurse zum Immobilienkauf und -verkauf an. Die Makler-Dienstleistung ist umsatzsteuerbefreit, der Verkauf von Online-Kursen ist umsatzsteuerpflichtig. Also beschließt er, die Online-Kurse als Kleinunternehmer zu betreiben, um sich Aufwand in der Buchhaltung zu sparen.
| Zur Regelbesteuerung wechseln
Ein Kleinunternehmer muss in 3 Fällen zur Regelbesteuerung wechseln:
- Gründer stellt bei der Finanzplanung zur Gründung fest, dass er hochgerechnet mehr als 25.000 € im Jahr machen wird. Er darf die Kleinunternehmerregelung gar nicht erst wählen und ist von Anfang an Regelunternehmer.
- Kleinunternehmer hat im abgelaufenen Geschäftsjahr die Schwelle von 25.000 € überschritten. Er muss am 1. Januar des aktuellen Jahres zur Regelbesteuerung wechseln.
- Ein Kleinunternehmer überschreitet die Schwelle von 100.000 €. Er muss unverzüglich zur Regelbesteuerung wechseln.
Sollte ein Kleinunternehmer in einem Jahr stark wachsen und riskieren, die 100.000 € Schwelle zu überschreiten, sollte er seine Umsätze täglich kontrollieren. Am besten mit einem Rechnungsprogramm mit eingebauter Umsatzkontrolle.
Musterschreiben für den Wechsel in die Regelbesteuerung
Um zur Regelbesteuerung zu wechseln, genügt ein formloses Schreiben ans Finanzamt. Die entscheidende Formulierung lautet:
- „… hiermit verzichte ich ab dem [Wechseldatum] auf die Besteuerung als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG und optiere gemäß 19 Abs. 2 UStG zur Regelbesteuerung. Die Jahresumsatzsteuer beträgt voraussichtlich 35.000 €.“
Auf einer eigenen Seite finden Sie das komplette Musterschreiben zur Abwahl der Kleinunternehmerregelung.
| Offene Fragen
Die Höhe der Steuer ist grundsätzlich abhängig vom Unternehmensgewinn. Der Unternehmensgewinn beim Kleinunternehmer ist zwangsläufig kleiner als 25.000 € pro Jahr. Daraus ergeben sich folgende Konsequenzen.
- Einkommensteuer: Ein Kleinunternehmer zahlt keine Einkommensteuer, wenn sein Gewinn unterhalb des Freibetrags von 9.408 € liegt.
- Gewerbesteuer: Als gewerbliche GbR oder Kleingewerbetreibender zahlt ein Kleinunternehmer keine Gewerbesteuer, weil es hier einen Freibetrag von 24.500 € gibt. Ist ein Kleinunternehmer dagegen eine GmbH, muss er ab dem ersten Euro Gewinn Gewerbesteuer bezahlen.
- Umsatzsteuer: Ein Kleinunternehmer bezahlt keine Umsatzsteuer, wenn er sich an die Regeln hält, sprich, wenn er korrekte Rechnungen stellt und die Umsatzschwelle von 25.000 € für den Vorjahresumsatz und die Schwelle von 100.000 € für das laufende Jahr beachtet.
Stellt ein Kleinunternehmer die Umsatzsteuer in Rechnung, muss er die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Dazu muss er eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Er wird bei einem einmaligen Irrtum nicht automatisch Regelunternehmer, sondern darf trotz des Fehlers Kleinunternehmer bleiben, wenn die übrigen Voraussetzungen stimmen.
Beim Kleinunternehmer sind die Brutto-Anschaffungskosten eines Gegenstands Grundlage für die Berechnung der Abschreibungen. Die Abschreibungen bei einem Kleinunternehmer sind also höher als beim Regelunternehmer, der mit den Netto-Anschaffungskosten rechnen darf.
Kleinunternehmer dürfen grundsätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Für Geschäfte innerhalb Deutschlands ist sie aber nicht notwendig. Notwendig ist sie allerdings, wenn ein Kleinunternehmer über Marktplätze wie Amazon verkauft.
Der Kleinunternehmer-Status gilt nur in Deutschland. Im Ausland gelten die steuerlichen Regeln und die Umsatzsteuersätze des jeweiligen Landes. Lassen Sie sich daher steuerlich beraten, wenn Sie als Kleinunternehmer ins Ausland verkaufen.
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