Mitarbeitergespräch führen: Dos und Don’ts



Wie bereiten Unternehmer und Führungskräfte sich am besten auf ein Mitarbeitergespräch vor? Vor allem sehr gründlich. Was es vorab, in den Mitarbeitergesprächen selbst und in der Nachbereitung zu beachten gilt, erfahrt ihr in diesem Artikel.

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Das Mitarbeitergespräch ist eine Herausforderung für Führungskräfte, aber auch die Chance, die eigenen Mitarbeiter besser kennenzulernen. (Foto: Unsplash)

Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche finden üblicherweise einmal im Jahr als Jahresgespräche statt, jedoch gibt es auch Unternehmen, die ihre Mitarbeiter halbjährlich zum Gespräch bitten. Der Vorteil von Mitarbeitergesprächen 2x jährlich ist der engere Austausch zwischen Führung und Basis. Das bedeutet jedoch auch doppelten Aufwand der Vorbereitung, der nicht zu unterschätzen ist.

Termin- und Ortsfindung

Entscheidet, wo und wann das Mitarbeitergespräch stattfinden soll. Optimal ist ein neutraler Ort wie ein Coworking Space, was in Lockdowns jedoch schwierig ist. Doch kann auch schon der Konferenzraum im Büro angenehmer sein als das Büro des Chefs. Haltet euch vor Augen, dass gute Mitarbeitergespräche auf Augenhöhe stattfinden.

Sinnvoll ist es, wenn ihr einen Ort wählt, an dem sich der Mitarbeiter wohlfühlt.

Das Gespräch findet in der Arbeitszeit des Mitarbeiters statt, außerhalb dessen nur in Ausnahmefällen, etwa bei einem Notfall. Euer voller Kalender reicht für eine Verschiebung nicht aus.

Der Zeitpunkt eines Mitarbeitergespräches sollte so gewählt werden, dass ihr und der Mitarbeiter Ruhe und Zeit für die ca. einstündige Unterhaltung habt.

Bedenkt bitte auch, dass ein Mitarbeitergespräch außerhalb der Arbeitszeiten als Überstunden gewertet wird.

Fragenbögen erstellen und versenden

Sendet euren Mitarbeitern rechtzeitig vor dem Gespräch einen Fragebogen zu, den sie durch Ankreuzen zügig beantworten können. 1-2 Wochen Vorlauf sollen es sein, damit die Teammitglieder nicht in ihren täglichen Aufgaben unterbrochen werden und den Fragebogen dann ausfüllen können, wenn sie etwas Luft dafür haben.

Im Fragebogen sollten folgende Bereiche abgefragt werden:

  • Angaben zur Person (Beschäftigungseintritt, Gehalt, Berufsbezeichnung etc.)
  • Arbeitsweise / Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit
  • Kommunikation / Zusammenarbeit im Team
  • Führungsverhalten
  • Ziele

Der Fragebogen hilft euch und dem Mitarbeiter im nahenden Gespräch dabei, Fremd- sowie Eigenwahrnehmung miteinander abzugleichen. Wie sieht der Mitarbeiter sich selbst und seine Arbeit im Team? Wie schätzt er seine eigene Kommunikationsfähigkeit ein? Welche Ziele schweben ihm im eigenen Arbeitsbereich vor und wie zufrieden ist die Person mit der Unternehmensführung?

  • Tipp: Lasst unter den ankreuzbaren Antworten etwas Platz für Notizen. So kann der Mitarbeiter bereits in Kurzform eine Erklärung zu seiner Antwort abgeben.

Bittet den Mitarbeiter, euch den ausgefüllten Fragebogen mit ein- oder zweiwöchigem Vorlauf zurückzusenden, damit ihr euch wiederum auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten könnt. Auch hier sind wieder einige Wochen optimal.

Mitarbeitergespräche führen

Ihr habt mit dem Mitarbeiter einen Termin vereinbart und den ausgefüllten Fragebogen erhalten. Jetzt geht ihr ins Gespräch, und zwar mit diesen Tipps.

Einführung: Positiv starten

Ihr wollt euer Team motivieren und inspirieren. Stellt daher das Positive in den Vordergrund, etwa:

  • Zuverlässigkeit
  • Sorgfalt bei der Erledigung der Aufgaben
  • Kommunikation
  • Zielstrebigkeit
  • Offenheit für neue Lösungsansätze

Wertschätzt die Arbeit, die der Kollege in den vergangenen Wochen und Monaten geleistet hat und beginnt nicht gleich mit Kritik.

Kerngespräch: Dialog statt Monolog

Das Mitarbeitergespräch ist keine Einladung zur einseitigen Rede der Führungskräfte. Darauf kommt es beim Kerngespräch an:

Fragen und Feedback des Mitarbeiters zulassen

Selbstverständlich sollt ihr eure Punkte, Argumente und Interessen einbringen, gebt dem Mitarbeiter aber auch die Chance, in Ruhe darauf zu antworten und seinerseits Fragen zu stellen. Stellt euch auf Fragen dieser Art ein:

  • Welche Weiterbildungsmöglichkeiten habe ich?
  • Ich möchte Karriere im Unternehmen machen: Welche Optionen habe ich dafür?
  • Ich möchte in einen anderen Arbeitsbereich der Firma eintauchen. Unter welchen Umständen kann ich das machen?

Üblich ist auch, dass Mitarbeiter ihre Interessen während des Mitarbeitergespräches einbringen. Beispielsweise möchten sie:

  • mehr Gehalt
  • weniger arbeiten
  • flexibler arbeiten
  • Home Office / mobiles Arbeiten
  • mehr Urlaub
  • bessere Kommunikation
  • weniger / mehr Aufgaben

Die Wünsche der Mitarbeiter sind höchst individuell, weshalb es so immens wichtig ist, sich auf jedes Gespräch individuell vorzubereiten, damit ihr nicht überrascht werdet.

  • Tipp: Nehmt die Wünsche des Mitarbeiters zur Kenntnis, ihr müsst nicht sofort zu allen eine Entscheidung treffen. Versichert der Person, dass ihr euch mit dem Anliegen beschäftigen und ihr zu einer festen Frist eine Entscheidung mitteilen werdet. Haltet euch auch daran, sonst leidet eure Glaubwürdigkeit.

Mit Fragen führen

Eine goldene Management-Regel lautet:

Wer fragt, der führt.

Mit Fragen lenkt ihr das Gespräch in die von euch gewünschte Richtung. Macht hierbei von Fragetechniken Gebrauch.

Checkliste nutzen

Haltet unbedingt alle wichtigen Punkte des Mitarbeitergespräches schriftlich fest. Eine Checkliste ist hierfür ideal, so rutscht euch nichts durch. Auch hier zeigt sich wieder der Sinn eines ausgefüllten Fragebogens für das Mitarbeitergespräch: An ihm könnt ihr euch gemeinsam mit dem Teammitglied entlanghangeln. So lässt sich eure Wahrnehmung Punkt für Punkt mit der des Mitarbeiters abgleichen.

Ziele für Mitarbeitergespräche

Im Fokus der Mitarbeitergespräche stehen häufig Zielvereinbarungen. Dabei ist zwischen Zielvereinbarungen aus dem Vorjahr und neuen Zielvereinbarungen zu unterscheiden.

Getroffene Zielvereinbarungen

Sofern im Vorjahr Mitarbeitergespräche stattfanden, solltet ihr im neuen Mitarbeitergespräch zusammen mit dem Kollegen überprüfen, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden. Ist dies nicht oder nur teilweise der Fall? Dann verfallt nicht in den Anklagemodus, sondern begebt euch gemeinsam mit dem Mitarbeiter auf Ursachenforschung: Was waren die Gründe für das Scheitern und wie lässt sich in Zukunft optimieren?

  • Tipp: Behaltet immer die Mitarbeitermotivation im Blick. Erarbeitet gemeinsam Ziele, mit denen der Mitarbeiter sich identifizieren kann.

Lasst den Mitarbeiter jedoch nicht mit Zielvereinbarungen allein. Plant auch den Weg dorthin, etwa durch unterstützende Weiterbildungsmaßnahmen, neue Aufgabenverteilung, engere Zusammenarbeit im Team etc.

Maßnahmen nach dem Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch ist vorbei, doch damit noch nicht die Arbeit. Ein solches Gespräch braucht eine Nachbereitung von eurer Seite. Fasst hierfür die besprochenen Ziele schriftlich zusammen und sendet dem Mitarbeiter die Zusammenfassung.

Weiterhin sollte dem Mitarbeiter eine Kopie des beidseitigen ausgefüllten Fragebogens mit Bitte um Unterschrift erreichen. So legen sich beide Seiten auf einen gemeinsamen Kurs für die nächsten Monate fest – um beim nächsten Gespräch zu prüfen, ob die Ziele erreicht wurden.

Personalentwicklungsgespräch = Mitarbeitergespräch?

Nicht jedes Mitarbeitergespräch ist automatisch ein Personalentwicklungsgespräch. Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten von Mitarbeitergesprächen unterschieden:

Anlassbezogenes Mitarbeitergespräch

Dieses kann sowohl vom Mitarbeiter als auch von der Chefetage einberufen werden. Die Gründe hierfür können vielfältig sein:

  • Herausragende oder aber auch unterdurchschnittliche Leistung
  • Konflikte mit Kollegen
  • Veränderungen im Unternehmen / im Arbeitsbereich
  • Längere Ausfälle / Krankheit

Im Gespräch geht es dann darum, eine aktuelle Situation aufzugreifen und schnell Lösungen zu finden.

Institutionalisiertes Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch als feste Institution findet turnusmäßig statt und ist auf Rück- wie auch Ausblick auf längere Arbeitsperioden wie ein ganzes oder halbes Jahr ausgelegt. Diese Form des Mitarbeitergesprächs schafft den Raum für die Personalentwicklung, von Feedback über Weiterbildungen und den Besuch relevanter Veranstaltungen. Hier kann in Ruhe besprochen werden, wie die Firma den Mitarbeiter künftig fördern kann und möchte.

Unterstützung durch die HR

Immer mehr Unternehmen holen sich HR-Experten zu Mitarbeitergesprächen dazu. Diese nehmen häufig die Rolle eines Mediators ein, der konstruktiv zwischen der Unternehmensführung und den Mitarbeitern vermittelt. So kann sich das Gespräch leichter, angenehmer und zielführender entwickeln, als wenn es zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter stattfindet.

Wichtig hierbei ist, dass auch der HR-Profi genügend Zeit bekommt, um sich auf jedes Gespräch vorzubereiten und den Mitarbeiter kennenzulernen. Eine solche Fachperson kann ein Abdriften des Gespräches und Eskalationen verhindern, da sie sich mit einem Perspektivwechsel sowohl in Mitarbeiter als auch in Führungskräfte hineinversetzen kann.

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