Getting-Things-Done-Apps vorgestellt

06.08.2021

Selbstmanagement

Getting-Things-Done-Apps erleichtern die Anwendung der GTD-Methode erheblich. Lernt die beliebtesten Tools für GTD kennen und steigert eure Produktivität.

#1 Evernote

Screenshots_Evernote Evernote ist eines der beliebten Projektmanagement-Tools, das in den Pro-Versionen verstärkt mit Getting-Things-Done-Elementen wie der Aufgabenpriorisierung arbeitet. (Foto: Evernote)

Bei Evernote lassen sich Notizbücher anlegen, in denen Notizen gespeichert und mit Schlagworten versehen werden können. Die Notizbücher stehen dann für die Listen und werden entsprechend benannt.

Besonders praktisch ist die Suchfunktion, mit der Notizen leicht auffindbar sind. Eine Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass Aufgaben und Termine im Blick bleiben.

Die Möglichkeit, Dateien anzuhängen und die virtuellen Bücher zu Stapeln zusammenzufassen, machen Evernote zu einer Top-Empfehlung unter den Notiz-Tools. Auch bleiben die Entwickler am Ball, was neue bzw. verbesserte Funktionen angeht, um das kollaborative Arbeiten zu vereinfachen.

Vorteile: Zuverlässige Schlagwortsuche, einfach zu bedienen, kostenlose Version sehr umfangreich
Nachteile: Wenige visuelle Orientierungspunkte, derzeitiger Look wirkt etwas trocken
Kostenlose Variante: Ja
Preise: Evernote Basic: kostenlos (für bis zu zwei Geräte-Synchronisationen mit einem Konto) Evernote Personal: 6,99 Euro im Monatsabo (Alle Free-Funktionen + fügt Fälligkeitstermine, Erinnerungen und Benachrichtigungen zu Aufgaben hinzu, Textsuche in Bildern, Dokumenten und PDF-Dateien und weitere Features) Evernote Professional: 8,99 Euro pro Monat pro Nutzer (Alle Personal-Funktionen + Aufgaben erstellen, verwalten und zuweisen, Exportieren von Notizbüchern als PDF-Datei und weitere Features) Evernote Teams: 13,99 Euro pro Monat pro Nutzer (mindestens 2 Nutzer)
Link zum Tool: https://evernote.com

#2 FacileThings

FacileThings wurde speziell für Getting Things Done entwickelt und wird im Internet auch als "ultimative Lösung" für Anhänger von GTD empfohlen.

Das Tool arbeitet mit einem visuell aufgeräumten wie hilfreichen Dashboard: Listet Aufgaben und FacileThings zeigt euch, was die nächsten Schritte sind. Ganz im Sinne des Getting-Things-Done-Erfinders David Allen, der die Zerlegung von Aufgaben in mehrere Unteraufgaben empfiehlt. Auch praktisch: ein Diagramm, welches in farblichen Abstufungen auf einen Blick anzeigt, wer wofür verantwortlich ist.

Wesentliche Funktionen: Charts, Auflistung nächster Schritte, optisch nützliche Darstellung von Verantwortlichkeiten
Vorteile: Klarer Fokus auf die Umsetzung von GTD, visuell ansprechend, keine Installation erforderlich (SaaS)
Nachteile: Nur auf Englisch, kaum individualisierbar
Kostenlose Variante: Ja (3o-Tage-Testversion)
Preise: 1 Monat: 9 Euro / pro Monat | 3 Monate: 20 Euro | 6 Monate: 36 Euro | 1 Jahr: 64 Euro
Link zum Tool: https://facilethings.com

#3 Nirvana

Getting-Things-Done-Apps Nirvana Mit einer kleinen Slideshow zeigt der Anbieter, wie die Organisation von Aufgaben und Unteraufgaben funktioniert. (Foto: Nirvana)

Ein klares, schlichtes und übersichtliches Design bestimmt Nirvanas Dashboard. Zugleich funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Web-App und Smartphone-App fließend: Mit Wisch-Bewegungen schiebt ihr einen Task am Smartphone in die passende Liste, im Browser seht ihr die Änderung nur minimal zeitversetzt. Personen zu den Aufgaben zuweisen und Deadlines zu setzen ist ebenso ein Kinderspiel mit Nirvana. Mit nur einem Klick lassen sich auch wiederkehrende Aufgaben einrichten.

Wesentliche Funktionen: Fokus-Liste als Zusatzfeature für alle Aufgaben, die im GTD-System als besonders wichtig markiert wurden
Vorteile: Aufgeräumter Look, flüssiges, synchrones Arbeiten auf mehreren Geräten möglich, das meiste lässt sich auf dem Smartphone erledigen
Nachteile: Nur auf Englisch, trotz seiner Aufgeräumtheit schwer übersichtlich für Einsteiger
Kostenlose Variante: Ja
Preise: Nirvana Pro: 5 $ / Monat | 29 $ / Jahr | 49 $ / unbegrenzt
Link zum Tool: https://www.nirvanahq.com/

#4 OmniFocus

Getting-Things-Done-Apps Nirvana OmniFocus Elegant und mit farblicher Akzentuierung auf schwarzem Hintergrund: OmniFocus sieht besonders edel und aufgeräumt aus. (Screenshot: OmniFocus)

OmniFocus ist eine der schönsten Getting-Things-Done-Apps. Die verschiedenfarbigen Funktionen heben sich kontrastreich vom dunklen Hintergrund ab. Das hilft dabei, sich den Platz der einzelnen Funktionen schnell und einfach zu merken, was Zeit bei der Arbeit spart – und dabei geht es ja bei Getting-Things-Done-Apps im Wesentlichen.

Tags und Subtags mit Emoji-Funktion, ein Aufgaben-Radar und eine Preview anstehender Aufgaben sind nur einige Features, die OmniFocus zu einem Top-Tool für GTD machen.

Wesentliche Funktionen: Hoch individualisierbar, Aufgaben, die nicht erledigt werden, lassen sich als "aufgegeben" kennzeichnen
Vorteile: Optisch sehr ansprechend, Getting-Things-Done-Methode wurde weiterentwickelt, sodass die Funktionen besonders intelligent ineinandergreifen
Nachteile: Nur auf Englisch, nur für Apple-User erhältlich
Kostenlose Variante: Ja (14-Tage-Testversion)
Preise: OmniFocus Standard Mac Only: 49,99 $ / OmniFocus Pro Mac Only: 99,99 $
Link zum Tool: https://www.omnigroup.com/omnifocus

#5 Todoist

Getting Thigns Done Apps Todoist Todoist gibt es auf Englisch und auf Deutsch, was die Anwendung von GTD noch einfacher macht. (Screenshot: Todoist)

Todoist ist eine der beliebtesten Getting-Things-Done-Apps – und wahlweise auch auf Deutsch. Doch nicht nur damit hebt das Tool sich von den bisher vorgestellten Apps ab, sondern ebenfalls mit der verblüffend leichten Menü-Führung auf dem Smartphone. Einfach Aufgabe eintippen, einem Projekt zuweisen und fertig. Weiterhin lassen sich mühelos Unteraufgaben hinzufügen.

Das Setzen von Prioritäten und Etiketten geht ebenfalls schnell und einfach mit einem Fingertippen.

Wesentliche Funktionen: Sehr schnelle und leichte Erstellung und Einteilung von Aufgaben, standortbezogene Erinnerungsfunktion, Kommentierung von Projekten möglich
Vorteile: Einer der deutschsprachigen Top-Anbieter unter den Getting-Things-Done-Apps, System intuitiv und leicht zu bedienen, Vorlagen für GTD vorhanden
Nachteile: In der Kostenlosversion zu abgespeckt, tolle Features wie die Nutzung von Shortcodes beim Schreiben sind nicht verfügbar
Kostenlose Variante: Ja
Preise: Premium für Profis: 3 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung / Business für Teams: 5 Euro pro Nutzer pro Monat
Link zum Tool: https://todoist.com/

Apps für GTD: Für wen eignen sie sich?

Getting-Things-Done-Apps 1200 Aufgaben strukturieren, erledigen und abhaken: Das geht mit Getting-Things-Done-Apps nur, wenn ihr die komplexe Methode auch nutzen möchtet. (Foto: Unsplash)

Es gibt das bekannte Sprichwort:

A fool with a tool is still a fool.

Bei kaum einem anderen Vergleich trifft dies so präzise zu wie bei GTD-Apps. Denn die stärksten Tools nützen nichts, wenn ihr nicht mit der Methode dahinter warm werdet. Bevor ihr euch also für ein Tool – womöglich im kostenpflichtigen Abo – entscheidet, ist es wichtig, sich zunächst mit der Getting-Things-Done-Methode vertraut zu machen.

Besonders spannend fanden wir Features, wie die automatische Synchronisation mit dem Google Kalender, sowie kleine Gamification-Elemente, wie die spielerische Messung der Produktivität. Beide Features gibt es zum Beispiel bei der Getting-Things-Done-App Todoist, aber probiert die verschiedenen Tools selbst aus. Wir wünschen euch viel Spaß und maximale Produktivität dabei!

Projekt- und Zeitmanagement: Weitere Methoden vorgestellt

Eat the Frog: Erfolgreich unangenehme Aufgaben angehen
Smart-Methode: Klare Ziele setzen und erreichen
Eisenhower-Prinzip: Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren.
ABC-Methode: Zeitfresser adé mit dieser Methode, mit der ihr Aufgaben je nach Wichtigkeit in die Kategorien A, B oder C einsortiert.
Pareto-Prinzip: Viel Ergebnis mit 80-20-Regel
ALPEN-Methode: Den Tag mit schneller Entscheidungsfindung und Pufferzeit richtig takten.
Timeboxing: pünktlich Aufgaben erledigen
Rhythmus 52-17: Arbeitsblock, Pause, Arbeitsblock, Pause: mit diesem Workflow schnell alles erledigt bekommen und trotzdem Pausen machen.
Pomodoro-Technik: Mit der Küchenuhr zum erfolgreichen Zeit- und Projektmanagement gelangen.
Produktiver arbeiten: 5 Strategien für bessere Bewältigung von Aufgaben.
16 Tipps gegen Aufschieben: So besiegt ihr den inneren Schweinehund.