Vorsteuer und Umsatzsteuer beim Unternehmensstart

Zunächst erläutern wir die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer. Beide Steuerarten sind eng miteinander verwandt und sind in der unternehmerischen Praxis von höchster Wichtigkeit.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer wird in Deutschland auf fast alle Waren und Dienstleistung erhoben. Wirtschaftlich gesehen ist die Umsatzsteuer eine Mehrwertsteuer, da im Endeffekt nur der Unterschied zwischen dem Verkaufspreis abzüglich der Vorleistungen besteuert wird. Wichtig ist auch, dass die Umsatzsteuer nur für die Umsätze anfällt, die im Inland getätigt werden.

Der normale Satz der Umsatzsteuer liegt in Deutschland bei 19 %. Der ermäßigte Satz für die Umsatzsteuer beträgt 7 % und gilt bspw. für Bücher oder zahlreiche Lebensmittel. Spezielle Güter sind komplett von der Umsatzsteuer befreit. Eine ausführliche Liste zu den Umsatzsteuer Sätzen finden Sie in der Anlage 2 zum Umsatzsteuergesetz.

Was ist die Vorsteuer?

Für die Erstellung Ihrer Leistung beziehen Sie meist ebenfalls Waren oder Dienstleistungen, wofür Ihnen der Lieferant Umsatzsteuer in Rechnung stellt. Diese Beträge können Sie als Vorsteuer gegenüber der von Ihnen zu zahlenden Umsatzsteuer geltend machen und verrechnen. Dies ist insbesondere für Existenzgründer relevant, da die bezahlte Vorsteuer für Gründungsinvestitionen meist höher ist, als die Umsatzsteuer.

Beispiel zu Vorsteuer und Umsatzsteuer

Um das System der Verrechnung von Vorsteuer und Umsatzsteuer zu erklären, eignet sich am besten ein kurzes Zahlenbeispiel:

• Sie verkaufen Waren für netto 200.000 €. Darauf ergibt sich eine USt von 38.000 €.
• Zur Herstellung haben Sie Waren im Wert von netto 120.000 € bezogen – zuzüglich einer ausgewiesenen Umsatzsteuer von 22.800 € – dieser Betrag wird zur Vorsteuer.
• Per Saldo ergibt sich eine an das Finanzamt zu zahlende USt von 15.200 € (38.000 € – 22.800 €)

Weitere Details zur Anmeldung der Vorsteuer finden Sie hier.

Bis zum 10. jedes Monats sind Unternehmer verpflichtet eine Voranmeldung der Umsatzsteuer durchzuführen. Dies bedeutet, dass die Umsatzsteuerschuld berechnet und gleichzeitig an das Finanzamt abgeführt werden muss. Sollte die Vorsteuer höher sein als die Umsatzsteuer, erstattet das Finanzamt die Differenz.

Eine quartalsweise Anmeldung ist möglich, sofern im Vorjahr nicht mehr als 7.500 € Umsatzsteuerschuld entstanden sind. Für Existenzgründer ist dies jedoch innerhalb der ersten zwei Jahre nicht möglich.

Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer ist zunächst das vereinbarte Entgelt (Soll-Besteuerung). Relevant ist dabei, welche Beträge gemäß Rechnungen gezahlt werden sollen - der erfolgte Zahlungseingang wird nicht berücksichtigt. Da dies im Falle verspäteter Zahlungen der Kunden zu Belastungen für kleine Unternehmen führen kann, ist es möglich die Besteuerung auf Basis der tatsächlich vereinnahmten Entgelte vorzunehmen (Ist-Besteuerung). Dazu müssen Sie einen Antrag an das Finanzamt stellen (Freiberufler ohne Antrag). Zulässig ist dies jedoch nur sofern Ihr Jahresumsatz 500.000 € nicht überschreitet.

Existenzgründer sind in den ersten zwei Kalenderjahren verpflichtet, ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich abzugeben. Bis zum 10. Tag des nachfolgenden Kalendermonats sollte die Voranmeldung der Umsatzsteuer dabei jeweils erfolgt sein. Beim Finanzamt kann eine Fristverlängerung für einen weiteren Monat beantragt werden.

Seit 2005 erfolgt die Umsatzsteuervoranmeldung dabei auf elektronischem Wege - weitere Informationen finden Sie unter www.elster.de. Die jeweilige Jahresabrechnung der Umsatzsteuer erfolgt mit der Umsatzsteuererklärung an das für Ihr Unternehmen zuständige Finanzamt im Folgejahr.

Sie haben Fragen zur Vor- und Umsatzsteuer oder möchten die Steuererklärung für Ihr Unternehmen durch einen Steuerberater erledigen lassen, dann lassen Sie sich doch ein unverbindliches Angebot machen.

Aber auch eine Buchhaltungssoftware kann Ihnen schon viel Arbeit abnehmen. Sie können mit der Software die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung fast automatisiert auf Knopfdruck verschicken. Zudem sparen Sie mit der Software auch viel Zeit, wenn Sie Angebote und Rechnungen erstellen.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung

Unternehmen, deren Jahresumsatz 22.000 € (inkl. Umsatzsteuer) nicht überschreitet und deren Umsatz im Folgejahr voraussichtlich auch unter 50.000 € liegen wird, können sich von der Voranmeldung der Umsatzsteuer befreien und müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Dafür muss ein entsprechender Antrag beim Finanzamt gestellt werden.

Diese Unternehmen sind dann umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer, können dann jedoch auch keine Vorsteuer mehr geltend machen und dürfen keine Umsatzsteuer auf ihrer Rechnung ausweisen.

Warenverkehr innerhalb der EU

Für den Verkauf und Kauf von Waren und Dienstleistungen in anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union können Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Ist schon beim Start der Geschäftstätigkeit klar, dass Sie grenzüberschreitend aktiv werden wollen, können Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bereits zum Start beim für Sie zuständigen Finanzamt beantragen.

Mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) können Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen in ein anderes Land der EU exportieren. Diese sind dann von der Umsatzsteuer befreit - sogenannte steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Innergemeinschaftliche Lieferungen setzen ab 1.1.2020 voraus, dass auch der Leistungsempfänger im Ausland mit einer gültigen und zutreffenden USt-IdNr. auftritt und dass die Lieferung in der zusammenfassenden Meldung erfasst wurde.

Onlinehändler können seit dem 1. Juli 2021 auch den One-Stop-Shop (OSS) nutzen, um ihren Umsatzsteuerpflichten bei B2C-Verkäufen ins EU-Ausland nachzukommen.