Reisekostenabrechnungs-Software: Anbieter im Vergleich

Ohne eine Software können Reisekostenabrechnungen mit hohem Aufwand verbunden sein: Sie müssen sämtliche Belege sammeln und korrekt zuordnen, alle Pflichtangaben beachten, ggf. verschiedene Mitarbeiter (Genehmigungsstelle, Buchhaltung etc.) mit einbeziehen, die Kosten auf das entsprechende Konto erstatten etc. 

Die korrekten Steuersätze und eventuelle Pauschalen müssen Sie dabei selbst recherchieren und alle genutzten Kreditkarten von Hand zuordnen. Insbesondere bei mehrtägigen Reisen, die beispielsweise verschiedene Länder betreffen oder bei denen unterschiedliche Reisenebenkosten anfallen, wird die Abrechnung der Reisekosten ohne Software schnell zu einer mehrstündigen Angelegenheit. Außerdem müssen Sie die Datenschutzvorschriften und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) beachten. 

All dies lässt sich mit einer Reisekostenabrechnungs-Software deutlich einfacher und schneller erledigen. 

Diese Vorteile bietet eine Reisekostenabrechnungs-Software

Die Vorteile, wenn Sie Reisekosten mit einer Software abrechnen, sehen so aus:

• Keine vergessenen Belege mehr
• Enorme Zeitersparnis und Transparenz dank digitalisierter Prozesse
• Mehr Flexibilität, da Erfassung und Bearbeitung sowohl per Mobilgerät als auch am Desktop-PC möglich sind
• Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung, die auch einer Betriebsprüfung standhält
• Schnellere Auszahlung der Reisespesen für mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern

Je häufiger Geschäftsreisen durchgeführt werden und je mehr Mitarbeiter auf Reisen sind, desto stärker machen sich die Vorteile einer Reisekostenabrechnungs-Software bemerkbar.

Mit einer Reisekostenabrechnungs-Software können in der Regel Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und die Reisenebenkosten abgerechnet werden. Das Programm erfüllt je nach Ausführung unter anderem folgende Funktionen: 

Vor der Geschäftsreise:

• Möglichkeit der Reiseplanung
• Einfache Beantragung und Genehmigung der Reise auf digitalem Weg

Während der Dienstreise:

• Elektronische Speicherung und Übermittlung aller Belege (z. B. per Scanner-App), sodass diese nicht abhanden kommen können
• Verwaltung von Dienstfahrzeugen, z. T. integrierte Fahrtenbücher
• Mobile Erfassung auch ohne Netzempfang möglich

Nach der geschäftlichen Reise:

• Import von Kreditkartenumsätzen, sodass diese sofort zugeordnet werden können
• Automatische Berechnung von Steuersätzen, Pauschalen (z. B. Kilometerpauschale) etc. unter Berücksichtigung des aktuell geltenden Steuerrechts
• Auswertungen

Eine Reisekostenabrechnungs-Software bietet allen beteiligten Mitarbeitern (z. B. auch in der Buchhaltung oder Lohnbuchhaltung) Zugang zu allen relevanten Daten – rund um die Uhr, ortsunabhängig und über verschiedene Endgeräte. Außerdem berücksichtigt sie die Vorgaben der GoBD sowie die Vorschriften zum Datenschutz.

Es gibt eine große Anzahl an Anbietern für Reisekostenabrechnungs-Softwares. Unter Umständen kann, je nach Ihren Anforderungen und Ansprüchen, sogar eine kostenlose Software für die Reisekostenabrechnung genügen. Damit Sie eine wohl informierte Entscheidung treffen können, sollten Sie vorab Ihren Bedarf genau definieren: 

• Wie viele Mitarbeiter soll die Reisekosten-Software verwalten können?
• In welche bestehenden Systeme soll die Software integriert werden? 
• In welchen Ländern machen Sie Geschäftsreisen?
• Wie werden Auslagen während der Geschäftsreisen bezahlt?
• Brauchen Sie für Ihre Dienstfahrzeuge ein integriertes Fahrtenbuch?
• Benötigen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter? 

Um Ihnen den Vergleich von Reisekosten-Softwares zu erleichtern, stellen wir Ihnen fünf ausgewählte Anbieter sowie unsere Bewertungskriterien vor. Es empfiehlt sich, zunächst eine ggf. angebotene kostenlose Testversion zu nutzen und typische Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen zu simulieren. So prüfen Sie, ob die Belegzuordnung richtig funktioniert und ob die Testreise sauber verbucht wird.

Im Folgenden vergleichen wir fünf Anbieter einer Reisekostenabrechnungs-Software. Mit dabei sind Reisekosten-Tools, die für KMUs sowie für große Unternehmen geeignet sind.

Circula: 
Reisekosten lassen sich mit Circula mobil erfassen und – dank eines Abgleichs mit Google Maps – automatisch um die Fahrtkosten ergänzen. Das Circula-Rechenzentrum hat seinen Standort in Deutschland und auch der Support ist deutschsprachig. Schulungen für Mitarbeiter werden leider nicht angeboten; in Form eines FAQ-Bereichs auf der Website kann man sich jedoch über auftretende Fragen informieren. Circula ist als Webanwendung und für iOS und Android verfügbar. 

DATEV: 
Die Reisekostenabrechnungs-Software „DATEV Reisekosten classic“ deckt alle Reisekostenstationen ab, von der Erstellung der Genehmigung bis hin zur Abrechnung und Auszahlung der Reisekosten. Sein Potenzial entfaltet das Programm vor allem in der Verzahnung mit weiteren DATEV-Anwendungen wie z. B. „Arbeitnehmer online“. DATEV punktet unter anderem mit einem Rechenzentrum in Deutschland und individuellem deutschsprachigem Support. 

HRworks: 
Die Reisekostenabrechungs-Software von HRworks ist eine webbasierte SaaS-Lösung, die auch problemlos von jedem mobilen Endgerät genutzt werden kann. Sie ist für alle Unternehmensgrößen geeignet und in bestehende ERP-Lösungen integrierbar. Mit Preisen ab sechs Euro monatlich ist diese Software (je nach Anforderungen) eine der beiden günstigsten in unserem Reisekosten-Software-Vergleich. 

Lexware: 
Diese Software zur Reisekostenabrechnung zeichnet sich besonders durch das integrierte GoBD-konforme Fahrtenbuch aus, das die Verwendung einer zusätzlichen Software überflüssig macht. Dafür muss man als Nutzer im mobilen Bereich Abstriche machen, denn die Software lässt sich nur über Windows nutzen. Lexware ist für drei bis 500 Reisende konzipiert. 

Rydoo: 
Rydoo wirbt mit einer besonders hohen Akzeptanzrate der Reisekostensoftware: Von über 90 Prozent im ersten Monat ist die Rede. Rydoo ist gerade für internationale Unternehmen sehr interessant, weil die Funktionen in mehreren Sprachen zur Verfügung stehen. Der Support betreut die Einarbeitung in mehreren Sprachen, darunter auch Deutsch. Auch Rydoo kann bereits ab sechs Euro monatlich genutzt werden. 

Zum direkten Vergleich der Reisekosten-Softwares hier noch einmal eine kompakte Übersicht mit allen Funktionen: