Reisekostenabrechnungs-Software: Einfach und ohne Stress Ihre Geschäftsreise planen

Alle Unternehmer, die oft auf Geschäftsreisen sind, haben eines gemeinsam: die Reisekostenabrechnung. Um das lästige Übel kommt keiner herum. Doch viele Unternehmer haben für sich einen Weg gefunden, das Übel zwar nicht komplett zu verbannen, es sich aber weniger nervenaufreibend und zeitsparender zu gestalten. Das Zauberwort heißt Reisekostenabrechnungs-Software. Eine Reisekosten-Software macht die Abrechnung zu einem Klacks. Doch was sind die wesentlichen Vorteile einer Reisekostenabrechnungs-Software gegenüber der manuellen Abrechnung?

Was genau es damit auf sich hat, was eine gute Software zur Reisekostenabrechnung beinhalten sollte und welcher Anbieter für Sie in Frage kommt, klären wir in den folgenden Abschnitten.

Was ist eine Reisekostenabrechnungs-Software?

Eine Reisekostenabrechnungs-Software ist für Unternehmer bzw. Mitarbeiter, die geschäftlich viel unterwegs sind, von großem Vorteil. Sie können ganz einfach und ohne Stress die Reise planen und verwalten. Eine Reisekostenabrechnungs-Software umfasst in der Regel die Möglichkeit der Abrechnung von Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten.

Zudem kümmert sich die Software um steuerliche Aspekte und hält die Reiserichtlinien ein. Belege können eingescannt und digitalisiert werden und werden so vor einem Verlust bewahrt. All das ist mit einer einfachen und schnellen Bedienung möglich. Alle, die geschäftlich reisen, wissen wie stressig und zeitaufwändig die Reisekostenabrechnung ist. Mit einer App lässt sich alles ganz schnell und von jedem Ort und mit jedem Gerät berechnen. Mit einer Software ist dieser Teil der Reise ganz schnell erledigt.

Es gibt am Markt Komplettlösungen für das Personalmanagement mit einem speziellen Modul für die Reisekostenabrechnung, genauso wie es Einzellösungen rein für die Abrechnung von Reisekosten gibt.

Warum eine Reisekostenabrechnungs-Software?

Eine Reisekostenabrechnung kann zeitraubend und anstrengend sein. Mittlerweile bietet der Software Markt viele Tools, um genau diese Probleme zu lösen.

Bei einer automatisierten Reisekostenabrechnung stehen vor allem Prozessoptimierung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit im Fokus. Eine solche Software kann somit sämtliche Prozesse der Vorbereitung, Genehmigung, Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen deutlich erleichtern. Die Optimierung dieser Prozesse soll in erster Linie den Zeit- und Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig ein hohes Maß an Transparenz und Genauigkeit garantieren.

Die Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung auf einen Blick:

  • Enorme Zeitersparnis
  • Mehr Flexibilität
  • Mehr Konformität
  • Mehr Transparenz
  • Geringere Fehlerquote

Mit einer Software zur Reisekostenabrechnung können Sie also nicht nur viel Zeit sparen und Nerven schonen, sondern auch Fehler vermeiden und den Abrechnungsprozess transparenter gestalten.

Reisekostenabrechnungs-Software: Worauf sollten Sie achten?

Für die Reisekostenabrechnung gibt es eine große Auswahl an Software-Lösungen. Neben der korrekten Anbindung in Ihre IT-Umgebung und der Integration in die Buchhaltung, ist vor allem auch eine einfache Handhabung ein Muss. Nur so können Sie und Ihre Mitarbeiter wirklich Zeit und Nerven bei der Abrechnung einsparen.

Eine entsprechende Software sollte daneben auch folgende Funktionen beinhalten:

  • alle Währungen und Umrechnungskurse,

  • in- und ausländische Abrechnung,

  • Geräteunabhängig nutzbar,

  • einfache Handhabung,

  • ohne Internetverbindung nutzbar,

  • Import von Kreditkartenabrechnungen,

  • Digitale Belegerkennung,

  • GoBD-konform sowie

  • Support.

Sie sehen, damit Ihnen die Reisekosten-Software auch wirklich Arbeit abnimmt, muss sie einige Funktionen mitbringen. Welche das genau sind, hängt stark von Ihren Anforderungen ab. Möchten Sie beispielsweise die Reisekostenabrechnungs-Software auch im Ausland einsetzen? Dann muss die Software mehrsprachig sein und vor allem die ausländischen Pauschalsätze etc. berücksichtigen.

Der Markt bietet ein breitgefächertes Angebot an Softwarelösungen zur Reisekostenabrechnung. Hier gibt es zum Teil große Unterschiede. Grundsätzlich lassen sich durch elektronische Abrechnungssysteme Zeit und Kosten einsparen. Besonders der Fakt, dass aktuelle steuerliche Richtlinien und Währungskurse abrufbar sind, erleichtert den Abrechnungsprozess enorm. Ihre Mitarbeiter profitieren außerdem von der zügigen Reisekostenerstattung der verauslagten Gelder.

Wir empfehlen Ihnen, die Software Lösungen vorab zu testen, das ist zum Beispiel gut auf Messen möglich. Dabei können Sie schnell herausfinden, wie benutzerfreundlich die verschiedenen Softwarelösungen sind.

Reisekostenabrechnungs-Software im Vergleich

Im Folgenden vergleichen wir fünf Anbieter für Reisekostenabrechnungs-Software, die nicht nur in Sachen Funktionalität und Rechtssicherheit überzeugen können. Mit dabei sind Reisekosten-Tools für kleine und mittelständische Betriebe ebenso wie für große Unternehmen.

Lexware: Die Software von Lexware kennt neben den steuerlichen Richtlinien auch die aktuellen Pauschalen, was ein mühsames recherchieren erspart. Außerdem lässt sich ganz GoBD-konform ein integriertes Fahrtenbuch führen und eine Abrechnung von In- sowie auch Auslandsreisen sind mühelos möglich. Das Ganze wird durch eine einfache Bedienung abgerundet.

INtex: Die Anbieter der Software gaantieren ihren Nutzern ein Hohes Maß an Transparenz und eine bessere Kontrolle ihrer Reisekostenabrechnung. Auch hier ist die Abrechnung von Inlands- und Auslandsreisen nach aktuellen Pauschalsätzen möglich. Berücksichtigt werden daneben auch steuerrechtlichen Vorgaben und die Integration von Vorsteuerausweis und Reiseplanung.

DATEV: Die Reisekostenabrechnungs-Software "DATEV Reisekosten classic" deckt wie auch die zuvor genannten Programme alle Reisekosten-Stationen ab, von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung und der Auszahlung von Reisekosten. Über eine Schnittstelle ist auch der Datenimport aus anderen Systemen möglich, um etwa Kreditkarteninformationen zu übernehmen.

HR WORKS: Von der Buchung über die Transportmittel bis hin zur Genehmigung und Abrechnung, die Software ist ein wahrer Allrounder. Durch die einfache Bedienung lassen sich Abrechnungen schnell erstellen, gesetzlichen Regelungen werden dabei nicht außer Achte gelassen. Daneben können Sie Belege elektronisch einscannen, Kreditkartenumsätze importieren und die Software mit Ihrer Buchhaltung verknüpfen.

Stotax: Die Reisekostenabrechnungs-Software von Stotax ist Bestandteil der Gehalts- und Lohnabrechnungssoftware, was demnach die Anschaffung einer zusätzlichen Software überflüssig macht. Auch hier sind aktuelle Pauschalen hinterlegt und die Abrechnung von In- und Auslandsreisen möglich. Die Verwaltung ist für beliebig viele Arbeitgeber und Mandanten möglich.

Zum direkten Vergleich der Anbieter, hier nochmal eine kompakte Übersicht mit allen nötigen Funktionen:

 LexwareINtexDATEVHR WORKSStotax
Funktionen     
Schnittstelle zur BuchhaltungJaJaJaJaNein
Aktuelle PauschalenJaJaJaJaJa
GoBD-konformJaJaJaJaJa
Integriertes FahrtenbuchJaNeinJaNeinNein
Automatische KontierungJaJaJaJaJa
Abrechnung für In- und AuslandsreisenJaJaJaJaJa
Technische Details     
BetriebssystemWindowsWindows/MacWindows/CloudOnlinebasiertWindows
MobileNeinJaNeinJaNein
SupportJaJaJaJaJa
TestversionJaJaJaJaJa
Preisab 6,90 € mtl.99 €ab 17 € mtl.ab 20 € mtl.99 €

Vor der Auswahl einer Software zur Reisekostenabrechnung ist es wichtig Ihre individuellen Ansprüche an das Programm zu definieren. Dadurch beschränken Sie Ihre Auswahl schon auf ein Minimum. Auch notwendige Schnittstellen für bereits vorhandene Buchhaltungsprogramme müssen beachtet werden. Wenn möglich, nutzen Sie die kostenlose Testphase der Software um so beurteilen zu können, ob die Reisekosten App Ihren Ansprüchen genügt.

TIPP

Mit einer Software zur Reisekostenabrechnung können Sie dem Papierchaos endlich Tschüss sagen.

Fazit Reisekostenabrechnungs-Software

Ob es um die Erfassung von Belegen, die Abrechnung der Reisekosten oder lediglich um die Verwaltung der Fahrten geht – bei der Auswahl der passenden Software ist auch der Bedienkomfort bedeutsam. Vorher mussten per Hand Excel-Formulare ausgefüllt werden, mit einer Reisekostenabrechnungs-Software erledigen Sie die Abrechnung wesentlich schneller und einfacher online.

Wichtig ist letztlich, was am Ende herauskommt: kann ich meine Reisekostenabrechnungs-Software mit der Buchhaltung verknüpfen? Sind alle aktuellen Pauschalbeträge in der Datenbank hinterlegt? Und vor allem: erleichtert mir die Software zur Reisekostenabrechnung den Arbeitsalltag?

Wenn Sie diese Fragen für sich mit Ja beantworten können, haben Sie mit der Anschaffung einer Software alles richtig gemacht.