HR-Software-Vergleich 2022: die besten Anbieter im Test

Eine HR-Software verbessert die Abläufe in der Personalverwaltung und spart Kosten. Für-Gründer.de vergleicht die 7 besten HR-Tools für Unternehmen ab 5 Mitarbeitern. 

Keine Zeit zu lesen? Hier geht es zum Testsieger.

1. Die Testsieger

Hier stellen wir die besten 3 HR-Software vor. Günstige Preise und ein guter Service sind neben dem Funktionsumfang wesentliche Merkmale der Sieger.

Siegel HR-Software-Vergleich: Testsieger SAGE HR
SAGE HR

✓ Ausgezeichneter Support
✓ 30 Tage kostenlos testen
✓ ab 27,00 € pro Monat

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Siegel: HR Software Vergleich, 2. Platz Personio
Personio

✓ Sehr beliebt bei kleinen Unternehmen
✓ 14 Tage kostenlos testen
✓ ab 94,00 € pro Monat

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Siegel: HR Software Vergleich, 3. Platz HeavenHR
HeavenHR

✓ Sehr guter Funktionsumfang
✓ 14 Tage kostenlos testen
✓ ab 99,00 € pro Monat

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HR-Software-Test: Wie sind wir vorgegangen?

In der Anbieter-Recherche haben wir aus 1.500 Angeboten 28 HR-Tools in die nähere Wahl genommen und im ersten Schritt ca. 120 Testfragen erstellt. In Expertengesprächen mit internen und externen HR-Profis haben wir die Anforderungen für unseren Test definiert:

  • günstige Einstiegspreise und Skalierbarkeit
  • modulare Erweiterbarkeit des Systems für wachsende Unternehmen
  • All-in-One-System: alle Bereiche des HR-Managements werden abgedeckt

Ergebnis der Expertengespräche war außerdem, dass wir die zu testenden Systeme von 28 auf 7 reduzierten. Den Fragenkatalog haben wir auf 50 Testkriterien reduziert und an die Anbieter der Software geschickt. Um die Antworten auf die Fragen zu verifizieren, haben wir die Systeme auch selbst untersucht. Insgesamt hat dieser Anbieter-Vergleich 8 Wochen gedauert und ca. 120 Personenstunden  in Anspruch genommen. Diese Vorgehensweise wenden wir bei all unseren Produkttests an. Damit sichern wir eine hohe Qualität der Testergebnisse bei tiefgehender Recherche und dem Fokus auf unsere Leserschaft.

 

HR-Software-Vergleich 2022Sage HRPersonioHeavenHR
Gesamtnote1,2 (Sehr gut)1,3 (Sehr gut)1,4 (Gut)
Ab 5 Mitarbeiter möglich?JaJaJa
Modular erweiterbarJaJaJa
PersonalverwaltungSehr gutSehr gutSehr gut
Service & DatenschutzSehr gutSehr gutSehr gut
Bewertungen4,3
(6 Portale)
4,3
(8 Portale)
3,5
(6 Portale)
Preis pro Monat /
5 Mitarbeiter
ab 22,50 €ab 94,05 €ab 99,00 €
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2. Analysekriterien

#1 Eignung für Unternehmen ab 5 Mitarbeitern

Viele HR-Systeme bieten erst ab 20 Mitarbeitern und mehr ihr HR-Tool an. Uns hat interessiert: 

  • Wer bietet HR-Software ab 5 Mitarbeitern an?

Denn dies ist eine entscheidende Einflussgröße auf die Kosten. Außerdem ein Anreiz, mit professioneller digitaler Personalarbeit zu starten.

Werden Preise transparent angegeben? Das ist nicht bei allen Anbietern für HR-Software der Fall. Interessant für kleine Unternehmen sind ausschließlich solche Anbieter, die ihre Preise offenlegen, ohne dass es dazu eines Beratungstermins bedarf.

Wie hoch sind die Kosten für 5 Mitarbeiter pro Monat? Liegen die Gebühren unter 100 €? Dieser Punkt ist wichtig, weil er die Hemmschwelle reduziert, das System zu buchen. Testsieger Sage HR bietet bereits ab 22,50 € eine HR-Software an.

Ein kleines Unternehmen benötigt nicht zwangsläufig den vollen Funktionsumfang. Gut ist es daher, wenn Unternehmer Module hinzubuchen können, wie das Recruiting oder die Lohnabrechnung. 

#2 Funktionsumfang

Für kleine Unternehmen ab 5 Mitarbeitern ist die Personalverwaltung der wichtigste Bereich. Eine gute Personalverwaltung vereinfacht die Prozesse, spart Zeit und damit Geld. Ein entscheidendes Modul ist die digitale Personalakte verbunden mit Dokumentenmanagement und Selbstbedienung. Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind:

  • Pendelordner adé: Sämtliche Personaldokumente wie Arbeitsverträge oder Vereinbarungen werden digital abgelegt.
  • Mitarbeiter können sich ihre Gehaltsabrechnung in ihrer digitalen Personalakte selbst abholen.

Das spart den Verantwortlichen im Büro viel Zeit.

Personalentwicklung umfasst Teambuilding und die individuelle Förderung und Betreuung von Mitarbeitern. Was sollte eine HR-Software also leisten?

  • Dokumentation und Ablage von Feedbackgesprächen
  • Durchführung von Teambewertungen und 360-Grad-Feedbacks
  • individuelle Leistungsbewertung jedes einzelnen Mitarbeiters

Für wachsende Unternehmen mit hohem Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern ist ein Personalentwicklungsmodul essenziell.

Schnell wachsende Start-ups haben hohen Bedarf an neuen Mitarbeitern und benötigen daher ein Recruiting-Modul. Es umfasst:

  • Karriereseiten
  • Stellenangebote über mehrere Kanäle schalten (Multiposting)
  • Verwaltung und Bewertung von Bewerbern
  • Terminverwaltung für die Einstellungsgespräche

 

Kleine Unternehmen delegieren in der Regel die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister (Steuerberater, Lohnbüros). Wenn Unternehmen ein Personal-Abrechnungsmodul benötigen, sind 3 Funktionen wesentlich:

  • Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Schnittstelle zu einem Lohnabrechnungsprogramm
  • Löhne und Gehälter mit einem Klick überweisen

Internationale Unternehmen benötigen zusätzlich die Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen und eine Reisekosten- und Spesenabrechnung.

#3 Service und Bewertungen

Kleine Unternehmen benötigen ein intuitiv bedienbares HR-Tool, mit mobiler App.

 

Kann das System kostenlos über einen Zeitraum von mindestens 14 Tagen getestet werden? Testsieger Sage HR bietet sogar eine 30-tägige Testdauer.

Bucht ein kleines Unternehmen eine HR-Software, ist ein schneller Start wichtig. Dazu gehört ein selbsterklärendes und kostenfreies Setup und schnellen, kostenfreien Support, wenn notwendig.

  • Ist das Hosting in Deutschland bzw. in der EU?
  • Ist die Software zertifiziert?
  • Ist die Datenhaltung DSGVO-konform?

Ein idealer Support eines HR-Tools umfasst:

  • Beratungshotline oder E-Mail-Support
  • Erklärvideos, Webinare oder guided Tours
  • FAQ-Bereich
  • Wie viele Bewertungen gibt es?
  • Was ist die Durchschnittsnote?
  • Gibt es signifikante Bewertungen von Anwendern kleiner Unternehmen?

 

3. Anbieter für HR-Software im Überblick

Logos: Teilnehmer HR-Software-Vergleich
HR-SoftwareNoteAnzahl MitarbeiterFunktionsumfangService & SupportBewertungGebühr / Monat
Sage HR1,2ab 5 MitarbeiterSehr gutSehr gut4,3
(6 Portale)
ab 22,50 €
Personio1,3ab 5 MitarbeiterSehr gutGut4,3
(8 Portale)
ab 94,05 €
HeavenHR1,4ab 5 MitarbeiterSehr gutSehr gut3,5
(6 Portale)
ab 99,00 €
Zoho People1,8ab 5 MitarbeiterGutSehr gut4,4
(3 Portale)
ab 45,00 €
Factorial1,8ab 15 MitarbeiterBefriedigendGut4,4
(7 Portale)
ab 112,50 €
HRworks2,5ab 20 MitarbeiterSehr gut

Befriedigend

4,2
(5 Portale)
ab 178,00 €
Kenjo2,9ab 20 MitarbeiterGutBefriedigend4,0
(5 Portale)
ab 243,00 €

Platz 1: Sage HR

Testsieger Sage HR bietet ab 22,50 € pro Monat (5 Mitarbeiter) eine HR-Software mit hoher Funktionalität im Bereich Personalverwaltung. Die Funktionen können schrittweise erweitert werden. Ein Recruiting-Modul und eine leistungsstarke Lohnabrechnungssoftware stehen ebenfalls zur Verfügung. Das System hat eine durchschnittliche Bewertung von 4,3, wobei kleine Unternehmen das System sogar mit 4,5 bewerten (Quelle: Capterra).

Platz 2: Personio

Die Preise für die HR-Software von Personio beginnen bei 94,05 € (5 Mitarbeiter). Personio ist bei kleinen Unternehmen bis 20 Mitarbeitern sehr beliebt, wie die Capterra-Bewertung von 4,8 zeigt. Das bestätigen auch die Expertengespräche, die wir im Rahmen des Tests durchgeführt haben. Der Gesamtscore für Personio über alle 8 Bewertungsportale liegt bei 4,3. Personio ist gut im Bereich der Personalverwaltung und sehr gut im Bereich der Personalentwicklung und des Recruitings.

Platz 3: HeavenHR

Die Software von HeavenHR kostet pro Monat 99 € für 5 Mitarbeiter. Die Funktionen im Bereich Personalverwaltung, Recruiting und Personalentwicklung sind sehr gut. Nicht ganz so gut sind die Bewertungen, die im Schnitt über 6 Portale bei 3,5 liegen.

Plätze 4 - 7

Zoho People bietet mit 45 €/Monat für 5 Mitarbeiter einen günstigen Einstieg ins digitale Personalmanagement. Der Funktionsumfang ist gut, Service und Support sind sehr gut. Über 3 Portale wird Zoho People mit 4,3 bewertet.

Factorial ist eine HR-Software für Unternehmen ab 15 Mitarbeitern. Der Funktionsumfang ist nicht ganz so stark wie bei den ersten 4 Anbietern des Tests. Die Bewertungen sind mit 4,4 (7 Portale) jedoch sehr gut und mit einem Einstiegspreis von 112,50 € (15 Mitarbeiter) ist das Programm auch erschwinglich.

HRworks ist ein ausgezeichnetes Programm mit sehr guter Funktionalität für Unternehmen ab 20 Mitarbeitern. Die Preise beginnen ab 178,00 € (20 Mitarbeiter). Es ist aber ein Programm für HR-Profis, das einer kostenpflichtigen Einweisung bedarf. Die Bewertungen für HRworks liegen bei 4,2 (5 Portale).

Der 7-Platzierte unseres Tests ist ebenfalls nur für größere Unternehmen geeignet. Wer Kenjo nutzt, gibt pro Monat mindestens 243 € aus. Kenjo bietet gute Funktionen im Bereich Personalverwaltung, Personalentwicklung und Recruiting und weist eine Durchschnittsbewertung von 4,0 (5 Portale) auf.

4. HR-Software-Vergleich: die Details

EigenschaftSage HRPersonioHeavenHRZoho PeopleFactorialHRworksKenjo
BranchenfokusAlle BranchenAlle BranchenAlle BranchenAlle BranchenAlle BranchenAlle BranchenAlle Branchen
Abdeckung HR-FunktionenAlle FunktionenAlle FunktionenAlle FunktionenAlle FunktionenAlle FunktionenAlle FunktionenAlle Funktionen
Für internationale Start-ups möglichJaJaNeinJaJaTeilsNein
Ab 5 Mitarbeiter möglich?JaJaJaJaab 15 Mitarbeiterab 20 Mitarbeiterab 20 Mitarbeiter
Funktionsumfang       
Personalverwaltung       
Personalentwicklung       
Recruiting       
Personalabrechnung       
Datenschutz & Service       
Testphase und Preis       
Testphase in Tagen30 Tage14 Tage14 Tage30 Tage14 TageProdukt-Demo möglichTestversion
Preis / Monat 
(bei Jahresbuchung)
ab 22,50 €ab 94,05 €ab 99,00 €ab 45,00 €ab 112,50 €ab 178,00 €ab 243 €
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5. Lösungen für Start-ups und KMUs

HR-Tools für Start-ups

Unsere Testsieger eignen sich durchwegs auch für Start-ups. Wie kleine Unternehmen spüren Start-ups im Laufe ihres Wachstums, dass eine Personalverwaltung mit Pendelordner und Exceltabelle auf Dauer zu viel Chaos produziert. Welche Anforderungen haben Start-ups im Vergleich mit kleineren Unternehmen?

  • Der Funktionsbereich „Personalverwaltung“ ist gleichermaßen wichtig.
  • Recruiting-Module sind für stark wachsende Start-ups wichtiger als bei kleinen Unternehmen ab 5 Mitarbeitern.
  • Geht ein Start-up ins Ausland, dann muss das System Fremdsprachen beherrschen und in fremden Währungen abrechnen.

Die beiden Testsieger Sage HR und Personio erfüllen diese Anforderungen gleichermaßen.

HR-Software für Großunternehmen

Welche Anforderungen haben große Unternehmen ab 100 Mitarbeitern an HR-Software? In unseren Expertengesprächen haben die HR-Profis dazu Folgendes gesagt:

Spezialsoftware für Teilbereiche bevorzugt
Großunternehmen digitalisieren ihr HR-Management in der Regel nicht mit All-in-One-Lösungen. Die Personalabteilung eines großen Unternehmens bevorzugt vielmehr pro Teilbereich spezielle HR-Lösungen, wie:

  • Recruiting & Bewerbermanagement Software: Karriereseite, Anzeigen-Multiposting, Kandidaten-Tracking und das Handling eingegangener Bewerbungen
  • Onboarding Software: optimale Integration neuer Mitarbeiter in große Unternehmen
  • Talent Management Software: individuelles Mitarbeiter-Coaching und Teambuilding
  • Spezialsoftware für Mitarbeiterbefragungen und Feedbacks
Recruiting und Bewerbermanagement Software
  • Recruitee: Akquiriert Kandidaten auf über 1.450 Jobbörsen; ab 166 € / Monat
  • Softgarden: Bedient über 300 Jobbörsen; mit App für Headhunter; Preis auf Anfrage
  • Pinpoint: Automatisierung des Workflows beim Recruiting; damit bewältigt die Personabteilung bis zu 5.000 Neueinstellungen pro Jahr
Onboarding-Tools
  • Haufe myOnboarding: optimales Strukturieren der Onboarding-Prozesse; Preis auf Anfrage
  • elearnio.de: Preboarding, Onboarding und Weiterbildung durch selbst gestaltbare, interaktive Online-Kurse; ab 675 €
  • Pendo: Digital geführtes Onboarding mit selbst erstellbaren Kursen und Modulen; Preis auf Anfrage
Talent Management Software
  • Cegid Talentsoft: Talententwicklung, Zielvereinbarung, 360-Grad-Feedbacks, OKRs; Preis auf Anfrage
  • rexx Systems Talentmanagement Software: Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarung, Seminar-Management und E-Learning; Preis auf Anfrage
  • easySoft Competence 5: Qualifikationen mit Bildungs-Controlling steigern; Preis auf Anfrage

Tools für Mitarbeiterbefragungen
  • EASYR: Spezialsoftware für Jahresgespräche, Zielvereinbarungen, 360-Grad-Feedbacks; ab 150 € pro Monat
  • Honestly: spezialisiert auf Pulsumfragen und Umsetzung generierter Ideen daraus; Preis auf Anfrage
  • Monday.Rocks: geht mit wissenschaftlichen Methoden Problemen in schlecht performenden Teams auf den Grund; Preis auf Anfrage

6. HR-Software in 3 Schritten auswählen

Schritt 1: Situationsanalyse
  • Wo drückt der Schuh in den für das Personal zuständigen Abteilungen? Ist es das Excel-Pendelordner-Chaos in der Personalverwaltung?
  • Welche Ziele verfolgen Sie mit dem Einsatz einer Personalsoftware?
  • Welche Funktionen sind für Sie wichtig? Nutzen Sie die Kriterien unserer Vergleichstabelle.
  • Erstellen Sie auf dieser Basis Ihre Kriterienliste und verschaffen Sie sich einen Überblick über mögliche Anbieter.
Schritt 2: Anbieterauswahl
  • Welche Anbieter erfüllen die Kriterien am besten? Welches System bildet den Workflow in den Abteilungen am besten ab?
  • Welcher Anbieter passt ins geplante Budget?
  • Nutzen Sie kostenlose Testphasen, Demo-Versionen der Software oder vereinbaren Sie einen Präsentationstermin.
  • Beziehen Sie dabei die Mitarbeiter ein, die mit HR-Aufgaben betraut sind.
Schritt 3: Implementierung, Einführung ins Unternehmen
  • Der HR-Verantwortliche im Unternehmen ist Projektleiter bei der Software-Einführung.
  • Informieren Sie alle Mitarbeiter, die von der Einführung der Software betroffen sind.
  • Planen Sie vorab wichtige Prozesse: z. B. Wie holen sich Mitarbeiter ihre Lohnabrechnung ab? Etc.
  • Erläutern Sie die Arbeit mit dem Tool Schritt für Schritt. Erstellen Sie Prozessbeschreibungen oder Screencasts, um den sicheren Umgang mit der Software zu lernen.

7. Offene Fragen

Sie digitalisiert die Abläufe beim Recruiting, der Einstellung von Mitarbeitern, der Personalverwaltung sowie der Weiterbildung, Personal- und Teamentwicklung. Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung sind vorhanden.

Neben den All-in-One-Systemen gibt es Spezialsysteme für die einzelnen Teilbereiche im Personalmanagement, wie für das Recruiting, die Personalverwaltung oder die Talent- und Teamentwicklung. In der Regel sind die Spezialsysteme für die Zielgruppe der kleinen Unternehmen nicht sinnvoll, sondern KMUs und Großunternehmen vorbehalten. Denn kleine Unternehmen haben nicht die Kapazitäten, mehrere Softwarepakete parallel zu benutzen.

Der wesentliche Vorteil ist die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben. Positive Effekte sind:

  • weniger Fehler im Ablauf
  • Zeitersparnis
  • klarere Abläufe in allen Bereichen der Personalarbeit
  • bessere Beurteilung der Personalarbeit
  • besserer Datenschutz als bei Datenhaltung in klassischen Pendelordnern

Idealerweise optimiert ein HR-System die Abläufe in sämtlichen Teilbereichen der Personalarbeit, angefangen beim Recruiting bis hin zur Mitarbeiter- und Team-Entwicklung. Was das beste HR-Tool ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Kleine Unternehmen im Wachstum haben den größten Bedarf, die Personalverwaltung zu optimieren. Schnell wachsende Start-ups benötigen optimale Recruiting- und Bewerbermanagement-Module. Großunternehmen setzen häufig Speziallösungen für HR-Teilbereiche ein, etwa Spezialsoftware für die Mitarbeiterentwicklung oder die Mitarbeiterschulung.

Dies ist eine Frage von Kosten und Nutzen und muss je nach HR-Teilbereich differenziert beantwortet werden.

Recruiting Modul als Beispiel
Mit einem Klick eine Personalanzeige auf über 300 Portalen zu schalten, stellt sich rechnerisch so dar:

  • Einstellen einer Stellenanzeige: 5 Minuten
  • Einsparung durch das Recruiting-Modul: 50 Stunden bei einer einzigen Anzeige
  • Das Recruiting-Tool spart pro Anzeige 1.250 € bei einem Stundensatz von 25 € für den Disponenten.

Je mehr Bewerbungen ein Unternehmen schaltet, desto sinnvoller der Einsatz eines Recruiting Moduls.

HR-Software als virtueller Mitarbeiter
HR-Fachleute schätzen, dass Mitarbeiter im HR-Bereich ca. 39 % ihrer Zeit für administrative Arbeiten verwenden. Ersetzt das HR-Tool in der Personalabteilung einen einzigen Mitarbeiter, beträgt das Einsparpotenzial zwischen 30.000 € und 50.000 € pro Jahr.

Sämtliche Systeme in unserem Test sind DSGVO-konform. Außerdem bieten die führenden HR-Tools sichere Server Konfigurationen und die Daten werden in der EU oder in Deutschland gehostet. Hinzu kommt, dass HR-Software per se sicherer ist als die HR-Arbeit mit Pendelordnern. Denn Schriftstücke in Papier können Unbefugten in die Hände fallen, während auf digitale Dokumente nur der jeweils Berechtigte zugreifen kann.

8. Fazit

Allein auf dem deutschen Markt gibt es über 300 Lösungen für HR-Systeme, darunter All-in-One-Tools oder auf HR-Teilbereiche spezialisierte Software. Unser HR-Software-Vergleich konzentriert sich ausschließlich auf Systeme, die für kleine mittelständische Unternehmen ab 5 Mitarbeitern geeignet sind. HR-Tools für kleine Unternehmen zeichnen sich aus durch: 

  • All-in-one-Systeme
  • Schwerpunkt auf Personalverwaltung und digitale Personalakte
  • günstige Einstiegspreise und modulare Erweiterung

Kleine Unternehmen haben nicht die Kapazitäten, Speziallösungen parallel zu führen. Im Bereich der Personalverwaltung herrscht in der Regel der größte Leidensdruck. „No-Brainer-Preise“ unter 50 € sind ein Anreiz, die digitale Personalarbeit in Angriff zu nehmen.

Unser Testsieger Sage HR erfüllt unter den wenigen für kleine Unternehmen geeignete Lösungen diese Kriterien am besten.

Sage HR testen