HR-Software-Vergleich 2023: die besten Anbieter im Test

Viele HR-Systeme bieten erst ab 20 Mitarbeitern und mehr ihr HR-Tool an. Uns hat interessiert: 

• Wer bietet HR-Software ab 5 Mitarbeitern an?

Denn dies ist eine entscheidende Einflussgröße auf die Kosten. Außerdem ein Anreiz, mit professioneller digitaler Personalarbeit zu starten.

Werden Preise transparent angegeben? Das ist nicht bei allen Anbietern für HR-Software der Fall. Interessant für kleine Unternehmen sind ausschließlich solche Anbieter, die ihre Preise offenlegen, ohne dass es dazu eines Beratungstermins bedarf.

Wie hoch sind die Kosten für 5 Mitarbeiter pro Monat? Liegen die Gebühren unter 100 €? Dieser Punkt ist wichtig, weil er die Hemmschwelle reduziert, das System zu buchen. Testsieger Sage HR bietet bereits ab 22,50 € eine HR-Software an.

Ein kleines Unternehmen benötigt nicht zwangsläufig den vollen Funktionsumfang. Gut ist es daher, wenn Unternehmer Module hinzubuchen können, wie das Recruiting oder die Lohnabrechnung. 

Für kleine Unternehmen ab 5 Mitarbeitern ist die Personalverwaltung der wichtigste Bereich. Eine gute Personalverwaltung vereinfacht die Prozesse, spart Zeit und damit Geld. Ein entscheidendes Modul ist die digitale Personalakte verbunden mit Dokumentenmanagement und Selbstbedienung. Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind:

• Pendelordner adé: Sämtliche Personaldokumente wie Arbeitsverträge oder Vereinbarungen werden digital abgelegt.
• Mitarbeiter können sich ihre Gehaltsabrechnung in ihrer digitalen Personalakte selbst abholen.

Das spart den Verantwortlichen im Büro viel Zeit.

Personalentwicklung umfasst Teambuilding und die individuelle Förderung und Betreuung von Mitarbeitern. Was sollte eine HR-Software also leisten?

• Dokumentation und Ablage von Feedbackgesprächen
• Durchführung von Teambewertungen und 360-Grad-Feedbacks
• individuelle Leistungsbewertung jedes einzelnen Mitarbeiters

Für wachsende Unternehmen mit hohem Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern ist ein Personalentwicklungsmodul essenziell.

Schnell wachsende Start-ups haben hohen Bedarf an neuen Mitarbeitern und benötigen daher ein Recruiting-Modul. Es umfasst:

• Karriereseiten
• Stellenangebote über mehrere Kanäle schalten (Multiposting)
• Verwaltung und Bewertung von Bewerbern
• Terminverwaltung für die Einstellungsgespräche

Kleine Unternehmen delegieren in der Regel die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister (Steuerberater, Lohnbüros). Wenn Unternehmen ein Personal-Abrechnungsmodul benötigen, sind 3 Funktionen wesentlich:

• Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Schnittstelle zu einem Lohnabrechnungsprogramm
• Löhne und Gehälter mit einem Klick überweisen

Internationale Unternehmen benötigen zusätzlich die Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen und eine Reisekosten- und Spesenabrechnung.

Kleine Unternehmen benötigen ein intuitiv bedienbares HR-Tool, mit mobiler App.

Kann das System kostenlos über einen Zeitraum von mindestens 14 Tagen getestet werden? Testsieger Sage HR bietet sogar eine 30-tägige Testdauer.

Bucht ein kleines Unternehmen eine HR-Software, ist ein schneller Start wichtig. Dazu gehört ein selbsterklärendes und kostenfreies Setup und schnellen, kostenfreien Support, wenn notwendig.

• Ist das Hosting in Deutschland bzw. in der EU?
• Ist die Software zertifiziert?
• Ist die Datenhaltung DSGVO-konform?

Ein idealer Support eines HR-Tools umfasst:

• Beratungshotline oder E-Mail-Support
• Erklärvideos, Webinare oder guided Tours
• FAQ-Bereich

• Wie viele Bewertungen gibt es?
• Was ist die Durchschnittsnote?
• Gibt es signifikante Bewertungen von Anwendern kleiner Unternehmen?

Zoho People bietet mit 45 €/Monat für 5 Mitarbeiter einen günstigen Einstieg ins digitale Personalmanagement. Der Funktionsumfang ist gut, Service und Support sind sehr gut. Über 3 Portale wird Zoho People mit 4,3 bewertet.

Factorial ist eine HR-Software für Unternehmen ab 15 Mitarbeitern. Der Funktionsumfang ist nicht ganz so stark wie bei den ersten 4 Anbietern des Tests. Die Bewertungen sind mit 4,4 (7 Portale) jedoch sehr gut und mit einem Einstiegspreis von 112,50 € (15 Mitarbeiter) ist das Programm auch erschwinglich.

HRworks ist ein ausgezeichnetes Programm mit sehr guter Funktionalität für Unternehmen ab 20 Mitarbeitern. Es ist aber ein Programm für HR-Profis, das einer kostenpflichtigen Einweisung bedarf. Die Bewertungen für HRworks liegen bei 4,2 (5 Portale).

Die Preisstruktur sieht folgendermaßen aus:

• 60 € bei 20–49 Lizenzen
• 90 € bei 50–99 Lizenzen
• 150 € bei 100–299 Lizenzen
• 300 € ab 300 Lizenzen

Die monatliche Gesamtgebühr für 20 Lizenzen + Grundgebühr liegt nun bei 258 € (Minimum-Preis).

Der 7-Platzierte unseres Tests ist ebenfalls nur für größere Unternehmen geeignet. Wer Kenjo nutzt, gibt pro Monat mindestens 243 € aus. Kenjo bietet gute Funktionen im Bereich Personalverwaltung, Personalentwicklung und Recruiting und weist eine Durchschnittsbewertung von 4,0 (5 Portale) auf.

Sie digitalisiert die Abläufe beim Recruiting, der Einstellung von Mitarbeitern, der Personalverwaltung sowie der Weiterbildung, Personal- und Teamentwicklung. Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung sind vorhanden.

Neben den All-in-One-Systemen gibt es Spezialsysteme für die einzelnen Teilbereiche im Personalmanagement, wie für das Recruiting, die Personalverwaltung oder die Talent- und Teamentwicklung. In der Regel sind die Spezialsysteme für die Zielgruppe der kleinen Unternehmen nicht sinnvoll, sondern KMUs und Großunternehmen vorbehalten. Denn kleine Unternehmen haben nicht die Kapazitäten, mehrere Softwarepakete parallel zu benutzen.

Der wesentliche Vorteil ist die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben. Positive Effekte sind:

• weniger Fehler im Ablauf
• Zeitersparnis
• klarere Abläufe in allen Bereichen der Personalarbeit
• bessere Beurteilung der Personalarbeit
• besserer Datenschutz als bei Datenhaltung in klassischen Pendelordnern

Idealerweise optimiert ein HR-System die Abläufe in sämtlichen Teilbereichen der Personalarbeit, angefangen beim Recruiting bis hin zur Mitarbeiter- und Team-Entwicklung. Was das beste HR-Tool ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Kleine Unternehmen im Wachstum haben den größten Bedarf, die Personalverwaltung zu optimieren. Schnell wachsende Start-ups benötigen optimale Recruiting- und Bewerbermanagement-Module. Großunternehmen setzen häufig Speziallösungen für HR-Teilbereiche ein, etwa Spezialsoftware für die Mitarbeiterentwicklung oder die Mitarbeiterschulung.

Dies ist eine Frage von Kosten und Nutzen und muss je nach HR-Teilbereich differenziert beantwortet werden.

Recruiting Modul als Beispiel
Mit einem Klick eine Personalanzeige auf über 300 Portalen zu schalten, stellt sich rechnerisch so dar:

• Einstellen einer Stellenanzeige: 5 Minuten
• Einsparung durch das Recruiting-Modul: 50 Stunden bei einer einzigen Anzeige
• Das Recruiting-Tool spart pro Anzeige 1.250 € bei einem Stundensatz von 25 € für den Disponenten.

Je mehr Bewerbungen ein Unternehmen schaltet, desto sinnvoller der Einsatz eines Recruiting Moduls.

HR-Software als virtueller Mitarbeiter
HR-Fachleute schätzen, dass Mitarbeiter im HR-Bereich ca. 39 % ihrer Zeit für administrative Arbeiten verwenden. Ersetzt das HR-Tool in der Personalabteilung einen einzigen Mitarbeiter, beträgt das Einsparpotenzial zwischen 30.000 € und 50.000 € pro Jahr.

Sämtliche Systeme in unserem Test sind DSGVO-konform. Außerdem bieten die führenden HR-Tools sichere Server Konfigurationen und die Daten werden in der EU oder in Deutschland gehostet. Hinzu kommt, dass HR-Software per se sicherer ist als die HR-Arbeit mit Pendelordnern. Denn Schriftstücke in Papier können Unbefugten in die Hände fallen, während auf digitale Dokumente nur der jeweils Berechtigte zugreifen kann.