HR-Software-Vergleich 2022: die besten Anbieter im Test

1. Die Testsieger

Hier stellen wir die besten 3 HR-Software vor. Günstige Preise und ein guter Service sind neben dem Funktionsumfang wesentliche Merkmale der Sieger.

In der Anbieter-Recherche haben wir aus 1.500 Angeboten 28 HR-Tools in die nähere Wahl genommen und im ersten Schritt ca. 120 Testfragen erstellt. In Expertengesprächen mit internen und externen HR-Profis haben wir die Anforderungen für unseren Test definiert:

• günstige Einstiegspreise und Skalierbarkeit
• modulare Erweiterbarkeit des Systems für wachsende Unternehmen
• All-in-One-System: alle Bereiche des HR-Managements werden abgedeckt

Ergebnis der Expertengespräche war außerdem, dass wir die zu testenden Systeme von 28 auf 7 reduzierten. Den Fragenkatalog haben wir auf 50 Testkriterien reduziert und an die Anbieter der Software geschickt. Um die Antworten auf die Fragen zu verifizieren, haben wir die Systeme auch selbst untersucht. Insgesamt hat dieser Anbieter-Vergleich 8 Wochen gedauert und ca. 120 Personenstunden  in Anspruch genommen. Diese Vorgehensweise wenden wir bei all unseren Produkttests an. Damit sichern wir eine hohe Qualität der Testergebnisse bei tiefgehender Recherche und dem Fokus auf unsere Leserschaft.

2. Analysekriterien

Platz 1: Sage HR

Testsieger Sage HR bietet ab 22,50 € pro Monat (5 Mitarbeiter) eine HR-Software mit hoher Funktionalität im Bereich Personalverwaltung. Die Funktionen können schrittweise erweitert werden. Ein Recruiting-Modul und eine leistungsstarke Lohnabrechnungssoftware stehen ebenfalls zur Verfügung. Das System hat eine durchschnittliche Bewertung von 4,3, wobei kleine Unternehmen das System sogar mit 4,5 bewerten (Quelle: Capterra).

Platz 2: Personio

Die Preise für die HR-Software von Personio beginnen bei 94,05 € (5 Mitarbeiter). Personio ist bei kleinen Unternehmen bis 20 Mitarbeitern sehr beliebt, wie die Capterra-Bewertung von 4,8 zeigt. Das bestätigen auch die Expertengespräche, die wir im Rahmen des Tests durchgeführt haben. Der Gesamtscore für Personio über alle 8 Bewertungsportale liegt bei 4,3. Personio ist gut im Bereich der Personalverwaltung und sehr gut im Bereich der Personalentwicklung und des Recruitings.

Platz 3: HeavenHR

Die Software von HeavenHR kostet pro Monat 99 € für 5 Mitarbeiter. Die Funktionen im Bereich Personalverwaltung, Recruiting und Personalentwicklung sind sehr gut. Nicht ganz so gut sind die Bewertungen, die im Schnitt über 6 Portale bei 3,5 liegen.

4. HR-Software-Vergleich: die Details

5. Lösungen für Start-ups und KMUs

HR-Tools für Start-ups

Unsere Testsieger eignen sich durchwegs auch für Start-ups. Wie kleine Unternehmen spüren Start-ups im Laufe ihres Wachstums, dass eine Personalverwaltung mit Pendelordner und Exceltabelle auf Dauer zu viel Chaos produziert. Welche Anforderungen haben Start-ups im Vergleich mit kleineren Unternehmen?

• Der Funktionsbereich „Personalverwaltung“ ist gleichermaßen wichtig.
• Recruiting-Module sind für stark wachsende Start-ups wichtiger als bei kleinen Unternehmen ab 5 Mitarbeitern.
• Geht ein Start-up ins Ausland, dann muss das System Fremdsprachen beherrschen und in fremden Währungen abrechnen.

Die beiden Testsieger Sage HR und Personio erfüllen diese Anforderungen gleichermaßen.

HR-Software für Großunternehmen

Welche Anforderungen haben große Unternehmen ab 100 Mitarbeitern an HR-Software? In unseren Expertengesprächen haben die HR-Profis dazu Folgendes gesagt:

Spezialsoftware für Teilbereiche bevorzugt
Großunternehmen digitalisieren ihr HR-Management in der Regel nicht mit All-in-One-Lösungen. Die Personalabteilung eines großen Unternehmens bevorzugt vielmehr pro Teilbereich spezielle HR-Lösungen, wie:

• Recruiting & Bewerbermanagement Software: Karriereseite, Anzeigen-Multiposting, Kandidaten-Tracking und das Handling eingegangener Bewerbungen
• Onboarding Software: optimale Integration neuer Mitarbeiter in große Unternehmen
• Talent Management Software: individuelles Mitarbeiter-Coaching und Teambuilding
• Spezialsoftware für Mitarbeiterbefragungen und Feedbacks

• Recruitee: Akquiriert Kandidaten auf über 1.450 Jobbörsen; ab 166 € / Monat
• Softgarden: Bedient über 300 Jobbörsen; mit App für Headhunter; Preis auf Anfrage
• Pinpoint: Automatisierung des Workflows beim Recruiting; damit bewältigt die Personabteilung bis zu 5.000 Neueinstellungen pro Jahr

• Haufe myOnboarding: optimales Strukturieren der Onboarding-Prozesse; Preis auf Anfrage
• elearnio.de: Preboarding, Onboarding und Weiterbildung durch selbst gestaltbare, interaktive Online-Kurse; ab 675 €
• Pendo: Digital geführtes Onboarding mit selbst erstellbaren Kursen und Modulen; Preis auf Anfrage

• Cegid Talentsoft: Talententwicklung, Zielvereinbarung, 360-Grad-Feedbacks, OKRs; Preis auf Anfrage
• rexx Systems Talentmanagement Software: Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarung, Seminar-Management und E-Learning; Preis auf Anfrage

• easySoft Competence 5: Qualifikationen mit Bildungs-Controlling steigern; Preis auf Anfrage

6. HR-Software in 3 Schritten auswählen

• Wo drückt der Schuh in den für das Personal zuständigen Abteilungen? Ist es das Excel-Pendelordner-Chaos in der Personalverwaltung?
• Welche Ziele verfolgen Sie mit dem Einsatz einer Personalsoftware?
• Welche Funktionen sind für Sie wichtig? Nutzen Sie die Kriterien unserer Vergleichstabelle.
• Erstellen Sie auf dieser Basis Ihre Kriterienliste und verschaffen Sie sich einen Überblick über mögliche Anbieter.

• Welche Anbieter erfüllen die Kriterien am besten? Welches System bildet den Workflow in den Abteilungen am besten ab?
• Welcher Anbieter passt ins geplante Budget?
• Nutzen Sie kostenlose Testphasen, Demo-Versionen der Software oder vereinbaren Sie einen Präsentationstermin.
• Beziehen Sie dabei die Mitarbeiter ein, die mit HR-Aufgaben betraut sind.