- Was ist eine HR-Software und was bietet sie?
- Lohnt sich die Anschaffung für kleine Unternehmen?
- Die Anbieter in unserem Vergleich
- Mit diesen Vergleichskriterien arbeiten wir
- Ergebnisse des HR-Software-Vergleichs im Detail
- Datenschutz: Sicherer Umgang mit sensiblen Daten
- Fazit: HR-Software macht Personalarbeit effizienter
1. Was ist eine HR-Software und was bietet sie?
Mit diesen Programm werden die Aufgaben im Personalwesen digitalisiert, standardisiert und automatisiert. HR-Software gibt es in verschiedenen Ausführungen, die entweder auf einen bestimmten Bereich spezialisiert sind oder den gesamten Personalprozess von Recruiting bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters begleiten.
Die Suche nach Fachkräften ist nicht nur aufwendiger als früher, sie ist zu einem regelrechten Kampf um Talente (war for talents) geworden. Diese besonderen Anforderungen berücksichtigen HR-Softwares, die den Fokus auf das Bewerbermanagement legen. Sie erleichtern das verbreiten der Stellenausschreibung, digitalisieren den Bewerbungsprozess und unterstützen die Organisation der Vorstellungsgespräche.
Wenn das gewünschte Personal gefunden ist, erleichtert HR-Software den Arbeitsalltag. Eine integrierte Buchhaltung oder eine Schnittstelle zu dieser erleichtern die Lohn- und Gehaltsabrechnung. In der digitalen Personalakte sind alle relevanten Informationen immer griffbereit und Module für die Mitarbeiterbefragung helfen bei der Verbesserung der Zufriedenheit.
Weitere wichtige Fragen zu HR-Software
Sobald mehrere Mitarbeiter in der Firma angestellt sind, erleichtert der Einsatz eines Programms die Personalarbeit. Spätestens wenn eine Vergrößerung des Teams geplant ist, sollte eine HR-Software implementiert werden.
Das Programm vereinfacht und digitalisiert den administrativen Teil des Personalmanagements. Die Pflege der personenbezogenen Daten, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Mitarbeiterumfragen und die Personalbeurteilung können effizient verwaltet werden.
Das hängt ganz von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Hierbei kommt es darauf an, für welchen Aufgabenbereich das Programm genutzt werden soll und wie viele Mitarbeiter in der Firma angestellt sind. Auch die Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung kann ein ausschlaggebender Faktor sein. Unser Vergleich für HR-Software stellt Anbieter wie Personio, HRWorks oder Kenjo vor.
Eine eindeutige Summe für die Nutzung der Software kann an dieser Stelle nicht genannt werden. Die Preise richten sich in der Regel entweder nach der Anzahl der Mitarbeiter oder nach der Anzahl der Nutzer. Außerdem hängt der Betrag oftmals davon ab, wie viele Module genutzt werden.
Mit Blick auf den Datenschutz lohnt es sich auch diese Information im Entscheidungsprozess zu berücksichtigen. Bei Servern in Deutschland können Sie sicher sein, dass die hierzulande geltende Rechtsgrundlage eingehalten wird. Server innerhalb der EU sichern zumindest eine Konformität mit den Vorgaben der Europäischen Union zu. Werden die Daten an einem anderen Ort gespeichert, sollten sich Unternehmen genau informieren, wie der Datenschutz gewährleistet wird. Zwingend ist der Abschluss eines Auftragsdaten-Verarbeitungsvertrags.
2. Lohnt sich die Anschaffung für kleine Unternehmen?
Wie bei allen Investitionen, ist es sinnvoll, im Vorfeld den Nutzen gründlich zu prüfen. Bei HR-Software gilt allerdings, je früher sie implementiert ist, umso leichter kann das Firmenwachstum bewältigt werden. Insbesondere in Unternehmen, die noch keine eigene Personalabteilung haben, erleichtert das Programm den zuständigen Teammitgliedern die Arbeit. So bleibt ausreichend Zeit für den zwischenmenschlichen Part der Aufgaben - etwas, womit kleine Unternehmen besonders punkten können.
Beim Recruiting hilft eine gute HR-Software dem Personalmanagement dabei den Überblick zu behalten. So können Firmen durch einen guten Bewerbungsprozess auch bei Kandidaten einen guten Eindruck hinterlassen, die zu diesem Zeitpunkt nicht in der engeren Auswahl sind.
3. Die Anbieter in unserem Vergleich
Die Firmen für HR-Software sind vielfältig. Neben alteingesessenen Unternehmen gehören auch Global Player und zahlreiche Start-ups zu den Entwicklern moderner Lösungen für das Personalmanagement.
| Name des Anbieters | Kurzbeschreibung |
| Haufe Talent Management | Die HR-Software des renommierten Familienunternehmens vereint jahrzehntelange Erfahrung und aktuelle Entwicklungen. |
| HeavenHR | Der Alleskönner unterstützt Firmen bereits seit 2015 bei allen Aufgaben des Personalwesens. |
| HRworks | Gestartet als Reisekostenmanagement-Lösung, bietet HRworks heute alles, was Unternehmen von einer HR-Software erwarten. |
| Kenjo | Das deutsch-spanische Unternehmen hat namhafte Kunden und überzeugt durch eine Einbindung von Slack und Terminkalendern. |
| Personio | Gegründet in München, hat das Start-up mit seiner umfangreichen All-in-One-Lösung Europa erobert. |
| Rexx Systems | Der Pionier im Bereich HR-Software überzeugt mit einer Entwicklung made in Germany, die in über 20 europäischen Ländern genutzt wird. |
| SAP Success Factors HXM | Der Marktführer im Bereich Unternehmenssoftware zählt auch ein Programm für HR zu seinem Angebot. |
| Softgarden | Die Experten für Recruiting bieten mit ihrer HR-Software alles, was Unternehmen für gutes Bewerbermanagement brauchen. |
4. Mit diesen Vergleichskriterien arbeiten wir
Die Faktoren, die unserem Anbieter-Vergleich zugrunde liegen, sind in fünf Gruppen gegliedert. Welche davon für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind, sollten Sie gründlich evaluieren bevor die Entscheidung für eine HR-Software fällt. Entscheidend sind die Anforderungen des Unternehmens an das Programm für die tägliche Personalarbeit.
- Umfang der Funktionen
All-in-One-Lösungen bieten Funktionen für alle Bereiche des Personalmanagements. Außerdem gibt es Anbieter, deren HR-Software sich auf eines dieser Themen spezialisiert. Unterstützung bei der Talentsuche erfolgt einerseits bei der Optimierung und Distribution von Stellenausschreibungen. Andererseits sorgt ein gut organisiertes Bewerbermanagement dafür, dass Firmen den Überblick behalten. Dadurch geht keine Bewerbung verloren und Gesprächstermine können direkt vereinbart werden. Beim Onboarding sorgt die HR-Software dafür, dass die Personalabteilung und der neue Mitarbeiter alle wichtigen Termine und Unterlagen im Blick behalten. Besonders ausgeprägt ist der Bereich Personalentwicklung. Hierzu gehören neben einer digitalen Personalakte Tools für die Personalbeurteilung und Mitarbeiterumfragen sowie Leitfäden für Feedbackgespräche. Ergänzt wird das Angebot durch Lohn- und Gehaltsabrechnung bzw. Schnittstellen zu einem entsprechenden Programm und Zugänge für die Arbeitnehmer. Diese können selbstständig Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement koordinieren. - Benutzerfreundlichkeit
Für die tägliche Arbeit ist eine einfache Bedienung der HR-Software unerlässlich. Andernfalls wird die Hilfe schnell zur Belastung und verursacht zusätzlichen Aufwand. Mobile Apps ermöglichen Personalabteilung und Team ein kurzfristiges Abwesenheitsmanagement. - Support
Auch wenn gute HR-Software einfach implementiert und an die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden kann, ist in speziellen Fällen Unterstützung durch den Anbieter wichtig. - Sicherheit
Datenschutz ist in Personalthemen essenziell. Das wissen auch die Entwickler von HR-Software und sorgen dafür, dass ihre Programme den Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) entspricht. - Preise und Zahlungsmodalitäten
Mehrheitlich erfolgt die Abrechnung der HR-Software in Abhängigkeit von der Mitarbeiter- oder der Nutzerzahl. Bezahlt wird dabei wahlweise monatlich oder jährlich. Bei einigen Anbietern fällt außerdem eine einmalige Gebühr für die Implementierung der Personalmanagement Software an.
5. Ergebnisse des HR-Software-Vergleichs im Detail
Die Vielzahl der Anbieter macht es Unternehmen leicht, das passende Programm zu finden. Gleichzeitig ist die Suche zeitaufwendig. Unser Vergleich der Personalmanagement Software prüft acht Anbieter hinsichtlich unterschiedlicher Aspekte aus fünf Kategorien. Dabei geht es einerseits um Funktionen und Benutzerfreundlichkeit, andererseits um Sicherheit und Zahlungsmodalitäten. Auch die Möglichkeiten, Unterstützung durch den HR-Software-Anbieter zu erhalten, werden analysiert.
| Vergleichsfaktor | Haufe | HeavenHR | HRworks | Kenjo | Personio | Rexx Systems | SAP HXM | Softgarden |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Recruiting | ||||||||
| Onboarding | k. A. | |||||||
| Personalentwicklung | ||||||||
| Bewerbermanagement | ||||||||
| Multiposting | ||||||||
| Xing-/LinkedIn Integration | ||||||||
| elektronische Personalakte | ||||||||
| Berechtigungen selbstständig anlegen | ||||||||
| selektive Zugriffsrechte | ||||||||
| Mitarbeiterzugang | ||||||||
| Arbeitszeiterfassung | ||||||||
| Abwesenheitsmanagement | ||||||||
| integrierte Gehaltsabrechnung | ||||||||
| Verbindung zur Gehaltsabrechnung | ||||||||
| Personalbeurteilung | ||||||||
| individuelle Reportings | ||||||||
| Benutzerfreundlichkeit | ||||||||
| intuitive Bedienung | ||||||||
| mobiler Zugriff | ||||||||
| Für kleine Unternehmen geeignet | bedingt | |||||||
| Funktionen-Customization | ||||||||
| Layout-Customization | ||||||||
| Sicherheit | ||||||||
| DSGVO konform | k. A. | |||||||
| Datenschutz gewährleistet | k. A. | |||||||
| SSL-Verschlüsselung | k. A. | k. A. | ||||||
| Serverstandort | DE | DE | IR | DE/IR | DE | DE | nicht EU | DE |
| Servicemodell | SaaS | SaaS | SaaS | SaaS | SaaS | SaaS | SaaS | SaaS |
| Speicherort | Cloud | Cloud | Cloud | Cloud | Cloud | Cloud | Cloud | Cloud |
| Support | ||||||||
| Telefon | ||||||||
| Chat | ||||||||
| Zahlungsmodalitäten | ||||||||
| Anzahl Module | 9 | 3 | 4 | 2 | 3 | 3 | 10+ | 9 |
| Preis nach Nutzeranzahl | k. A. | k. A. | ||||||
| Preis nach Mitarbeiteranzahl | k. A. | k. A. | ||||||
| einmalige Kosten für Implementierung | k. A. | k. A. | k. A. | |||||
| monatl. Grundgebühr | k. A. | k. A. | k. A. | |||||
| Abrechnung monatlich | k. A. | k. A. | k. A. | |||||
| Abrechnung jährlich | k. A. | k. A. | k. A. | |||||
| Kostentransparenz | ||||||||
| Preis pro Monat | k. A. | ab 40€ | 6€/ Nutzer | ab 3,60€/ MA | ab 94,05€ | ab 5,80€/ MA | k. A. | k. A. |
| Details | Haufe | HeavenHR | HRworks | Kenjo | Personio | Rexx Systems | SAP HXM | Softgarden |
6. Datenschutz: Sicherer Umgang mit sensiblen Daten
Auf den Schutz ihrer Persönlichkeitsrechte haben Mitarbeiter Anspruch. Darum muss eine gute HR-Software diesen gewährleisten. Geregelt ist das im Bundesdatenschutzgesetz, ergänzt durch die Bildschirmverordnung, das Telekommunikationsgesetz, das Betriebsverfassungsgesetz und die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).
Im Personalmanagement werden personenbezogene Daten verarbeitet und verwaltet. Arbeitnehmer haben das Recht einzusehen, um welche es sich handelt und gegebenenfalls eine Korrektur falscher Informationen zu fordern. Besonders einfach geht das, wenn Mitarbeiter in der HR-Software selbstständig auf ihre Daten in der digitalen Personalakte zugreifen und Änderungen eintragen können. Bezogen auf die sozialen Medien ist eine ausdrückliche Einverständniserklärung des Mitarbeiters erforderlich, wenn sensible Informationen preisgegeben werden.
Wichtig ist, auch im Bewerbermanagement den Datenschutz einzuhalten. Dazu gehört auch, Bewerber über die Speicherung ihrer Daten zu informieren.
7. Fazit: HR-Software macht Personalarbeit effizienter
Mit einer modernen HR-Software können die administrativen Prozesse des Personalmanagements digitalisiert werden. Dadurch werden Kapazitäten für produktivere Arbeit frei. All-in-One-Lösungen bedienen alle Bereiche vom Recruiting über das Onboarding zu sämtlichen Aufgaben der Personalentwicklung. Insellösungen dagegen fokussieren sich auf einen Themenkomplex.
Beim Recruiting erleichtert HR-Software Fachkräften den Bewerbungsprozess und vereinfacht die organisatorische Arbeit der Firma von der Stellenausschreibung bis zum Arbeitsvertrag. Auch das Onboarding wird von vielen Anbietern begleitet, um neuen Mitarbeitern einen guten Start zu bieten. Dabei wird sichergestellt, dass der Personalabteilung rechtzeitig alle relevanten Dokumente vorliegen. Die Personalentwicklung wird von HR-Software unterstützt durch Leitfäden für Mitarbeitergespräche und beispielsweise Umfrage-Tools, um die Stimmung im Unternehmen zu ermitteln. Administrative Vorgänge wie Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsmanagement sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung runden das Angebot ab.
Der HR-Software-Vergleich hat gezeigt, dass Unternehmen aus einer Vielzahl von Anbietern wählen können. Für größere Firmen und SAP-Nutzer hat der Global Player eine Ergänzung seines Systems, das sich nahtlos integrieren lässt. Mittelgroße Unternehmen profitieren bei Personio, HRworks, Rexx Systems und dem Haufe Talent Manager von umfangreichem Know-how. Kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern, die keine deutliche Vergrößerung des Teams planen, können von Insellösungen wie Softgarden oder Angeboten ohne firmenspezifische Individualisierung der Personalmanagement Software wie bei Kenjo und HeavenHR profitieren.