- Ein Lieferschein dokumentiert Warenlieferungen.
- Im Gegensatz zur Rechnung enthält ein Lieferschein keine Preise und keine Zahlungsinformationen
- Digitale Lieferscheine sparen Zeit und Papier und automatisieren Warenbuchungen beim Wareneingang.
- Dienstleister nutzen Lieferscheine, um erbrachte Arbeitszeiten, Leistungen oder Materiallieferungen zu belegen.
| Was ist ein Lieferschein und warum ist er wichtig?
Ein Lieferschein dokumentiert eine Warenlieferung. Er ist ein Warenbegleitschein, auf dem steht:
- Wer (Absender) liefert an wen (Empfänger)?
- Was wird geliefert?
Der Lieferschein ist wichtig, um Abläufe beim Warenversand zu optimieren. Der Lieferschein dient dabei als Checkliste:
- Für den Absender, um die bestellten Waren abzusortieren.
- Beim Kunden, um die erhaltenen Waren in der Warensendung zu prüfen. Der Empfänger kontrolliert die erhaltene Ware.
- Nach der Lieferscheinkontrolle gibt der Kunde die Rechnung frei, um sie zu bezahlen.
Praxisbeispiele für den Lieferschein
Lieferscheine kommen in Branchen aller Art zum Einsatz. Ziel ist immer, Lieferungen eindeutig zu dokumentieren.
Betreiber von Onlineshops nutzen Lieferscheine als Warenbegleitscheine (Packzettel) für versendete Waren. Das hat folgende Vorteile:
- Kunden überprüfen dank des Warenbegleitscheins, ob die Warensendung vollständig ist.
- Händler vermeiden doppelte Nachfragen und Reklamationen.
- Dropshipping-Anbieter nutzen Lieferscheine, um Bestellungen und Lieferung von Waren nachzuvollziehen.
Handwerker und Bauunternehmer nutzen Lieferscheine zu folgenden Zwecken:
- Dokumentation von gelieferten Baumaterialien und Waren für Bauprojekte.
- Lieferung von Ersatzteilen für Reparaturen.
- Abgleich mit dem Rechnungsbetrag nach Abschluss eines Projekts.
Fotografen, Maler, Grafikdesigner, Illustratoren nutzen Lieferscheine als:
- Begleitdokument für den Versand von Kunstwerken oder gedruckten Materialien.
- Dokumentation bei der Anlieferung von Auftragsarbeiten.
- Absicherung gegen Falschlieferungen oder Transportschäden.
Messebauer, Caterer, Technikverleiher nutzen Lieferscheine als Begleitdokument für geliefertes Equipment (Stände, Technik, Speisen). Das erleichtert Rückgabe der Waren und Kontrolle nach dem Event.
Müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?
Ob Lieferscheine aufgehoben werden müssen, hängt von der erstellten Rechnung ab. Da gibt es 2 Fälle:
- Werden in einer Rechnung Lieferscheine über versendete Waren berechnet, gibt es eine Aufbewahrungspflicht.
- Stehen die versendeten Waren bereits auf der Rechnung, kann der Lieferschein vernichtet werden.
Diese beiden Punkte vertiefen wir in den folgenden Abschnitten.
Fall 1: der Lieferschein gehört untrennbar zur Rechnung
Ein Lieferschein ist dann aufzubewahren, wenn die dazugehörige Rechnung keine Waren, sondern die Lieferscheine von Warensendungen berechnet. Er ist dann untrennbar mit der Rechnung verbunden, bzw. ohne den Lieferschein ist die Rechnung nicht vollständig. In so einem Fall ist ein Lieferschein ein Buchungsbeleg. Fehlt in diesem Fall ein Lieferschein, wird diese Rechnung bei einer Betriebsprüfung moniert.
Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht? Gehört ein Lieferschein untrennbar zu einer Rechnung, muss er gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 8 Jahre aufbewahrt werden.
Beispiel: Ein Einzelhändler erhält pro Monat mehrmals Lieferungen von Waren mit den dazugehörigen Lieferscheinen. Die Rechnung kommt am Monatsende und listet alle Lieferscheine auf.
Tipp für den Händler: Er sollte bei Eintreffen der Monatsrechnung die dazugehörigen Lieferscheine an die Rechnung sortieren. Denn bei einer Betriebsprüfung würde die Rechnung beanstandet werden und der Vorsteuerabzug ginge verloren.
Fall 2: Lieferschein muss nicht aufbewahrt werden
Ein Lieferschein ist nicht erforderlich, wenn die Rechnung zum Lieferschein exakt die gleichen Positionen an Waren enthält wie der Lieferschein. Denn dann ist die Rechnung auch ohne Lieferschein nachvollziehbar.
Beispiel: Ein Büroshop legt Ordner, Papier und Drucker-Kartuschen zusammen mit einem Lieferschein ins Paket. Auf der Rechnung stehen dieselben Artikel und Waren. Der Lieferschein ist hier nur eine Versandhilfe.
| Inhalte des Lieferscheins: Welche Angaben sind wichtig?
Ein Lieferschein ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es gibt also keine verbindliche Liste an Pflichtangaben für den Lieferschein. Dennoch haben sich bestimmte Standardinformationen in der Praxis bewährt.
Standardangaben aus der Praxis
Zu den Standardangaben auf einem Lieferschein gehören:
- Absender & Empfänger: Firma/Unternehmensname, Adresse, Kontaktdaten
- Datum: Ausstellungsdatum oder Lieferdatum
- Referenznummer: Etwa Bestellnummer oder Auftragsnummer
- Fortlaufende Nummer des Lieferscheins: Ermöglicht die eindeutige Zuordnung zur Rechnung
- Auflistung der gelieferten Waren: Art, Beschaffenheit, Menge
- Sonstige Hinweise: Etwa auf eine Teillieferung, falls nicht alle Artikel sofort versendet werden
Manchmal werden diese Standardangaben auch als Pflichtangaben bezeichnet. Mit diesen Angaben erfüllt der Lieferschein seine Funktion als Checkliste für die Ware, für den Absender wie für den Empfänger.
Die eindeutige Lieferscheinnummer ist insbesondere dann wichtig, wenn mit einer Rechnung Lieferscheine abgerechnet werden.
Sinnvolle, aber optionale Angaben
Weitere sinnvolle Inhalte eines Lieferscheins sind:
- CI und Branding: Firmenlogo, Firmenfarben, Schriftarten
- Lieferbedingungen & Versandart: Etwa Angaben wie "frei Haus" oder "Expressversand"
- Unterschrift von Absender oder Empfänger: In manchen Branchen setzen Absender und Empfänger eine Unterschrift, um den Erhalt zu bestätigen.
Das Firmenlogo und das Lieferschein-Design unterstützen den positiven Außenauftritt eines Unternehmens. Alle weiteren optionalen Angaben dienen dazu, klare Verhältnisse zwischen Lieferant und Kunde zu schaffen.
Steht der Preis auf einem Lieferschein?
In der Regel steht auf einem Lieferschein kein Preis. Um Waren beim Versender abzusortieren bzw. beim Kunden einzulagern, bedarf es keiner Preisangabe auf dem Lieferschein.
In der Regel sollen insbesondere die Mitarbeiter beim Empfänger nicht wissen, was der Einkaufspreis einer Ware ist.
Eine Preisangabe auf dem Lieferschein ist dann vorteilhaft, um per Lieferschein Waren in ein Warenwirtschaftssystem einzupflegen. Denn dann ist der Preis wichtig, um die Ware vollständig zu erfassen.
| Vorlagen für Lieferscheine
Im Folgenden finden Sie Lieferschein-Vorlagen für diverse Branchen. Die folgende Tabelle zeigt anhand von drei Beispielen die Unterschiede in den Inhalten der Vorlagen.
| Branche | E-Commerce | Handwerk & Baugewerbe | Produktion & Manufaktur |
|---|---|---|---|
| Angaben zur Lieferung |
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| Lieferpositionen |
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| Hinweise und Formulierungen |
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Eine Lieferschein-Vorlage nutzen heißt, den Lieferschein per Hand auszufüllen. Das ist nur dann sinnvoll, wenn die Menge an zu liefernden Waren gering ist.
Je mehr Lieferscheine anfallen, desto besser ist es, Lieferscheine digital zu erstellen.
| Digitaler Lieferschein
Ein Lieferschein beruht in der Regel auf einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung. Moderne Buchhaltungssoftware bzw. Rechnungsprogramme erstellen Lieferscheine automatisch.
Beispiel: Eine kleine Manufaktur erhält eine Bestellung über 5 handgefertigte Ledertaschen. Der Manufaktur-Inhaber gibt Auftragsdaten und Kundendaten in seine Buchhaltungssoftware ein. Auf Basis dieser Daten erstellt und versendet die Buchhaltungssoftware:
- Eine Auftragsbestätigung
- Eine Rechnung
- Einen Lieferschein
Vorteil: Die Daten der Bestellung gibt der Manufaktur-Inhaber ein einziges Mal ein. Auf Knopfdruck erstellt er im Folgenden alle notwendigen Dokumente mit der Listung sämtlicher Waren. Das spart Zeit.
6 Programme, um Lieferscheine digital zu erstellen
Im Folgenden lernen Sie 6 Programme kennen, mit denen Sie automatisch zur Rechnung einen Lieferschein erstellen. Es handelt sich um die besten Programme aus unserem Buchhaltungssoftware- und Rechnungssoftware-Vergleich.
- sevdesk (Note 1,2): Bietet das beste Gesamtpaket
- Lexware Office (Note 1,3): Überragend bei der Verwaltung von Belegen
- WISO MeinBüro (Note 1,6): Hervorragend bedienbar und gute Funktionalität
- orgaMAX (Note 1,7): Ausgezeichnet bedienbar und gute Funktionen
- Papierkram (Note 1,8): Beste Projekt-Zeiterfassung
- easybill (Note 2,0): Perfekt für Online-Händler
| Kriterium | 1. sevdesk (Note 1,2) | 2. Lexware Office (Note 1,3) | 3. WISO MeinBüro (Note 1,6) | 4. orgaMAX (Note 1,7) | 5. Papierkram (Note 1,8) | 6. easybill (Note 2,0) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tarif | Buchhaltung | XL | M | M | Paket S | Plus |
| Testergebnis | 98 % | 97 % | 90 % | 89 % | 88 % | 86 % |
| Für alle Branchen geeignet | Solo-Selbstständige | Online-Händler | ||||
| Angebote erstellen | ||||||
| Auftragsbestätigung erstellen | ||||||
| Rechnung schreiben | ||||||
| Lieferscheine erstellen | eingeschränkt | eingeschränkt | ||||
| Funktionsumfang | 98 % | 95 % | 90 % | 89 % | 88 % | 89 % |
| Preis pro Monat | 19,90 € | 29,90 € | 39,00 € | 19,00 € | 9,90 € | 21,00 € |
| Urteil der Redaktion | Bestes Gesamtpaket | Top, um Belege zu verwalten | Solide Bürosoftware | Solide Bürosoftware | Beste Projekt-Zeiterfassung | Perfekt für den E-Commerce |
| Startrabatt | Bis 12 Monate gratis | 6 Monate kostenfrei | 50 % Rabatt für 12 Monate | 50 % Rabatt für 12 Monate | ||
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Vorteil dieser Programme: Ausgehend von einem Angebot erstellen sie eine Rechnung und den dazugehörigen Lieferschein auf Knopfdruck. Das spart dem Absender Zeit im Büro.
Elektronische Lieferscheine kommen bei Händlern mit Warenwirtschaftssystemen zum Einsatz. Sie optimieren den Warenfluss. Denn ein elektronischer Lieferschein sorgt dafür, bestellte Waren mit 1 Klick in ein Warenwirtschaftssystem einzubuchen.
Damit entfällt das aufwendige händische Einpflegen von Waren in ein Warenwirtschaftssystem. Der Händler spart dadurch Zeit und Personalkosten.
| Lieferschein für Dienstleistungen
Auch Dienstleister erbringen zuweilen Leistungen, die eine Dokumentation sinnvoll machen. Etwa Webdesigner, die eine Website erstellen. Dann ist es hilfreich, der Rechnung einen Begleitschein über die erbrachten Dienstleistungen zukommen zu lassen.
Typische Beispiele sind die Leistungsnachweise von Freiberuflern oder von Handwerkern.
Arbeitszeitabrechnung mit Leistungsnachweisen
Wer Leistungen mit seinem Stundensatz oder Tagessatz verkauft, erstellt seine Rechnung mit einem Nachweis der erbrachten Arbeitszeiten. Programme wie sevdesk, WISO MeinBüro oder Papierkram sind in der Lage, Arbeitszeiten abzurechnen. Papierkram bietet dabei als einziges Programm einen Leistungsnachweis als Anhang zur Rechnung.
Abrechnung erbrachter Handwerkerleistungen
Berechnet ein Handwerker seine Leistungen, rechnet er mit einem Lieferschein gesondert die Arbeitszeiten der erbrachten Arbeiten sowie das verarbeitete Material und die gelieferten Waren ab.
Wie das im Einzelnen geschieht, hängt ab von der verwendeten Handwerker-Software.
Vorlagenpaket Dienstleistungs-Lieferscheine
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