Ein effizientes Mahnwesen im Unternehmen etablieren

Mit einer wachsenden Zahl an Kunden steigt auch die Zahl der Rechnungen. Ausbleibende Zahlungen gehören für viele Gründer auch schnell zum Geschäft. Das betriebliche Mahnwesen beschreibt die Prozesse, die dennoch einen Zahlungseingang sicherstellen sollen.

Worauf kommt es beim Mahnwesen an? Was ist zu berücksichtigen? Darum geht es nachfolgend. Zudem stellen wir Ihnen die Möglichkeit des Factoring vor, das das eigene Mahnwesen entlasten oder gar ersetzen kann.



Mahnwesen im Überblick

Gerade bei Existenzgründern und Start-ups ist eine fristgerechte Begleichung der Rechnung durch den Kunden äußerst wichtig. Und zahlt ein Kunde die Rechnung nicht fristgerecht, sollte dies im Unternehmen schnell auffallen und die nächsten Schritte eingeleitet werden. Insofern trägt ein effizientes Mahnwesen maßgeblich zum Liquiditätsmanagement eines Unternehmens bei. 

Wesentliche Vorgaben für das Mahnwesen umfassen:

  • Zahlungserinnerung vs. Mahnung: starten Sie zunächst mit einer Erinnerung an die offene Rechnung oder direkt mit der Mahnung
  • Mahnungszeitpunkt: wie viele Tage nach Ende der Zahlungsfrist verschicken Sie Ihre Mahnung?
  • Anzahl der Mahnungen: verschicken Sie ein, zwei oder drei Mahnungen?
  • Mahnungsart: die Entscheidung zwischen außergerichtlicher oder gerichtlicher Mahnung

Außerdem gehört zu einem effektiven Mahnwesen auch eine personelle Zuordnung. Legen Sie also fest, wer im Unternehmen die Mahnung ausstellt und nachverfolgt. Zwar hat jedes Unternehmen seine eigene Vorstellung wie man ein Mahnwesen aufsetzt, aber nichtsdestotrotz gibt es gesetzlich Vorschriften sowie empfehlenswerte Abläufe im Mahnwesen. Nachfolgend wollen wir Tipps und Hinweise zum Mahnwesen geben. Nach dem Mahnwesen, gehen wir zudem näher auf das Factoring als Alternative für das Mahnwesen ein.

Das Mahnwesen einrichten

Der Fokus im Unternehmen liegt natürlich grundsätzlich auf pünktlichen Zahlungen. Auch die Prozesse im Mahnwesen sollten dementsprechend auf ein zeitnahes Handeln ausgerichtet sein. Es ergibt somit wenig Sinn Mahnungen erst weit nach Fälligkeit zu stellen. Durch jede Verzögerung im Mahnwesen wird dem Schuldner vermittelt, dass der pünktliche Zahlungseingang von nachrangiger Bedeutung ist. Je geringer im  Mahnwesen der Abstand von Fälligkeit und Mahnung, desto höher ist die empfundene Relevanz der fristgerechten Zahlung.

Es ist natürlich nicht zweckmäßig, direkt am Tag nach der Fälligkeit zu mahnen, da sich Zahlung und Mahnung überschneiden könnten. Aber wenn die Mahnung beispielsweise erst Wochen nach Fälligkeit gestellt wird, vermittelt das ein falsches Bild. Darüber hinaus gibt es auch vorgelagerte Verfahren im Mahnwesen, wie beispielsweise die Zahlungserinnerung.

Zwar kann das Mahnwesen direkt nach Feststellung der Überschreitung des Zahlungsziels beginnen, jedoch sollte man dabei bedenken, dass es auch harmlose Gründe für das Nichtbezahlen der Rechnung geben kann. Daher sollte man für das Mahnwesen eine etwas abgemilderte Form der Erinnerung in Erwägung ziehen, damit man den Kunden nicht mit einem übertriebenen Mahnwesen verärgert und am Ende verliert.

Welche Fristen dann für das interne Mahnwesen gesetzt werden, hängt vom Unternehmen ab. Verläuft eine im Mahnwesen vorgeschaltete Zahlungserinnerung ebenfalls innerhalb von 30 Tagen im Sande, sollten spätestens dann die nächsten Schritte eingeleitet werden.

Anzahl der Mahnungen im Mahnwesen

Grundsätzlich ist das Mahnwesen nicht gesetzlich daran gebunden, überfällige Forderungen zunächst außergerichtlich anzumahnen. Allerdings hat es sich in der betrieblichen Praxis für das Mahnwesen etabliert, drei Mahnungen zu verschicken. Viele Unternehmen haben in ihrem Mahnwesen positive Erfahrungen mit einer einzigen außergerichtlichen Mahnung gemacht.

Darauf sollte das Mahnwesen achten

Das Mahnwesen kann auch dazu genutzt werden, Gründe für eine Zahlungsverzögerung zu erfahren. Um an die gewünschte Information zu gelangen, ist es hilfreich auf der Mahnung darauf hinzuweisen, dass man bei Zahlungsschwierigkeiten das Gespräch suchen sollte. Natürlich bietet sich neben der schriftlichen Mahnung auch der Kontakt mit dem Kunden an. Mit den zusätzlichen Informationen kann man als Gläubiger außerdem die Ausfallwahrscheinlichkeit der Forderungen besser einschätzen und für die eigene Liquidität Maßnahmen ergreifen. Zudem kann man mit dem Kunden auch Teilzahlungen vereinbaren, um zumindest kurzfristig einen Teil der Rechnung zu erhalten. Dies gehört ebenfalls zu Aufgaben eines gut funktionierenden Mahnwesens.

Wenn das Mahnwesen einen Verzug in der Zahlung bei einer offenen Rechnung feststellt, liegt das in der Regel an einem der folgenden Gründe:

  • Schlechte Organisation auf Seiten des Kunden: Hin und wieder kann eine Rechnung auch verloren gehen und der Kunde wird die Rechnung nach der ersten Erinnerung oder Mahnung durch das Mahnweisen begleichen. Passiert dies aufgrund interner Fehler beim Kunden häufiger, sollte gemeinsam eine dauerhafte Lösung gefunden werden. Zur Not kann das Mahnwesen auf ein Inkassobüro zurückgreifen.
  • Ausnahmesituationen: wenn der Kunde die Rechnung aufgrund außergewöhnlicher Umstände nicht bezahlen kann, sollte auch dafür eine gemeinsame Lösung gefunden werden. Mahnungen helfen an dieser Stelle nicht weiter. Stattdessen sollte das Mahnwesen den Dialog suchen und bspw. Ratenzahlungen vereinbaren.
  • Absichtliches Nichtzahlen: leider werden Gründer immer wieder auf Kunden stoßen, die nicht zahlen wollen oder die Zahlung absichtlich hinauszögern. Kunden, die Zahlungsziele dauerhaft nicht einhalten, sollte das Mahnwesen deutlich vermitteln, dass nach Ablauf der Mahnfrist der juristische Weg eingeschlagen wird. Zudem sollte man die Beziehung zu solchen Kunden grundsätzlich überdenken. Teilzahlungen vor der Leistungserbringung sind auch ein mögliches Instrument, um dem Mahnwesen später die Arbeit zu ersparen.

Die gewählte Mahnungsart hängt im Mahnwesen stark vom Stellenwert des Kunden ab und sollte sich z.B. für Einmalkunden und für Kunden mit dauerhafter Geschäftsbeziehung unterscheiden. Kunden, die regelmäßig unpünktlich zahlen, sollten vom Mahnwesen andere Mahnschreiben erhalten, als diejenigen, die erstmalig nicht fristgerecht gezahlt haben. So wird vom Mahnwesen signalisiert, dass das säumige Verhalten wahrgenommen und bei weiteren Versäumnissen zum Beispiel einer Auskunftei wie der Schufa oder Bürgel gemeldet werden kann.

Im Mahnwesen gibt es keine vorgeschriebene Form, jedoch sollte das Mahnwesen bei seinen Anschreiben auf Klarheit und Förmlichkeit achten. Zur Unterstützung im Mahnwesen haben Sie hier die Möglichkeit sich Musterschreiben herunterzuladen.

Wer sollte das Mahnwesen leiten?

Bei Gründern stellt sich diese Frage in der Regel noch nicht, da viele Aufgaben direkt bei der Geschäftsführung angesiedelt sind, so auch das Mahnwesen. Bei größeren oder wachsenden Unternehmen gibt es für das Mahnwesen eigene Mitarbeiter oder Abteilungen. Je wichtiger die Liquidität für das Unternehmen ist und je relevanter auch pünktliche Zahlungseingänge sind, desto höher sollte der Stellenwert rund um das Mahnwesen im Unternehmen sein. Für sehr wichtige Forderungen oder für spezielle Kunden sollte eine Führungsposition im Unternehmen das Mahnwesen managen. Bei jungen Unternehmen und Start-ups übernimmt das Mahnwesen in vielen Fällen der Gründer und/oder Geschäftsführer selbst.

Oft erzeugt schon die Einrichtung einer Position im Mahnwesen wie  „zentrales Forderungsmanagement" in der Außenwahrnehmung einen positiven Effekt, da die über diese Stelle versandten Mahnungen wichtiger erscheinen und früher beglichen werden als jene, die von der Debitorenbuchhaltung verschickt werden. Je komplexer ein Kunde und je intensiver die Kundenbeziehung, desto wichtiger ist es, dass eine Person in das Mahnwesen involviert ist, die den Kunden gut kennt. Somit gilt es auch den Vertrieb in das Mahnwesen einzubeziehen. Oft ist es gerade für Gründer ein großer Aufwand, erste Kunden zu gewinnen. Daher sollten diese Kundenbeziehungen nicht mit falschen oder unpassenden Mahnungen aus dem Mahnwesen gefährdet werden.

Wenn diese Komponenten im Mahnwesen integriert und berücksichtig werden, sollte gewährleistet sein, dass ein hoher Anteil der Rechnungen pünktlich und vollständig beglichen wird.

Das Mahnwesen durch Factoring ergänzen

Alternativ oder zusätzlich zum eigenen Forderungsmanagement durch die Debitorenbuchhaltung und das Mahnwesen kann ein Unternehmen seine Forderungen auch verkaufen. Factoring bezeichnet den fortlaufenden Verkauf von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gegen die eigenen Kunden an ein Factoring-Institut. Der Gründer bekommt dann sofort den Rechnungsbetrag abzüglich eines Einbehalts und einer Gebühr erstattet. Mit dem Übergang der Forderung trägt der Factor nicht nur das Bonitäts- und Insolvenzrisiko, sondern auch den Aufwand für das Mahnwesen.

Für den Kunden oder Schuldner ändert sich dabei nur der Zahlungsempfänger. Er zahlt die offene Forderung an den Factor und erhält keine Schreiben vom Mahnwesen des Gläubigers. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, bekommt der Unternehmer den Einbehalt vom Factor zurück. Ihn kostet die Abtretung der Forderung – und damit die sofort verfügbare Liquidität – also nur die Factoring-Gebühr. Dies kann sich zum Beispiel dann lohnen, wenn die Factoring-Gebühr niedriger ist, als es die Zinsen auf ein Bankdarlehen wären, das der Unternehmer aufnehmen müsste, um Liquiditätsengpässe aufgrund ausstehender Forderungen zu überbrücken.

Für den Unternehmer hat Factoring also verschiedene Funktionen. Zum einen erhöht es die Liquidität, da die Forderungen unmittelbar nach Verkauf zu Geld werden. Außerdem reduziert es das Risiko von Forderungsausfällen und senkt die Kosten für ein eigenes Mahnwesen. Denn zusätzlich zum Ankauf der Forderungen übernimmt der Factor häufig auch das komplette Mahnwesen, das der Unternehmer so ohne erhöhten Aufwand outsourcen kann. Ein umfassendes Factoring beugt im Endeffekt auch kurzfristigen Liquiditätsengpässen vor, die durch verzögerte Zahlung entstehen können.

TIPP

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