- Kostenfreie E-Rechnungs-Software gibt es bspw. von PDF24, WISO Mein Büro oder XRechnung-erstellen.com.
- Dies sind jedoch nur Generatoren, um einmalig eine E-Rechnung zu erstellen.
- Die Archivierung von Rechnungen ist mit den Angeboten nicht möglich.
- Für ein paar weitere Funktionen, wird bei der zunächst kostenfreien E-Rechnungs-Software schnell ein Upgrade auf durchschnittlich 10 € notwendig.
| Muss ich für die E-Rechnung eine Software kaufen?
Gründer und Selbstständige sowie Unternehmen müssen nicht per se eine E-Rechnungs-Software kaufen. Es gibt einige Lösungen für die Erstellung kostenfreier E-Rechnungen sowie das Auslesen von empfangenen E-Rechnungen (E-Rechnung-Validatoren)
Gleichzeitig weisen die Gratis-Angebote für E-Rechnungs-Software erhebliche Nachteile auf. Vor allem vor dem Hintergrund, dass es vollständige Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnungs-Funktion bereits für 10 bis 20 € im Monat gibt.
Was muss die kostenfreie E-Rechnungs-Software können?
Die E-Rechnungs-Pflicht ist für Selbstständige und Unternehmen im Zeitraum 1.1.2025 bis 2028 mit unterschiedlichen Fristen verbunden. Zunächst wird mit Jahresstart 2025 das Empfangen von E-Rechnung im B2B-Umfeld Pflicht. Danach erfolgt schrittweise die Pflicht zur Erstellung und Versendung von E-Rechnungen.
Wichtige E-Rechnungs-Formate sind die XRechnung und ZUGFeRD. Die Software muss mindestens eines dieser Formate unterstützen. Erhaltene XML-Rechnungen sind in ihrer Rohform schwer zu lesen, daher sollte die kostenfreie E-Rechnungs-Software eine Vorschau bieten. Wie der Code einer XRechnung aussieht, zeigen wir auf der Seite E-Rechnung-Beispiel. Zudem muss ich erhaltene Rechnungen unabhängig vom Format prüfen können, ob die erhaltene Rechnung der EN 16931-Norm entspricht.
Und eine 3. Komponente ist die Archivierung der E-Rechnungen. Es gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Rechnungen. Wenn dies die Software nicht abdeckt, muss eine andere Speicherlösung für die GOBD-konforme Ablage gefunden werden. Wichtig: Ein Ausdruck und Abheften der E-Rechnung gilt nicht als ordnungsgemäße Archivierung.
| 7 gratis E-Rechnungs-Softwares
Unter der Bezeichnung kostenfreie E-Rechnungs-Software ist Software zum Erstellen und Validieren bzw. Auslesen einer E-Rechnung zu verstehen. Die Tabelle gibt einen Überblick zu den Anbietern:
Anbieter | Online/Download | Registrierung nötig | Funktion im Gratis-Tarif | Archivierung für 10 Jahre | Weitere Einschränkungen |
B2B Router | Online | Ja | E-Rechnung erstellen, versenden empfangen und verwalten | Nein |
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PDF24 | Online | Nein | E-Rechnungen erstellen im XML- und ZUGFErD-Format | Nein |
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Portinvoice | Online | Nein | E-Rechnungen validieren | Nein |
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Quba | Download | Nein | E-Rechnungen auslesen / Keine Erstellung | Nein |
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sevdesk | Online | Nein | E-Rechnungen erstellen im Format ZUGFeRD und XRechnung | Nein |
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WISO Mein Büro Rechnungen | Online | Ja | E-Rechnungen erstellen & auslesen - nur XML-Format | Nein |
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XRechnung-erstellen.com | Online | Nein, aber dann nur Rechnungen bis 150 € | E-Rechnung erstellen, nur XML-Format | Nein |
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Nicht kostenfrei ist z.B. das folgende E-Rechnungs-Software-Angebot, obwohl an anderen Stellen im Netz dafür geworben wird:
- E-Rechnungsgenerator der ZUGFFeRD Community: Kostenfrei können nur Beispiel oder Test-Rechnungen erstellt werden. Der kostenpflichtige Dienst startet ab 5 € im Monat.
Insgesamt bieten diese E-Rechnung-Software-Angebote Einschränkungen im Funktionsumfang. Zwar können die Pflichten zur E-Rechnung eingehalten werden, doch erfordert dies deutlich mehr manuellen Aufwand. Zugleich verzichten Nutzer auf die Erleichterungen in der Rechnungsstellung und Buchhaltung, die bewährte Softwareanbieter aufweisen.
Achtung Lockangebote
Im Netzt gibt es auch eine Reihe an Anbietern, die versprechen eine E-Rechnung zu erstellen. Dieses Versprechen jedoch nicht einlösen, sondern versuchen Interessenten in einen Vertriebskanal zu bringen. Ein Beispiel dafür ist:
- Automaited: Das Tool auf Website verspricht die Umwandlung von PDFs in E-Rechnungen. Dabei soll ein PDF hochgeladen und danach die Ausgabe in einem gewünschte Format(XRechnung, ZUGFErD oder PEPPOL) erfolgen. Wir haben ein beliebiges PDF hochgeladen und die Meldung "Diese Rechnung kann von unserem System in eine E-Rechnung konvertiert werden! Nehmen Sie jetzt Kontakt mit unserem Vertrieb auf." erhalten.
Welche Funtionen bieten die Gratis-Anbieter im Detail?
- B2B Router: B2B Router ist ein Angebot einer spanischen Firma. Im kostenfreien Tarif der E-Rechnungs-Software ist die Erstellung, der Versand und der Empfang von E-Rechnungen in den gängigen Formaten enthalten. Nicht enthalten sind jedoch klassische Rechnungsfunktionen wie Stornorechnung, Gutschriften oder Angebote. Außerdem beträgt die Speicherung nur 3 Monate. Und es sind nur bis zu 10 Kontakte anlegbar. Wer mit der kostenfreien E-Rechnungs-Software die gesetzliche Vorgabe von 10 Jahren einhalten möchte, muss auf ein kostenpflichtiges Paket upgraden. Dann werden direkt 100 € pro Jahr fällig.
- PDF24: Die Plattform pdf24.org wird durch die geek software GmbH betrieben. Stefan Ziegler hat es sich dort zur Aufgabe gemacht, viele kostenfreie PDF-Tools zur Verfügung zu stellen. Dazu gehört auch ein Tool für die E-Rechnung. PDF24 ist ein kostenfreier Online-Generator für die E-Rechnung. Eine Registrierung ist nicht nötig. Im Unterschied zu anderen Anbietern kann sogar ein Logo auf der Rechnung platziert werden. Allerdings können keine Kontaktdaten oder Rechnungen gespeichert werden. Auch Stornorechnungen oder Gutschriften können nicht erstellt werden.
- Portinvoice: Die E-Rechnungs-Software portinvoice wird von der OXSEED logistics GmbH aus Bielefeld betrieben. Die Software fokussiert sich auf den Empfang, die Validierung und Speicherung von E-Rechnungen. In der kostenfreien Variante sind jedoch keine Speicherungen oder anderen Funktionen enthalten. Kostenpflichtige Pakete starten ab 10 € im Monat.
- Quba: Quba ist ein Open-Source Projekt. Für Windows, Mac und Linux kann einer Software heruntergeladen werden. Die Software hilft, E-Rechnungen im XML-Format auszulesen. Funktionen zur Erstellung gibt es bei der kostenfreien E-Rechnungs-Software von Quba nicht.
- sevdesk: Die sevdesk GmbH hat ihren Sitz in Bielefeld hat es sich zur Aufgabe gemacht, mit ihrer nutzerfreundlichen Buchhaltungssoftware die Buchhaltung in Deutschland zu digitaliseren. Mit ihrem kostenlosen Online E-Rechnungs-Generator können beliebig viele E-Rechnungen erstellt und heruntergeladen werden. Es ist keine Registrierung nötig. Allerdings müssen dadurch alle Daten immer manuell eingegeben werden. Die erstellten E-Rechnnungen im ZUGFeRD oder XRechnungs-Format sind GoBD-konform. Da eine GoBD-konforme Speicherung nicht möglich ist, wird die Registrierung bei der kostenpflichtigen Buchhaltungssoftware von sevdesk empfohlen.
- WISO Mein Büro Rechnungen: WISO bietet zahlreiche Rechnungs- und Buchhaltungssoftwarelösungen an, die in unseren Vergleichen gut abschneiden. Für die Erstellung einer E-Rechnung hat WISO einen E-Rechnungsgenerator gebaut. Um diesen zu nutzen, ist eine Registrierung nötig. Nach Eingabe der Daten erfolgt die Ausgabe als XML-Datei. Zusätzlich können erhaltene E-Rechnungen (XML-Format) ausgelesen werden. Für alle weiteren Optionen, wie die Archivierung von Rechnungen, das Anlegen von Kontakten, die Angebotserstellung, Rechnungskorrekturen etc. muss ein Upgrade erfolgen. Die Tarife starten dann ab 9 Euro im Monat.
- XRechnung-erstellen.com: Die Plattform wird von Manfred Durm aus Rainau betrieben. Der kostenfreie Generator für die E-Rechnung sieht dem von WISO Mein Büro sehr ähnlich. Ohne Registrierung sind nur E-Rechnungen bis zu einem Betrag von 150 € brutto erstellbar. Wer sich registriert, kann Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 € schreiben und weitere Funktionen nutzen. Für 9,95 € im Monat gibt es auch einen kostenpflichtigen Tarif.
Datev E-Rechnungsplattform kostenfrei?
Datev bietet zwar eine kostenfreie E-Rechnungsplattform an. Voraussetzung für die Nutzung der gratis E-Rechnungs-Software ist jedoch, dass eine Mitgliedschaft bei DATEV Unternehmen online besteht. Dafür werden mindestens 11 Euro pro Monat fällig.
| Nachteile kostenfreier E-Rechnungs-Software
Die Aufstellung der kostenfreien E-Rechnungs-Software-Lösungen zeigt häufig die Einschränkungen der Gratis-Angebote. So wird ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif bei diesen Anbietern schnell nötig.
Im Vergleich zu bestehenden Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen werden die Nachteile noch deutlicher:
- Fehlende Rechnungsvorlagen: Oft gibt es keine anpassbaren Vorlagen für unterschiedliche Branchen, z.B. spezifische Felder für Dienstleistungen oder Produkte.
- Eingeschränkte Individualisierung: Rechnungen lassen sich nicht flexibel konfigurieren, z.B. Anpassung von Farben, Logos oder zusätzlichen Feldern.
- Keine Kleinunternehmerregelung: Sonderfälle wie die steuerfreie Rechnungsstellung nach §19 UStG (Kleinunternehmerregelung) werden meist nicht unterstützt.
- Keine Mehrwährungsoptionen: Internationale Geschäfte sind oft eingeschränkt, da keine mehrere Währungen unterstützt werden, z.B. Euro und Dollar.
- Begrenzte Sprachoptionen: Rechnungen können oft nur in einer Sprache ausgestellt werden, was problematisch bei ausländischen Kunden sein kann.
- Keine Mehrwertsteuer-Automatisierung: Unterschiedliche Steuersätze werden größtenteils nicht automatisch berechnet, z.B. bei EU-weitem Versand oder innergemeinschaftlichen Lieferungen.
- Manuelle Rechnungsprüfung: E-Rechnungen im XML-Format müssen manuell geprüft werden, da keine Vorschau-Funktion integriert ist.
- Fehlende Automatisierung: Prozesse wie automatische Mahnungen oder Rechnungsübermittlung sind oft nicht enthalten, was zu höherem manuellen Aufwand führt.
- Eingeschränkter Rechnungsversand: Versandmöglichkeiten über zertifizierte Netzwerke (wie PEPPOL) sind oft nicht verfügbar, was insbesondere bei internationalen Geschäftspartnern wichtig wäre.
- Keine GoBD-konforme Archivierung: Die gesetzlich vorgeschriebene revisionssichere Archivierung der Rechnungen ist nicht garantiert.
- Kein oder limitierter Support: Der Zugang zu Premium-Support oder Hilfe bei technischen Problemen ist oft nicht vorhanden oder stark eingeschränkt.
- Sicherheitsbedenken: Datensicherheitsfunktionen, wie verschlüsselte Übertragung und gesicherte Speicherung, können fehlen oder schwächer sein als in kostenpflichtigen Angeboten.
- Weiterentwicklung unklar: Ob die Gratis-Lösung auch noch in ein paar Monaten besteht, ist ebenfalls unklar. Verschwindet der Service müssen Prozesse wieder angepasst werden.
- Langfristige Kostenfalle: Erweiterungen für notwendige Funktionen (z.B. internationale Rechnungsstellung) führen oft zu Zusatzkosten, die im Vorfeld nicht offensichtlich sind.
Lohnen sich eine kostenfreie E-Rechnungs-Software dann überhaupt? Die Frage beantworten wir im nächsten Kapitel.
| Für wen lohnt eine kostenfreie E-Rechnungs-Software?
Der Einsatz einer kostenfreien E-Rechnungs-Software ist nur zu sinnvoll, wenn sehr wenige Rechnungen an B2B-Kunden geschrieben werden. Unserer Meinung betrifft dies maximal 2 bis 3 Rechnungen im Monat.
Ab 3 Rechnungen pro Monat lohnt sich aus unserer Sicht der Einsatz einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Damit sind alle gesetzlichen Pflichten sicher erfüllt und der Prozess der Rechnungsstellung geht viel schneller. Dadurch wird wertvolle Zeit gespart und die Kosten von maximal 20 € pro Monat rechnen sich.
Zudem ist zu berücksichtigen, dass Selbstständige ab 2025 Rechnungen als E-Rechnung erhalten werden. Diese müssen ausgelesen und validiert werden. Dafür stets im Browser einen gesonderten Service ansteuern zu müssen, kostet auch wieder wertvolle Zeit.
Unsere Empfehlung ist deshalb, direkt auf eine Rechnungssoftware zu setzen, die die E-Rechnungs-Funktionen sowie weitere hilfreich Funktionen für den Büroalltag enthält.
Günstiger und gleichzeitig leistungsstarke E-Rechnungs-Software stellen wir im Folgekapitel vor.
Schnelltest E-Rechnungspflicht
Sie sind unsicher, ob und ab wann Ihr Unternehmen von der E‑Rechnungspflicht betroffen ist? Mit unserem Schnelltest sorgen Sie in wenigen Sekunden für Klarheit.
| Günstige und leistungsstarke E-Rechnungs-Software
Welche Software ist gegenüber kostenfreier E-Rechnungs-Software zu bevorzugen? Wir sehen für Selbstständige und kleine Unternehmen die klassischen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme wie sevdesk und Lexware Office als bestens geeignet an.
Die Programme bieten einen großen Vorteil: Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen für das Empfangen, Validieren und Erstellen von E-Rechnungen liefern die Software-Lösungen viele weitere Funktionen.
Auf Basis unseres Rechnungs- und Buchhaltungssoftware-Vergleichs stellen zeigt die Tabelle die 3 besten Programme, die kostenfreien E-Rechnungs-Angeboten deutlich überlegen sind:
Programm | sevdesk | Lexware Office | WISO Mein Büro |
E-Rechnungs-Funktionen | Ja | Ja | Ja |
Test-Note Rechnungssoftware* | 1,2 | 1,3 | 1,6 |
Test-Note Buchhaltungssoftware* | 1,2 | 1,3 | 1,7 |
Tarife: Kosten pro Monat | ab 8,90 € (Rechnung) bis 34,90 € (Buchhaltung pro) | ab 6,90 € (S) bis 29,90 € (XL) | ab 9,00 € (XS) bis 99 € (L) |
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*Test-Noten aus dem Rechnungs- und Buchhaltungs-Software-Vergleich von Für-Gründer.de |