Gutschrift: mit Vorlage oder Software erstellen

Mit der Gutschrift meinen viele Unternehmer die Stornorechnung. Tatsächlich ist die Gutschrift eine umgekehrte Rechnung. Wir erklären, wann die Gutschrift erstellt wird und was zu beachten ist. Zudem stellen wir eine Vorlage bereit. Am einfachsten erstellen Sie eine Gutschrift mit einem digitalen Rechnungsprogramm.

1. Was ist eine Gutschrift?

Die Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung. Normalerweise erstellt der Leistungserbringer eine Rechnung an den Leistungsempfänger. Bei der Gutschrift läuft dies andersherum: Per Gutschrift rechnet ein Unternehmer Leistungen ab, die er vom Empfänger der Gutschrift erhalten hat. Geregelt ist dies im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 2).

Das Gutschriftsverfahren sieht also so aus:

  • Der Unternehmer bezieht eine Leistung von einem Lieferanten bzw. Dienstleister.
  • Nach Prüfung und Bewertung der Leistung erstellt der Unternehmer dem Dienstleister eine Gutschrift.
  • Der Lieferant/Dienstleister erhält die Gutschrift und die Zahlung vom Unternehmer.

Die Gutschrift wird daher auch Abrechnungsgutschrift genannt. Eine Gutschrift als Alternative zur Rechnung hat im Alltag der Buchhaltung bestimmte Vorteile.
 

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Wir empfehlen: Erstellen Sie Ihre Gutschriften mit Hilfe von einem Rechnungsprogramm. Das geht schnell und ist rechtssicher.

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2. Vorteile der Gutschrift und Praxisbeispiele

Warum werden Gutschriften eingesetzt? Der Grund liegt in der Vereinfachung von Verwaltungsabläufen. Ein Unternehmen bezieht Leistungen, prüft diese und erstellt nach erfolgter Leistungsprüfung automatisch eine Gutschrift.

Beispiel 1: Provisionen freier Handelsvertreter

Ein freier Handelsvertreter verkauft Waren für ein Unternehmen und erhält dafür eine Provision in Form einer Abrechnungsgutschrift. Das ist für das Handelsunternehmen insofern praktisch, weil bei Prüfung der Bestellung und Auslieferung der Ware die Abrechnungsgutschrift für den Unternehmer so quasi nebenbei mitgeht. Möglicherweise kann das Unternehmen auch nicht alle Waren komplett ausliefern, möglicherweise storniert der Kunde auch Teile der Bestellung. So dass die eigentliche Berechnung der Provision nur der Unternehmer selbst durchführen kann. 

  • Ein Handelsvertreter hat in einem Monat Waren verkauft und für das Unternehmen einen Umsatz in Höhe von 50.000 Euro generiert. Er besitzt eine vertraglich festgelegte Provisionsrate von 10 Prozent. Der Unternehmer liefert die Waren, erstellt dafür Rechnungen und der Handelsvertreter erhält für seine Verkaufsleistungen eine Gutschrift in Höhe von 5.000 Euro.

Beispiel 2: Gutschriften im Projektgeschäft

Arbeitet ein Freiberufler für ein Projekt eines Großunternehmens, wird ebenfalls häufig mit dem Gutschriftsverfahren abgerechnet. Der Freelancer erbringt seine Leistung und liefert einen Leistungsnachweis, beispielsweise in Form eines Stundenberichts. Den prüft der Projektleiter, gibt ihn frei und die Buchhaltungsabteilung erstellt für den Freiberufler eine Gutschrift. Auch dieses Verfahren vereinfacht die Abläufe für die Projektabrechnung. Würde der Freiberufler selbst die Rechnung stellen, müsste die Buchhaltung beim Projektmanager nachfragen, ob der Leistungsbericht in Ordnung ist. Das erhöht den Arbeitsaufwand des Projektmanagers. Mit dem Gutschriftsverfahren geht das viel einfacher.

Für den Empfänger der Gutschrift vereinfachen sich die Abläufe ebenfalls. Er muss selbst keine Rechnungen stellen, sondern muss lediglich die erhaltene Gutschrift prüfen und den Eingang des Gutschriftsbetrages auf seinem Konto überwachen. Damit hat er weniger Arbeit im Büro.

3. Gutschrift: Regeln und Pflichtangaben

Drei wichtige Grundsätze müssen die Geschäftspartner beachten, wenn sie mit dem Gutschriftsverfahren als Form der Abrechnung arbeiten.

  1. Das Verfahren muss vorher vereinbart sein.
  2. Die Gutschrift muss alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten.
  3. Die Aufbewahrungspflicht ist speziell für den Ersteller der Gutschrift kritisch.

#1 Vorherige Vereinbarung

Eine Gutschrift kann nicht ohne Weiteres erstellt werden. Es muss eine Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern bestehen. Denn theoretisch kann der Empfänger der Gutschrift dem Gutschriftsverfahren widersprechen und darauf bestehen, selbst eine Rechnung zu stellen.

#2 Pflichtbestandteile einer Gutschrift

Aus steuerrechtlicher Sicht ist die Gutschrift eine Rechnung. Daher muss sie sämtliche Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14, Abs. 4 UstG) enthalten:

Nr.PflichtbestandteilErläuterung
1.Angabe GutschriftGanz wichtig ist die Angabe "Gutschrift". (Wäre das Dokument eine Rechnung, so stünde hier "Rechnung")
2.GutschriftserstellerFirmenname und Adresse des Unternehmens, das die Leistung empfängt.
3.GutschriftsempfängerFirmenname und Adresse des Dienstleisters, der die Gutschrift erhält.
4.Steuernummer / USt.-Id.Nummer

Die Steuernummer ist Pflicht. Die USt.-Id.Nr. benötigen Unternehmer bei Gutschriften ins EU-Ausland.

5.GutschriftsdatumDies ist das Datum, an dem die Gutschrift erstellt wurde.
6.GutschriftsnummerJede Gutschrift benötigt eine eindeutige Nummer. Idealerweise wird die Gutschrift fortlaufend nummeriert.
7.Leistungsdatum / -zeitraumBezeichnet den Zeitpunkt der Lieferung oder den Zeitraum, in dem eine Dienstleistung erbracht wurde, beispielsweise im Rahmen eines Projekts.
8.GutschriftspositionenArt der Leistung; Menge; Einzelpreis netto; Umsatzsteuersatz pro Gutschriftsposition, ausgewiesen als Mehrwertsteuer (MwSt.); Gesamtpreis pro Gutschriftsposition
9. Gutschriftsbetrag nettoGutschriftssumme, auf den die Mehrwertsteuer aufgeschlagen wird.
10.Summe MehrwertsteuerMehrwertsteuersumme(n), ausgewiesen pro Umsatzsteuersatz (19%, 7%, etc.)
11. Bruttobetrag / ZahlbetragNettogutschriftssumme + Mehrwertsteuer (MwSt.): Diesen Betrag bezahlt der Ersteller der Gutschrift.
12.ZahlungsfristZahlungsfrist, bis wann die Gutschrift ausbezahlt sein muss.

Angaben zur Bankverbindung und gestalterische Elemente der Rechnung als Teil der Unternehmenskommunikation dürfen natürlich nicht fehlen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Leitfaden "Rechnung schreiben".

#3 Aufbewahrungspflicht ist wichtig

Eine Gutschrift mindert den Umsatz. Daher prüft das Finanzamt bei Betriebsprüfungen Gutschriften besonders genau. Daher sollten Gutschriftsbelege besonders sorgfältig und lückenlos aufbewahrt werden. Fehlt ein Gutschriftsbeleg, besteht das Risiko, dass der Ersteller der Gutschrift Steuern für Umsatzsteuer und Ertragssteuern nachzahlen muss. Die Aufbewahrungspflicht bei Gutschriften beachten ist daher für den Gutschriftsempfänger sehr wichtig.

Zusatz: Steuerliche Behandlung der Gutschrift

Hier zeigen wir, wie sich eine Gutschrift für den Ersteller der Gutschrift steuerlich auswirkt:

Umsatzsteuer
Der Unternehmer als Ersteller verrechnet die in der Gutschrift enthaltene Mehrwertsteuer als Vorsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung und seiner Umsatzsteuererklärung. Für den Ersteller der Gutschrift vermindert sich also die Zahllast.

Nettobetrag der Gutschrift als Betriebsausgabe
Für den Ersteller der Gutschrift ist der Nettobetrag der Gutschrift eine Betriebsausgabe, die seinen steuerlichen Gewinn mindert.

Umgekehrt ist es beim Empfänger der Gutschrift: Die Gutschrift erhöht seine Betriebseinnahmen, seinen Gewinn und seine Zahllast bei der Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung.

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4. Vorlagen und Rechnungsprogramme

Der auf dem ersten Blick einfachste Weg, um eine Gutschrift zu erstellen, ist die Nutzung einer Vorlage oder eines Musters.

Textvorlage und Beispiele (Word, Excel und PDF)

Wir haben Vorlagen und Beispiele für die Gutschrift in vielen gängigen Formaten für Sie erstellt.

Teaserbild Stornorechnung

Rechnungsprogramme für Gutschriften

Die Rechnungsvorlage birgt nicht nur Fehlerquellen, weil alle wichtigen Pflichtangaben manuell gesetzt werden müssen. Sondern es widerspricht auch der Idee, mit Hilfe von Gutschriften Vorgänge im Büro und in der Buchhaltung zu vereinfachen. Folgende Vorteile bietet eine Rechnungssoftware:

  • Sie können direkt auf gespeicherte Gutschriften zugreifen.
  • Gespeicherte Daten von Geschäftspartnern lassen sich sofort abrufen und in die Gutschrift integrieren.
  • Die Gutschrift wird rechtssicher bzw. GoBD-konform erstellt und nummeriert.
  • Alle Pflichtangaben sind stets aktuell.
  • Sie können einen Zahlungsvorgang via Onlinebanking automatisiert einrichten.
  • Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie schnell auf alle Daten zugreifen.
  • Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfacht sich drastisch.

Mit einer Rechnungssoftware vermeiden Sie Fehler bei einer Gutschrift, die bei einer Betriebsprüfung beanstandet und teuer werden können. Und Sie optimieren gleichzeitig Ihre Büroarbeit für alle Formen von Rechnungen und erzielen eine immense Zeitersparnis.

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5. FAQs: Häufige Fragen zur Gutschrift

Mit einer Gutschrift rechnet ein Unternehmer bezogene Leistungen ab. Anstatt auf die Rechnung eines Dienstleisters zu warten, erstellt der Unternehmer unmittelbar nach Prüfung der Leistung dem Dienstleister eine Gutschrift und überweist ihm den Gutschriftsbetrag. Die Gutschrift ist also eine Rechnung, die sich der Unternehmer selbst stellt. 

Ja, die Gutschrift ist als Rechnung aufzufassen und wird umsatzsteuerlich auch als solche behandelt. Alle Vorschriften, die für eine Rechnung gelten, gelten auch für die Gutschrift.

Das Gutschriftsverfahren ist sinnvoll, wenn nur der Unternehmer als Kunde eines Dienstleisters eine erbrachte Leistung korrekt abrechnen kann oder wenn sich dadurch der Fakturierungsaufwand verringert. Beim Handelsunternehmen sind es die tatsächlich an den Kunden ausgelieferten und berechneten Waren, die Grundlage für die Provision sein können. Oder wenn, wie im Falle des Projektgeschäftes, der Projektaufwand durch zusätzliche Rechnungsprüfungen zu hoch werden würde. Ein Projektmanager hat einfach weniger Arbeit, wenn er geprüfte Leistungen eines externen Dienstleisters oder Freelancers gleich als Gutschrift abrechnen kann.

Eine Gutschrift benötigt alle Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14, Abs. 4 UStG:

  • Die Angabe "Gutschrift" (statt "Rechnung")
  • Gutschriftsersteller und Gutschriftsempfänger
  • Steuernummer / USt.-Id.-Nummer des Gutschriftserstellers und Empfängers
  • Gutschriftsdatum
  • Datum bzw. Zeitraum der Leistungserstellung
  • Fortlaufende Gutschriftsnummer
  • Gutschriftspositionen als einzelne Listung der erbrachten Leistungen mit Mengenangabe, Einzelpreis und Gesamtpreis sowie ausgewiesener Mehrwertsteuer pro Gutschriftsposition
  • Gutschriftsbetrag netto
  • Summe der Mehrwertsteuer
  • Bruttobetrag / Zahlbetrag, was also an den Empfänger der Gutschrift überwiesen wird.
  • Zahlungsfrist, bis wann die Gutschrift überwiesen wird.

Der Kleinunternehmer im Sinne der Kleinunternehmerregelung erstellt Rechnungen ohne Mehrwertsteuer. Daher darf der Kleinunternehmer keine Gutschrift akzeptieren, die eine Mehrwertsteuer ausweist. Er muss der Gutschrift widersprechen und mit dem Auftraggeber regeln, dass er beispielsweise die Leistung via Kleinunternehmerrechnung abrechnet.

Tatsächlich wurden Stornorechnungen früher als Gutschriften bezeichnet. Eine Stornorechnung wird immer dann geschrieben, wenn eine ursprüngliche Rechnung fehlerhaft oder wenn die mit der ursprünglichen Rechnung abgerechnete Leistung Mängel aufweist. Dann hebt die Stornorechnung die ursprüngliche Rechnung quasi auf und neutralisiert sie. Der Gesetzgeber legt jetzt Wert auf Klarheit und verlangt, dass der Begriff Gutschrift im Bereich der Rechnungsstellung ausschließlich für die Abrechnungsgutschrift verwendet wird. Der Betrag einer Stornorechnung ist immer ein Minus-Betrag, während bei der Gutschrift der Betrag stets positiv ist.

Abrechnungsgutschriften werden typischerweise für die Provisionsabrechnungen für freie Handelsvertreter eingesetzt. Auch in der Abrechnung großer Projekte erstellen die Projektleiter gerne Gutschriften für die am Projekt beteiligten Dienstleister und freien Mitarbeiter. Der Grund liegt darin, dass der Auftraggeber nach Leistungsprüfung und Leistungsabnahme sofort die Leistung abrechnen kann.

Faktura oder Rechnungsstellung ist der Oberbegriff. Darunter fallen alle Formen der Rechnung, die normale Rechnung, die EU-Rechnung mit dem Reverse-Charge-Verfahren, die Kleinunternehmerrechnung, die Aborechnung, die Abschlagsrechnung, die Stornorechnung und die Gutschrift.

Außer im Bereich der Faktura (Rechnungsstellung) gibt es den Begriff noch für Buchungsvorgänge auf Buchhaltungskonten oder für Geldeingänge auf einem Bankkonto.

6. Fazit: Gutschrift als Alternative zur Rechnung

Die Gutschrift ist eine Rechnung, die der Unternehmer sich selbst stellt und damit Verwaltungsvorgänge bei der Abrechnung von Handelsvertreterprovisionen oder von Freelancern im Projektgeschäft vereinfacht. Bei Handelsvertretern ergeben sich die Vertreterprovisionen quasi automatisch mit der Bearbeitung von Bestellungen, im Projektgeschäft ergeben sich die Gutschriften bei der Prüfung der Leistungsnachweise.

Das Gutschriftsverfahren bedarf einer Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. Die Gutschrift muss die formalen Anforderungen einer ordentlichen Rechnung erfüllen und alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Wichtig ist, die Aufbewahrungspflicht zu beachten. Im Sinne einer Vereinfachung der Verwaltungsabläufe ist es sinnvoll, eine Gutschrift mit einem guten Rechnungsprogramm zu erstellen und auf Mustervorlagen zu verzichten.

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