Gutschrift erstellen: So klappt es mit Vorlage oder Software

Der Begriff Gutschrift meint zwei verschiedene Vorgänge in der Buchhaltung:

1. Die Storno- oder Korrekturrechnung: Sie storniert oder korrigiert mangelhafte Rechnungen. Diese Art von Gutschrift wird auch als kaufmännische Gutschrift bezeichnet.
2. Die Abrechnung von Provisionen oder Honoraren: Dabei erhalten freie Handelsvertreter für erbrachte Umsätze Provisionen, bzw. Dienstleister bekommen ihre Honorare für geleistete Arbeiten abgerechnet.

Die Provisionsabrechnung bzw. Honorarabrechnung wird auch als Abrechnungsgutschrift bezeichnet. Offiziell lautet der Begriff: Selbst-Abrechnungsgutschrift nach § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG). Der Auftragnehmer bzw. der Kunde erstellt die Gutschrift und bezahlt sie dann auch. Vorteil: Der freie Handelsvertreter bzw. der Dienstleister muss sich um die Abrechnung nicht kümmern. Die Abrechnungsgutschrift ist sozusagen eine umgekehrte Rechnung, erstellt vom Auftragnehmer bzw. dem Kunden.

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen beiden Arten der Gutschrift.

Der typische Fall einer solchen Gutschrift ist folgender:

• Ausgangspunkt: Der Kunde moniert eine mangelhafte Lieferung oder Leistung und verlangt sein Geld zurück.
• Kunde schickt die komplette Ware zurück: Der Lieferant nimmt die Ware zurück und schreibt eine Stornorechnung.
• Kunde schickt Teile der Lieferung zurück: Der Lieferant erstellt eine Gutschrift für die zurückgesendete Ware, also eine Korrekturrechnung. 

Die Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf, die Korrekturrechnung nur teilweise.

Wichtig dabei ist. Die erstellte Gutschrift muss sich eindeutig auf eine vorherige Rechnung beziehen.

Typische Beispiele für die kaufmännische Gutschrift sind:

• Unvollständige Warenlieferungen: Kunde bestellt 5 Artikel, aber nur 4 werden geliefert. Da der 5. Artikel aktuell nicht lieferbar ist, erhält der Kunde eine Gutschrift (Korrekturrechnung)
• Mangelhafte Warenlieferungen: 2 von 10 bestellten Waren funktionieren nicht. Nach Reklamation und Warenrücksendung erhält der Kunde eine Gutschrift (Korrekturrechnung) über die 2 Artikel.
• Mangelhaft erbrachte Dienstleistung: Kunde ordert Gartenpflege beim lokalen Gärtner. Die Ausführung erfolgt schlampig, der Kunde beschwert sich; der Gartenbaubetrieb stellt eine Gutschrift (Stornorechnung) über die gesamte Rechnung.
• Fehlerhafte Rechnung: In der ursprünglichen Rechnung fehlen wichtige Pflichtangaben oder die Angaben sind falsch.

Weitere Details zu diesen Arten der kaufmännischen Gutschrift finden Sie in folgenden Ratgeberartikeln auf Für-Gründer.de:

• Stornorechnung
• Rechnungskorrektur bzw. Korrekturrechnung

Eine Abrechnungsgutschrift ist wie eine Rechnung – nur umgekehrt: Nicht der Dienstleister stellt sie aus, sondern Sie als Auftraggeber. Diese Form ist in § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) ausdrücklich erlaubt. Daher wird diese Art der Gutschrift auch umsatzsteuerliche Gutschrift genannt.

Das Gutschriftsverfahren sieht folgendermaßen aus:

• Der Auftraggeber bezieht eine Warenlieferung oder eine Leistung von einem Lieferanten oder Dienstleister.
• Dafür erstellt der Auftraggeber eine Gutschrift.
• Der Lieferant oder Dienstleister erhält die Gutschrift und die Zahlung.

Die Gutschrift wird daher auch als Abrechnungsgutschrift bezeichnet.

Die Abrechnungsgutschrift hat im Buchhaltungsalltag bestimmte Vorteile:

• Beschleunigung der Abrechnung: Die Provisionsabrechnung entsteht automatisch mit der Rechnung für versendete Waren.
• Vereinfachung des Projektmanagements: Über die Honorargutschrift entscheidet der Projektmanager, sobald er die Leistungsnachweise der Dienstleister prüft.
• Einfachere Buchhaltung für den Erbringer der Leistung: Freie Handelsvertreter oder Projekt-Dienstleister müssen keine eigenen Rechnungen stellen. Mit Erhalt der Abrechnungsgutschrift ist der Zahlungseingang garantiert.

Wer als Content-Creator, YouTuber oder Blogger im Affiliate-Geschäft arbeitet, wird per Gutschriftsverfahren entlohnt:

• Der erstellte Content führt zu Klicks oder Impressionen von Werbeanzeigen.
• Am Monatsende erstellt das Affiliate-Portal eine Gutschrift für die Leistungen des Contents (Klicks, Werbeeinblendungen)
• Der Content-Creator selbst muss keine Rechnung stellen.

Das vereinfacht die Abrechnung und die Zusammenarbeit für das Affiliate-Portal und den Content-Creator.

Ein freier Handelsvertreter verkauft Waren für ein Unternehmen in Höhe von 50.000 €. Der vereinbarte Provisionssatz beträgt 10 % vom erzielten Umsatz. Der Unternehmer liefert die Waren, erstellt dafür Rechnungen und der Handelsvertreter erhält automatisch eine Gutschrift in Höhe von 5.000 € für seine Verkaufsleistungen.

Vorteil dieser Vorgehensweise: Der endgültige Umsatz steht oft erst nach der Lieferung fest. Folgende Fälle sind typisch:

• Der Kunde storniert Teile des Auftrages.
• Bestimmte Waren sind nicht lieferbar.

Beide Fälle reduzieren Umsatz und die damit verbundene Vertreterprovision. Nur der Unternehmer kennt den endgültigen Lieferumfang – und kann die Provision korrekt berechnen.

So funktioniert die Abrechnungsgutschrift im Projekt-Geschäft.

• Der Freelancer erbringt seine Leistung.
• Er liefert einen Leistungsnachweis (erbrachte Leistungen und Zeitaufwand).
• Der Projektleiter prüft den Leistungsnachweis und gibt ihn frei.
• Die Buchhaltungsabteilung erstellt für den Freiberufler eine Gutschrift.

Das spart Rückfragen: Wenn der Freelancer eine Rechnung stellen würde, müsste die Buchhaltung den Projektleiter erneut um Freigabe bitten. Mit der Abrechnungsgutschrift läuft der Prozess effizienter.

Auch für den Empfänger der Gutschrift ist es einfacher. Der Dienstleister muss keine Rechnung schreiben – er prüft nur die Gutschrift und wartet auf den Zahlungseingang. Das reduziert seinen Verwaltungsaufwand erheblich.

Online-Portale für Stockfotos, Text-Broker oder Freelancer-Plattformen rechnen ebenfalls mit Gutschriften ab.

• Der im Portal angemeldete Dienstleister erbringt seine Leistung (Fotos, Texte, kreative Dienstleistungen).
• Das Portal nimmt die Leistung ab, etwa einen fertigen Text oder ein fertiges Design.
• Am Monatsende erhält der Dienstleister seine Abrechnungsgutschrift.

Der Dienstleister selbst erstellt keine Rechnung und erhält regelmäßig sein Geld.

Auch in der Landwirtschaft ist das Gutschriftsverfahren häufig. Etwa bei Lieferungen von Milch an Molkereien, Getreide an Mühlen oder Gülle an Biogasanlagen. Betrachten wir den Fall einer Biogasanlage:

• Landwirte liefern Gülle, Bioabfall an den Betreiber der Biogasanlage.
• Das angelieferte Bio-Material wird geprüft und gewogen.
• Anschließend erhält der liefernde Landwirt eine Gutschrift.

Vorteil für den Betreiber der Biogasanlage (Empfänger der Leistung): Er kann die Leistung gleichzeitig prüfen, abnehmen und die Gutschrift erstellen.

Vorteil für den Landwirt (Erbringer der Leistung): Er muss selbst keine Rechnung schreiben und erhält sein Geld zeitnah.

So funktioniert das Gutschriftverfahren in der Bauwirtschaft:

• Der Bauherr beauftragt einen Handwerker.
• Der Handwerker erbringt die Leistung.
• Der Bauherr nimmt die Arbeiten ab und erstellt zeitgleich eine Abrechnungsgutschrift.

Vorteile für den Bauherrn:

• Keine Rechnungsprüfung erforderlich
• Exakte Ausgaben- und Zahlungsplanung möglich

Vorteile für den Handwerker:

• Muss keine Rechnung stellen
• Zeitnaher Eingang der Zahlungen
• Mahnungen entfallen

Drei wichtige Grundsätze müssen die Geschäftspartner beachten, wenn sie mit dem Gutschriftsverfahren als Form der Abrechnung arbeiten.

1. Vorherige Vereinbarung: Sie und Ihr Geschäftspartner müssen dem Gutschriftsverfahren zugestimmt haben – idealerweise schriftlich.
2. 12 Pflichtangaben: Die Gutschrift muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten (siehe Liste unten).
3. Aufbewahrungspflicht: Sie müssen Gutschriften acht Jahre lang archivieren – vollständig und nachvollziehbar.

Eine Gutschrift kann nicht ohne Weiteres erstellt werden. Es muss eine Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern bestehen. Denn theoretisch kann der Empfänger der Gutschrift dem Gutschriftsverfahren widersprechen und darauf bestehen, selbst eine Rechnung zu stellen.

Aus steuerrechtlicher Sicht ist die Gutschrift eine Rechnung. Daher muss sie sämtliche Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14, Abs. 4 UstG) enthalten:

1. Angabe Gutschrift: Notwendig ist die Angabe „Gutschrift“. (Wäre das Dokument eine Rechnung, so stünde hier „Rechnung“).
2. Ersteller der Gutschrift: Firmenname und Adresse des Unternehmens, das die Leistung empfängt.
3. Empfänger der Gutschrift: Firmenname und Adresse des Dienstleisters, der die Gutschrift erhält.
4. Steuernummer / Umsatzsteuer-ID: Die Steuernummer ist Pflicht. Alternativ geht auch die Umsatzsteuer-ID.
5. Gutschriftdatum: Datum, an dem die Gutschrift erstellt wurde.
6. Gutsschriftnummer: Jede Gutschrift benötigt eine eindeutige Nummer. Idealerweise wird die Gutschrift fortlaufend nummeriert.
7. Leistungsdatum/-zeitraum: Zeitpunkt der Lieferung oder den Zeitraum, in dem eine Dienstleistung erbracht wurde.
8. Gutschriftpositionen: Art der Leistung; Menge; Einzelpreis netto; Umsatzsteuersatz pro Gutschriftposition, ausgewiesen als Mehrwertsteuer (MwSt.); Gesamtpreis pro Gutschriftposition
9. Gutschriftbetrag netto: Gutschriftsumme, auf den die Mehrwertsteuer aufgeschlagen wird.
10. Summe Mehrwertsteuer: Mehrwertsteuersumme(n), ausgewiesen pro Umsatzsteuersatz (19 %, 7 % etc.)
11. Bruttobetrag / Zahlbetrag: Nettogutschriftssumme + Mehrwertsteuer (MwSt.): Diesen Betrag bezahlt der Ersteller der Gutschrift.
12. Zahlungsfrist: Zahlungsfrist, bis wann die Gutschrift ausbezahlt sein muss.

Angaben zur Bankverbindung und gestalterische Elemente der Rechnung als Teil der Unternehmenskommunikation dürfen natürlich nicht fehlen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Leitfaden „Rechnung schreiben“.

Eine Gutschrift muss wie jede Rechnung 8 Jahre aufbewahrt werden.

Eine Gutschrift mindert den Umsatz. Daher prüfen Finanzbeamte Gutschriften bei Betriebsprüfungen besonders genau. Eine vollständige Ablage Ihrer Gutschriftsbelege schützt Sie bei Betriebsprüfungen – und senkt das Risiko von Nachzahlungen.

Eine Gutschrift wirkt sich auf 4-fach auf die Steuern aus:

• Betriebseinnahme für den Empfänger: Die Gutschrift erhöht die Einnahmen, Gewinn sowie Einkommensteuer, eventuell auch Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer (bei GmbH bzw. allen Kapitalgesellschaften).
• Betriebsausgabe für den Ersteller: Die Gutschrift erhöht die Kosten und vermindert den Gewinn.
• Erhöhung der Umsatzsteuer für den Empfänger: Die Umsatzsteuerschuld steigt.
• Verminderung der Umsatzsteuer für den Ersteller: Die Gutschrift erhöht die Vorsteuer, die Umsatzsteuerschuld wird dadurch vermindert.

Für die Abrechnungsgutschrift gilt die E-Rechnungspflicht. Denn die Abrechnungsgutschrift ist ausschließlich im B2B-Geschäft im Einsatz. Dabei sind folgende Übergangsregeln zu beachten:

• E-Gutschrift nicht notwendig bis zum 31.12.2026: In den Jahren 2025 und 2026 ist das E-Rechnungsformat nicht erforderlich.
• Ab 1.1.2027 für große Unternehmen notwendig: Ab 800.000 € Jahresumsatz müssen Unternehmer Gutschriften als E-Rechnung erstellen
• Ab 1.1.2028 für alle Unternehmen erforderlich: Dann gilt die E-Rechnungspflicht unumschränkt für alle Unternehmen im B2B-Geschäft.

Idealerweise verwenden Unternehmer für die Abrechnungsgutschrift ein gut lesbares E-Rechnungsformat, sprich das ZUGFeRD-Format.

Knifflig bei der Gutschrift bei Kleinunternehmern ist das Thema „Umsatzsteuer“. Wie sollten Kleinunternehmer mit Gutschriften umgehen? Wir erläutern jene 4 Fälle, in denen der Kleinunternehmer

1. eine Abrechnungsgutschrift erhält,
2. eine Abrechnungsgutschrift erstellt,
3. eine Korrekturrechnung (kaufmännische Gutschrift) erhält,
4. eine Korrekturrechnung (kaufmännische Gutschrift) erstellt

In diesen 4 Fällen gehen wir davon aus, dass der Geschäftspartner des Kleinunternehmers Rechnungen mit Umsatzsteuer erstellt, also ein Regelunternehmer ist.

Wichtig: Umsatzsteuer darf nicht enthalten sein

Der Unternehmer, der die Gutschrift erstellt, muss sie ohne Umsatzsteuer und mit Hinweis auf § 19 UStG formulieren. Andernfalls entsteht beim Kleinunternehmer eine Umsatzsteuerschuld.

Wichtig: Gutschrift muss Umsatzsteuer enthalten – wenn der Dienstleister Regelunternehmer ist.

In diesem Fall ist der Dienstleister des Kleinunternehmers Empfänger der Abrechnungsgutschrift. Er benötigt eine Abrechnungsgutschrift mit Umsatzsteuer. Und zwar aus folgenden Gründen:

• Für den Dienstleister ist die Abrechnungsgutschrift eine umsatzsteuerpflichtige Leistung.
• Das Finanzamt wird also den Umsatzsteuerbetrag aus der Abrechnungsgutschrift verlangen.

Das erhöht natürlich die Betriebsausgaben des Kleinunternehmers. Aber das wäre auch dann passiert, hätte der Dienstleister die Rechnung an den Kleinunternehmer gestellt.

Der Kleinunternehmer kann nur dann eine Abrechnungsgutschrift ohne Umsatzsteuer schreiben, wenn der Dienstleister ebenfalls Kleinunternehmer ist.

Wichtig: Gutschrift darf Umsatzsteuer enthalten, wenn der Bezug zur Rechnung klar ist.

Die Gutschrift enthält Umsatzsteuer, muss sich aber eindeutig auf eine frühere Rechnung ohne Vorsteuerabzug beziehen. Belege unbedingt aufbewahren.

Den Umsatzsteuerbetrag aus der vorherigen Rechnung durfte der Kleinunternehmer nicht als Vorsteuer geltend machen. Also muss er auch die erhaltene Umsatzsteuer aus der Gutschrift nicht als Umsatzsteuer abführen. 

Wichtig: Gutschrift ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf § 19 UStG

Denn die bemängelte Rechnung war ebenfalls als Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer gestellt.

Viele Unternehmer starten mit einer Vorlage in Word oder Excel, um eine Gutschrift zu erstellen. Das ist einfach – birgt aber auch Risiken.

Wir haben Vorlagen und Beispiele für die Gutschrift in vielen gängigen Formaten für Sie erstellt.

• Vorlage in Excel – berechnet automatisch die Rechnungssumme
• Muster in Word – einfach editierbar
• Vorlage für OpenOffice
• Beispiel-PDF – zur Orientierung

Die Rechnungsvorlage birgt nicht nur Fehlerquellen, weil alle wichtigen Pflichtangaben manuell gesetzt werden müssen. Sondern es widerspricht auch der Idee, mit Hilfe von Gutschriften Vorgänge im Büro und in der Buchhaltung zu vereinfachen. Folgende Vorteile bietet eine Rechnungssoftware:

• Gutschriften, Kundendaten und Beträge werden automatisch gespeichert
• Alle Pflichtangaben sind korrekt und aktuell
• Zahlung per Onlinebanking direkt aus dem Tool
• GoBD-konforme Archivierung für Betriebsprüfungen
• Schnelle Übergabe an den Steuerberater

Außerdem sind die modernen Rechnungsprogramme für E-Rechnungen geeignet:

Mit einer Rechnungssoftware vermeiden Sie Fehler bei einer Gutschrift, die bei einer Betriebsprüfung beanstandet und teuer werden können. Und Sie optimieren gleichzeitig Ihre Büroarbeit für alle Formen von Rechnungen und erzielen eine immense Zeitersparnis.

Im Folgenden stellen wir 3 führende Rechnungsprogramme vor.

1. sevdesk (Note 1,2): Bietet das beste Gesamtpaket
2. Lexware Office (Note 1,3): Überragend bei der Verwaltung von Belegen
3. WISO MeinBüro (Note 1,6): Hervorragend bedienbar und gute Funktionalität

Von den drei Programmen bietet ausschließlich sevdesk die Abrechnungsgutschrift an. Alle drei Programme sind ausgezeichnet bedienbar. Bei Lexware Office ist der Ablauf der Rechnungskorrektur und der Stornorechnung besonders übersichtlich und transparent.