Freelancer werden: Anmeldung, Vorteile und Tipps

Als Freelancer in die Selbstständigkeit zu starten ist unkomplizierter, als man annimmt. Wie man Freelancer wird, welche Vorteile sich aus der Tätigkeit ergeben und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen, lesen Sie im Folgenden.

Was ist ein Freelancer? Definition

Freelancer – zu Deutsch freie Mitarbeiter – sind selbstständig tätige Personen, die im Auftrag eines anderen Unternehmens arbeiten und sich meist durch eine hohe Qualifikation oder Spezialisierung auszeichnen. Deshalb sind sie als externe Fachkräfte auch stark gefragt. Freelancer beschäftigen keine Mitarbeiter, sondern arbeiten allein. Die Freelance-Tätigkeit unterliegt einem zeitlich begrenzten Dienst- oder Werkvertrag; die Bezahlung erfolgt entweder nach einem Stundensatz, als Honorar, Pauschale oder bei Künstlern auch als Gage. Unzulässig ist lediglich ein regelmäßiges, festes Einkommen – in diesem Fall liegt höchstwahrscheinlich eine Scheinselbstständigkeit vor (mehr dazu weiter unten). Freelancer sind nicht sozialversicherungspflichtig und müssen sich selbst um ihren Versicherungsschutz kümmern.

Freie Mitarbeiter sind nicht in das auftraggebende Unternehmen eingegliedert und auch nicht weisungsgebunden; sie können sowohl Arbeitszeit als auch den Arbeitsort selbst bestimmen. Freelancer haben zudem generell mehrere Auftraggeber, die sie eigenständig akquirieren.

Weitere Begriffe für Freelancer sind E-Lancer, mehrfach Beschäftigte, Honorarkraft oder im kleinen Rahmen auch Micropreneure. Freelancer, die komplett ortsunabhängig und auch gern im Ausland – also multilokal – arbeiten, bezeichnet man mittlerweile auch als digitale Nomaden.

Unterschied zwischen Freelancern und Freiberuflern

Die beiden Begriffe Freiberufler und Freelancer werden gern synonym verwendet – allerdings gibt es einen Unterschied.

  • Freelancer bezeichnet das Arbeitsverhältnis
  • Freiberufler bezeichnet die Tätigkeit 

Ein Freiberufler ist also meist  auch ein Freelancer – aber umgekehrt ist nicht jeder Freelancer ein Freiberufler. Tatsächlich sind sehr viele Freelancer in der Kreativ- oder Medienbranche tätig und demzufolge auch Freiberufler, dennoch können Freelancer auch gewerbliche Tätigkeiten ausüben:

  • So ist ein freiberuflicher Texter, der selbstständig arbeitet, stets auch ein Freelancer.
  • Ein freiberuflicher Rechtsanwalt kann jedoch auch Unternehmer sein, wenn er bspw. mit Anwaltskollegen eine PartG gründet.
  • Und ein Marketer, der eine gewerbliche Tätigkeit ausübt und als Freelancer beschäftigt ist, ist kein Freiberufler.

Pauschal kann festgehalten werden, dass alle gewerbetreibenden Freelancer keine Freiberufler sind.

Für welche Berufsbilder ist die Arbeit als Freelancer sinnvoll?

Grundsätzlich ist jede Freiberufler-Tätigkeit zugleich auch geeignet für einen Freelance-Job. Darüber hinaus gibt es einige gewerbliche Tätigkeiten, die gut geeignet sind, um sie ohne feste Beschäftigung auszuüben. Für Freelance-Jobs sind also beispielsweise folgende Tätigkeiten geeignet:

  • Ingenieur, Architekt
  • Heilpraktiker, Physiotherapeut
  • Steuerberater, Rechtsanwalt
  • Journalist, Dolmetscher, Übersetzer
  • Redakteur, Lektor, Social Media Manager, Marketer
  • Designer, Webdesigner, Programmierer, Grafiker, Fotograf
  • Coach, Berater, Dozent, Lehrer, Consultant
  • Erzieher, Betreuer, Übungsleiter, Ausbilder
  • Musiker, Künstler, Schauspieler
  • Veranstaltungstechniker

Vor- und Nachteile der freien Mitarbeit

Für Freelancer
VorteileNachteile
Freie AuftragswahlKundenakquise und Auftragsbeschäffung muss eigenhändig erfolgen
Flexibilität (ortsunabhängig, Arbeitszeiten frei einteilbar)Kein festes, regelmäßiges Einkommen
Abwechslungsreiche AufgabenKeine Entgeltfortzahlung, kein bezahlter Urlaub
Beeinflussung der BezahlungWeder Kündigungsfrist noch Kündigungsschutz
Vereinbarkeit von Beruf und Familie, ausgewogene Work-Life-Balance möglichRisiko der Scheinselbstständigkeit
 Versicherungsschutz nicht gegeben
Für Auftraggeber
VorteileNachteile
Gut bei PersonalengpässenUnsichere Verfügbarkeit
Flexibel einsetzbarMuss angelernt werden
Geringere Kosten, da nicht sozialversicherungspflichtigKein Teamgefühl oder Loyalität
Keine Kündigungsfrist 
Hoher Organisationsaufwand beim Recruiting neuer Mitarbeiter entfällt 

Freelancer und Scheinselbstständigkeit

Freelancer müssen darauf achten, dass sie mit ihrer Tätigkeit nicht in die Scheinselbstständigkeit rutschen. Dies kann geschehen, wenn mehrere folgender Aussagen auf die freie Mitarbeit zutreffen:

  • Mehr als 5/6 des Einkommens werden durch einen Auftraggeber erzielt
  • Weisungsgebundenheit sowie Selbstbestimmung von Arbeitsort und -zeit sind nicht gegeben
  • Dauerhafte Tätigkeit für nur einen Auftraggeber
  • Es werden keine sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter beschäftigt

Eine Scheinselbstständigkeit – sobald festgestellt – hat gravierende Auswirkungen auf sowohl den Freelancer als auch den Auftraggeber. So drohen dem Auftraggeber etwa Nachzahlungen für Sozialversicherungsabgaben, der vermeintliche Freelancer profitiert von dieser Feststellung allerdings. So erhält er nachträglich alle Rechte eines Arbeitnehmers, bspw. Kündigungsschutz, Urlaubsanspruch oder die Entgeltfortzahlung. Was im Detail auf Sie zukommen kann und wie Sie eine Scheinselbstständigkeit von vornherein vermeiden, lesen Sie in unserem Guide.

„Feste Freie“ und Scheinselbstständigkeit

Im Medienbereich und in der Musikbranche arbeiten viele Freelancer über einen längeren Zeitraum für ein und dasselbe Unternehmen, weshalb man diese Mitarbeiter auch als „feste Freie“ bezeichnet. Für die Arbeitgeber ist ein fester Freier stets komfortabler als ein festangestellter Mitarbeiter, dennoch sollte bedacht werden, dass der feste Freie durch diese Art der Beschäftigung zwar wie ein Festangestellter arbeitet, aber im Gegenzug keinen der Vorteile der Festanstellung genießen kann (z. B. Kündigungsschutz, Entgeltfortzahlung) und die Gefahr der Scheinselbststämdigkeit besteht.

Pauschalisten

Pauschalisten sind eine weitere Gattung der Freelancer, die oftmals im Medienbereich tätig sind und bspw. einer Redaktion für einen monatlichen Pauschalbetrag fortlaufend Artikel liefern. Wenn Pauschalisten anderweitig Aufträge für andere Unternehmen ausführen, kann eine Pauschalarbeit ein Standbein ihres Einkommens bilden und ist dann nicht als Scheinselbstständigkeit einzustufen.

Freelancer werden: So geht's

Freelancer-Tätigkeit anmelden

Je nachdem, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender einzuordnen sind (abhängig von der ausgeübten Tätigkeit), sind verschiedene Anmeldeschritte notwendig, um als Freelancer zu starten:

  • Freiberufler: Eine Anmeldung beim Finanzamt genügt; Sie erhalten im Anschluss einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
  • Gewerbe: Sie melden sich ebenfalls beim Finanzamt, im Anschluss allerdings auch noch beim Gewerbeamt an. Nachdem diese Formalitäten erledigt sind, erhalten Sie Ihre Steuernummer. Nun steht noch die Anmeldung bei IHK bzw. HWK aus. Nachdem dies erledigt ist, sind Sie nun offiziell Gewerbetreibender und können als Freelancer loslegen.

Freelancer starten allein, also immer als Einzelunternehmen – unabhängig davon, ob sie zu den Freiberuflern zählen oder nicht. Eine Rechtsform wie GmbH oder UG wird nicht benötigt, um als Freelancer tätig zu sein, weshalb auch bspw. die Handelsregisteranmeldung entfällt.

TIPP

Hilfestellungen, Ausfüllhilfen und Tipps zu den einzelnen Anmeldeschritten finden Sie in unserem Gründungscockpit.

Zum Gründungscockpit

Weitere Anmeldungen

Je nach Branche kommen nun jedoch noch weitere versicherungstechnische Anmeldungen auf Sie zu.

  • Für Künstler und Publizisten (darunter fallen bspw. auch Webdesigner) ist eine Anmeldung bei der Künstlersozialkasse (KSK) Pflicht. Die KSK ist die Krankenkasse der Freiberufler und macht es möglich, dass Künstler und Publizisten Leistungen aus der Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungen erhalten.
  • Die Mitgliedschaft bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (BG) kann auch für Freelancer verpflichtend sein – erkundigen Sie sich hierfür bei der DGUV.

Versicherungen für Freelancer

Im Gegensatz zu fest angestellten Mitarbeitern sind Freelancer nicht sozialversicherungspflichtig und müssen sich demzufolge selbst um ihren Versicherungsschutz kümmern. Versicherungen für Freelancer sollten persönliche wie berufliche Risiken abdecken – folgende Versicherungen sind für jeden Selbstständigen sinnvoll:

Steuern zurücklegen: Essenziell für Freelancer

Auch Freelancer sind zu Steuervorauszahlungen verpflichtet, jedoch ergibt sich die endgültige Höhe der fälligen Beträge erst zeitverzögert. Deshalb ist es für Freelancer enorm wichtig, rechtzeitig und regelmäßig Steuerrücklagen zu bilden, um die unvermeidlichen Steuernachzahlungen abfedern zu können. Doch welche Steuern fallen für Freelancer überhaupt an? Im Folgenden finden Sie einen Überblick:

SteuerartWas und wie viel?Freibeträge, Freigrenzen o. Ä.
UmsatzsteuerUmsatz- bzw. Mehrwertsteuer fällt auf alle selbstständig erbrachten Leistungen an; 19 % bzw. 7 %Mit der Kleinunternehmerregelung können Freelancer bis zu einer gewissen Umsatzhöhe auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichten
EinkommensteuerWie Angestellte müssen auch Freelancer Steuern auf Ihr Einkommen zahlen; zwischen 14 und 42 %Es gilt der Grundfreibetrag von 9.408 (2020). Liegt das Einkommen darüber, muss alles versteuert werden.
GewerbesteuerDie Gewerbesteuer wird von den Gemeinden erhoben und betrifft Freelancer der freien Berufe nicht; der Gewerbesteuersatz variiert je nach GemeindeEinkünfte bis zu 24.500 Euro jährlich sind gewerbesteuerfrei, alles, was darüber hinaus geht, wird versteuert.

Buchhaltung für Freelancer

Freiberufler sind grundsätzlich nicht buchführungspflichtig und unterscheiden sich daher teilweise gewerbetreibenden Freelancern: diese sind nämlich ab einem Umsatz über 500.000 Euro oder einem Gewinn von mehr als 50.000 Euro zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die Buchführung für Freelancer in der Startphase darf jedoch mittels einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt werden, bei der am Ende des Jahres die Gewinne schlicht den Verlusten gegenübergestellt werden. Wie das geht und was dabei zu beachten ist, haben wir in einem umfangreichen Leitfaden zusammengefasst.

Wie viel verdienen Freelancer?

Im Vergleich zu Angestellten können Freelancer je nach Branche und Berufserfahrung einen viel höheren Stundensatz fordern, allerdings haben sie auch deutlich höhere Ausgaben zu decken. Doch wie viel Ausgaben kommen auf einen Freelancer zu und wie groß ist der Unterschied zu einem Angestellten wirklich? Vielerorts liest man, ein Freelancer sollte das 1,5-Fache des Bruttogehalts eines Angestellten verdienen, doch dieser Betrag genügt wohl kaum, um alle anfallenden Kosten zu decken und Rücklagen für auslastungsarme Zeiten zu bilden. Wir haben das einmal durchgerechnet:

Angestellter WebdesignerFreelance Webdesigner
Bruttogehalt 3.000 €7.830 €
Arbeitsstunden pro Monat 168108
Stundenlohn 17,86 €Stundensatz 72,50 €
Auslastung 100 %Auslastung 60 %
Kostenpunkte
 
  • Sozialversicherung (anteilig vom Arbeitgeber übernommen)
  • Zusatzversicherungen
  • Lohnsteuer
  • Lebenserhaltungskosten
 
 
  • Sozialversicherung
  • Krankheits- und Urlaubstage
  • Versicherungen
  • Buchhaltung
  • Akquise und Vertrieb
  • Marketing
  • Geschäftsausstattung
  • Einkommensteuer
  • Ggf. Umsatzsteuer
  • Ggf. Gewerbesteuer
  • Lebenserhaltungskosten
 

Wie die Beispielrechnung zeigt, muss ein Freelancer mit seinem Einkommen einige Kostenpunkte mehr decken als ein Angestellter – deshalb sollte der Stundensatz stets realistisch kalkuliert werden und sich nicht auf Pauschalsätze stützen. Ein Freelancer hat zusätzlich laufende "unproduktive" Zeiten, in denen er nichts verdient. In diesen Zeiten muss er sich um Kundenakquise, Marketing, Buchhaltung und die Organisation seiner Tätigkeit kümmern oder sich weiterbilden. Damit diese Zeiten jedoch keinen Totalausfall bedeuten, werden diese „unproduktiven Stunden“ in den Stundensatz des Freelancers mit einkalkuliert. Der durchschnittliche Stundensatz für Freelancer liegt letzten Endes also bei 60 bis 100 Euro.

Bevor Sie jedoch einen gewissen Stundenlohn veranschlagen, recherchieren Sie ausführlich, wie viel Ihre Kollegen verdienen und messen Sie sich anhand von Branche und Berufserfahrung. Behalten Sie stets Ihre höheren Fixkosten im Hinterkopf und kalkulieren Sie auch Steuernachzahlungen und andere unvorhergesehene Ereignisse mit ein.

Wie kommen Freelancer an Aufträge?

Freelancer müssen sich eigenständig um neue Aufträge, Kunden und Partner kümmern und Akquise sowie Vertrieb selbst erledigen. Doch wo kommen die Aufträge eigentlich her?

  • Networking Events: Hier gilt es, aus sich herauszukommen, erste Kontakte zu knüpfen und möglichst passiv Akquise zu betreiben. Wer einen guten Eindruck hinterlässt, wird später gerne kontaktiert.
  • Direkte Akquise: Auch die direkte Akquise kann sich für Freelancer lohnen, allerdings sollte hier ein wenig mehr Zeit in die Vorbereitung gesteckt werden, damit man einen kompetenten Eindruck hinterlässt.
  • Empfehlungen/Mundpropaganda: Ein Freelancer, der gute Arbeit leistet und den Auftraggeber überzeugen konnte, wird gerne weiterempfohlen. Je mehr begeisterte Kunden Empfehlungen aussprechen, desto mehr potenzielle Kunden können Sie gewinnen.
  • Eigene Website: Dieser Punkt ist Pflicht für alle Freelancer. Auf der eigenen Website werden die Leistungen dargestellt und erläutert, Bewertungen und Testimonials angezeigt und ggf. auch Arbeitsproben zur Schau gestellt. Potenzielle Kunden können direkt und unkompliziert Kontakt zum Freelancer aufnehmen oder evtl. sogar bereits online die angebotenen Dienste buchen.
  • Freelancer-Portale: In den letzten Jahren sind zahlreiche Plattformen aus dem Boden geschossen, die unzählige Jobs für Freelancer anbieten. Oft handelt es sich um kreative Tätigkeiten wie Designarbeiten, Texterfassung oder Website-Programmierung. Allerdings ist der Konkurrenzdruck auf diesen Portalen sehr stark; infolgedessen steigt auch die Gefahr, dass Sie sich unter Wert verkaufen und dem Preisdumping unterliegen. Freelancer-Plattformen sind daher stets mit Vorsicht zu genießen.
  • Social Media: Besonders zu Beginn der Tätigkeit, wenn noch niemand einen und die eigenen Fähigkeiten kennt, ist die Promotion und Kundengewinnung via Social Media Marketing auf Kanälen wie LinkedIn, Xing, Facebook oder Instagram unbezahlbar. Denn zum einen können bereits mit wenig Budget viele Menschen erreicht werden, zum anderen können zufriedene Kunden ihre Erfahrungen direkt auf ihren Kanälen teilen.

Fazit: Freelancer-Tipps

Geld verdienen als Freelancer ist nicht immer einfach. Damit Sie von vornherein gewappnet loslegen können, haben wir einige Tipps vorbereitet:

  • Rücklagen bilden: Besonders Steuernachzahlungen können für Liquiditätsengpässe sorgen. Freelancer sollten daher stets einen Puffer einkalkulieren und einen Teil des Gewinns in Rücklagen stecken.
  • Auftragsformen mischen: Langzeit-Aufträge eignen sich perfekt zur Kostendeckung, kurzfristige Jobs sind ideal, um das Einkommen ein wenig aufzustocken.
  • Stressige Kunden vermeiden: Kunden, die mehr Arbeit verursachen, als sie einbringen, sollten von vornherein – oder zumindest künftig – vermieden werden.
  • Nicht unter Wert verkaufen: Unternehmen greifen auf Freelancer zurück, weil es sich hierbei um Fachkräfte und Experten handelt. Lassen Sie Ihre spezialisierte Arbeit auch dementsprechend bezahlen und scheuen Sie sich nicht davor, Stundensätze ab 60 Euro aufwärts zu verlangen. Gehen Sie im Umkehrschluss jeglichem Preisdumping aus dem Weg, bei dem Sie weniger verdienen als ein Festangestellter in Ihrer Branche und mit Ihrer Berufserfahrung.
  • Smarte Tools nutzen: Zur korrekten Abrechnung der Zeit, die Sie am Projekt gearbeitet haben, eignen sich Tools zur Zeiterfassung. Mit einigen können Sie auch direkt aus der Zeiterfassung heraus Rechnungen erstellen. Auch die Buchhaltung kann durch schlaue Tools vereinfacht werden. Am besten geeignet ist eine Allround-Lösung, die sowohl Zeiterfassung, Rechnungsstellung als auch Buchhaltung vereint. Dies erspart Ihnen das Jonglieren mit verschiedenen Softwares und Datensätzen.

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