Leitfaden Zeiterfassung für Selbstständige und Unternehmen

Zeiterfassung ist grundsätzlich für jeden Unternehmer interessant, der Mitarbeiter beschäftigt oder der Leistungen an Kunden über Stundensätze verrechnet. Damit können Sie geleistete Arbeitszeiten überwachen und Rechnungen auf die Sekunde genau abrechnen.

Wir informieren, wie Zeiterfassung funktioniert und welche rechtlichen Grundlagen es gibt und wägen Vorteile und Nachteile ab. 

1. Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung im Unternehmen heißt, Zeiten aufzuzeichnen: von Mitarbeitern, von bestimmten Tätigkeiten, um Abläufe zu verbessern oder von Maschinen für die Kostenrechnung.

Zeiterfassung für Selbstständige und Gründer gibt es grundsätzlich in zwei Formen. Einmal als Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter, mit der Sie Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten und Fehlzeiten verwalten. Zum anderen gibt es die Zeiterfassung für Aufgaben und Projekte, die Ihnen bei der Rechnungsstellung und beim Projektcontrolling hilft.

Die Tabelle zeigt Ihnen die wichtigsten Sachverhalte in einer groben Übersicht.

Zeiterfassung für Selbstständige
 ArbeitszeiterfassungProjektzeiterfassung
Was wird erfasst?Arbeitszeiten von MitarbeiternDauer von Tätigkeiten
Ziel?Korrekte Personalverwaltung und LohnabrechnungTätigkeiten für Kunden richtig abrechnen und Abläufe optimieren
Gibt es rechtliche Bestimmungen?JaNein
Welche Schnittstellen sind wichtig?LohnabrechnungRechnungssoftware, Buchhaltungssoftware, ERP-Software

 

2. Gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung?

Im Frühjahr 2019 machte der Europäische Gerichtshof einen Vorstoß, Zeiterfassung für alle Unternehmen in der Europäischen Union verpflichtend zu machen. Diese Regelung ist in Deutschland noch nicht umgesetzt, schwebt aber in der Luft.

Andererseits gibt es bereits jetzt schon gesetzliche Regelungen, die sich auf Zeiterfassung beziehen. Wir listen diese Regelungen hier kurz auf:

  • DSGVO: Sobald Sie personenbezogene Daten erfassen, müssen Sie dafür sorgen, dass die Daten sicher gespeichert sind. Das betrifft insbesondere sensible Daten von Arbeitnehmern, beispielsweise Fehlzeiten aufgrund von Krankheiten.
  • Arbeitszeitgesetz: Laut Arbeitszeitgesetz dürfen Arbeitnehmer nur eine bestimmte Anzahl pro Woche leisten.
  • Schutzgesetze für Azubis und Schwangere: Auch hier gibt es Vorschriften, die eine maximale Stundenzeit pro Tag und Woche regeln. 
  • Minijobber und Teilzeitbeschäftigte: Hier ist die Arbeitszeiterfassung bereits jetzt schon verpflichtend, um gegen Schwarzarbeit vorzugehen.

Zeiterfassung ist bei bestimmten Personengruppen jetzt schon Pflicht und kann bald zur generellen Pflicht werden. Auch wenn Arbeitszeitgesetz und Schutzgesetze für Arbeitnehmer eine systematische Zeiterfassung jetzt noch nicht fordern, ist es im Streitfall vor dem Arbeitsgericht gut, wenn der Arbeitgeber Daten aus der Zeiterfassung als Beweismittel vorlegen kann.

3. Zeiterfassung: Trends im Markt

Im Markt gibt es aktuell eine Vielzahl von Systemen, vom der einfachen Zeiterfassung für Tätigkeiten bis zu hochkomplexen Architekturen mit einer Vielzahl an Schnittstellen.

Die mechanische Stempeluhr hat ausgedient. Selbst das Zeiterfassungsterminal findet sich nur noch in größeren Unternehmen. In der Regel werden Zeiten am Desktop oder über mobile Endgeräte erfasst. Dabei gibt es häufig mobile Apps. Die führenden Systeme bieten eine Kombination aus Terminal, Desktop und mobiler App an. 

Systeme zur Zeiterfassung lassen sich häufig an Rechnungssoftware oder Buchhaltungssoftware koppeln oder sind Teil dieser Programme. Auch ERP-Systeme oder Kassensysteme im Handel oder in der Gastronomie bieten Zeiterfassungsmodule an. 
 

TIPP

Die besten Zeiterfassungssysteme im Überblick.

Lernen Sie Zeiterfassungssysteme kennen

4. Funktionen einer elektronischen Zeiterfassung

Zeiterfassung im Unternehmen ist mittlerweile digitalisiert. Daher sprechen wir von elektronischer Zeiterfassung oder von Onlinezeiterfassung. Die Systeme zur Zeiterfassung haben folgende Funktionen.

Arbeitszeiterfassung

Um Anwesenheit und Abwesenheit von Mitarbeitern zu verwalten braucht ein System zur Zeiterfassung folgende Module:

  • Online Stempeluhr: Hier loggt sich der Mitarbeiter ein und aus, zu Beginn und Ende des Arbeitstages und wenn er Pausen nimmt.
  • Fehlzeitenverwaltung: Ist der Mitarbeiter krank, auf Dienstreise oder im Urlaub, müssen diese Fehlzeiten eingegeben werden können. 
  • Pausenverwaltung: Oft werden geregelte Pausenzeiten automatisch vom System gesetzt. Bei manchen Zeiterfassungsprogrammen sind dabei sogar die aktuellen gesetzlichen Regeln hinterlegt.
  • Online Dienstplan und Urlaubsplan: Bieten manche Systeme, um den Vergleich von Soll-Arbeitszeiten und geleisteten Arbeitszeiten zu erleichtern.
  • Arbeitszeitkonten: Arbeitszeitkonten zeigen die gearbeiteten Stunden und die aktuellen Überstunden pro Mitarbeiter.
  • Schnittstelle Lohnabrechnung: Die Schnittstelle zur Lohnabrechnung ist wichtig für Unternehmen, um Überstunden, Zuschläge für Nachtarbeit oder für die Arbeit an Feiertagen mit einem Klick zu verrechnen.

Funktionen der Projektzeiterfassung

  • Zeiterfassung von Tätigkeiten als Grundmodul: Hier gibt der Mitarbeiter geleistete Tätigkeiten ein sowie die Zeit, die er für diese Tätigkeit gebraucht hat. 
  • Projektverwaltung: Häufig lassen sich diese Tätigkeiten zu Projekten zusammenfassen
  • Schnittstelle Rechnungsstellung: Hier sind den einzelnen Tätigkeiten Stundensätze hinterlegt. Damit lassen sich dann erfasste Zeiten in die Rechnungsstellung überführen. 

Stammdaten

Damit eine Zeiterfassung ordentlich arbeiten kann, gibt es eine Stammdatenverwaltung. Hier hinterlegen Sie folgende Daten:

  • Arbeitszeitmodelle
  • Abwesenheitsgründe
  • Mitarbeiter mit Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch
  • Projekte und Tätigkeiten bzw. Dienstleistungen mit Stundensätzen

Berichte

Eine gute Zeiterfassung hat auch ein Berichtsmodul. Normalerweise gibt es

  • Projektberichte
  • Fehlzeitenberichte
  • individuelle Mitarbeiterberichte
     

6. Vorteile und Nachteile einer Zeiterfassung

Grundsätzlich soll eine Zeiterfassung Transparenz schaffen und Abläufe erleichtern. Sie schafft aber auch zusätzliche Arbeit.

Vorteile

Hier die Vorteile im Überblick.

  • Exakte Aufzeichnung der Anwesenheiten vereinfacht Personaleinsatzplanung und Urlaubsplanung, insbesondere wenn das Unternehmen wächst
  • Bei Kopplung mit Lohnbuchhaltung werden komplizierte Abrechnungsmodelle (Überstunden, Zuschläge) vereinfacht
  • Bei Arbeitszeitmodellen wie Arbeitszeitkonten geht es ohne ZE gar nicht
  • Projekteinsatzplanung, Erfassung von Tätigkeiten: vereinfachten die Abrechnung von Projekten; es wird keine Zeit mehr verschenkt
  • Optimierung von Arbeitsabläufen möglich durch Auswertung von Tätigkeiten
  • Unterstützt die Einsatzplanung, 

Nachteile

Die Nachteile von Zeiterfassung im Unternehmen dürfen nicht verschwiegen werden.

  • Zeiterfassung schafft zusätzliche Komplexität und Arbeit; insbesondere, wenn das System komplex und schwierig zu bedienen ist.
  • Manche Systeme sind gerade für Kleinunternehmen überdimensioniert.
  • Mitarbeiter fühlen sich beobachtet und überwacht. Gefahr der Demotivation (Big-Brother-Effekt)
  • Umständliche Zeiterfassungsmethoden führen zu Fehlern bei der Erfassung; entweder, es wird gar nicht oder fehlerhaft aufgezeichnet.

Vorteile nutzen und Nachteile mildern

Wie können Sie eine Zeiterfassung so einsetzen, dass Sie Ihnen hilft, anstatt zu schaden?

  • Das zum Unternehmen passende System wählen: Welche Prozesse sind kritisch? Beispiel: Startup mit 4 Mitarbeitern; hier reicht eine Projektzeiterfassung, die Anwesenheitszeiten können händisch geführt werden.
  • Das System muss einfach zu konfigurieren und zu bedienen sein.
  • Zeitstempeln muss einfach gehen: mobil, online mit selbsterklärender Nutzerführung.

7. Zeiterfassung im Unternehmen einführen

Damit eine Zeiterfassung gute Dienste leistet, sollten Sie bei der Anschaffung eines Systems systematisch vorgehen.

Bedarfsanalyse

Machen Sie eine gründliche Bedarfsanalyse. Dabei helfen Ihnen diese Leitfragen

  • Welche Arbeitszeitmodelle herrschen vor (Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit)?
  • Brauchen Sie eine stationäre, eine mobile Zeiterfassung oder beides?
  • Wollen Sie Zeiten über ein Terminal, am Desktop oder über ein mobiles Endgerät (App) erfassen?
  • Wie viele Mitarbeiter haben Sie?
  • Für wie viele Standorte brauchen Sie die Zeiterfassung?
  • Ist eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung erforderlich?
  • Brauchen Sie die Zeiterfassung für Fakturierung und Projektmanagement?

Zielgerichtete Suche

Gehen Sie mit diesen Leitfragen auf die Suche. Denken Sie auch an Branchenlösungen. Vielleicht gibt es in Ihrer Branche ein bewährtes System. Tauschen Sie sich auch mit anderen Unternehmerkollegen aus.
Für komplexe Anforderungen gibt es auch professionelle Beratung. Nutzen Sie bei Bedarf diese Möglichkeit. Ziel ist es, eine Vorauswahl von 10 Systemen durch intensive Abwägung von Vorteilen und Nachteilen auf 3 Systeme zu reduzieren.

Testphase nutzen

  • Nutzen Sie die Testphase für die Zeiterfassungssysteme, die in Frage kommen. Gehen Sie dabei systematisch vor:
  • Konfigurieren Sie die Arbeitszeitmodelle in Ihrem Unternehmen: Geht das einfach?
  • Simulieren Sie bestimmte Fälle: Einbuchen und Ausbuchen, das Buchen von Pausen, Abwesenheitszeiten, die Zeiterfassung von Aufgaben. Die Überführung von erfassten Zeiten in Rechnungen oder für die Lohnabrechnung.
  • Prüfen Sie die Nutzerfreundlichkeit? Sind die Abläufe selbsterklärend oder hakt es irgendwo?
  • Welche Auswertungen gibt es
  • Wie ist die Datenübergabe bei den Schnittstellen? Funktioniert das alles fehlerfrei? Gerade für die Lohnbuchhaltung wichtig.

Kauf und Implementierung

Anschließend bestellen Sie den Testsieger. Ist die Testphase gut gelaufen, führen Sie das System systematisch ein. Dabei ist es wichtig, alle Mitarbeiter einzubeziehen und in der Einführungsphase systematisch zu schulen und zu motivieren.

Fazit

Egal ob Arbeitszeiterfassung oder Projektzeiterfassung, moderne Zeiterfassung läuft heute digital über stationäre Desktops, Terminals oder mobile Apps. Nutzerfreundlichkeit und die richtige Dimensionierung des Systems sind entscheidend. Das System muss zu Ihren Anforderungen passen, spielerisch bedienbar sein und nicht zu viele, aber auch nicht zu wenige Funktionen haben. Sollte eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung in Unternehmen kommen, sind Sie gewappnet.

Informieren Sie sich jetzt über eine Beratung zum Thema „Zeiterfassung“.