Als Freiberufler Steuern zahlen: das sollten Selbstständige wissen

Für den Freiberufler gilt die Einkommensteuerpflicht genauso wie für alle natürlichen Personen. Im Gegensatz dazu gibt es auch die Körperschaftsteuer für Kapitalgesellschaften. Kapitalgesellschaften sind die GmbH, UG, Ltd. oder AG. Da der Freiberufler aber keine Kapitalgesellschaft darstellt, muss er die Einkommensteuer zahlen. Diese orientiert sich an der Höhe des Einkommens.

Für Freiberufler heißt das im Klartext, dass die Einkommensteuer für Freiberufler anhand der persönlichen Einkunftsquellen ermittelt wird. Genauer gesagt geht der Blick auf den Gewinn - also Umsatz abzüglich Kosten. In Deutschland steigt der Steuersatz für die Einkommensteuer progressiv an. Des bedeutet, mit steigendem Gewinn steigt auch der persönlicher Steuersatz.

Tipp für Freiberufler: Als Freiberufler meldet man die Selbstständigkeit beim Finanzamt an, das einem prompt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zukommen lässt. Hier sollten Freiberufler nicht den Fehler machen, ihre erwarteten Einkünfte zu optimistisch zu prognostizieren. Denn auf Grundlage dieser Angaben werden die zu zahlenden Steuern ermittelt. Diese werden, wenn der Gewinn niedriger als geplant ausfällt, zum Jahresende zwar zurückgezahlt, aber zunächst müssen diese unterjährig vorausgezahlt werden.

Fast alle Existenzgründer müssen eine Gewerbeanmeldung durchführen. Nur der Freiberufler ist davon befreit. Neben der nicht erforderlichen Anmeldung beim Gewerbeamt, muss der Freiberufler keine Gewerbesteuern zahlen. Die Abgrenzung zum klassischen Gewerbe ist jedoch nicht immer klar und eindeutig. Grundsätzlich gilt, dass wissenschaftliche, künstlerische, erzieherische oder schriftstellerische Tätigkeiten nicht der Gewerbeordnung unterliegen.

Man darf zwar als Freiberufler auch Einkünfte aus einer gewerblichen Tätigkeit erwirtschaften, ohne den Status als Freiberufler zu verlieren, aber man muss darauf achten, dass sich die freiberufliche und die gewerbliche Tätigkeit nicht vermischen. Beispiele liefern der Arzt, der nebenbei Zahnpflegeprodukte verkauft, oder der EDV-Berater, der nebenbei PC-Software vertreibt. Sobald die gewerbliche Tätigkeit eine größere Rolle einnimmt, stuft das Finanzamt womöglich sogar alle Tätigkeiten, auch die freiberufliche, als gewerblich ein. Hier sollten Freiberufler unbedingt einen Steuerberater fragen.

Neben der Einkommensteuer ist auch die Umsatzsteuer eine wichtige Steuer für Freiberufler. In Deutschland wird sie auf nahezu alle Waren und Dienstleistung erhoben und ist somit wirtschaftlich betrachtet eine Mehrwertsteuer.

Die Umsatzsteuer fällt nur auf Umsätze an, die im Inland getätigt werden. In Deutschland liegt der Regelsatz für die Umsatzsteuer bei 19 %, der ermäßigte Satz für Bücher und eine Vielzahl an Lebensmitteln bei 7 %.

Also schlägt auch der Freiberufler die Umsatzsteuer in Höhe von zumeist 19 % auf seine Leistungen drauf, indem er diese dem Rechnungsbetrag hinzurechnet. Als Freiberufler darf man diesen Zusatzbetrag durch die Umsatzsteuer aber nicht einbehalten, sondern muss diese Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt abführen.

Das Gegenstück zur Umsatzsteuer bildet für Freiberufler die Vorsteuer. Denn Freiberufler, die Umsatzsteuer vereinnahmen, dürfen sie mit der sogenannten Vorsteuer verrechnen. Diese ist in allen Ausgaben enthalten, die für die eigene Selbstständigkeit getätigt wurden.

Die Vorsteuer wird wie folgt ermittelt: Um eigene Leistungen anbieten zu können, werden meistens die Waren oder Dienstleistungen anderer Unternehmen in Anspruch genommen. Hierfür wird einem vom Lieferanten gleichfalls eine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Diesen Umsatzsteuerbetrag können Freiberufler als Vorsteuer gegenüber der eigenen zu zahlenden Umsatzsteuer geltend machen und verrechnen. Hier gibt es ein Rechenbeispiel zur Vorsteuer.

Die Voranmeldung der Umsatzsteuer fällt anders als bei der Vorauszahlung der Einkommensteuer, die das Finanzamt ermittelt, in den Zuständigkeitsbereich des steuerpflichtigen Freiberuflers. Er muss also selbst die Umsatzsteuer-Voranmeldung durchführen.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ebenfalls immer am 10. nach Ablauf des geregelten Voranmeldezeitraumes vorzunehmen. Ob ein Jahr, ein Quartal oder ein Monat als Voranmeldezeitraum gewählt wird, hängt von der Höhe der Steuerschuld ab.

• Lag die Steuerschuld des vorangegangenen Jahres über 9.000 Euro, muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich getätigt werden. Mit einer Dauerfristverlängerung kann die Frist zur Anmeldung um einen Monat verlängert werden.
• Lag die Steuerschuld zwischen 2.000 und 9.000 Euro ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung nur quartalsweise einzureichen.
• Bei einer Steuerschuld von weniger als 2.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr kann der Freiberufler von der Voranmeldung befreit werden. So zahlt der Freiberufler seine Steuern reguläre einmal im Jahr.

Am Ende des Jahres wird vom Finanzamt geprüft, welche Steuerschuld der Freiberufler hat und welcher Umsatzsteuerbetrag tatsächlich abgeführt wurde. Auch hier ist im schlimmsten Fall eine Nachzahlung zu leisten und im besten Fall bekommt man etwas zurück.

Die Steuervorauszahlung ist eine Abschlagszahlung, die bereits im Jahresverlauf an das Finanzamt abgeführt wird. So gibt es zwei Gründe, dass auch Freiberufler Steuern vorauszahlen müssen:

• Erstens geht es darum, dem steuerpflichtigen Freiberufler eine hohe Nachzahlung zu ersparen.
• Zweitens wird so die Liquidität des Staatshaushaltes gewährleistet.

Die Höhe der zu leistenden Steuervorauszahlung richtet sich zumeist an vergangenen Steuerbescheiden oder wird anhand der erwarteten Einnahmen geschätzt. Dies trifft zum Beispiel dann zu, wenn der Freiberufler gerade erst seine Tätigkeit aufgenommen hat.

Der Freiberufler erhält vom Finanzamt unter Vorbehalt der Nachprüfung einen Bescheid zur Vorauszahlung. So kann die ermittelte Vorauszahlungshöhe sogar noch angepasst werden, wenn sich die Höhe der Einkünfte des Freiberuflers ändert. Anschließend wird bei der jährlichen Steuererklärung die Differenz zwischen der Vorauszahlung und der tatsächlichen Steuerschuld berechnet.

Hat der Freiberufler mehr als prognostiziert vorausgezahlt, erhält er die zu viel gezahlten Steuern zurück. Ist die gesamte Steuerschuld aus dem Jahr tatsächlich höher, als ursprünglich veranschlagt, ist eine Nachzahlung des noch offenen Betrages innerhalb von einem Monat nach Erhalt des Steuerbescheides zu leisten.

Folgende Stichtage sind für die Einkommensteuer quartalsweise zu beachten:

• 10. März
• 10. Juni
• 10. September
• 10. Dezember

Diese Vorauszahlung wird aber nur dann festgesetzt, wenn diese im Kalenderjahr mindestens 400 Euro und für einen Vorauszahlungstermin mindestens 100 Euro betragen würde. Generell richtet sich die Höhe der Vorauszahlung nach dem Einkommen, das bei der letzten Veranlagung erzielt wurde.

Der Hauptunterschied bei der Soll- und der Ist-Versteuerung liegt im Zeitpunkt der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Schreibt der Freiberufler am 12.04. eine Rechnung, ist dafür die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat April bis zum 10. Mai (ohne Dauerfristverlängerung) einzureichen und die Umsatzsteuer auch im Mai an das Finanzamt abzuführen. Sollte der Kunde die Rechnung aber erst zwei Monate später zahlen, muss der Freiberufler sozusagen zwei Monate lang die Umsatzsteuer vorstrecken. Bei der Soll-Versteuerung muss die Umsatzsteuer also schon im Folgemonat beim Finanzamt eingehen, auch wenn der Kunde seine Rechnung noch nicht bezahlt hat.

Die Ist-Versteuerung kann dementsprechend vorteilhafter sein, insbesondere wenn es sich um hohe Rechnungen handelt. Denn hier wird die Umsatzsteuer erst an das Finanzamt abgeführt, wenn der Kunde seine Rechnung beglichen hat. Hier ist also nicht der Monat der Rechnungstellung, sondern der Monat, in dem das Geld eingegangen ist, relevant für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Wird die Rechnung vom 12.04. erst am 12.06. vom Kunden gezahlt, muss der Freiberufler die Steuer erst in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Juni erfassen. So kann die Liquidität geschont werden.

Für Freiberufler kommt die Buchführung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) infrage. Sie ist eine vereinfachte Methode, um den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln. Generell können alle Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen.

Für die EÜR sind alle tatsächlichen Ein- und Ausgänge des Kontos in einem sogenannten Journal zu vermerken. Wenn der Freiberufler Steuern berechnen und seine Buchführung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen will, sollte er seine Einnahmen und Ausgaben nach den Arten gliedern, die bei ihm anfallen und auf den amtlichen Vordruck der EÜR zurückzugreifen.

Beispiele für Einnahmen der EÜR im Journal sind die Betriebseinnahmen zum vollen Umsatzsteuersatz sowie zum ermäßigten Umsatzsteuersatz, aber auch der Verkauf oder die Entnahme von Anlagevermögen sowie die private Nutzung des Firmenwagens stellen Einnahmen im Sinne der EÜR dar. Beispiele für Ausgaben der EÜR im Journal sind die Kosten für Büromaterial und das Arbeitszimmer, Bewirtungskosten, Abschreibungen oder auch den Steuerberater.

Wenn Sie als Freiberufler Steuern ermitteln und die EÜR machen wollen, müssen Sie die Beträge in der EÜR stets netto, also ohne Umsatz- bzw. Vorsteuer, als Gesamtbetrag ausweisen. Es ist wichtig, die Aufzeichnungen im Journal sorgfältig und lückenlos zu führen. Eine monatliche Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben kann dabei helfen, die Übersicht zu behalten, ist aber keine gesetzliche Pflicht. Die Werte der einzelnen Kategorien sind dann auf den Vordruck zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu übertragen, der anschließend der Steuererklärung beigefügt werden muss.

Wenn Freiberufler gezielt Steuern sparen möchten, geht für sie der Blick in Richtung Einkommensteuer. Denn ihre Höhe ist es, die man beeinflussen kann. Will man also als Freiberufler Steuern senken, muss man seinen Gewinn schmälern - natürlich nur nach den erlaubten steuerlichen Spielregeln.

Allgemein bekannte Möglichkeiten, um als Freiberufler Steuern zu senken, bieten abzugsfähige betriebliche Ausgaben, wie

• Miete für das Büro samt Büroeinrichtung und Büromaterial,
• Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, die jeder Freiberufler und Existenzgründer wahrnehmen sollte,
• geringfügige Wirtschaftsgüter bis 410 Euro, die sofort abgesetzt werden können,
• Beiträge zur privaten Altersvorsorge sowie hohe Kosten durch außergewöhnliche Belastungen durch z.B. eine Krankheit.

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, um als Freiberufler Steuern einzusparen. Welche das sind, kann ein Steuerberater erklären und vor allem umsetzen. Der Steuerberater ist im Übrigen auch steuerlich absetzbar.

Eine populäre Möglichkeit, um als Freiberufler Steuern senken zu können, bietet der Firmenwagen. Hier gilt generell, dass die Kosten für Anschaffung, Haltung und Nutzung des Firmenwagens als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, sofern er als notwendiges Betriebsvermögen klassifiziert wird. Dabei spielt die Aufteilung zwischen privater und betrieblicher Nutzung eine große Rolle.

Wenn Freiberufler den Firmenwagen mindestens zu 50 % der Fahrten betrieblich nutzen, zählt der Dienstwagen zum betrieblichen Vermögen. Dann können sie die Kosten für den Firmenwagen komplett als Betriebsausgaben geltend machen. Sobald Freiberufler den Firmenwagen weniger als 50 % der Fahrten betrieblich nutzen, müssen sie ein Fahrtenbuch führen. Auf dieser Grundlage werden die Betriebskosten des Firmenwagens anteilig den Betriebsausgaben angerechnet.

Wenn der Firmenwagen über 50 % betrieblich genutzt wird, muss der Freiberufler den Privatanteil nach der 1 %-Regelung versteuern - sofern der Freiberufler kein Fahrtenbuch führt, um den Privatanteil zu ermitteln. Dieses Fahrtenbuch ist zwar mühevoll zu erstellen, da es zeitnah, lückenlos und in geschlossener Form einzureichen ist, aber so versteuern Freiberufler nur diejenigen Kfz-Kosten, die tatsächlich auf die privat gefahrenen Kilometer entfallen. Insbesondere bei teuren Firmenwagen, die privat selten gefahren werden, lassen sich mit einem Fahrtenbuch jährlich mehrere Hundert bis Tausend Euro sparen.

Hinzu kommt, dass Sie auch mit einem elektronischen Fahrtenbuch arbeiten können. Das elektronische Fahrtenbuch zeichnet alle Fahrten via GPS-Technik automatisch auf, so dass Sie damit wenig Arbeit haben.

Manchmal ist es aber auch andersherum günstiger. Wenn Freiberufler Steuern sparen möchten im Hinblick auf ihr Auto, kann es ratsam sein, das Auto im Privatvermögen zu belassen und lediglich die Kosten für die betriebliche Nutzung als Betriebsausgabe geltend zu machen. Bei einer betrieblichen Nutzung bis zu 50 % geht das. Gerade dann, wenn der Freiberufler sein Auto wieder verkaufen möchte, wandert der Erlös allein in seine Tasche. Das Finanzamt bekommt nichts. Außerdem ist auch hier das genaue Aufschreiben der tatsächlich gefahrenen Kilometer besser, als sich mit der Reisekostenpauschale von 0,30 Euro zufriedenzugeben. Denn meistens liegen die Kosten über der Pauschale.