Finanzplanung für Gründer und Unternehmen

Die Finanzplanung steht nicht nur zu Beginn Ihrer Gründung an. Auch danach sollten Sie sich ihr ausführlich widmen, um Liquiditätsprobleme frühzeitig zu erkennen. Gleichen Sie die Ist- mit der Soll-Entwicklung ab. An das Thema Steuern gilt es bei der Finanzplanung auch zu denken. Eine schlechte Zahlungsmoral der Kunden oder Zahlungsausfälle sollten bei der Finanzplanung ebenfalls berücksichtigt werden.

Aber auch wenn Sie neues Wachstum anpeilen, kommt der Finanzplanung die wichtige Aufgabe zu, den finanziellen Spielraum zu sichern.

Anlässe und Ziele der Finanzplanung

Die grundlegende und in der Regel erste Finanzplanung nehmen Gründer und Start-ups vor, wenn sie einen Businessplan schreiben. Im Finanzplan ermitteln Sie den Kapitalbedarf für Ihre Gründung u.a. anhand der Gründungskosten, Investitionen und laufenden Kosten, um damit an Förderbanken und andere Kapitalgeber heranzutreten. Die Finanzplanung verfolgt also das Ziel, die wirtschaftliche Tragfähigkeit der Gründung zu prüfen und die Finanzierung zu gewährleisten. Wir stellen Ihnen hierfür auch ein Tool für den Finanzplan zur Verfügung. Für eine solide Finanzplanung ist es wichtig, in die Berechnungen auch einen Puffer einfließen zu lassen.

Wenn die Finanzierung gesichert ist, verschwindet die Finanzplanung allerdings nicht in der Schublade. Der kontinuierliche Vergleich zwischen Soll- und Ist-Zahlen ist ebenfalls entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. In größeren Unternehmen sorgt ein CPO (Chief Performance Officer) dafür, dass über den Soll-Ist-Vergleich Ertrag und Wachstum gesteigert werde. Auch kleine Unternehmen sollten durch die kontinuierliche Finanzplanung Liquiditätsprobleme schnell erkennen und gegensteuern. Somit dient die Finanzplanung nach der Gründung zunächst dem Controlling und als Grundlage für operative Entscheidungen.

Wächst das Unternehmen mit der Zeit, muss die ursprüngliche Finanzplanung angepasst werden. Sie aktualisieren Umsatzschätzungen, planen neue Investitionen oder kalkulieren die Kosten neu, da Sie bspw. Mitarbeiter einstellen. Ziel ist es auch hierbei, den Kapitalbedarf einschätzen zu können, um eine mögliche Finanzierungslücke durch die Aufnahme von Kapital zu decken.

Sie sehen, dass Sie die Finanzplanung dauerhaft beschäftigen wird. Gerade bei Start-ups steht sie auch noch viel häufiger im Fokus, wenn bspw. neue Finanzierungsrunden geplant oder Neuausrichtungen der Strategie, in der Start-up-Sprache als Pivot bezeichnet, beschlossen werden sollen.

Finanzplanung: Bestandteile

Wird eine Finanzierung benötigt, verlangt die Bank und/oder Investoren eine Finanzplanung. Basis für die Entscheidung bildet im Normalfall die Liquiditätsplanung (für 3-5 Jahre auf Monatsbasis) sowie die Rentabilitätsrechnung (für 3-5 Jahre auf Jahresbasis).
Oft möchten die Kapitalgeber auch die komplette Finanzplanung einsehen, die aus nachfolgenden 5 Bestandteilen besteht:

#1 Umsatzplanung

Startpunkt der Finanzplanung bildet der Umsatz. Es geht in erster Linie darum, eine realistische und nachvollziehbare Umsatzplanung zu erstellen. Hilfreich sind hierfür beispielsweise Vergleiche zu den Vorjahres- bzw. den aktuellen Werten. Auch Faktoren wie Kapazitätsgrenzen und mögliche Saisonalitäten sollten bei der Umsatzplanung berücksichtigt werden.

#2 Kostenplanung

Auf die Umsatzplanung folgt die Kostenplanung. Die Kostenseite besteht aus verschiedenen Einzelposten. Zu den wichtigsten gehören die variablen Kosten (also Kosten, die direkt vom Umsatz abhängig sind), die Personalkosten, Ausgaben für Marketing und die Betriebskosten.

#3 Plan GuV

Die Plan Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird in einer guten Finanzplanung automatisch anhand der getätigten Eingaben erstellt. Sie zeigt auf, ab wann man profitabel arbeitet (Break Even Point) und wie hoch der jährliche Gewinn oder Verlust ausfällt. Die dazugehörende Rentabilitätsrechnung zeigt zusätzlich auf, wie hoch Margen und Rentabilität ausfallen.

#4 Investitionsplan

Der Investitionsplan zeigt auf, wann welche Investition getätigt und wie diese abgeschrieben wird. Auch mögliche Desinvestitionen (also z.B. ein Verkauf von einer Maschine) werden im Investitionsplan berücksichtigt.

#5 Liquiditätsplan

In der Liquiditätsplanung fließen alle getroffenen Annahmen zusammen. Sie zeigt auf, wie sich der monatliche Kontostand verändert und wann ggf. das Konto ins Minus rutscht. Anhand des Liquiditätsplans kann der gesamte zukünftige Kapitalbedarf abgeleitet werden, den es dann natürlich auch zu finanzieren gilt.

#6 Finanzierungsplan

Der Finanzierungsplan listet sämtliche Finanzierungen auf: Eigene Mittel, private Darlehen von Family & Friends, Fördermittel, langfristige und kurzfristige Bankdarlehen. Die jeweiligen Finanzierungen werden ebenfalls im Liquiditätsplan berücksichtigt.

Sechs Häufige Fehler

Wir haben zahlreiche Finanzpläne insbesondere von Gründern aber auch von Selbstständigen und kleinen Unternehmen zugeschickt bekommen mit der Bitte, diese zu überprüfen. Im Laufe der letzten Jahre haben wir daher eine Reihe an Fehlern identifiziert, von denen wir die häufigsten und gravierendsten nachfolgenden zusammengefasst haben:

#1 Unrealistische Umsatzplanung

In der Umsatzplanungen werden relevante Faktoren wie z.B. Kapazitätsgrenzen (ein Restaurant mit 10 Tischen wird vermutlich nicht mehr als 20-25 Gäste in der Mittagspause bedienen können) oder Saisonalitäten (oft ist der Umsatz in der Sommerurlaubszeit geringer) meist nicht oder nur unzureichend berücksichtigt. Ein kontinuierlich steigender Umsatz ist übrigens fast nie realistisch!
Bei Gründungen konnten wir zudem fast immer eine zu optimistische Umsatzplanung feststellen. Insbesondere bei Neugründungen ist es in der Praxis so, dass in der Regel eine Anlaufzeit benötigt wird. Nicht selten wird der im ersten Monat prognostizierte Umsatz erst nach 6 Monaten erzielt – dies wirkt sich dann natürlich auch negativ auf die Liquiditätsplanung aus.

#2 Netto oder Bruttowerte?

Nicht selten werden Netto und Bruttowerte vermischt bzw. zum Teil die Umsatzsteuer komplett vergessen. Achten Sie bei der Finanzplanung jeweils darauf, dass Sie sowohl Netto (z.B. relevant für die GuV) als auch Bruttowerte (wichtig für die Liquiditätsplanung) berechnen.

#3 Auf Zahlungsziele achten!

Häufig werden Zahlungsziele in der Finanzplanung nicht berücksichtigt. Insbesondere in der Liquiditätsplanung macht es einen Unterschied, ob man von seinem Kunden das Geld direkt nach Leistungserbringung bzw. Rechnungsstellung erhält, oder erst 60 Tage danach. Hinzu kommt, dass viele Gründer und Selbstständige Zahlungsausfälle und Zahlungsminderungen (wie z.B. Rabatt oder Skonto) nicht in die Finanzplanung einbeziehen. Alle drei Faktoren können aber einen erheblichen Einfluss auf die Liquiditätsplanung und somit den Kapitalbedarf haben.

#4 Vergessen Sie Ihren eigenen Lohn nicht

In einer vollumfänglichen Finanzplanung sollte auch Ihr eigener Lohn berücksichtigt werden. Bei Freiberufler, Einzelunternehmer und Personengesellschaften wie z.B. der GbR erfolgt der Unternehmerlohn durch private Entnahmen. Bei Kapitalgesellschaften sind die Gründer in der Regel angestellt und erhalten einen regulären Lohn (je nach Höhe der Anteile mit oder ohne Sozialabgaben).
Noch einen letzten Punkt zum Thema Personal: Bitte denken Sie grundsätzlich daran, dass Sie in der Finanzplanung auch die Lohnnebenkosten berücksichtigen, sofern Sie Mitarbeiter haben.

#5 Hoppla – haben Sie auch an die Steuern gedacht?

Das Thema Steuern ist sicherlich kein angenehmes – trotzdem dürfen Sie in einer vollständigen Finanzplanung nicht fehlen. Fast alle Selbstständigen und Unternehmen müssen sich mit der Umsatzsteuervoranmeldung, den Zahlungen für die Umsatzsteuer und Vorauszahlungen für die Einkommensteuer beschäftigen. Mit Ausnahme von Freiberuflern ist auch das Thema Gewerbesteuer relevant. Hat man eine Kapitalgesellschaft, kommen zusätzlich Körperschaftssteuer und Soli hinzu.

#6 Bei Neugründungen: Keinen Puffer, zu niedriger Kapitalbedarf

Laut einer Studie der KfW unterschätzen über 70% der Gründer den eigenen Kapitalbedarf - im Schnitt brauchen Gründer mehr als doppelt so viel Kapital, wie ursprünglich geplant. Der Umsatz wird zu optimistisch angesetzt, während oft nicht alle Kosten in der Finanzplanung berücksichtigt werden. Dies kann entsprechend schnell zu einem finanziellen Problem bis hin zur Insolvenz aufgrund fehlender Liquidität führen. Es ist daher ratsam, bei der Umsatzplanung etwas konservativer vorzugehen und einen Puffer einzuplanen. Wie hoch dieser Puffer ausfallen soll, hängt insbesondere vom Geschäftsmodell ab. In der Praxis wird von erfahrenen Beratern meist ein Puffer von 6 Monaten der fixen Kosten (also Betriebskosten + Personalkosten + ggf. weitere Kosten für Marketing etc.) angesetzt.

Fehlerquelle Excel

Neben diesen 6 Fehlerquellen gibt es einen weiteren gravierenden technischen Fehler. Häufig enthält die verwendete Exceltabelle Berechnungsfehler. Formeln stimmen nicht oder wurden gelöscht, die Referenzwerte sind falsch oder es werden nur Teilsummen gebildet.

Liefert die Exceltabelle falsche Werte, verfälscht sich die Liquiditätsplanung. Das ist dann kritisch, wenn die Planung ein solides Finanzpolster angibt, während sich bei richtiger Berechnung eine Finanzierungslücke auftut. Berechnungsfehler in der Exceltabelle führen häufig zu falschen unternehmerischen Entscheidungen. Ist das Planergebnis aufgrund einer fehlerhaften Summenbildung zu gering, könnten falsche Entscheidungen die Folge sein, die dem Unternehmen schaden.

Liegt ein falsch berechneter Finanzplan einem Banker oder Investor vor, ist das nicht nur ärgerlich und peinlich. Der Rechenfehler kann die erhoffte Finanzierung kosten. Wichtig bei der Finanzplanung ist also: Halten Sie die Planung so genau und so einfach wie möglich. Wenn Sie mit Exceltabellen arbeiten, müssen Sie wirklich jede Zahl und jede Formel zweimal überprüfen.

Finanzplanung an das Wachstum anpassen

So merkwürdig es klingen mag, aber auch Wachstum kann zu Problemen bei Ihrer Finanzplanung führen. Denn mit zusätzlichem Wachstum wird auch mehr Kapital gebunden. Ggf. werden auch Erweiterungsinvestitionen fällig. Gehen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auch für die nächsten Wachstumsschritte mit genügend Kapital ausgestattet ist. Mit der neuen Finanzplanung erhöhen Sie den finanziellen Spielraum. Zudem werden Sie erkennen, ob Sie neues externes Kapital benötigen oder durch den Cashflow aus dem laufenden Geschäft wachsen können.

Tipps für die Finanzplanung

Abschließend halten wir die wichtigsten Tipps für Ihre Finanzplanung fest:

  • Nutzen Sie Tools für Ihre Finanzplanung: für den Start Ihrer Gründung haben wir ein Finanzplantool entwickelt.
  • Eng mit der kontinuierlichen Finanzplanung ist die Buchhaltung verbunden. Nehmen Sie diese zeitnah vor und sprechen Sie regelmäßig mit Ihrem Steuerberater. Viele Buchführungsprogramme bieten auch per Klick grafische Auswertungen.
  • Passen Sie Ihre Prognosen im Rahmen der laufenden Finanzplanung an, damit Sie Liquiditätsprobleme frühzeitig erkennen.
  • Spielraum in Ihrer Finanzplanung kann Ihnen ein Kontokorrentkredit sichern.

Unsere Empfehlung: monatliche Finanzplanung vornehmen

Aus unserer Sicht ist es unabdingbar eine kontinuierliche Finanzplanung zumindest auf Monatsbasis vorzunehmen, um frühzeitig Herausforderungen zu erkennen. Abhängig von der Finanzierungssituation und dem Geschäftsmodell ist zu bestimmten Zeiten auch eine wöchentliche Finanzplanung zu empfehlen. Dabei nehmen Sie den Vergleich zwischen Soll und Ist Ihrer Umsätze, Kosten und des Ergebnisses vor und prüfen die Auswirkungen auf Ihre Liquidität. Um Ihre Liquidität ideal im Blick zu behalten, sollten Sie auch gleichzeitig neben dem aktuellen Zeitraum Ihre Annahmen für die kommenden Monate prüfen und ggf. anpassen. Auf diese Weise können mögliche Liquiditätsengpässe sechs bis zwölf Monate im Voraus erkannt werden.

Auf Basis dieser Finanzplanung können Unternehmer frühzeitig an ihre Bank oder andere Kapitalgeber herantreten und steigern die Chancen auf frisches Kapital. Denn wenn das Kind erstmal in den Brunnen gefallen ist, wird es schwer, neues Geld zu erhalten.