Break Even Point richtig berechnen: Online-Rechner hilft

Im Break Even Point (abgekürzt BEP) erreicht der Umsatz die Gewinngrenze. Damit ist der Umsatz so hoch wie die Summe der variablen und fixen Kosten (Gesamtkosten).

Unterhalb des Break Evens befindet sich das Unternehmen in der Verlustzone. Die Umsatzerlöse decken nicht die Kosten. Daher wird der BEP auch als Kostendeckungspunkt oder Gewinnpunkt bezeichnet.

Die Break Even Formel berechnet den Absatz, der für die Gewinnschwelle erzielt werden muss:

Ist die Gewinngrenze erreicht, ist gleichzeitig der Deckungsbeitrag so hoch wie die Fixkosten. Die Absatz-Erlöse reichen aus, um die Gemeinkosten zu decken.

Mit dem Break Even Point-Rechner sehen Sie auf einen Blick, ab welcher Stückzahl Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung kostendeckend ist. Und ab wann Sie Gewinn erzielen.

Er hilft Ihnen:

• Den Deckungsbeitrag pro Einheit zu bestimmen
• Die Break-Even-Menge pro Monat und pro Tag zu berechnen
• Den dafür benötigten Umsatz zu ermitteln
• Ihre Fixkosten im Verhältnis zum Preis einzuschätzen
• Mit dem Kapazitäts-Check zu prüfen, ob die erforderliche Menge machbar ist
• Im Umsatz-Kosten-Diagramm die Umsatz- und Kostenentwicklung zu sehen

Stolperfalle:
Viele Gründer und Gründerinnen schauen nur auf den Umsatz („Klingt nach viel Geld“). Entscheidend ist aber, was nach allen Kosten übrig bleibt. Genau an dieser Stelle setzt der Online-Rechner für den Break Even Point an.

Der Online Break Even-Rechner funktioniert in 6 Schritten:

1. Grundeinstellungen (Preis & Umsatzsteuer)
2. Variable Kosten von Material und Komponenten
3. Zusätzliche variable Kosten (Gebühren, Retouren, Versand)
4. Fixkosten
5. Kapazität prüfen (optional)
6. Ergebnisse interpretieren

• Verkaufspreis festlegen: Tragen Sie den Preis ein, zu dem Sie eine Einheit verkaufen wollen.
• Brutto oder netto wählen: Geben Sie an, ob Ihr Preis inkl. Umsatzsteuer (brutto) oder ohne Umsatzsteuer (netto) ist.
• Umsatzsteuersatz eintragen: Wählen Sie den passenden Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %).

Der Rechner rechnet den Nettopreis automatisch heraus, damit die Analyse unabhängig von der Umsatzsteuer funktioniert.

Im Bereich „Variable Kosten von Material und Komponenten“ tragen Sie alles ein, was direkt pro verkaufter Einheit anfällt, z. B.:

• Materialeinsatz / Wareneinsatz
• Verpackung, Versandmaterial
• Zusätzliche Komponenten (Becher, Serviette, Zutaten etc.)

Für jede Position geben Sie ein:

• Name des Postens
• Kosten pro Einheit (Euro)

Der Rechner zeigt Ihnen dazu den prozentualen Anteil am Verkaufspreis.

Praxis-Tipps:

• Nutzen Sie Ihre realen Einkaufspreise (inkl. Lieferkosten) statt grober Schätzwerte.
• Tragen Sie lieber zu viele als zu wenige Posten zusammen. Kleinkram summiert sich.

Typische Stolperfallen:

• Versandmaterial, Becher, Servietten, Etiketten werden „vergessen“.
• Sonderkonditionen (z. B. Staffelpreise) werden ignoriert. Lieber mit einem durchschnittlichen Preis rechnen.

Unter „Zusätzliche variable Kosten“ erfassen Sie variable Kosten, die nicht direkt Material sind, z. B.:

• Zahlungsgebühren (z. B. PayPal, Kreditkarte) prozentual und/oder absolut
• Provisionen pro verkaufter Einheit (z. B. Plattformgebühren)
• Versandkosten pro Einheit
• Ausschuss/Retouren in Prozent (z. B. 1 % der Ware ist unverkäuflich oder wird retourniert)

So stellen Sie sicher, dass wirklich alle Kosten je Verkauf berücksichtigt werden.

Praxis-Tipp:
Nutzen Sie hier unbedingt echte Werte aus Ihrem Zahlungsanbieter oder Shop-System. Eine Rücklastschriftquote oder Retourenquote von 2–5 % kann Ihre Marge deutlich drücken.

Stolperfallen:

• Nur prozentuale Gebühren erfassen, fixe Gebühren je Transaktion vergessen
• Retouren/Ausschuss mit 0 % ansetzen, obwohl real immer etwas zurückkommt

Im Bereich „Fixkosten“ tragen Sie Ihre monatlichen Fixkosten ein, z. B.:

• Miete
• Versicherungen
• Personal
• Strom, Internet, Software
• Sonstige Fixkosten (Marketingpauschalen, Leasing etc.)

Der Rechner summiert die Fixkosten und nutzt sie für die Break Even-Berechnung.

Praxis-Tipps:

Denken Sie auch an Ihren eigenen Unternehmerlohn als Fixkosten-Position. Sie sollen von Ihrem Geschäft leben können.

Rechnen Sie mit einem realistischen Monatsdurchschnitt (nicht nur einen „guten“ Monat).

Stolperfallen:

• Fixkosten und variable Kosten vermischen (z. B. Personalkosten pro Stunde als Fixkosten). Wenn Personal stark von der Menge abhängt, lieber anteilig als variabel mitdenken.
• Wichtige Kostenblöcke wie Versicherungen, Steuervorauszahlungen oder Software ignorieren.

Im Abschnitt „Kapazität (optional)“ können Sie testen, ob die für den Break Even nötige Menge operativ überhaupt machbar ist:

• Arbeitstage pro Monat (z. B. 20–26 Tage)
• Kapazitätsträger (z. B. 1 Person, 1 Maschine, 1 Backofen)
• Verfügbare Zeit pro Tag (z. B. 5 Stunden)
• Zeitbedarf je Einheit (z. B. 5 Minuten pro Einheit)

Der Rechner vergleicht:

• Theoretische Kapazität pro Tag
• Benötigte Einheiten pro Tag für den Break Even

und zeigt an, ob Ihre Kapazität ausreicht oder nicht.

Praxis-Tipps:

Planen Sie bei „verfügbare Zeit pro Tag“ nicht die volle Arbeitszeit ein. Meetings, Organisation, Pausen. all das kostet Zeit. Rechnen Sie z. B. mit 60–70 % der Arbeitszeit für die eigentliche Leistungserbringung.

Berücksichtigen Sie bei Dienstleistungen auch Reisezeiten, Kommunikation und Nachbereitung.

Stolperfallen:

• Zu optimistische Annahmen („8 Stunden am Tag produktiv“). Dadurch wirkt die Kapazität höher als in der Realität.
• Zeitbedarf je Einheit nur für den Kernprozess, aber ohne Rüstzeiten, Vor-/Nachbereitung.

In der Break Even-Analyse sehen Sie:

• Break Even & erster Gewinn (Einheiten/Monat und pro Tag)
• Deckungsbeitrag pro Einheit (Betrag und Prozentsatz)
• Variable Kosten pro Einheit
• Fixkosten/Monat
• Notwendiger Umsatz für Break Even (netto)

Im Kapazitäts-Check erkennen Sie:

• ob Ihre Kapazität reicht, um die nötige Menge zu produzieren/zu erbringen

Im Umsatz-Kosten-Diagramm erhalten Sie einen visuellen Überblick:

• Break Even-Punkt (Einheiten)
• Gesamtkosten bei dieser Menge
• Umsatz bei dieser Menge

Sie können die Grafik als Bild speichern, z. B. für Ihren Businessplan oder eine Präsentation gegenüber Banken oder Investoren.

Praxis-Tipps:

Rechnen Sie zusätzlich einen Sicherheitspuffer ein: Fragen Sie sich, ob Ihr Geschäftsmodell auch funktioniert, wenn Sie 10 bis 20 % weniger verkaufen als im Rechner geplant.

Legen Sie für Ihre Planung drei Szenarien an:

• konservativ (niedriger Preis, höhere Kosten)
• realistisch
• optimistisch (bessere Auslastung, leicht höherer Preis)

Typische Stolperfallen:

• Break Even als „Ziel“ ansehen. In der Praxis brauchen Sie mehr als nur Kostendeckung, um Investitionen, Rücklagen und Ihren Lebensunterhalt zu finanzieren.
• Nur auf die Stückzahl achten, nicht auf den tatsächlich benötigten Umsatz.

Break Even-Punkt: Der Break Even-Punkt ist die Menge, bei der Ihre Erlöse genau Ihre Kosten decken. Ab dieser Stückzahl beginnt jede weitere Einheit, zum Gewinn beizutragen.

Deckungsbeitrag pro Einheit: Der Deckungsbeitrag ist der Verkaufspreis minus variable Kosten. Er zeigt, wie viel jede Einheit zur Deckung Ihrer Fixkosten und zum Gewinn beiträgt.

Variable Kosten: Variable Kosten fallen pro verkaufter Einheit an (z. B. Ware, Verpackung, Versand, Zahlungsgebühren, Provisionen, Retourenquote).

Fixkosten: Fixkosten fallen unabhängig von der Verkaufsmenge an. Z. B. Miete, Versicherungen, Gehälter, Grundgebühren.

Kapazität: Die Kapazität beschreibt, wie viele Einheiten Sie realistisch pro Tag/Monat herstellen oder leisten können. Der Rechner prüft, ob diese Kapazität für den Break-even ausreicht.

Ein Verkäfuer von veganem Eis dient als einfaches Beispiel für die Break Even Berechnung: Wie viele Kugeln Eis müssen am Tag verkauft werden, damit der Break Even Point erreicht wird?

So wird die Gewinnschwelle ermittelt:

1. Fixe Kosten erfassen: 200 Euro pro Tag (z.B. Lohnkosten und Standmiete). 
2. Variable Kosten bestimmen: durch den Einkaufspreis liegen die variablen Kosten pro Kugel bei 50 Cent. 
3. Verkaufspreis festlegen: dieser beträgt pro Eis-Kugel 1,50 Euro. 
4. Break Even Formel anwenden: Absatzmenge (X) = 200 Euro fixe Kosten / (1,50 Euro Verkaufspreis pro Kugel – 50 Cent variable Stückkosten pro Kugel)  
   Absatzmenge (X) = 200 Euro / 1 Euro 
   Absatzmenge = 200 Kugeln 

Die Break Even Menge ist bei 200 Kugeln Eis am Tag erreicht. Jede Kugel, die darüber hinaus verkauft wird, erzielt einen Gewinn von 1 Euro. Bei 300 verkauften Kugeln beträgt der Tagesgewinn 100 Euro. Bei 100 Kugeln liegt der Eisverkäufer hingegen 100 Euro in der Verlustzone. 

Aus der Absatzmenge von 200 Stück am Tag und dem Verkaufspreis lässt sich der Break Even Umsatz berechnen. Dieser beläuft sich auf 300 €. 

Break Even in der Grafik ablesen 

Die BEP-Formel lässt sich auch grafisch darstellen. Im Schnittpunkt der Umsatz- und Kostenkurve wird der Break Even Point abgelesen. 

Die Kostenkurve startet auf der Y-Achse in Höhe der bestehenden Fixkosten K(f) von 200 Euro. Die Gesamtkosten erhöhen sich um die variablen Kosten pro Stück K(v) von 50 Cent. 

Die Umsatzkurve steigt je verkaufter Menge (X) um 1,50 Euro an. Wie mit der Formel berechnet liegt der BEP bei einer Menge von 200, wie das Diagramm im Schnittpunkt der Umsatzkurve und Gesamtkostenkurve ebenfalls zeigt. Die Verlustzone ist rot markiert. Die Gewinnzone grün.

Einschränkungen in der Break Even Betrachtung

Die Break Even Analyse auf Tagesbasis ist eine sehr vereinfachte Betrachtung: Verkaufszahlen schwanken im Tagesvergleich – im Falle des Eisverkäufers bspw. in Abhängigkeit vom Wetter.  

Der Gewinn aus dem Eisverkauf läßt sich mit den vorhandenen Ressourcen auch nur bis zu einem gewissen Punkt erhöhen. Zur weiteren Absatzsteierung müssen bspw. ein zweiter Verkäufer angestellt und die Standfläche erhöht werden. Damit steigen die fixen Kosten. Der Fachbegriff hierfür lautet sprungfixe Kosten. Eine Verdoppelung der Fixkosten führt dazu, dass 400 Kugeln Eis verkauft werden müssen, um erneut Break Even zu erreichen. 

Deshalb wird der Break Even Punkt meist über einen längeren Zeitraum betrachtet, z.B. auf Monats- oder Jahresbasis. Unternehmensgründer steigern ihren Absatz häufig erst im zweiten Jahr auf ein Niveau, um die Gewinnzone zu erreichen.

Selbstständige und Unternehmen verkaufen meist mehrere Produkte und Dienstleistungen zu unterschiedlichen Preisen. Zudem lassen sich Fixkosten häufig schwer auf einzelne Produkte aufteilen. Die Bestimmung einer konkreten Absatzmenge für den Break Even ist damit nicht möglich. Stattdessen wird der Umsatz herangezogen, um den Zeitpunkt zu ermitteln, wann die Gewinnzone erreicht wird.

Die Tabelle zeigt die Break Even Bestimmung anhand der Umsatzentwicklung: 

Im 3. Monat erreicht das Unternehmen bei einem monatlichen Umsatz von 5.000 € den Break Even Point. Bis dahin haben sich jedoch Verluste in Höhe von 2.625 € angesammelt. Erst nach zwei weiteren profitablen Monaten wird insgesamt die Gewinnschwelle überschritten.  

Bei der Betrachtung der Gewinn- und Verlustrechnung ist zu beachten, dass Erlöse nicht zwangsläufig mit Zahlungseingängen im selben Monat verbunden sind. Somit lohnt sich eine Break Even Betrachtung auch in der Liquiditätsplanung: Wann übertreffen die Zuflüsse aus dem operativen Geschäft die Abflüsse und der Kontostand wächst?  

Wie der Break Even Punkt in der Liquiditätsplanung abgelesen werden kann, zeigt die Grafik aus der Finanzplansoftware Unternehmerheld: 

Die Absatzmenge oder den Umsatz im Break Even Punkt als isolierte Kennzahl zu betrachten, reicht nicht. Erst im Kontext mit anderen Kennzahlen ist eine Bewertung möglich, ob die Gewinnzone realistischerweise erreicht werden kann. Folgende Fragen helfen: 

• Welche Auslastung würde die errechnete Absatzmenge darstellen?
• Geben die Kapazitäten des Unternehmens diese Auslastung her?
• Sind hohe Auslastungen tatsächlich realistisch?

Ein Vergleich mit Branchenkennzahlen hilft zu verifizieren, ob die für die Gewinnzone notwendige Auslastung von bspw. 70 % erreichbar ist.

Eine weitere Kennzahl, die zur Einordnung der Gewinnschwelle beiträgt, ist der mit dem Absatz verbundene Marktanteil. Wird der Gewinnpunkt bspw. bei einem Absatz von 1.000 Stück erreicht, während sich der Gesamtmarkt lediglich auf 2.000 Einheiten beläuft, müsste das Unternehmen einen Marktanteil von 50 % erzielen. Dies ist gerade in Märkten mit vielen Wettbewerbern fragwürdig.   

Insofern sind Marktgröße, Marktanteil und Auslastung wichtige Kennzahlen, die bei der Einschätzung des Break Even helfen. Sprich: ist es tatsächlich realistisch, dass wir diesen Break Even erreichen?

Für Gründer markiert der Break Even Punkt in puncto Rentabilität einen wichtigen Meilenstein in der Geschäftsentwicklung. 

Somit erfolgt die Darstellung des Break Evens bereits in der Executive Summary – also ganz vorne im Businessplan. Obwohl der Break Even erst im Finanzplan in der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt wird. Aus 2 Gründen:  

1. Kapitalgeber, wie Banken, sehen direkt, wann das Gründungsvorhaben in die Gewinnzone kommt. Das ist wichtig für die Bank, da sie analysiert, inwiefern Tilgung und Zinsen für den Kredit aus dem laufenden Geschäft geleistet werden können (Kapitaldienstfähigkeit).  
2. Bis zum BEP fallen Verluste an, die Teil des Kapitalbedarfs sind. Die Bank kann einschätzen, ob die geplante Finanzierungssumme ausreicht, bis das Unternehmen profitabel wird. 

Im Bankgespräch wird die Gewinnschwelle Thema sein. Zur Vorbereitung sollten Gründer Angaben zur Absatzmenge, dem Preis und der Zeit bis zur Gewinnerzielung herausarbeiten.  

Für Unternehmensgründer aus klassischen Bereichen wie Gastronomie, Handel oder Dienstleistungen sollte sich der Break Even nach 6, spätestens 12 bis 24 Monate nach dem Start einstellen. Dauert es länger, bis das Unternehmen in der Gewinnzone ist, muss dies gut begründet werden.  

Bei der Break Even Ermittlung ist es wichtig, realistisch zu planen. Eine zu optimistische Kalkulation führt nur zu 2 Dingen:

• Die Bank, die in der Regel einen guten Überblick zu Vergleichszahlen der Branche hat, wird den Annahmen des Businessplans skeptisch gegenüberstehen. Die Finanzierung dürfte sich schwierig gestalten.
• Gleichzeitig wird der Kapitalbedarf zu niedrig eingeschätzt. Der aufgenommene Kredit reicht nach dem Unternehmensstart nicht aus, bis die Anlaufkosten überwunden und die Gewinnzone erreicht ist.    

Der Break Even Point ist nur ein Etappenziel für Selbstständige und Unternehmen. Danach sollte der Gewinn weiter steigen, um Kredite zurückzuzahlen, den Unternehmerlohn zu steigern, Rücklagen zu bilden und Kapital für Ersatz- und Wachstumsinvestitionen zu haben. 

Bei Start-ups dauert es in der Regel länger, bis sie break even bzw. profitabel sind. Dies nehmen Investoren in Kauf. Schließlich gehen sie von einem sehr großen Markt aus, der nach der Eroberung zu großen Rückflüssen führt.  

Gleichzeitig nutzen Investoren den Break Even Point in Finanzierungsverhandlungen gerne als Meilenstein, an dessen Erreichen die Auszahlung weiterer Mittel gekoppelt ist. 

Die Break Even Formel zeigt 3 Stellschrauben für Unternehmen, um früher die Gewinnschwelle zu überschreiten: 

1. Fixkosten senken 
2. Variable Kosten sparen 
3. Verkaufspreis erhöhen 

#1 Fixkosten senken 

Liegt der errechnete Break Even zu hoch, hilft eine Analyse der Kostenposten. Kann bspw. die Miete durch einen anderen Standort gesenkt werden? Sind Personalkosten reduzierbar, indem Programmierer im Ausland eingesetzt werden.  

Doch Vorsicht: Leidet die Produktqualität unter den gesenkten Kosten oder ist der günstigere Standort für Kunden schlechter zu erreichen, führt dies vermutlich zu Absatzrückgängen. Dann hilft auch der rechnerisch gesunkene Break Even Point nicht.  

#2 Variable Kosten sparen 

Bei Einsparungen der variablen Kosten rücken vor allem die Einkaufspreise sowie die Marketingkosten in den Blick. Die Kosten für Waren lassen sich durch die Auswahl neuer Lieferanten oder Nachverhandlungen reduzieren. Im Vergleich verschiedener Vertriebskanäle können die Akquisitionskosten gesenkt werden. Zudem bedeuten höhere Conversion Rates auf der Webseite oder im Onlineshop eine Reduzierung der variablen Kosten. 

#3 Verkaufspreis erhöhen 

Gemäß der Break Even Formel führt ein teurerer Verkaufspreis zu einer höheren Profitabilität. In der Preiskalkulation ist zu prüfen, inwiefern höhere Preise am Markt durchsetzbar sind. Um den Spielraum für Preiserhöhungen auszuloten, hilft eine Analyse der Konkurrenz.  

Inwiefern höhere Verkaufspreise zu Umsatzrückgängen führen, hängt von der Preissensitivität der Kunden ab. Je wichtiger das Produkt für den Kunden ist, desto einfacher sind Preiserhöhungen möglich.   

Aus unternehmerischer Sicht rückt zusätzlich zur Gewinnschwelle der absolute Gewinn in den Mittelpunkt. Gibt es Maßnahmen, den Absatz deutlich zu steigern? Im Softwarebereich ist es möglich, ohne großen Aufwand neue Länder zu erschließen. Der dann adressierbare Markt ist deutlich größer, gleichbeutend mit dem wirtschaftlichen Potenzial. 

Die Break Even Analyse hilft das wirtschaftliche Potenzial neuer Produkte oder Dienstleistungen vor dem Marktstart einzuschätzen. 

Beispiel: Das Unternehmen EduTeach plant die Einführung neuer Online-Kurse:

• ein Online-Marketingkurs für Romanautoren (Produkt A), ein Onlineangebot für werdende Eltern (Produkt B) und ein Online-Seminar mit Ernährungstipps für Senioren (Produkt C). 
• In die Kalkulation der Gesamtkosten fließen die Produktionskosten der Kurse als Fixkosten ein.
• Die variablen Kosten bestehen in erster Linie aus den Marketingkosten.
• Auf Basis einer Marktanalyse schätzt das Management die relevante Marktgröße und trifft eine Absatzprognose. 

Mit der Break Even Analyse werden die 3 Produktalternativen verglichen: 

Die Zielgruppen zeichnen sich durch sehr unterschiedliche Marktgrößen. Die Produktionskosten variieren ebenfalls stark. Während die Marketingkosten in der Zielgruppe Senioren (Produkt A) am niedrigsten sind, liegen sie bei den werdenden Eltern (Produkt B) aufgrund des intensiven Wettbewerbs sehr hoch.  

Im Ergebnis stellt der Kurs mit Ernährungstipps für Senioren (Produkt C) das vielversprechendste Produkt dar. Der Break Even Punkt wird zwar später als beim Marketingkurs für Romanautoren erreicht, doch selbst bei einem geringen Marktanteil von 6 % ergibt sich im Vergleich der höchste Gewinn. Die Geschäftsführung entscheidet sich zum Start für dieses Produkt.