Break Even Point richtig berechnen

Im Break Even Point (abgekürzt BEP) erreicht der Umsatz die Gewinngrenze. Damit ist der Umsatz so hoch wie die Summe der variablen und fixen Kosten (Gesamtkosten).

Unterhalb des Break Evens befindet sich das Unternehmen in der Verlustzone. Die Umsatzerlöse decken nicht die Kosten. Daher wird der BEP auch als Kostendeckungspunkt oder Gewinnpunkt bezeichnet.

Die Break Even Formel berechnet den Absatz, der für die Gewinnschwelle erzielt werden muss:

Ist die Gewinngrenze erreicht, ist gleichzeitig der Deckungsbeitrag so hoch wie die Fixkosten. Die Absatz-Erlöse reichen aus, um die Gemeinkosten zu decken.

Um die Formel für den Break Even praktisch umzusetzen, hilft ein Excel Tool. Der Rechner steht kostenfrei zum Download zu Verfügung.

Ein Verkäfuer von veganem Eis dient als einfaches Beispiel für die Break Even Berechnung: Wie viele Kugeln Eis müssen am Tag verkauft werden, damit der Break Even Point erreicht wird?

So wird die Gewinnschwelle ermittelt:

1. Fixe Kosten erfassen: 200 Euro pro Tag (z.B. Lohnkosten und Standmiete). 
2. Variable Kosten bestimmen: durch den Einkaufspreis liegen die variablen Kosten pro Kugel bei 50 Cent. 
3. Verkaufspreis festlegen: dieser beträgt pro Eis-Kugel 1,50 Euro. 
4. Break Even Formel anwenden: Absatzmenge (X) = 200 Euro fixe Kosten / (1,50 Euro Verkaufspreis pro Kugel – 50 Cent variable Stückkosten pro Kugel)  
   Absatzmenge (X) = 200 Euro / 1 Euro 
   Absatzmenge = 200 Kugeln 

Die Break Even Menge ist bei 200 Kugeln Eis am Tag erreicht. Jede Kugel, die darüber hinaus verkauft wird, erzielt einen Gewinn von 1 Euro. Bei 300 verkauften Kugeln beträgt der Tagesgewinn 100 Euro. Bei 100 Kugeln liegt der Eisverkäufer hingegen 100 Euro in der Verlustzone. 

Aus der Absatzmenge von 200 Stück am Tag und dem Verkaufspreis lässt sich der Break Even Umsatz berechnen. Dieser beläuft sich auf 300 €. 

Break Even in der Grafik ablesen 

Die BEP-Formel lässt sich auch grafisch darstellen. Im Schnittpunkt der Umsatz- und Kostenkurve wird der Break Even Point abgelesen. 

Die Kostenkurve startet auf der Y-Achse in Höhe der bestehenden Fixkosten K(f) von 200 Euro. Die Gesamtkosten erhöhen sich um die variablen Kosten pro Stück K(v) von 50 Cent. 

Die Umsatzkurve steigt je verkaufter Menge (X) um 1,50 Euro an. Wie mit der Formel berechnet liegt der BEP bei einer Menge von 200, wie das Diagramm im Schnittpunkt der Umsatzkurve und Gesamtkostenkurve ebenfalls zeigt. Die Verlustzone ist rot markiert. Die Gewinnzone grün.

Einschränkungen in der Break Even Betrachtung

Die Break Even Analyse auf Tagesbasis ist eine sehr vereinfachte Betrachtung: Verkaufszahlen schwanken im Tagesvergleich – im Falle des Eisverkäufers bspw. in Abhängigkeit vom Wetter.  

Der Gewinn aus dem Eisverkauf läßt sich mit den vorhandenen Ressourcen auch nur bis zu einem gewissen Punkt erhöhen. Zur weiteren Absatzsteierung müssen bspw. ein zweiter Verkäufer angestellt und die Standfläche erhöht werden. Damit steigen die fixen Kosten. Der Fachbegriff hierfür lautet sprungfixe Kosten. Eine Verdoppelung der Fixkosten führt dazu, dass 400 Kugeln Eis verkauft werden müssen, um erneut Break Even zu erreichen. 

Deshalb wird der Break Even Punkt meist über einen längeren Zeitraum betrachtet, z.B. auf Monats- oder Jahresbasis. Unternehmensgründer steigern ihren Absatz häufig erst im zweiten Jahr auf ein Niveau, um die Gewinnzone zu erreichen.

Selbstständige und Unternehmen verkaufen meist mehrere Produkte und Dienstleistungen zu unterschiedlichen Preisen. Zudem lassen sich Fixkosten häufig schwer auf einzelne Produkte aufteilen. Die Bestimmung einer konkreten Absatzmenge für den Break Even ist damit nicht möglich. Stattdessen wird der Umsatz herangezogen, um den Zeitpunkt zu ermitteln, wann die Gewinnzone erreicht wird.

Die Tabelle zeigt die Break Even Bestimmung anhand der Umsatzentwicklung: 

Im 3. Monat erreicht das Unternehmen bei einem monatlichen Umsatz von 5.000 € den Break Even Point. Bis dahin haben sich jedoch Verluste in Höhe von 2.625 € angesammelt. Erst nach zwei weiteren profitablen Monaten wird insgesamt die Gewinnschwelle überschritten.  

Bei der Betrachtung der Gewinn- und Verlustrechnung ist zu beachten, dass Erlöse nicht zwangsläufig mit Zahlungseingängen im selben Monat verbunden sind. Somit lohnt sich eine Break Even Betrachtung auch in der Liquiditätsplanung: Wann übertreffen die Zuflüsse aus dem operativen Geschäft die Abflüsse und der Kontostand wächst?  

Wie der Break Even Punkt in der Liquiditätsplanung abgelesen werden kann, zeigt die Grafik aus der Finanzplansoftware Unternehmerheld: 

Die Absatzmenge oder den Umsatz im Break Even Punkt als isolierte Kennzahl zu betrachten, reicht nicht. Erst im Kontext mit anderen Kennzahlen ist eine Bewertung möglich, ob die Gewinnzone realistischerweise erreicht werden kann. Folgende Fragen helfen: 

• Welche Auslastung würde die errechnete Absatzmenge darstellen?
• Geben die Kapazitäten des Unternehmens diese Auslastung her?
• Sind hohe Auslastungen tatsächlich realistisch?

Ein Vergleich mit Branchenkennzahlen hilft zu verifizieren, ob die für die Gewinnzone notwendige Auslastung von bspw. 70 % erreichbar ist.

Eine weitere Kennzahl, die zur Einordnung der Gewinnschwelle beiträgt, ist der mit dem Absatz verbundene Marktanteil. Wird der Gewinnpunkt bspw. bei einem Absatz von 1.000 Stück erreicht, während sich der Gesamtmarkt lediglich auf 2.000 Einheiten beläuft, müsste das Unternehmen einen Marktanteil von 50 % erzielen. Dies ist gerade in Märkten mit vielen Wettbewerbern fragwürdig.   

Insofern sind Marktgröße, Marktanteil und Auslastung wichtige Kennzahlen, die bei der Einschätzung des Break Even helfen. Sprich: ist es tatsächlich realistisch, dass wir diesen Break Even erreichen?

Für Gründer markiert der Break Even Punkt in puncto Rentabilität einen wichtigen Meilenstein in der Geschäftsentwicklung. 

Somit erfolgt die Darstellung des Break Evens bereits in der Executive Summary – also ganz vorne im Businessplan. Obwohl der Break Even erst im Finanzplan in der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt wird. Aus 2 Gründen:  

1. Kapitalgeber, wie Banken, sehen direkt, wann das Gründungsvorhaben in die Gewinnzone kommt. Das ist wichtig für die Bank, da sie analysiert, inwiefern Tilgung und Zinsen für den Kredit aus dem laufenden Geschäft geleistet werden können (Kapitaldienstfähigkeit).  
2. Bis zum BEP fallen Verluste an, die Teil des Kapitalbedarfs sind. Die Bank kann einschätzen, ob die geplante Finanzierungssumme ausreicht, bis das Unternehmen profitabel wird. 

Im Bankgespräch wird die Gewinnschwelle Thema sein. Zur Vorbereitung sollten Gründer Angaben zur Absatzmenge, dem Preis und der Zeit bis zur Gewinnerzielung herausarbeiten.  

Für Unternehmensgründer aus klassischen Bereichen wie Gastronomie, Handel oder Dienstleistungen sollte sich der Break Even nach 6, spätestens 12 bis 24 Monate nach dem Start einstellen. Dauert es länger, bis das Unternehmen in der Gewinnzone ist, muss dies gut begründet werden.  

Bei der Break Even Ermittlung ist es wichtig, realistisch zu planen. Eine zu optimistische Kalkulation führt nur zu 2 Dingen:

• Die Bank, die in der Regel einen guten Überblick zu Vergleichszahlen der Branche hat, wird den Annahmen des Businessplans skeptisch gegenüberstehen. Die Finanzierung dürfte sich schwierig gestalten.
• Gleichzeitig wird der Kapitalbedarf zu niedrig eingeschätzt. Der aufgenommene Kredit reicht nach dem Unternehmensstart nicht aus, bis die Anlaufkosten überwunden und die Gewinnzone erreicht ist.    

Der Break Even Point ist nur ein Etappenziel für Selbstständige und Unternehmen. Danach sollte der Gewinn weiter steigen, um Kredite zurückzuzahlen, den Unternehmerlohn zu steigern, Rücklagen zu bilden und Kapital für Ersatz- und Wachstumsinvestitionen zu haben. 

Bei Start-ups dauert es in der Regel länger, bis sie break even bzw. profitabel sind. Dies nehmen Investoren in Kauf. Schließlich gehen sie von einem sehr großen Markt aus, der nach der Eroberung zu großen Rückflüssen führt.  

Gleichzeitig nutzen Investoren den Break Even Point in Finanzierungsverhandlungen gerne als Meilenstein, an dessen Erreichen die Auszahlung weiterer Mittel gekoppelt ist. 

Die Break Even Formel zeigt 3 Stellschrauben für Unternehmen, um früher die Gewinnschwelle zu überschreiten: 

1. Fixkosten senken 
2. Variable Kosten sparen 
3. Verkaufspreis erhöhen 

#1 Fixkosten senken 

Liegt der errechnete Break Even zu hoch, hilft eine Analyse der Kostenposten. Kann bspw. die Miete durch einen anderen Standort gesenkt werden? Sind Personalkosten reduzierbar, indem Programmierer im Ausland eingesetzt werden.  

Doch Vorsicht: Leidet die Produktqualität unter den gesenkten Kosten oder ist der günstigere Standort für Kunden schlechter zu erreichen, führt dies vermutlich zu Absatzrückgängen. Dann hilft auch der rechnerisch gesunkene Break Even Point nicht.  

#2 Variable Kosten sparen 

Bei Einsparungen der variablen Kosten rücken vor allem die Einkaufspreise sowie die Marketingkosten in den Blick. Die Kosten für Waren lassen sich durch die Auswahl neuer Lieferanten oder Nachverhandlungen reduzieren. Im Vergleich verschiedener Vertriebskanäle können die Akquisitionskosten gesenkt werden. Zudem bedeuten höhere Conversion Rates auf der Webseite oder im Onlineshop eine Reduzierung der variablen Kosten. 

#3 Verkaufspreis erhöhen 

Gemäß der Break Even Formel führt ein teurerer Verkaufspreis zu einer höheren Profitabilität. In der Preiskalkulation ist zu prüfen, inwiefern höhere Preise am Markt durchsetzbar sind. Um den Spielraum für Preiserhöhungen auszuloten, hilft eine Analyse der Konkurrenz.  

Inwiefern höhere Verkaufspreise zu Umsatzrückgängen führen, hängt von der Preissensitivität der Kunden ab. Je wichtiger das Produkt für den Kunden ist, desto einfacher sind Preiserhöhungen möglich.   

Aus unternehmerischer Sicht rückt zusätzlich zur Gewinnschwelle der absolute Gewinn in den Mittelpunkt. Gibt es Maßnahmen, den Absatz deutlich zu steigern? Im Softwarebereich ist es möglich, ohne großen Aufwand neue Länder zu erschließen. Der dann adressierbare Markt ist deutlich größer, gleichbeutend mit dem wirtschaftlichen Potenzial. 

Die Break Even Analyse hilft das wirtschaftliche Potenzial neuer Produkte oder Dienstleistungen vor dem Marktstart einzuschätzen. 

Beispiel: Das Unternehmen EduTeach plant die Einführung neuer Online-Kurse:

• ein Online-Marketingkurs für Romanautoren (Produkt A), ein Onlineangebot für werdende Eltern (Produkt B) und ein Online-Seminar mit Ernährungstipps für Senioren (Produkt C). 
• In die Kalkulation der Gesamtkosten fließen die Produktionskosten der Kurse als Fixkosten ein.
• Die variablen Kosten bestehen in erster Linie aus den Marketingkosten.
• Auf Basis einer Marktanalyse schätzt das Management die relevante Marktgröße und trifft eine Absatzprognose. 

Mit der Break Even Analyse werden die 3 Produktalternativen verglichen: 

Die Zielgruppen zeichnen sich durch sehr unterschiedliche Marktgrößen. Die Produktionskosten variieren ebenfalls stark. Während die Marketingkosten in der Zielgruppe Senioren (Produkt A) am niedrigsten sind, liegen sie bei den werdenden Eltern (Produkt B) aufgrund des intensiven Wettbewerbs sehr hoch.  

Im Ergebnis stellt der Kurs mit Ernährungstipps für Senioren (Produkt C) das vielversprechendste Produkt dar. Der Break Even Punkt wird zwar später als beim Marketingkurs für Romanautoren erreicht, doch selbst bei einem geringen Marktanteil von 6 % ergibt sich im Vergleich der höchste Gewinn. Die Geschäftsführung entscheidet sich zum Start für dieses Produkt.