Umsatzplanung – so berechnen Sie Ihren Umsatz im Finanzplan richtig

Der erste Teil des Finanzplans stellt die Umsatzprognose für das Unternehmen dar. Dabei wird geschätzt, wie viele Produkte bzw. Dienstleistungen zu welchem Preis verkauft werden. Die Umsatzprognose erfolgt üblicherweise für die nächsten drei bis fünf Jahre.

Die Umsatzplanung dient Banken als Grundlage für die Vergabe von Krediten und Fördermitteln. Zum anderen ist die Planung für Gründer selbst wichtig: So sind Sie in der Lage, insbesondere in den ersten Monaten nach der Unternehmensgründung nachzuverfolgen, ob sich der Umsatz wie erwartet entwickelt und können analysieren, wo Abweichungen auftreten.

Schließlich ist die Umsatzprognose die Basis für alle anderen Teile des Finanzplans wie bspw. die Liquiditätsplanung und die Rentabilitätsrechnung.

Abweichungen in der Absatzentwicklung können schnell zu Liquiditätsengpässen führen und Ihren Kapitalbedarf erhöhen. Zudem gewinnen Sie mit einer Umsatzplanung Überblick über alle Fix- und variablen Kosten.

Die Umsatzplanung ist also Grundlage für die Deckungsbeitragsrechnung und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die grundlegenden Faktoren für die Berechnung Ihres Umsatzes sind Preis und Menge. Ihre Preise haben Sie ja bereits im Rahmen der Preiskalkulation festgelegt, bevor Sie mit der Umsatzplanung beginnen. Dann müssen Sie einschätzen, wie stark Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen nachgefragt werden.

Beachten Sie dabei: Ihr Unternehmen braucht Zeit, um am Markt erfolgreich zu werden. Ihre Umsatzkurve wird somit in der Regel zunächst nur langsam nach oben zeigen. Die wenigsten Betriebe können bereits im ersten Jahr sämtliche Kosten decken, üblicherweise wird die Gewinnschwelle erst im zweiten Jahr oder sogar noch später erreicht. Durch Marketingmaßnahmen, gewonnene Stammkunden und andere Faktoren können Sie Ihren Umsatz von Jahr zu Jahr steigern. Beziehen Sie auch Vergleichszahlen aus Ihrer Branche in Ihre Überlegungen mit ein, wenn Sie den Umsatz berechnen.

Gehen Sie bei der Analyse für die ersten 1 bis 2 Jahre sehr detailliert vor und schätzen Sie Ihren Umsatz für jeden Monat ein. Danach genügt eine jährliche Umsatzübersicht. Bedenken  Sie außerdem, dass viele verschiedene Faktoren eine Rolle spielen, wenn Sie Ihren Umsatz berechnen möchten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Vorbestellungen, konkrete Kundenanfragen etc.
• Umsatzschwankungen, z. B. durch Weihnachtsverkäufe, Wirtschaftskrisen etc.
• Preissteigerungen, Rabattaktionen, neue Konkurrenten etc.
• Anlaufschwierigkeiten und langsame Steigerung des Umsatzes nach der Gründung

Natürlich können Sie nicht alle Indikatoren in Ihrer Umsatzplanung berücksichtigen. Machen Sie sich aber bewusst, dass die Umsatzentwicklung nicht immer linear und wie zuvor geplant verläuft. Gerade Saisonalität ist ein Faktor, den Gründer oft nicht berücksichtigen, wenn Sie den Umsatz berechnen.

Sie eröffnen ein Restaurant. Nach einer Marktanalyse haben Sie die Preise für Ihre Speisen und Getränke festgelegt. Anhand dieser Preise und des angenommenen Kaufverhaltens Ihrer Gäste kalkulieren Sie, dass ein Gast Ihnen im Durchschnitt 30 Euro einbringt. Überlegen Sie sich nun:

• Wie hoch sind meine Kapazitäten?
• Wie viele Gäste kommen am Wochenende, wie viele unter der Woche?
• Wie viele Gäste kann ich im Schnitt täglich in meinem Restaurant erwarten?
• Wann ist mein Ruhetag?

Auf diese Weise können Sie Ihren geplanten Umsatz für den ersten Monat berechnen: Grundsätzlich können Sie täglich bis zu 50 Gäste bewirten. Bei 25 geöffneten Tagen gehen Sie zum Beispiel von 500 Gästen im ersten Monat aus. Der Umsatz beträgt dann 15.000 Euro. Ihre Auslastung liegt bei 40 %.

Durch Marketingmaßnahmen wie Flyer, Rabattaktionen etc. soll sich Ihre monatliche Besucherzahl innerhalb des Startjahres um 50 Prozent erhöhen, auf dann also 750. Nach dieser Umsatzplanung liegt der monatliche Umsatz nach 12 Monaten bei 22.500 Euro. Ihre Auslastung hat dann bereits 60 % erreicht, was schon ein guter Wert sein dürfte.

Zu Beginn des zweiten Jahres möchten Sie Ihr Restaurant außerdem um einen Biergarten erweitern, um die Kapazitäten zu erhöhen. Dadurch können Sie 20 weitere Gäste täglich bewirten. Beachten Sie jedoch:

1. Sie können den Außenbereich nur saisonal im Sommer nutzen.
2. Mehr Kapazität bedeutet nicht automatisch mehr Besucher, eventuell verlagern sich die Besucher nur von drinnen nach draußen.
3. Nicht alle Gäste im Biergarten essen etwas, einige werden nur Getränken bestellen. Dies hat Einfluss auf den durchschnittlichen Umsatz pro Kunde, wenn Sie den Umsatz berechnen.

Halten Sie in Ihrer Umsatzanalyse genau fest, in welchen Monaten Sie mit einem verstärkten Besucherandrang (ca. Mai bis September) rechnen. Auf diese Weise gehen Sie die ersten Jahre nach der Gründung durch und überlegen sich Schritt für Schritt, wie sich Ihr Umsatz entwickeln kann.

Je nach Geschäftsmodell und Branche bieten sich verschiedene Modelle zur Umsatzplanung an. In unserem Online-Finanzplan stellen wir Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung. Dazu gehören bspw.:

Kalkulieren Sie unbedingt realistisch, wenn Sie Ihre Umsatzprognose erstellen. Viele Gründer geben ihre Zahlen sehr optimistisch an. Sie erhoffen sich dadurch Vorteile in Bankgesprächen und günstige Kredite. Die Bankangestellten machen aber ihre Hausaufgaben und werden unrealistische Einschätzungen durchschauen. Im schlimmsten Fall streichen sie Ihnen Fördermittel dann komplett.

Belügen Sie sich außerdem nicht selbst. Schon viele Unternehmen sind an einer falschen Umsatzprognose gescheitert. Stapeln Sie aber auch nicht tief in Bezug auf Ihren Umsatz. Das kann zur Folge haben, dass Banken Ihnen Kredite nur mit hohen Zinsen gewähren. Diese Zinsaufwendungen werden Ihr Unternehmen stark belasten. Bemühen Sie sich daher auf jeden Fall um eine realistische Umsatzplanung.

Zur Unterstützung bei der Umsatzplanung kann Ihnen die Berechnung des Break Even Points helfen; dieser ist auch bei Kreditgebern sehr gefragt. Mit dem BEP ermitteln Sie, wann Ihr Unternehmen sich selbst trägt.

Damit Sie die Umsatzplanung im Finanzplan professionell und möglichst fehlerfrei vornehmen können, stellen wir Ihnen verschiedene Hilfsmittel parat. Früher wurde vor allem Excel angewandt, um den Finanzplan zu erstellen. Da dies jedoch häufig sehr komplex ist, haben wir eine Online-Lösung entwickelt, die die Finanzplanung deutlich vereinfacht.