Controlling - Definition

Fehlendes Controlling ist eine der häufigsten Ursachen für die Insolvenz junger Unternehmen. Daher tun Gründer gut daran, von Anfang an ein Controlling-System aufzubauen. Und das muss gar nicht kompliziert sein, im Gegenteil: Controlling muss so einfach sein, dass auch Einzelunternehmer damit erfolgreich arbeiten können und die wichtigsten Kennzahlen jederzeit im Blick haben.

Wir zeigen Ihnen wichtigsten Controlling-Instrumente für die Steuerung Ihres Unternehmens, wie z.B. die Finanzplanung.

Was ist Controlling? - Definiton

Controlling ist eine der wichtigsten Aufgaben jedes Unternehmers. Controlling heißt, dass Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens zielgerichtet planen und sämtliche Bereiche im Unternehmen steuern und koordinieren. Dabei stützt sich das Controlling auf Zahlen aus dem Rechnungswesen bzw. der Buchhaltung und aus anderen Quellen.

Controlling ist Vorsorge gegen Insolvenz

"Laut einer Befragung von Insolvenzverwaltern, ..., ist ein fehlendes Controlling mit 74 Prozent der Fälle häufigste Insolvenzursache".
Prof. Dr. Dr. habil. Wolfgang Becker im Controller Magazin Juni 2012

Nehmen Sie diese Worte ernst. Jeder Banker wird Ihnen das gleiche bestätigen. Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit diesem Thema. Im folgenden Leitfaden zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie ein funktionierendes Controlling-System nach Ihren individuellen Bedürfnissen einfach und praktikabel gestalten.

1. Definition: Warum braucht ein Gründer Controlling?

Controlling schafft Ihnen einen Überblick über die wirtschaftliche Situation ihres Unternehmens und liefert Ihnen alle wichtigen Zahlen und Fakten als Basis für wichtige Entscheidungen als Unternehmer. Je besser diese Daten sind, desto besser sind Ihre Entscheidungen. Und desto wahrscheinlicher ist es, dass ihr Unternehmen profitabel wächst und jederzeit zahlungsfähig ist. Ein Controlling-System ermöglicht das ergebnisorientierte Wirtschaften und ist damit die beste Prophylaxe gegen Insolvenz und der Kompass für den Erfolg.

Wertvolle Controlling-Tools

Finanzplan

Der Finanzplan ist eines der wichtigsten Controlling-Instrumente. Damit planen Sie Ihren Gewinn und Ihre Liquidität.

Mehr zum Finanzplan

BWA-Vorlage

Die BWA ist das wichtigste Controlling-Instrument für Ihr laufendes Geschäftsjahr. Wir bieten eine bewährte BWA-Vorlage.

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SWOT-Analyse

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2. Controlling: Instrumente und Aufgaben

Wir stellen Ihnen hier die 4 wichtigsten Controlling-Instrumente vor und erläutern tägliche, monatliche sowie halbjährlich bis jährliche Controlling-Aufgaben.

Controlling-Instrumente

  1. Finanzplanung als Vorschau zu Geschäftsentwicklung, Ertrag und Liquidität
  2. BWA als monatlicher Bericht zu Umsatz, Kosten und Ertrag
  3. Dashboards für die wichtigsten Kennzahlen
  4. SWOT-Analyse, um Stärken/Schwächen sowie Risiken und Chancen zu identifizieren

Diese 4 Instrumente setzen Sie unterschiedlich häufig ein.

Controlling-InstrumentCheck und Durchführung
 täglichmonatlichjährlich
Finanzplanung  ja
BWA ja 
Dashboards mit KPIsjaja 
SWOT-Analyse  ja

Jährliche und halbjährliche Controlling Aufgaben

Du den Aufgaben eines Controllers zählen die SWOT-Analyse und die Finanzplanung, die Sie mindestens einmal im Jahr durchführen sollten. Die Ergebnisse daraus besprechen Sie in einem Strategie-Meeting, das Sie mit Ihren wichtigsten Vertrauten durchführen. Ergebnis dieses Strategiemeetings sind konkrete Maßnahmen, die Sie sich für ein kommendes Geschäftsjahr vornehmen.

Eine Finanzplanung brauchen Sie auch immer spätestens dann, wenn Sie Geld benötigen. In diesem Fall müssen Sie diesen Finanzplan bei Bedarf auch ad hoc erstellen können. Deshalb empfehlen wir, für diese wichtige Aufgabe ein Finanzplan Tool einzusetzen.

Monatliche Controlling-Aufgaben

Möglicherweise erhalten Sie monatlich von Ihrem Steuerberater eine BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung). Sie zeigt Ihnen das Ergebnis des letzten Geschäftsmonats. Nutzen Sie dieses Instrument für Ihre Planung. Im Vergleich mit der Finanzplanung sehen Sie mit Hilfe der BWA, ob sich Umsätze, Kosten und Erträge plangemäß entwickeln oder ob Sie im Falle von Abweichungen gegensteuern müssen.

Tägliche Controlling-Aufgaben

Zu den täglichen Controlling-Aufgaben zählt der Check wichtiger Kennzahlen bzw. KPIs, die Sie am besten in einem Dashboard organisieren. Das sind zum Beispiel:

  • Höhe des Tagesumsatzes
  • Anzahl neuer Aufträge
  • Aktueller Auftragsbestand
  • Anzahl offener Rechnungen

Diese Kennzahlen sind von Branche zu Branche und von Geschäftsmodell zu Geschäftsmodell verschieden.

Ein Controlling-System aufsetzen und pflegen

Die Summe all dieser Instrumente stellt Ihr Controlling-System dar. Im Idealfall ist Ihr Controlling-System leicht zu bedienen, einfach zu verstehen und es liefert die richtigen Informationen für Ihre unternehmerischen Entscheidungen.

3. Liquidität sichern als Hauptaufgabe des Controllings

Eine der wichtigsten unternehmerischen Aufgaben ist es, die Liquidität zu sichern. Ein Unternehmen ist liquide, wenn es fällige Rechnungen jederzeit und sofort bezahlen kann. Dazu brauchen Sie ein finanzielles Polster und Ihre Einnahmen müssen übers Jahr gesehen die Ausgaben übersteigen. Dazu müssen Sie Ihr Rechnungswesen fortlaufend fest im Blick behalten.

Fallbeispiel: Liquidität sichern mit Controlling

Nehmen wir dazu ein Beispiel: In ihrem Finanzplan rechnen Sie mit monatlichen Einnahmen von 50.000 Euro und mit Ausgaben von 45.000 Euro. Um diese 50.000 Euro zu erwirtschaften, brauchen Sie 20 Aufträge pro Monat. Die BWA zeigt Ihnen, dass der Umsatz zwar dem Plan entspricht, dass die Kosten aber um 1.000 Euro zu hoch sind. Außerdem stellen Sie fest, dass der Bestand an offenen Rechnungen zu hoch ist.

Sie ergreifen jetzt folgende Maßnahmen: Sie senken die Kosten und Ausgaben in einigen Bereichen und stellen geplante Anschaffungen zunächst für 4 Wochen zurück. Außerdem verbessern Sie Ihr Mahnwesen. Das Ergebnis nach zwei Monaten. Die Umsätze sind nach wie vor stabil, Sie schaffen es aber, die Kosten auf 44.000 Euro zu senken. Das verbesserte Forderungsmanagement wirkt, Ihre Kunden zahlen schneller. Das Bankguthaben wächst daher um etwa 5.000 Euro.

Controlling-InstrumentControlling-MaßnahmeWas stellen Sie fest?Was unternehmen Sie 
FinanzplanSetzen der Planwerte  
BWAMonatliche Kontrolle, ob Planwerte erreicht werdenKosten um 1000 Euro zu hochKosten an einigen Stellen senken
Kennzahl "Höhe offener Rechnungen"tägliche und monatliche KontrolleDie Außenstände sind zu hochKonsequentes Mahnwesen

Natürlich kann es vorkommen, dass sich Ihre Liquidität akut verschlechtert. Grund dafür können unvorhergesehene Ausgaben sein. In so einem Falle sind Maßnahmen des akuten Liquiditätsmanagements notwendig.

4. Finanzplanung als Controlling-Instrument

Die Finanzplanung umfasst die GuV-Planung und die Liquiditätsplanung. Mit der GuV-Planung planen Sie Ihre Umsätze, Kosten und Gewinne. Mit der Liquiditätsplanung planen Sie Ihren finanziellen Überschuss bzw. den Betrag, um den sich Ihr Kontostand auf dem Geschäftskonto verändert. Eine komplette Finanzplanung umfasst also 5 Bereiche:

  • Umsatzplanung
  • Kostenplanung
  • Investitionsplanung
  • Liquiditätsplanung + Finanzierung
  • Plan GuV

Die Liquiditätsplanung ist absolut entscheidend. Aus ihr leitet sich der zukünftige Kapitalbedarf Ihres Unternehmens ab.

Wie planen Sie Ihre Liquidität? Ein einfaches Schema zeigt die wichtigsten Punkte: Ihre Einnahmen, Ausgaben, Investitionen und Finanzierungen sowie Tilgungen und das Geld für Ihren Lebensunterhalt.

Liquiditäts-Planung (Cashflow-Planung) RechenschritteErläuterung
GuV-Planung+PlanumsätzeIhre Einnahmen
 -PlankostenIhre Ausgaben
 =Plan-Gewinn 
Investition + Finanzierung-Plan-Investitionenz.B. Maschinen, EDV, Mobiliar
 +FinanzierungenGeplantes Gelder von Investoren und Krediten von Banken
 -TilgungenRückzahlungen an Banken und Investoren
 -private EntnahmenDavon bestreiten Sie Ihren Lebensunterhalt
 =Finanzieller Überschuss (Cashflow) 

 

Der Gewinn ist entscheidend für einen positiven Cash-Flow. Aber der Gewinn ist nicht alles. Beträgt Ihr Gewinn 100.000 Euro und Sie planen eine Erweiterung Ihres Unternehmens für 200.000 Euro, dann ist Ihr geplanter Cash-Flow ohne geplante Finanzierungen in jedem Falle negativ. Einen negativen Plan-Cashflow können Sie sich normalerweise nicht leisten, es sei denn, Sie verfügen über einen ausreichenden finanziellen Puffer.

Lesen Sie zur Vertiefung unseren Leitfaden zur Finanzplanung, der Ihnen weitere Aspekte und Details zu diesem wichtigen Controlling-Instrument näherbringt.

TIPP

Bei der Finanzplanung mit Excel sind Chaos und Fehler vorprogrammiert. 
Nutzen Sie ein digitales Finanzplan-Tool für Ihre Finanzplanung.

Mehr zum Finanzplan mit Unternehmerheld

Fazit - Controlling schlank und einfach halten

Vermeiden Sie Paralyse durch Analyse. Controlling bedeutet nicht kleinteiliges Kontrollieren, sondern soll Ihnen helfen Ihr Unternehmen zu steuern und gute Entscheidungen zu treffen. Eine grobe Umsatzanalyse, aus der Sie Ideen zur Umsatzsteigerung generieren, ist besser, als eine komplizierte Ertragsanalyse, aus der keine Maßnahmen erfolgen.

Erstellen Sie den Finanzplan nicht nur für den Businessplan, sondern für jedes Geschäftsjahr. Gehen Sie monatlich die BWA durch, um zu sehen, ob sich Ihr Unternehmen im Vergleich zur Planung richtig entwickelt. Prüfen Sie wichtige Kennzahlen und KPIs, die Ihnen eine BWA nicht zeigt. Organisieren Sie die wichtigen Kennzahlen in einem sinnvollen Dashboard oder nutzen Sie das Dashboard, das Ihnen Ihre Buchhaltungssoftware bietet. Gehen Sie mindestens einmal pro Jahr in ein Strategiemeeting und analysieren Sie Ihre Stärken und Schwächen mit einer SWOT-Analyse. Leiten Sie auch daraus sinnvolle Maßnahmen und Ziele ab, die Ihr Unternehmen nach vorne bringen.

Arbeiten Sie von Anfang an mit einem Buchhaltungsprogramm, dessen Funktionen Ihnen wichtige Kennzahlen liefern. Holen Sie sich externe Unterstützung durch Steuerberater, Consultants oder Erfa-Gruppen. Eine pragmatische Einstellung ist wichtig: Entscheidend beim Controlling sind die Maßnahmen, die sich aus Ihren Analysen ergeben, nicht die Analysen selbst.