Gründungskosten im Finanzplan erfassen

Wenn Sie sich selbstständig machen, fallen vor der eigentlichen Gründung bereits Gründungskosten an, wie etwa Gebühren für die Gewerbeanmeldung. Diese Kosten kommen einmalig auf Sie zu und sind grundsätzlich abzugrenzen von Investitionen und den Betriebskosten. Die Gründungskosten sind ein wichtiger Bestandteil des Finanzplans und Selbstständige in spe sollten nicht vergessen, sie dort hinein zu übertragen.

Gründungskosten: Was gehört dazu?

Wenn Sie Ihren Finanzplan erstellen, ist es wichtig, dass Sie die Gründungskosten nicht vergessen und auch komplett durchkalkulieren. Denn fehlt ein Kostenpunkt oder haben Sie mit falschen Werten gerechnet, kann es schnell zu Liquiditätsengpässen kommen. Folgende Kostenpunkte sollten Sie daher unbedingt in Ihren Finanzplan aufnehmen:

GründungskostenKostenpunkte im Detail
Beratung und WeiterbildungSeminare, Coaching, Messen, Existenzgründungsberatung
BusinessplanGründercoaching
Anwalts- und NotarkostenErstellung und Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und ggf. der Geschäftsführerbestellung durch Notar, Handelsregisteranmeldung, Gründungsbeschluss
GebührenGewerbeanmeldung, Handelsregistereintrag
Genehmigungenggf. Prüfung des Meistertitels, Zulassungen, Sahckundeprüfung/Unterrichtung, Gesundheutszeugnis etc.
MaklergebührenKaution, Abstand, Courtage o. Ä.
MarketingErstellung Marketingkonzept, Corporate Design, Webauftritt, Werbemittel

Sämtliche Gründungskosten fließen im ersten Geschäftsjahr in die Planung der Deckungsbeiträge, der Gewinne und Verluste und in die Liquiditätsplanung.

Abgrenzung zu Investitionen und Betriebskosten

Gründungskosten fallen lediglich einmal an, und zwar vor der Gründung – das unterscheidet sie von Betriebskosten, die in regelmäßigen Intervallen im laufenden Geschäftsbetrieb anfallen. Auch von Investitionen müssen Gründungskosten unterschieden werden: Investitionen sind meist größere Anschaffungen, werden über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben und die Investitionsgüter zudem auch langfristig genutzt.

So kalkulieren Sie Ihre Gründungskosten

Im Finanzplan listen Sie alle Ihre Gründungskosten auf. Diese sollten für eine bessere Übersicht in Kategorien gegliedert werden. So könnte Ihre Gliederung etwa aussehen:

  • Administrative Kosten
  • Businessplan Kosten
  • Vermittlung
  • Geschäftsausstattung

Mit einem Finanzplan-Tool erfassen Sie Ihre Gründungskosten einfach und unkpompliziert. Tragen Sie dazu einfach die angefallenen Kostenpunkte an der entsprechenden Stelle ein. Zudem können Sie auch beliebig viele Punkte erfassen – je nachdem, wie detailliert die Auflistung sein soll (idealerweise sehr detailliert). Beachten Sie aber, dass die Investitionen erst im nächsten Schritt erfasst werden – Dinge, die über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden, sind dort zu erfassen (etwa Computer oder Maschinen).

Sind alle Gründungskosten erfasst, rechnet das Tool alle Unterpunkte automatisch zusammen. In der Zusammenfassung sehen Sie, welche Kosten für was anfallen, inklusive Puffer, Gesamtbetrag und Steuern.

Gründungskosten im Unternehmerheld Finanzplan-Tool
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Administrative Gründungskosten nach Rechtsform

Eine Kategorie der Gründungskosten sind die administrativen Kosten. Hierunter fallen alle Kostenpunkte, die das rechtliche Grundgerüst für Ihr Unternehmen bilden, wie etwa Kosten für die Gewerbeanmeldung. Diese Kosten schwanken stark, je nachdem, ob Sie sich für ein Einzelunternehmen, eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft entscheiden. Hier fallen unterschiedliche Formalitäten an, die sich natürlich auch auf die Gründungskosten auswirken:

 EinzelunternehmenPersonengesellschaftKapitalgesellschaft
Notarkostenggf. Beratung sowie Erstellung der SatzungBeratung, Beurkundung der Gesellschaftdokumente und Anmeldung im Handelsregister durch einen Notar
Eintragungsgebühr Handelsregisternur als oHGja
Gewerbeanmeldungjajaja
Genehmigungenabhängig von Branche und Beruf
Summe administrative Kosten ca.80 – 200 Euromehrere hundert Euro600 – 1.400 Euro

Gründer strecken die Gründungskosten zudem in den meisten Fällen aus eigener Tasche vor. Rein rechtlich gesehen handelt es sich – zumindest bei Kapitalgesellschaften – um ein Darlehen vom Unternehmen an die Unternehmer. Damit das auch tatsächlich so funktioniert, müssen Gründer eine zusätzliche Klausel in der Satzung vereinbaren, nach der die Gründungskosten durch das Stammkapital finanziert werden. Personengesellschaften und Einzelunternehmen finanzieren die Gründungskosten stets aus Eigenkapital.

So lassen sich Gründungskosten einsparen

Es gibt eine Reihe an Möglichkeiten, wie Sie Ihr Budget für Ihre Gründung effizienter einsetzen können. Folgende kostengünstige Alternativen sollten Sie prüfen, um Gründungskosten zu senken:

  1. Beratungsförderung: Nutzen Sie Förderungsprogramme für Ihre Gründungsberatung. Wenn Sie aus der Arbeitslosigkeit starten, können Sie zudem von einer besonderen Beratungsförderung (AVGS) profitieren.
  2. Rechtsformwahl: Überlegen Sie, ob Sie wirklich eine Kapitalgesellschaft zur Umsetzung Ihrer Geschäftsidee benötigen. Ggf. erfüllt auch eine GbR ihren Zweck. Oder aber Sie starten mit der UG, der "kleinen Schwester" der GmbH. Eine UG lässt sich bereits mit einem geringeren Stammkapital gründen.
  3. Satzung: Sie können unter Umständen auch einfach mit dem Musterprotokoll – einem standardisierten Gesellschaftsvertrag für GmbHs und UGs – gründen. Durch das Musterprotokoll können Sie bei den Notarkosten sparen. Benötigen Sie auf lange Sicht doch andere Rahmenbedingungen für Ihr Unternehmen als im Musterprotokoll angegeben, sollten Sie lieber gleich mit einer individuellen Satzung gründen. Der Antrag auf Änderung und die spätere Satzungserstellung und -beurkundung kosten Sie im Endeffekt mehr, als wenn Sie direkt eine Satzung gewählt hätten.
  4. Pop-up Store oder Food-Truck: Statt direkt ein Geschäft oder ein Restaurant zu eröffnen, können Sie auch auf kreative Art Kosten sparen, indem Sie mit einem Pop-up Store oder einen Foodtruck starten. So bleiben Sie flexibel und können zudem auch überprüfen, ob sich der anvisierte Standort überhaupt eignet.
  5. Büroräume: Benötigen Sie zum Unternehmensstart wirklich direkt ein eigenes Office oder würde Ihnen zunächst auch ein Plätzchen in einem Coworking Space genügen? Durch die Wahl eines geteilten Arbeitsplatzes sparen Sie Maklergebühren, Kautionen, Abschläge und vieles mehr, die bei der Miete eines großen Büros fällig werden. Alternativ können Sie möglicherweise auch zunächst im Home Office arbeiten.
  6. Ausstattung: Sie benötigen noch Laptops, Monitore, Tische, Stühle und alles, was sonst noch in ein Büro gehört? Durch den Kauf gebrauchter Möbel und Elektronik lässt sich der ein oder andere Euro sparen. Wenn es teurer wird, können Sie diese Kosten auch als Investitionen verbuchen und über eine bestimmte Zeit abschreiben.
  7. Renovierungs- und Umgestaltungsmaßnahmen im Büro: Entscheiden Sie sich für ein Büro, können Sie handwerkliche Arbeiten wie etwa das Streichen der Wände selbst erledigen.
  8. Mietkautionsversicherung: Falls die Kaution für den gewählten Standort zu hoch ausfällt, können Sie eine sogenannte Mietkautionsversicherung abschließen. Hierbei bürgt die Versicherung für den Mieter für etwaige Kautionsforderungen,

Nach den Gründungskosten geht es mit den Investitionen weiter

Gründungkosten fallen bereits vor der eigentlichen Existenzgründung an und können stark variieren – je nachdem, welche Rechtsform Sie wählen, welchen Umfang Ihr Unternehmen haben soll und am wichtigsten: wie Ihr Geschäftsmodell aussieht. So fallen die Gründungskosten für einen kleinen Online-Shop bspw. geringer aus als für eine Konditorei mit Café – hier wird der Meisterbrief überprüft, Ladenräume müssen gesucht und gemietet, Maschinen und Ausstattung gekauft werden und zudem benötigen Sie noch Gesundheitszeugnis und Co. von der IHK/HWK. Sie sehen, die Gründungskosten schwanken je nach Ihrem Vorhaben.

Nachdem Sie sich jetzt ausführlich mit Ihren Gründungskosten befasst und diese in Ihren Finanzplan eingepflegt haben, geht es im nächsten Schritt um die Investitionen

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