Mit gutem Liquiditätsmanagement die Finanzen im Unternehmen im Griff haben

Manche der oben genannten Maßnahmen sind längerfristig gefährlich oder nicht machbar. Kontokorrentlinien lassen sich nicht beliebig ausweiten. Wer Mitarbeiter auf Lohn und Gehalt warten lässt, riskiert Unfrieden im Team. Bei Verhandlungen mit Lieferanten über einen Zahlungsaufschub geben Sie sich eine Blöße, die Sie vermeiden wollen. Nahezu alle Maßnahmen im akuten Liquiditätsmanagement sind mit hohem zeitlichen Aufwand verbunden. Und Sie verursachen zusätzliche Kosten, zum Beispiel Mahngebühren.

Liquiditätsmanagement heißt, die Einzahlungen und Auszahlungen so zu steuern, dass es dem Unternehmen nicht nur kurzfristig, sondern auch mittel- und langfristig nützt. Kurzfristiges Liquiditätsmanagement belastet die Firma nicht, im Gegenteil, es sorgt für finanziellen Freiraum und entlastet Management und Mitarbeiter im Backoffice. Die kurzfristigen Einzahlungen und Auszahlungen zu optimieren ist das Ziel. Perfekt angewendet, sind Sie immer zahlungsfähig, auch mittel- und langfristig.

Zu einer professionellen Liquiditätssteuerung gehören daher:

1. Liquiditätsplan: Planung der liquiditätswirksamen Einnahmen und Ausgaben
2. Organisation des Einkaufsmanagements: klare Richtlinien und Budgets für Einkäufe
3. Kostenmanagement: regelmäßige Prüfung der BWA auf vermeidbare Kosten
4. Debitorenmanagement: zeitnahe Rechnungsstellung, effizientes Mahnwesen und Inkasso
5. Zusätzliche Kontokorrentkredite, für die Sie keine Sicherheiten benötigen
6. Rechnungsvorfinanzierung als Ersatz oder Ergänzung zu kurzfristigen Kreditlinien

Instrument #1: Der Liquiditätsplan

Ein Liquiditätsplan ist eine in die Zukunft gerichtete Gegenüberstellung von Einzahlungen und Auszahlungen. Die Differenz zwischen Einzahlungen und Auszahlungen ergibt den Geldzufluss oder den Geldabfluss (auch als Cashflow bezeichnet). Wenn Sie zum Ausgangssaldo den Geldzufluss hinzurechnen und den Geldabfluss abziehen, erhalten Sie den Endsaldo Ihres Bankkontos. Somit sehen Sie, wie sich Ihr in der Zukunft Kontostand entwickeln wird und können bereits frühzeitig Maßnahmen ergreifen, wenn er zu stark sinkt und Ihre Zahlungsfähigkeit in Gefahr gerät. Dementsprechend sollten Sie Ihren Liquiditätsplan durchaus für 12 Monate im Voraus planen sowie regelmäßig aktualisieren.

Einzahlungen umfassen:

• Zahlungen von Kundenrechnungen: dabei kalkulieren Sie mögliche Zahlungsausfälle ein
• Erstattungen von Behörden, Ämtern, Versicherungen 
• Geldzufluss durch Kredite
• Einzahlungen durch den Verkauf von Betriebsvermögen
• Einlagen von Investoren oder Gesellschaftern

Auszahlungen umfassen:

• Lieferantenrechnungen
• Laufende Kosten (Miete, Strom, Werbung, Versicherungen, Gebühren)
• Löhne und Gehälter
• Steuern und Gebühren
• Zinsen und Tilgungen 
• Investitionen
• Auszahlungen an Investoren oder Gesellschafter.

Wie erstellen Sie einen Liquiditätsplan? Das einfachste Instrument ist der Liquiditätsplan mit Excel. Wenn Sie wenige unterschiedliche Einzahlungen und Auszahlungen haben, geht das schnell und ist übersichtlich. Je mehr unterschiedliche Zahlungspositionen Sie haben, desto unübersichtlich wird das Ganze. Dann ist die Excel-Liquiditätsplanung zeitraubend und anstrengend. Der Idealfall ist der integrierte Liquiditätsplan, der ERP-Systeme mit der Finanzbuchhaltung verbindet. Ein solches System zeigt Ihnen per Knopfdruck den Kontostand in einer Woche, in 14 Tagen oder in zwei Monaten. 

Instrument #2: Organisation des Einkaufs

Im Einkauf liegen Gewinn und Liquidität. Es gilt Kostendisziplin zu wahren, Fehlbestellungen oder Überbestellungen zu vermeiden und Einkaufskonditionen auszunutzen. Wichtig sind klare Einkaufsbudgets und Richtlinien dazu, wer bestellen darf und wer nicht. Ziel muss es sein, Rechnungen innerhalb der Skontofrist zu begleichen, denn Skontoerträge sind hochprofitabel. Beispielsweise können Skontoerträge Factoringgebühren gegenfinanzieren.

Instrument #3: regelmäßiges Kostenmanagement

Auch die beste Einkaufsplanung kann Fehlkäufe nicht vermeiden. Genauso ist es bei den Kosten. Kostendisziplin ist die Voraussetzung für ein funktionierendes Liquiditätsmanagement. Kosten zu kontrollieren gehört zu den wichtigen Aufgaben im Controlling. Prüfen Sie regelmäßig Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA), ob es bei Kostenpositionen Abweichungen gibt. Wenn Ihr Steuerberater Datev verwendet, können Sie die BWA in der Ansicht "Wertenachweise" verlangen. Dann können Sie einzelne Kostenpositionen genauer untersuchen.

Instrument #4: effizientes Debitorenmanagement

Alles was mit Kundenrechnungen zu tun hat, gehört in den Bereich des Debitorenmanagements. Was heißt effizientes Debitorenmanagement?

• Rechnungen zeitnah nach Leistungserstellung versenden
• Kundenzahlungen systematisch und lückenlos erfassen (hier hilft ein Buchhaltungsprogramm)
• Mahnwesen und Inkasso professionell organisieren

Allein rechtzeitig Rechnungen zu stellen, sorgt für eine bessere Liquidität. Betrachten exemplarisch wir zwei Unternehmen. Unternehmen A braucht für die Rechnungsstellung 2 Wochen nach Erbringung der Leistung. Unternehmen B rechnet sofort nach Leistungserbringung ab. Beide Unternehmen haben eine Zahlungsfrist von 14 Tagen in der Rechnung angegeben. Bei Unternehmen B erfolgt fließt bereits Geld auf das Konto, während das Unternehmen A noch nicht einmal die Rechnung geschrieben hat.

Instrument #5: zusätzliche kurzfristige Kreditlinien

Mit wie vielen Banken arbeiten Sie? Erfahrene Unternehmer empfehlen, mit zwei Banken zusammenzuarbeiten. Dann haben Sie die Möglichkeit, auszuweichen. Auch die Hausbank selbst sieht so etwas positiv. Haben Sie zwei kurzfristige Kontokorrentlinien sind Sie flexibler. Vor allem dann, wenn eine Bank die Linie kürzt.

Ideal sind zusätzliche Kreditlinien, die keine weiteren Banksicherheiten kosten. Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es Angebote in diesem Bereich. Die Kreditbeantragung geht unbürokratisch und die Auszahlung erfolgt schnell. Diese Kreditangebote sind zwar teurer als übliche Girokreditlinien. Sie verschaffen Ihnen aber bei verantwortungsvoller Nutzung zusätzlichen Spielraum.

Instrument #6: Rechnungsvorfinanzierung im kurzfristigen Liquiditätsmanagement

Rechnungsvorfinanzierung durch Factoring ist eine interessante Alternative zum kurzfristigen Bankkredit oder zur Ausweitung einer Kreditlinie. Warum? Weil Sie mit Factoring praktisch keine Außenstände mehr haben. 

Und so funktioniert Factoring: Sie verkaufen Ihre Rechnung an eine Factoringgesellschaft, die die Rechnung direkt an Sie bezahlt. Egal, wie lange Ihr Kunde für die Zahlung benötigt, Sie erhalten sofort Ihr Geld, das heißt, den Rechnungsbetrag abzüglich einer Factoringgebühr. Gleichzeitig kümmert sich die Factoringgesellschaft um das Debitorenmanagement und das Inkasso. Sollte Ihr Kunde nicht zahlen können, liegt das Risiko nicht bei Ihnen. Die Factoringgesellschaft steht für eventuelle Zahlungsausfälle gerade. Durch Factoring keine Außenstände zu haben, heißt: verbesserte Liquidität, geringeres Risiko vor Zahlungsausfällen und besseres Ansehen bei den Kreditinstituten. Über alle Details können Sie sich im Abschnitt Factoring informieren.

Grenzen des kurzfristigen Liquiditätsmanagements

Liquiditätsmanagement nützt nichts, wenn Ihr Geschäftsmodell nicht stimmt. Bei intensivem Wettbewerb, unklarer Positionierung und daraus resultierenden Preiskämpfen, oder bei falscher Markteinschätzung und zu hohen Kapazitäten, können Sie Ihre kurzfristige Liquidität steuern wie Sie wollen. Sie werden immer Liquiditätsprobleme haben. In so einem Fall gibt es nur eine Lösung: das Geschäftsmodell und das Marketingkonzept überdenken und neu ausrichten, wenn sich daraus neue Chancen ergeben.

Betrachten wir zum Schluss die Sichtweise der Banker und Investoren. Als Gründer brauchen Sie Finanzpartner, speziell in der Wachstumsphase, wenn Sie steigende Absätze und Umsätze vorfinanzieren müssen.

Wie bewertet die Hausbank Ihren Umgang mit Liquidität? Diese Punkte sind kritisch:

• Wie häufig werden Linien überzogen?
• Wie sehen die Liquiditätskennzahlen aus?

Dies sind die wichtigsten Liquiditätskennzahlen, die Sie regelmäßig überprüfen sollten. Sprechen Sie auch Ihren Steuerberater darauf an:

• Liquiditätsgrad 1 = liquide Mittel / kurzfristige Verbindlichkeiten * 100%
  Diese Kennzahl sollte größer als 20% sein.
• Liquiditätsgrad 2 = (liquide Mittel + offene Kundenrechnungen) / kurzfristige Verbindlichkeiten * 100%
  Ziel: sollte größer sein als 100%. Wenn der Liquiditätsgrad 2 größer als 100% ist, sind die kurzfristigen Verbindlichkeiten durch liquide Mittel und liquiditätsnahe Mittel (Kundenforderungen) gedeckt.  
• Liquiditätsgrad 3 = Umlaufvermögen / kurzfristige Verbindlichkeiten * 100%
  Ziel: er sollte größer als 120%. Denn dann sind die kurzfristigen Verbindlichkeiten durch liquide Mittel, liquiditätsnahe Mittel (Forderungen) und leicht liquidierbare Vermögensgegenstände (z.B. Warenlager) gedeckt. 
  Ist der Liquiditätsgrad 3 kleiner als 100%, ist das Umlaufvermögen kleiner als die kurzfristigen Verbindlichkeiten. In diesem Fall ist Anlagevermögen durch kurzfristiges Fremdkapital finanziert, was die Banken nicht gerne sehen.
• Netto-Umlaufvermögen = Umlaufvermögen - kurzfristige Verbindlichkeiten
  Auch diese Zahl sollte positiv sein. Ein positives Netto-Umlaufvermögen ist langfristig finanziert. Ist es dagegen negativ, dann reicht das Umlaufvermögen zur Deckung des kurzfristigen Fremdkapitals nicht aus. Eine solche Situation sehen Banken sehr kritisch.

Liquiditätskennzahlen am Praxisbeispiel

Liquiditätsgrad 1
Nehmen wir an, ein Unternehmen hat einen Bestand an flüssigen Mitteln von 15.000 Euro und offene Lieferantenrechnungen (Lieferantenverbindlichkeiten) von 30.000 Euro, dann beträgt der Liquiditätsgrad 1 exakt 50% und liegt deutlich oberhalb der angestrebten Marke von 20%.

Liquiditätsgrad 2
Angenommen es kommen jetzt noch 40.000 Euro an offenen Kundenrechnungen hinzu, dann haben wir beim Liquiditätsgrad 2 eine Quote von 183% Das klingt zunächst schon mal sehr gut. Die Frage ist jedoch, wie die Bank die offenen Rechnungen bewerten. Wenn die Risikoabteilung der Bank die Kundenforderungen als extrem unsicher bewertet und mit 0 Euro ansetzt, sinkt der Liquiditätsgrad 2 auf 50%. Damit liegt er deutlich unter der Schwelle von 100%.

Bewertet die Bank die offenen Kundenrechnungen von 40.000 Euro aus Vorsichtsgründen mit 50%, also mit 20.000 Euro, dann würde der Liquiditätsgrad 2 mit 116% jedoch wieder im Rahmen liegen.

Liquiditätsgrad 3
Das Unternehmen hat Vorräte auf Lage, die es für 25.000 Euro eingekauft hat. Diese Vorräte zählen zum Umlaufvermögen. Dann haben wir 15.000 Euro an liquiden Mitteln, 20.000 Euro an sehr konservativ bewerteten Forderungen und 25.000 Euro an Vorräten. Insgesamt also ein Umlaufvermögen von 60.000 Euro. Dem stehen 30.000 Euro an kurzfristigen Verbindlichkeiten gegenüber. Der Liquiditätsgrad 3 beträgt 200%. Auf dem ersten Blick sieht das gut aus. Aber nur, wenn die Bank die Werthaltigkeit der Vorräte anerkennt. Häufig sind Banken in diesem Punkt sehr kritisch. Würde die Bank dementsprechend die Vorräte mit 50% ansetzen, reduziert sich der Liquiditätsgrad 3 auf 158%.

Nettoumlaufvermögen
Das Nettoumlaufvermögen ergibt sich, wenn wir vom Umlaufvermögen die kurzfristigen Verbindlichkeiten abziehen. Es ist der Teil des Umlaufvermögens, der langfristig finanziert ist.

Nehmen wir an, die Risikomanager der Bank bewerten das Warenlager mit 20.000 Euro, also mit einem Abschlag von 20%, dann haben wir zusammen mit liquiden Mitteln und Forderungen von insgesamt 35.000 Euro ein Umlaufvermögen von insgesamt 55.000 Euro. Ziehen wir davon das kurzfristige Fremdkapital von 30.000 Euro ab, so verbleiben 25.000 Euro an Nettoumlaufvermögen.