Kennzahlen für die Unternehmensführung (KPIs): Controlling für Gründer

Warum ist ein KPI (KPI steht für Key Performance Indicator, was in etwa mit "Wichtiger Leistungsindikator" übersetzt werden kann) zur Unternehmenssteuerung gut geeignet? Betrachten wir ein einfaches Beispiel.

• Heinz Zachoff ist Inhaber einer Schreinerei. Er stellt bei der Durchsicht seiner monatlichen BWA fest, dass im ersten Quartal des Geschäftsjahres seine Materialquote (Einkäufe / Umsatz) mit 54% zu hoch ist. Denn vergleichbare Unternehmen haben eine Materialquote von 51%, der Beste liegt sogar bei 45%. Er geht der Sache auf den Grund. Er stellt fest, dass seine Mitarbeiter zu viel Material bei zu vielen Lieferanten eingekauft haben. Er sortiert daher seine Lieferanten aus und konzentriert sich vorerst nur auf einige wenige. Mit denen verhandelt er über Einkaufskonditionen. Er vereinbart Abnahmemengen mit Sofortrabatt. Außerdem stellt er den Zahlungsverkehr auf Bankeinzug um, so dass er dadurch zusätzliche Skontoerträge generiert. Außerdem legt er Regeln fest, wie beim Einkauf vorzugehen ist und überprüft seine Abläufe im Betrieb, wie Material sinnvoll eingespart werden kann. Ein halbes Jahr später liegt seine Materialquote - ein für ihn wichtiger KPI - bei 49%.

Was lernen wir aus dem Beispiel? Wir haben eine KPI, die Materialquote. Der Unternehmer stellt fest, dass die KPI vom Soll abweicht. Den Soll-Bereich definiert er an zwei Größen, am Branchendurchschnitt und am besten Wert in der Branche. Er ergreift Maßnahmen, um die KPI in den Sollbereich zu führen. 

Die KPI, also die Kennzahl, ist ein Gradmesser, ob im Unternehmen alles richtig läuft. Eine KPI ist leicht zu erfassen und bringt einen Sachverhalt prägnant auf den Punkt. Ist beispielsweise die Materialquote zu hoch, stimmt etwas im Einkauf nicht oder es wird unwirtschaftlich mit Material umgegangen.  

Mit KPIs messen Sie den Unternehmenserfolg und ob sich Ihr Unternehmen auf Kurs befindet. Zeigt eine KPI eine Schwachstelle auf, gilt es gegenzusteuern sowie Strategien und Maßnahmen zu entwickeln, die Ihr Unternehmen wieder auf Kurs bringen. Aber welche KPIs gibt es eigentlich? Wir haben ein paar KPIs, die häufig verwendet werden, nachfolgend zusammengestellt:

• Erfolgskennzahlen: Rohertrag, EBIT, vorläufiges Ergebnis
• Liquiditätskennzahlen: Cashflow, Liquiditätsgrade
• Branchenspezifische Kennzahlen: jede Branche hat ihre Eigenheiten, die sich auch in KPIs ausdrücken lassen. Typische Branchenwerte sind wichtige Anhaltspunkte für einen Unternehmer. Als Benchmarks bezeichnen wir die Werte der jeweils besten Unternehmen einer Branche.
• Kostenkennzahlen: typische Kostenquoten aus der BWA. Hier lautet die Formel: Kostenquote = Kostenart / Umsatz
• KPIs für Kundenzufriedenheit
• KPIs für Mitarbeitermotivation 
• KPIs für Produktivität
• KPIs für Innovationskraft
• KPIs für Prozessqualität

Sie sehen, es gibt eine Vielzahl von KPIs. Um den Überblick zu behalten, sollten Sie sich auf einige wenige Kennzahlen oder KPIs beschränken (wir empfehlen etwa 3 bis 5 KPI zu definieren). Denn das Wichtige bei den KPIs sind nicht die Kennzahlen selbst, sondern die Schlußfolgerungen und ggf. die Maßnahmen die Sie ergreifen, um ihr Unternehmen auf Kurs zu halten.

Allein die KPIs aus dem Finanzbereich sind vielfältig. In der Regel können sich Gründer keine Controlling-Abteilungen oder eigene CPOs (Chief Performance Officer) leisten, um Ihre KPIs zu verwalten. Chefcontroller sind Sie als Chef selbst. Daher muss Ihr System, um den Erfolg Ihres Unternehmens messen zu können, so einfach wie möglich gehalten werden. Was sind Kriterien für gute KPIs?

• Die KPI ist einfach und regelmäßig zu ermitteln.
• Sie muss handlungsrelevant sein.
• Die KPI bildet ab, was ihr Unternehmen aktuell und in der Zukunft erfolgreich macht.

Die Auswertung der BWA ist eine wichtige Quelle für gute KPIs. Diese KPIs sind einfach zu ermitteln, denn die BWA erhalten Sie in der Regel jeden Monat vom Steuerberater. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen wichtige KPIs, die Sie aus der BWA und der Finanzbuchhaltung ableiten können.

• Ist diese KPI einfach zu ermitteln? Ja, dank der BWA kann die KPI schnell berechnet werden.
• Sind diese KPIs handlungsrelevant? Ja, wenn eine Kostengröße aus dem Ruder läuft, gilt es gegenzusteuern
• Messen diese KPIs Erfolgsfaktoren? Ja, denn Umsatz, Kosten, Ertrag und Liquidität sind wichtige Voraussetzungen für eine positive Entwicklung eines Unternehmens

Nehmen wir ein Beispiel: Unternehmen A ist im Einzelhandel tätig. Die BWA weist eine Umsatzrentabilität von 5% auf. Auffällig ist eine Personalkostenquote von 18%. Branchenüblich sind aber 14% und der Beste der Branche liegt bei 10%. Der Unternehmer stellt fest, dass die Umsätze pro Mitarbeiter zu niedrig sind. Er engagiert einen Verkaufstrainer, der Schwung ins Team bringt. Gleichzeitig reduziert er das Personal im Büro, indem er auf eine einfachere Buchhaltungs-Software umstellt. Resultat: die besser geschulten Mitarbeiter bringen bessere Umsätze und zusammen mit dem Personalabbau im Büro erreicht der Unternehmer am Ende eine Personalquote von 13%. Die Umsatzrendite steigt dabei auf 10%.

Dieses Beispiel zeigt, dass Sie mit finanzwirtschaftlichen KPIs alleine Ihr Unternehmen steuern könnten. Doch messen finanzwirtschaftliche KPIs wirklich alle Erfolgsfaktoren eines Unternehmens?

Die Frage nach den richtigen KPIs hängt mit der Frage nach den für Ihr Unternehmen wichtigsten Erfolgsfaktoren ab. Es sind die Faktoren, die ein Unternehmen aktuell und in der Zukunft erfolgreich machen. Nehmen wir ein paar typische Beispiele:

• Kundenzufriedenheit / Kundenbegeisterung
• Produktivität
• Innovationsfähigkeit
• Motivierte Mitarbeiter
• stabile fehlerfreie Prozesse

Diese Erfolgsfaktoren können Sie mit der klassischen Buchhaltung nur zum Teil messen. Die Produktivität eines Mitarbeiters können Sie messen, wenn Sie beispielsweise die Umsätze pro Mitarbeiter erfassen und mit dem Branchendurchschnitt vergleichen.

Nehmen wir Beispiele, wo die finanzwirtschaftlichen Kennzahlen an ihre Grenzen kommen: Umsatzsteigerungen sind das Resultat bzw. die Belohnung für Kundenorientierung, und Servicequalität. Niedrige Kosten sind das Resultat hoher Mitarbeitermotivation und fehlerfreier Abläufe. Langfristiges Wachstum ist das Resultat von innovativem Handeln.

Nur, wie können wir diese Erfolgsfaktoren messen. Welche KPIs gibt es, die gleichzeitig unsere 3 Anforderungen (Einfache Ermittlung, Handlungsrelevanz und Messung des Erfolgsfaktors) erfüllen? Hier ein paar Beispiele für KPIs, die wir aus den wichtigsten Erfolgsfaktoren ableiten können:

Beispiel: KPIs für Kundenzufriedenheit

• Anzahl positiver Bewertungen pro Jahr
• Stammkundenanteil
• Kundenfluktuation

Beispiel: KPIs für Produktivität

• Umsatz / Mitarbeiter
• Umsatz / Quadratmeter
• Lagerumschlagsgeschwindigkeit
• Durchlaufzeit / Auftrag

Beispiel: KPIs für Mitarbeitermotivation

• Fehlzeitenquote
• Fluktuationsquote
• Fehlerquote
• Anteil positiver KUNUNU-Bewertungen
• Anzahl Ideen aus betrieblichem Vorschlagswesen

Beispiel: Innovation

• Anzahl Ideen aus dem betrieblichen Vorschlagswesen: für neue Produkte und verbesserte Prozesse
• Umgesetzte Ideen im Verhältnis zur Anzahl Ideen
• Anteil neuer Produkte / Leistungen am Geschäftsergebnis (Umsatz, Deckungsbeitrag)

Beispiel: Prozessqualität

• Ausschussquote
• Bruchquote (Handwerk, Gastronomie)
• Durchlaufzeiten

All die genannten KPIs sind in der Regel einfach zu ermitteln, handlungsrelevant und messen bzw. konkretisieren einen wichtigen unternehmerischen Erfolgsfaktor. Eine Tabelle soll das nochmals verdeutlichen:

Auch für Branchen gibt es typische KPIs, die Sie als Gründer kennen sollten, wenn Sie sich in einer bestimmten Branche selbstständig machen.

In jeder Branche gibt es typische KPIs, die wir hier einmal beispielhaft nennen wollen. Die Auflistung dieser Branchen-KPIs ist nicht vollständig, sondern soll ein paar typische Eigenarten einer Branche zeigen.

KPIs für den Einzelhandel: Wichtige KPIs im Einzelhandel sind Umsatz pro Mitarbeiter, Umsatz pro Quadratmeter und der Lagerumschlag. Häufig erhält der Einzelhändler diese Kennzahlen aus einem Warenwirtschafts-System.

KPIs für die Gastronomie: Umsatz pro Servicemitarbeiter, die Auslastung seines Restaurants (in%), der Umsatz pro Tisch oder Sitzplatz. Diese KPIs erhält der Gastronom in der Regel über seine Kassensoftware.

KPIs für das Handwerk: Personalkosten Verkauf, Personalkosten Werkstatt, Werkstattkosten, Durchlaufzeiten, Bruchquoten und Energiekosten.

KPIs eines Fitnessstudios: Nehmen wir am Schluss noch das Beispiel eines Fitnessstudios, um zu sehen, welche Kennzahlen und KPIs in dieser Branche wichtig sind. 

• Anzahl Neuverträge pro Monat
• Anzahl Vertragskündigungen pro Monat
• Reklamationsquote
• Wartungsaufwand Geräte
• Deckungsbeitrag Gastronomie
• Energiekosten

Die Anzahl der Neuverträge ist wichtig, weil nur damit ein langfristiges Umsatzwachstum gewährleistet ist. Wichtig ist, dass das Studio übers Jahr gesehen mehr Neuverträge abschließt, als es Kündigungen erhält. Die Reklamationsquote misst die Kundenzufriedenheit. Nur wenn die Reklamationsquote gering ist, stimmt die Servicequalität des Studios und es besteht die Chance, Mitglieder an das Studio zu binden. Viele Fitness-Studios haben auch einen Gastronomie-Bereich. Idealerweise bringt die Gastronomie zusätzlichen Ertrag. Dies misst die KPI "Deckungsbeitrag Gastronomie". Die Energiekosten eines Fitnessstudios sind nicht zu unterschätzen, denn Strom und Wasser für den Saunabereich machen einen großen Teil der Gesamtkosten aus.

Sie sehen an diesen Beispielen, dass die KPIs durchaus vielfältig sein können. Auch hier gilt: Konzentration auf die wichtigsten Faktoren und das Reporting mit KPIs einfach halten.

KPIs sind kein Selbstzweck, sondern sollen Ihnen kurz und präzise die Situation in Ihrem Unternehmen verdeutlichen. Entscheidend ist, dass Sie aus den KPIs konkrete Maßnahmen entwickeln. So arbeiten Sie erfolgreich mit KPIs:

• Beschränken Sie sich auf 3 bis 6 KPIs.
• Die KPIs sollten nicht nur Finanzkennzahlen sein. Beziehen Sie auch KPIs aus dem Bereich der Erfolgsfaktoren mit ein.
• Stellen Sie Ihr Set an KPIs in einem Dashboard zusammen. Das Dashboard hilft Ihnen, die Ergebnisse zu visualisieren.
• Verzetteln Sie sich nicht mit der Ermittlung der KPIs. Oft bieten beispielsweise Buchhaltungsprogramme gute Auswertungen, mit denen Sie arbeiten können.

Die folgende Abbildung zeigt eine Zusammenstellung von KPIs in einem Controlling-Dashboard.

Was sind die typischen Fehler im Umgang mit KPIs? Der größte Fehler ist natürlich der, keine KPIs zu benutzen. Daneben sollten Sie insbesondere auf zwei Punkte achten:

• KPIs sind reine Finanzkennzahlen: KPIs aus dem Finanzbereich sind wichtig, messen aber die betrieblichen Erfolgsfaktoren nicht vollständig.
• Das System der KPIs ist zu komplex: Es besteht die Gefahr der Paralyse durch Analyse. Entscheidend ist, dass Sie aus den KPIs Maßnahmen entwickeln.

Wenn Sie als Gründer am Anfang stehen, kann Ihnen ein Unternehmensberater helfen, die KPIs für Ihr Unternehmen festzulegen. Er sollte Ahnung von der Branche haben, in der Sie gründen wollen. Um Systematik in Ihre Kennzahlen zu bekommen, empfiehlt es sich, ein Dashboard einzurichten. Dabei kann Ihnen ein Unternehmensberater oder unser Beitrag über das Controlling Dashboard helfen.