Was bringt Ihnen ein Controlling Dashboard im Vergleich zur einzelnen KPI?
Bereits eine einzige KPI zeigt Ihnen, ob in Ihrem Unternehmen alles in Ordnung ist. Nehmen wir als Beispiel die KPI Umsatzrendite (=Gewinn/Umsatz in einer Periode). Ihre Umsatzrendite liegt bei 10%, der Branchendurchschnitt liegt bei 8% und der Branchenbeste liegt bei 12%. Im Grunde ist das eine entspannte Situation. Aber Sie wollen natürlich den Branchenbesten schlagen.
Das geht nur, wenn Sie zusätzliche Informationen haben. Nehmen wir an, in Ihrem Dashboard befindet sich die KPI Wareneinsatzquote (= Materialverbrauch/Umsatz). Ihr Dashboard zeigt für diese KPI einen zu hohen Wert, während andere Kostenpositionen im Soll-Bereich liegen. Dann haben Sie einen klaren Hinweis, wo Sie ansetzen müssen. Wenn Sie die Wareneinsatzquote senken, wird sich ihre Umsatzrendite weiter verbessern, so dass Sie die Chance haben, den Branchenbesten zu übertreffen.
Das Dashboard hilft Ihnen also, die wichtigsten KPIs und Kennzahlen Ihres Unternehmens im Gesamtzusammenhang zu verstehen.
Ein Controlling Dashboard richtig zusammenstellen
Die Herausforderung beim Dashboard besteht darin, die wesentlichen KPIs aus einer Fülle möglicher Kennzahlen herauszusuchen. Es sollten jene Kennzahlen sein, die Ihnen zeigen, ob Sie aktuell erfolgreich arbeiten und ob Sie auch in der Zukunft erfolgreich sein werden. Um ein Controlling Dashboard zusammenzustellen, helfen Ihnen folgende Fragen:
- Bilden die ausgewählten KPIs alle Erfolgsfaktoren Ihres Geschäfts ab?
- Sind auch solche KPIs enthalten, die Ihr Alleinstellungsmerkmal messen und abbilden?
- Bilden die KPIs einen Engpass ab? Einen Sachverhalt, den Sie als Unternehmer ohne Unterstützung durch KPIs nicht überblicken?
- Sind die KPIs richtig dargestellt? Beispiel: Um den zeitlichen Verlauf des Wertes einer Kennzahl darzustellen, eignet sich ein Liniendiagramm. Wenn Sie aber den Anteil an einer Gesamtheit zeigen wollen, ist ein Stapeldiagramm oder ein Tortendiagramm besser.
- Sind die Kennzahlen richtig gegliedert?
- Ist das Dashboard übersichtlich und einfach gehalten?
Ein Controlling Dashboard zu erstellen und die wichtigen KPIs auszuwählen ist ein kreativer Akt. Hier kann Ihnen ein erfahrener Unternehmensberater mit seiner neutralen Sicht von Außen helfen. Wichtig ist, dass Sie pragmatisch vorgehen und die Sache einfach halten. Sonst verzetteln Sie sich und es besteht die Gefahr der Paralyse durch Analyse.
Zwei Beispiele sollen das zeigen:
- Michael K. ist Designer und Freiberufler. Er betreut seine Kunden selbst. Sein Engpass ist es, Ausgaben und Liquidität im Blick zu behalten. Daher enthält sein Dashboard KPIs zur Umsatzentwicklung, zu Kosten und Liquidität.
- Thomas P. leitet ein Hotel mit 20 Mitarbeitern. Er selbst hat selten Kundenkontakt, die Zufriedenheit seiner Gäste sind aber für sein Hotel überlebenswichtig. Daher umfasst sein Dashboard neben betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zusätzliche KPis zur Kundenzufriedenheit.
Ein Dashboard sollte von Zeit zu Zeit überdacht werden. Insbesondere dann, wenn sich organisatorisch wesentliche Dinge ändern. Nehmen wir an, unser Designer arbeitet erfolgreich, sein Unternehmen wächst und er stellt Mitarbeiter ein, die ebenfalls Kunden betreuen. Dann sollte er sich überlegen, KPIs zur Kundenzufriedenheit mit in sein Dashboard aufzunehmen.
Wer braucht ein Controlling Dashboard?
Wenn Sie ein Unternehmen gründen, ist das Dashboard zunächst einmal Chefsache. Ihr Dashboard wird zunächst 3 bis 5 wesentliche KPIs und Kennzahlen beinhalten.
Sobald Ihr Unternehmen wächst, können Sie Ihr Dashboard ausbauen oder für einzelne Bereiche ein Dashboard entwickeln. Oder Sie stellen einen CPO (Chief Performance Officer) ein mit der Aufgabe, die Controlling Dashboards weiterzuentwickeln. Wenn Sie eine Vertriebsmannschaft haben, können Sie beispielsweise ein Vertriebsdashboard entwickeln, das dem Vertriebsleiter hilft, seinen Vertrieb zu steuern.
Adressaten für ein Controlling Dashboard
Ein Dashboard ist nicht nur für den internen Gebrauch vorgesehen. Auch in der Kommunikation mit Ihrer Hausbank oder mit Investoren leistet ein Dashboard gute Dienste. In der Regel erwartet der Kreditberater bei Ihrer Hausbank eine BWA zusammen mit dem aktuellen Jahresabschluss, wenn Sie einen Kreditantrag stellen.
Wenn Sie dem Kreditantrag zusätzlich ihr Dashboard hinzufügen, erkennt Ihr Berater Ernsthaftigkeit und Professionalität. Eine Finanzierung zu erhalten hängt auch davon ab, wie Sie sich selbst verkaufen. Ein Controlling Dashboard kann Ihnen dabei helfen.
Software für ein Controlling Dashboard
Wie erstellen Sie Ihr Controlling Dashboard? Eine einfache Lösung stellt das Dashboard mit Excel dar. Excel ist flexibel und in der Regel einfach zu bedienen. Damit können Sie ein individuelles Dashboard zusammenstellen. Die Flexibilität von Excel hat auch Nachteile: Normalerweise wird alles per Hand gemacht, die Arbeit am Dashboard kostet also Zeit. Außerdem besteht die Gefahr, dass eine Exceltabelle aus Versehen gelöscht wird.
Wenn Sie mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten, bekommen Sie das Dashboard in der Regel kostenlos mitgeliefert, denn nahezu jede Buchhaltungssoftware hat einen Bereich mit Auswertungen. Auch Warenwirtschaftssysteme oder Kassensysteme von Gastronomen haben häufig Auswertungsbereiche, die Sie als Controlling Dashboard verwenden können. Nachteil: Sie können diese Dashboards in der Regel nicht selbst konfigurieren und Ihr Reporting ist auf finanzwirtschaftliche Kennzahlen beschränkt.
Große Unternehmen entwickeln Ihr Dashboard selbst. Aufgrund der hohen Kosten kommt diese Möglichkeit für die meisten Gründer nicht in Frage.
Beispiel eines Controlling-Dashboards
In diesem Dashboard sehen Sie die wichtigsten Dinge, die für Freiberufler wichtig sind: den Kontostand, die Gesamteinnahmen und Ausgaben des aktuellen Jahres und die zu erwartende Umsatzsteuer. Zusätzlich sieht der Freiberufler, dass Kundenrechnungen in Höhe von 11.517 € offen sind und dass er selbst noch Ausgaben in Höhe von 6.555 € zahlen muss. Hätte der Freiberufler permanent offene Kundenrechnungen, müsste er sich überlegen, sein Mahnwesen zu optimieren oder ganz einfach die Zahlungsziele zu reduzieren. Auch der Einsatz des Instrumentes der Rechnungsvorfinanzierung via Factoring wäre eine geeignete Maßnahme, die Höhe der offenen Kundenrechnungen zu reduzieren. Auf der anderen Seite zeigt ihm das Dashboard, dass keine Angebote und Entwürfe offenstehen und er mit seiner Arbeit auf dem Laufenden ist.
Dieses Beispiel zeigt sehr schön, wie Sie mit einer einzigen Kennzahlenübersicht Ihr komplettes Unternehmen im Griff halten können.
Typische Fehler beim Dashboard vermeiden
Die Abbildung des Dashboards hat Ihnen ein optimales Beispiel geliefert. Es ist übersichtlich und Sie haben keinen Aufwand damit. Das Dashboard ist quasi Resultat Ihrer Arbeit mit der Buchhaltungssoftware.
Sie sollten also beim Dashboard folgende Dinge vermeiden:
- Das Dashboard ist unübersichtlich, weil es zu viele KPIs enthält.
- Ihr persönlicher zeitlicher Aufwand, das Dashboard zu pflegen, ist zu hoch.
- Das Dashboard enthält ausschließlich Kennzahlen aus der Finanzbuchhaltung.
Fazit: Controlling Dashboard oder der Instrumentenflug der Unternehmensführung
Mit einem Dashboard zu arbeiten, heißt, das eigene Unternehmen mit Instrumenten zu steuern. Mit einem Dashboard sehen Sie auf einen Blick die Dinge, bei denen Sie ohne Kennzahlenübersicht im Unternehmensalltag die Orientierung verlieren. Das Dashboard zeigt Ihnen wichtige KPIs, die sich untereinander sinnvoll ergänzen. Die KPIs im Dashboard sollen die Faktoren messen, die für Ihre Unternehmensentwicklung entscheidend sind. Es ist empfehlenswert, ein Dashboard möglichst einfach zu halten. Denn entscheidend beim Dashboard sind die Maßnahmen, die Sie daraus entwickeln, nicht das Dashboard selbst. Machen Sie sich das Leben leicht und verwenden Sie am Anfang die Dashboards, die Ihnen die Buchhaltungssoftware, das Kassenprogramm oder das Warenwirtschaftssystem liefern. Neben der internen Anwendung hilft Ihnen ein Dashboard, Ihre Hausbank und Investoren bei Finanzierungsentscheidungen zu überzeugen.
