- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben.
- Nur im Geschäft mit der öffentlichen Verwaltung sind Kleinunternehmer verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen.
- Trotzdem besteht für Kleinunternehmer die Pflicht, von sämtlichen Geschäftspartnern E-Rechnungen zu empfangen, zu buchen und zu archivieren.
- Am einfachsten organisiert ein Kleinunternehmer seine Buchhaltung mit einem günstigen E-Rechnungsprogramm.
- Kleinunternehmer ist, wer die Kleinunternehmerregelung nutzt und Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellt. (§ 19, 1 Umsatzsteuergesetz)
- Dafür gelten Umsatzgrenzen: Der Vorjahresumsatz lag unter 25.000 €; und im laufenden Jahr darf der Umsatz die Schwelle von 100.000 € nicht überschreiten.
- Das Gegenstück zum Kleinunternehmer ist der Regelunternehmer; er schreibt Rechnungen mit Umsatzsteuer (=Mehrwertsteuer).
| Keine Pflicht, E-Rechnungen zu schreiben
Kleinunternehmer stellen nur dann Rechnungen aus, wenn sie Geschäfte mit dem Staat machen.
In allen anderen Fällen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen erstellen. Die folgende Tabelle zeigt dies übersichtlich:
| Empfänger | E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer? |
|---|---|
| Privatkunden (B2C) | ❌ Nein |
| Geschäftskunden (B2B) | ❌ Nein |
| Staat, Kommunen, öffentliche Verwaltung (B2G) | ✅ Ja (ab 250 €) |
- Zweck einer Rechnung ist es, für erbrachte Leistungen Zahlungen einzufordern.
- Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, etwa die Rechnungsnummer oder die genaue Firmenbezeichnung des Rechnungsstellers samt Steuernummern.
| E-Rechnung als freiwilliger Service
Natürlich dürfen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben, wenn sie das wollen. Wer als Kleinunternehmer seinem Geschäftskunden eine E-Rechnung schreibt, bietet sogar einen Nutzen. Denn E-Rechnungen vereinfachen den Rechnungseingang, wie das folgende Beispiel zeigt:
- Webdesigner Carl erstellt eine Firmenwebsite.
- Der Geschäftskunde, Schreinermeister Pfaff, hat seine Buchhaltung komplett digitalisiert.
- Carl weiß das und bietet ihm an, die erbrachten Leistungen in Form von E-Rechnungen abzurechnen.
- Die Büromitarbeiterin von Schreiner Pfaff freut sich: Eine E-Rechnung ist mit einem Knopfdruck gebucht.
Dabei helfen auch Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.
| Empfang von E-Rechnung ist Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen. Dafür benötigen sie:
- Eine E-Mail-Adresse
- Ein Tool zum Auslesen der E-Rechnung
Besonders XRechnungen sind ohne Lesegerät nicht zu verstehen, da sie aus kryptischem Code bestehen. Die folgende Abbildung zeigt das Beispiel einer XRechnung.
E-Rechnung empfangen heißt außerdem, die E-Rechnung
- zu buchen
- zu bezahlen
- und revisionssicher zu archivieren.
Dazu bedarf es geeigneter und sicherer Tools.
| E-Rechnungstools für Kleinunternehmer
Zu den E-Rechnungstools für Kleinunternehmer zählen:
- Einzeltools für das Lesen, Validieren und Schreiben einer E-Rechnung.
- Komplette E-Rechnungssoftware: Sie bilden den kompletten Kundenauftrag vom Angebot über die Rechnung bis zur Bezahlung (oder Mahnung) ab.
Nachteil der Einzeltools: Die Programme sind nicht vernetzt. Das macht die Arbeit mit E-Rechnungen zeitaufwendig. Außerdem sind Einzeltools nicht in der Lage, E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren.
Deshalb stellen wir passende Software-Lösungen für die E-Rechnung im nächsten Abschnitt vor.
Empfehlenswerte E-Rechnungsprogramme
Die folgende Tabelle zeigt mit sevdesk, Lexware Office und Accountable drei günstige Beispiele für E-Rechnungssoftware in einer Preislage von unter 20 € pro Monat.
Kriterien in dieser Auswahl sind:
- Nutzerfreundlichkeit
- Belegbuchungsfunktionen (E-Rechnungen empfangen)
- Rechnungsfunktionen (Kundenverwaltung, Angebote, Rechnung, Mahnung)
- ZUGFeRD Rechnung ist möglich
- Geschäftskonto-Abgleich
- GOBD, Rechtssicherheit, Datensicherheit
| Kriterium | sevdesk | Lexware Office | accountable |
|---|---|---|---|
| Tarif | Buchhaltung | M | Small |
| E-Rechnungs-Funktionen | |||
| Schreiben | |||
| ZUGFeRD Format möglich | |||
| Verarbeiten | |||
| Archivieren | |||
| Preis pro Monat | 19,90 € | 11,90 € | 15,50 € |
| Angebot | Bis 12 Monate kostenfrei | 6 Monate gratis | |
| Testnote | 1,2 (=Sehr gut) | 1,3 (=Sehr gut) | 2,1 (=Gut) |
| Jetzt testen | Tool >> | Tool >> | Tool >> |
Kostenlose E-Rechnungsprogramme
In der Rubrik „kostenlose E-Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer“ zeigen wir zwei Programme, die es Kleinunternehmern erlauben, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es handelt sich um die Programme Accountable Free und Easybill Free.
| Kriterien | Accountable Free | easybill Free |
|---|---|---|
| Rechnung ohne Anbieter-Logo | ||
| Abdecken der E-Rechnungspflicht | ||
| Test | 75 % | 60 % |
| E-Rechnungen schreiben | ||
| E-Rechnungen empfangen und verarbeiten | nur 5 E-Rechnungen/ Monat | nur empfangen, nicht buchen |
| Frei von Beschränkungen (Umsatz, Kunden, Dokumente) | ||
| Test | ||
| Umsatzgrenze | 25.000 € | unbegrenzt |
| Anzahl möglicher Rechnungen | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Anzahl von Kunden | unbegrenzt | 3 Kunden |
| Upgrade-Tarif | ||
| Name des Upgrade-Tarifs | Accountable Pro | easybill Plus |
| Testnote | 1,8 (Platz 9) | 2,0 (Platz 6) |
| Kosten | 15,50 € | 21,00 € |
| Beurteilung des Nachfolgetarifs | Auch für Steuern geeignet | Sehr gut für E-Commerce |
| Tool >> | Tool >> | |
Accountable erlaubt Kleinunternehmern, 5 E-Rechnungsbelege pro Monat zu buchen und E-Rechnungen in unbegrenzter Anzahl zu schreiben. Wer sein Geschäftskonto einbindet, kann die Belege auch gleich buchen.
Mit easybill kann ein Kleinunternehmer E-Rechnungen in unbegrenzter Höhe empfangen. Eine Geschäftskontoanbindung fehlt aber. E-Rechnungen schreiben geht, aber nur für 3 Kunden.
Geschäftskonten mit E-Rechnungsmodul
Geschäftskonten mit der E-Rechnung als Zusatzfunktion sind eine interessante Alternative für kostenlose E-Rechnungstools für Kleinunternehmer.
- Ein Geschäftskonto ist für Kleinunternehmer ohnehin sinnvoll.
- Die Funktion E-Rechnungen empfangen ist im Preis des Geschäftskontos enthalten.
- Die vorgestellten Konten sind sehr günstig.
Aus unserem Geschäftskonto-Vergleich stellen wir Ihnen mit Finom, Holvi und Kontist drei dieser Konten vor.
Mit diesen drei Geschäftskonten lassen sich E-Rechnungen schreiben und empfangen. Besonders Finom besticht durch eine erschwingliche monatliche Gebühr von 9 € und ist daher für Kleinunternehmer eine interessante Wahl.
| Der optimale Büroablauf für Kleinunternehmer
Buchhaltung und Rechnungsstellung kostet Zeit. Daher empfehlen wir Kleinunternehmern, die Büroabläufe mit einer geeigneten Software optimal zu organisieren.
Folgende Funktionen vereinfachen die Büroarbeit:
- E-Rechnungen empfangen, buchen, bezahlen und archivieren
- E-Rechnungen schreiben, versenden
- Erhaltene Kundenzahlungen buchen und mit dem Geschäftskonto abgleichen
- Überfällige E-Rechnungen anmahnen
Geeignete Programme finden Sie in unserem E-Rechnungssoftware-Vergleich.
Unser Tipp: Nutzen Sie eine Software, die das E-Rechnungsformat ZUGFeRD beherrscht. Das sind PDF-Rechnungen mit integriertem XML-Code. Sie sind ohne spezielle Software lesbar und sogar für das Privatkundengeschäft geeignet. Geschäftskunden können sie automatisiert buchen oder klassisch verarbeiten, wie sie wollen.
