Wie Kleinunternehmer die E-Rechnungspflicht erfüllen

Kleinunternehmer stellen nur dann Rechnungen aus, wenn sie Geschäfte mit dem Staat machen.

In allen anderen Fällen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen erstellen. Die folgende Tabelle zeigt dies übersichtlich:

Natürlich dürfen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben, wenn sie das wollen. Wer als Kleinunternehmer seinem Geschäftskunden eine E-Rechnung schreibt, bietet sogar einen Nutzen.  Denn E-Rechnungen vereinfachen den Rechnungseingang, wie das folgende Beispiel zeigt:

• Webdesigner Carl erstellt eine Firmenwebsite.
• Der Geschäftskunde, Schreinermeister Pfaff, hat seine Buchhaltung komplett digitalisiert.
• Carl weiß das und bietet ihm an, die erbrachten Leistungen in Form von E-Rechnungen abzurechnen.
• Die Büromitarbeiterin von Schreiner Pfaff freut sich: Eine E-Rechnung ist mit einem Knopfdruck gebucht.

Dabei helfen auch Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen. Dafür benötigen sie:

• Eine E-Mail-Adresse
• Ein Tool zum Auslesen der E-Rechnung

Besonders XRechnungen sind ohne Lesegerät nicht zu verstehen, da sie aus kryptischem Code bestehen. Die folgende Abbildung zeigt das Beispiel einer XRechnung.

E-Rechnung empfangen heißt außerdem, die E-Rechnung

• zu buchen
• zu bezahlen
• und revisionssicher zu archivieren.

Dazu bedarf es geeigneter und sicherer Tools.

Zu den E-Rechnungstools für Kleinunternehmer zählen:

1. Einzeltools für das Lesen, Validieren und Schreiben einer E-Rechnung.
2. Komplette E-Rechnungssoftware: Sie bilden den kompletten Kundenauftrag vom Angebot über die Rechnung bis zur Bezahlung (oder Mahnung) ab.

Nachteil der Einzeltools: Die Programme sind nicht vernetzt. Das macht die Arbeit mit E-Rechnungen zeitaufwendig. Außerdem sind Einzeltools nicht in der Lage, E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren.

Deshalb stellen wir passende Software-Lösungen für die E-Rechnung im nächsten Abschnitt vor.

Die folgende Tabelle zeigt mit sevdesk, Lexware Office und Accountable drei günstige Beispiele für E-Rechnungssoftware in einer Preislage von unter 20 € pro Monat.

Kriterien in dieser Auswahl sind:

• Nutzerfreundlichkeit
• Belegbuchungsfunktionen (E-Rechnungen empfangen)
• Rechnungsfunktionen (Kundenverwaltung, Angebote, Rechnung, Mahnung)
• ZUGFeRD Rechnung ist möglich
• Geschäftskonto-Abgleich
• GOBD, Rechtssicherheit, Datensicherheit

In der Rubrik „kostenlose E-Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer“ zeigen wir zwei Programme, die es Kleinunternehmern erlauben, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es handelt sich um die Programme Accountable Free und Easybill Free.

Accountable erlaubt Kleinunternehmern, 5 E-Rechnungsbelege pro Monat zu buchen und E-Rechnungen in unbegrenzter Anzahl zu schreiben. Wer sein Geschäftskonto einbindet, kann die Belege auch gleich buchen.

Mit easybill kann ein Kleinunternehmer E-Rechnungen in unbegrenzter Höhe empfangen. Eine Geschäftskontoanbindung fehlt aber. E-Rechnungen schreiben geht, aber nur für 3 Kunden.

Geschäftskonten mit der E-Rechnung als Zusatzfunktion sind eine interessante Alternative für kostenlose E-Rechnungstools für Kleinunternehmer.

1. Ein Geschäftskonto ist für Kleinunternehmer ohnehin sinnvoll.
2. Die Funktion E-Rechnungen empfangen ist im Preis des Geschäftskontos enthalten.
3. Die vorgestellten Konten sind sehr günstig.

Aus unserem Geschäftskonto-Vergleich stellen wir Ihnen mit Finom, Holvi und Kontist drei dieser Konten vor. 

Mit diesen drei Geschäftskonten lassen sich E-Rechnungen schreiben und empfangen. Besonders Finom besticht durch eine erschwingliche monatliche Gebühr von 9 € und ist daher für Kleinunternehmer eine interessante Wahl.

Buchhaltung und Rechnungsstellung kostet Zeit. Daher empfehlen wir Kleinunternehmern, die Büroabläufe mit einer geeigneten Software optimal zu organisieren.

Folgende Funktionen vereinfachen die Büroarbeit:

• E-Rechnungen empfangen, buchen, bezahlen und archivieren
• E-Rechnungen schreiben, versenden
• Erhaltene Kundenzahlungen buchen und mit dem Geschäftskonto abgleichen
• Überfällige E-Rechnungen anmahnen

Geeignete Programme finden Sie in unserem E-Rechnungssoftware-Vergleich.

Unser Tipp: Nutzen Sie eine Software, die das E-Rechnungsformat ZUGFeRD beherrscht. Das sind PDF-Rechnungen mit integriertem XML-Code. Sie sind ohne spezielle Software lesbar und sogar für das Privatkundengeschäft geeignet. Geschäftskunden können sie automatisiert buchen oder klassisch verarbeiten, wie sie wollen.