Die besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer unter 12 €

Die wichtigste Anforderung ist, dass die Rechnungssoftware Rechnungen gemäß den Vorschriften zur Kleinunternehmerregelung erstellt.

Die Minimalanforderung einer Rechnungssoftware für Kleinunternehmer lautet:

• Das Tool erstellt Rechnungen ohne Mehrwertsteuer (=Umsatzsteuer)
• Auf jeder erstellten Rechnung findet sich ein Kleinunternehmer-Hinweis

Ein Programm, das diese Anforderungen nicht leistet, ist für Kleinunternehmer ungeeignet.

Dies sind die 7 wesentlichen Eigenschaften eines Rechnungsprogramms für Kleinunternehmer

1. Optimaler Bedienkomfort
2. Abdeckung aller Rechnungsfunktionen: Angebote, Rechnungen, Mahnungen
3. E-Rechnungen erstellen und empfangen
4. Geschäftskontoabgleich
5. Sichere Archivierung von Rechnungen und Belegen
6. Rechtssicherheit: Rechnungen sind rechtskonform (Pflichtbestandteile), das Programm ist GOBD-konform
7. Günstiger Preis: Idealerweise kostet ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer nicht mehr als 12 €.

• Wechsel zur Regelbesteuerung kein Problem
• Spezielle Rechnungsarten sind abgedeckt: Abo-Rechnung, Teilzahlungsrechnung, Rechnung auf Basis erfasster Arbeitszeiten etc.
• Upgrade zur Buchhaltungssoftware

Wer die Umsatzgrenze von aktuell 22.000 € (ab 2025: 25.000 €) überschreitet, sollte mit seinem Rechnungsprogramm weiterarbeiten können. Und nicht gezwungen werden, das Programm zu wechseln.

sevdesk ist ein ausgezeichnetes Rechnungsprogramm. Es überzeugt durch Bedienbarkeit und Funktionalität gleichermaßen und ist zudem als Buchhaltungsprogramm geeignet. 

Der Einstiegstarif „sevdesk Rechnungen“ ist geeignet für alle, die als Kleinunternehmer ausschließliche Rechnungen schreiben wollen. Geschäftskonto-Abgleich und Funktionen der Belegbuchung fehlen. 

Mit dem Upgrade-Tarif „sevdesk Buchhaltung“ steht dem Kleinunternehmer ein umfassendes Rechnungsprogramm zur Verfügung. Es hat folgende Vorteile:

• Ausgezeichnete Bedienbarkeit
• Alle Rechnungsfunktionen sind abgedeckt: Angebote und Rechnungen schreiben, Geschäftskonto-Abgleich, Mahnwesen
• Volle E-Rechnungstauglichkeit: E-Rechnungen erstellen sowie E-Rechnungen empfangen, buchen und archivieren
• Alle wichtigen Spezialrechnungen sind abgedeckt: Abo-Rechnung, Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnung
• GOBD Zertifizierung

Zwar ist das Programm mit 19,00 € nicht das günstigste Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. Es spart aber Zeit und amortisiert die Mehrkosten in kürzester Zeit.

Im Folgenden stellen wir 6 Rechnungstools für Kleinunternehmer vor, die weniger als 12 € pro Monat kosten.

1. sevdesk Rechnung
2. FastBill Solo
3. orgaMAX S
4. Papierkram S
5. WISO MeinBüro XS
6. Lexware Office M (früher: lexoffice)

Die folgende Tabelle zeigt die Preise pro Monat.

Wir stellen Ihnen nun die 6 Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer im Kurzporträt vor.

sevdesk Rechnung ist ein sehr gutes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. Bereits beim Onboarding im Programm kann sich der User für die Kleinunternehmer-Rechnung entscheiden. Das Programm besticht durch Funktionsumfang und ausgezeichnete Bedienbarkeit. Wer als Kleinunternehmer nur ein Tool sucht, um Rechnungen zu schreiben, für den ist sevdesk Rechnung eine gute Wahl. 

sevdesk spielt seine vollen Stärken im Tarif „Buchhaltung“ aus. Anwender von sevdesk Buchhaltung profitieren von einer Rechnungssoftware, die gleichzeitig auch das leistungsstärkste Buchhaltungsprogramm ist.

Das ist für jeden Kleinunternehmer interessant, der viele Rechnungen schreiben und viele Betriebsausgaben buchen muss. Weiterhin kann ein Kleinunternehmer sevdesk Buchhaltung auch dann nutzen, wenn sein Unternehmen wächst und er zur Regelbesteuerung wechseln muss.

FastBill bietet im Tarif Solo ein Rechnungsprogramm, mit dem Kleinunternehmer auch Belege buchen und den Geschäftskonto-Abgleich machen können. Die Benutzerfreundlichkeit ist befriedigend, Programme wie sevdesk oder Lexware Office sind allerdings einfacher zu bedienen. 

Wer als Kleinunternehmer eine Rechnungssoftware sucht, die Belege buchen und mit dem Geschäftskonto abgleichen kann, fährt mit FastBill Solo gut. Allerdings ist die Nutzerfreundlichkeit bei einigen Programmen besser. Auch die Belegbuchung läuft nicht automatisiert ab.

Mit orgaMAX lassen sich Angebote und Rechnungen schreiben. Auch als E-Rechnung. Die Belegbuchung und die Geschäftskontobuchung deckt orgaMAX S nicht ab. Die Bedienbarkeit des Programms ist ausgezeichnet.

Angebote und Rechnungen schreiben ist die Stärke von orgaMAX, dazu ist das Programm kinderleicht bedienbar. Wer als Kleinunternehmer zusätzlich Belege buchen, E-Rechnungen empfangen und das Geschäftskonto abstimmen will, benötigt einen höheren Tarif, etwa den Tarif orgaMAX M für 27 € im Monat.

Wer als Kleinunternehmer geleistete Arbeitszeiten abrechnet, für den ist Papierkram S perfekt. Jede erfasste Arbeitsminute kann der Nutzer mit 1 Klick abrechnen. Außerdem kann der Nutzer damit Belege buchen und mit dem Geschäftskonto abgleichen. Die Nutzerfreundlichkeit von Papierkram S ist gut.

Mit Papierkram S rechnen Dienstleister ihre Stunden ab und können dabei als Kleinunternehmer Rechnungen stellen. Außerdem funktioniert die Belegbuchung und der Geschäftskonto-Abgleich. Darüber hinaus lassen sich auch die EÜR vorbereiten. Auch eine Schnittstelle zum Steuerberater besitzt das Programm.

Mit dem Tarif XS bietet WISO MeinBüro Rechnungen ein Rechnungstool für Kleinunternehmer, das ausschließlich Angebote und Rechnungen erstellt. Dabei ist die Nutzerfreundlichkeit ausgezeichnet. Der WISO-Anwender ist innerhalb von 5 Minuten in der Lage, die erste Rechnung zu schreiben. Belegbuchung und Bankkontoabgleich fehlen. Bis maximal 22.000 € lassen sich mit WISO MeinBüro Rechnungen XS Kundenrechnungen erstellen, dann ist ein Upgrade in einen höheren Tarif notwendig.

Vielleicht ist die Umsatzgrenze von 22.000 € doch nicht als Nachteil zu sehen. Immerhin wird der Anwender so daran erinnert, dass er zur Regelbesteuerung wechseln muss. Ansonsten ist WISO MeinBüro für jeden Kleinunternehmer geeignet, der praktisch keine Ausgabebelege verwalten muss. Die Nutzerfreundlichkeit des Programms ist ausgezeichnet.

Im Kern ist Lexware Office (früher: lexoffice) ein Programm für die Belegbuchung. Der günstigste für Kleinunternehmer relevante Rechnungs-Tarif ist Lexware Office M. Damit lassen sich Angebote, Rechnungen und Mahnungen schreiben. Und zudem Belege automatisiert buchen, sowohl bei der Belegerfassung als auch bei der Geschäftskontobuchung. Die Nutzerfreundlichkeit des Programms ist ausgezeichnet.

Der Bankdatenabgleich ist bei Lexware Office besser als bei jedem anderen Programm. Wer als Kleinunternehmer die 11,90 € nicht scheut, findet in Lexware Office M ein ausgezeichnetes Rechnungsprogramm mit ausgezeichneten Buchhaltungsfunktionen.

Das Programm ist für unbegrenzt viele Belege ausgerichtet. Wer also als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechselt, kann bei Lexware Office bleiben.

Die 6 betrachteten Rechnungsprogramme stellen wir nun für einen Detailvergleich gegenüber. In der folgenden Tabelle prüfen wir die Programme anhand der Kriterien 

• Nutzerfreundlichkeit
• Rechnungsfunktionen (Kundenverwaltung, Angebote, Rechnung, Mahnung etc.)
• Belegbuchung
• Geschäftskontoabgleich
• Wünschenswerte Funktionen (Spezialrechnungen etc.)
• GOBD, Rechtssicherheit, Datensicherheit

Die Programme mit den meisten Funktionen sind jene von Lexware Office, Papierkram und FastBill. Bei sevdesk, WISO MeinBüro und orgaMAX müssen die User einen höheren Tarif wählen, um Belege zu buchen und das Geschäftskonto abgleichen.

Ein günstiger Preis ist für Kleinunternehmer ein wichtiges Auswahlkriterium. Daher finden sich im Markt für Kleinunternehmer-Rechnungssoftware Tools, die der Nutzer einmal kauft und bezahlt.

Die Idee: Mit der Zeit amortisiert sich die einmalige Anschaffung, und der Einmal-Kauf ist günstiger, als regelmäßig Abonnements zu bezahlen.

Betrachten wir 3 Rechnungsprogramme, die mit dem Einmalkauf werben. Es handelt sich um die Tools von EasyFirma, Cakedesk und Rechnungs-Druckerei.

In der Tat gibt es einige Rechnungsprogramme, die beim einmaligen Kauf preiswert erscheinen. Folgende Einschränkungen sind zu beachten:

• Die Programme sind in der Regel nicht mobil nutzbar.
• Es fehlen wichtige Funktionen, etwa die Belegbuchung.
• Ein Update des Programmes ist kostenpflichtig, ein gewisses Kostenrisiko bleibt.

Aufgrund der fehlenden mobilen Nutzbarkeit, der eingeschränkten Funktionalität sowie des Kostenrisikos bei Updates raten wir von solchen Programmen ab.

Kostenlose Rechnungsprogramme stoßen mit zunehmender Nutzung schnell an ihre Grenzen. In der Regel sind es Einstiegstarife kostenpflichtiger Rechnungstools. Typische Begrenzungen kostenloser Rechnungsprogramme sind:

• Zu geringer Funktionsumfang, der zu Zeitverlust bei der Büroarbeit führt.
• Begrenzte Anzahl an möglichen Rechnungen pro Monat und Jahr
• Begrenzte Anzahl an Kunden und Kontakten (Geschäftspartnern)
• Erstellung von Rechnungen mit dem Logo des Programm-Anbieters

Die folgende Tabelle zeigt exemplarisch drei kostenlose Rechnungsprogramme und ihre Einschränkungen.

Natürlich schreibt ein Kleinunternehmer mit 22.000 € Jahresumsatz weniger Rechnungen als ein Unternehmer mit 100.000 € Umsatz pro Jahr. Hat ein Kleinunternehmer einen durchschnittlichen Rechnungswert von 100 €, dann erstellt er trotzdem 18 Rechnungen pro Monat. Dann reicht ein Rechnungsprogramm nicht, das nur fünf Rechnungen pro Monat zulässt. 

Wer 18 Rechnungen pro Monat schreibt, möchte auf ein Mahnwesen nicht verzichten. Wer beim Kunden einen guten Eindruck hinterlassen möchte, sollte Rechnungen ohne das Logo des Programmanbieters erstellen.

Wer 18 Rechnungen pro Monat schreibt, für jeden 2. Auftrag ein Angebot erstellt und 2 Mahnungen pro Monat verschickt, erstellt 29 Belege pro Monat. Bereits bei diesem Umfang müssen viele kostenlose Rechnungstools passen.

Rechnungsgeneratoren sind kostenlos nutzbare Webseiten, mit denen der User über ein Formular Rechnungen erstellt. Das ist in Ordnung, wenn man pro Jahr 1 bis 2 Rechnungen schreibt. Kleinunternehmer, die bis zu 18 Rechnungen pro Monat schreiben, verlieren mit Rechnungsgeneratoren zu viel Zeit. Denn es fehlen wesentliche Eigenschaften, welche die Rechnungsstellung beschleunigen:

• Keine Kundenverwaltung: Kunden müssen stets neu angelegt werden
• Keine Produkt- und Leistungsverwaltung: Abzurechnende Leistungen müssen stets neu angelegt werden
• Keine Angebotserstellung, kein Schreiben von Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen
• Keine Überwachung der Einnahmen

Weitere Nachteile sind:

• Keine fortlaufende Rechnungsnummer: Sprünge in der Rechnungsnummer führen zu Ärger mit dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung
• Keine GOBD konforme Archivierung der erstellten Rechnungen
• Zeitbedarf pro erstellter Rechnung: 5 Minuten mindestens

Mit einem gut eingestellten Rechnungsprogramm erstellen Kleinunternehmer Rechnungen in weniger als 1 Minute.