- Elektronische Rechnungsformate sparen Zeit, senken Kosten und automatisieren die Rechnungsverarbeitung.
- XRechnung und ZUGFeRD sind die gängigen Formate für elektronische Rechnungen.
- XRechnung ist für öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben, ZUGFeRD bietet mehr Flexibilität.
- Internationale Standards wie PEPPOL erleichtern den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen.
- E-Rechnungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen.
| Was ist ein elektronisches Rechnungsformat?
Ein elektronisches Rechnungsformat ist ein strukturiertes Format, das Rechnungsinformationen in digitaler und maschinenlesbarer Form übermittelt.
Anders als PDF- oder Papier-Rechnungen müssen elektronische Rechnungen nicht manuell verarbeitet werden. Diese können automatisch in Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen eingelesen werden. Danach werden sie verarbeitet.
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungsformate im B2B-Bereich zu verwenden. Die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) der Europäischen Kommission fördert die elektronische Rechnungsstellung. Dadurch soll Steuerbetrug bekämpft und Datenaustausch vereinfacht werden.
Für Selbstständige und Unternehmen bietet dies große Vorteile: Elektronische Rechnungsformate sparen Zeit, reduzieren den administrativen Aufwand und helfen dabei, rechtliche Vorgaben einzuhalten. Zudem beschleunigen E-Rechnungen den Zahlungseingang.
Beispiel: Ein kleines IT-Unternehmen stellt Rechnungen an verschiedene Kunden. Mit einem XML-basierten E-Rechnungsformat werden die Rechnungen direkt in deren Systeme eingespielt. Das beschleunigt die Bezahlung und reduziert den Papieraufwand erheblich.
Am einfachsten ist es, die Pflichten rund um die E-Rechnung mit einer entsprechenden Rechnungssoftware zu lösen.
Was ist eine XML-Datei?
Eine XML-Datei (Extensible Markup Language) ist ein Dateiformat. Dieses wird für Speicherung und Austausch von strukturierten Daten verwendet. Das XML-Format ist plattformunabhängig und maschinenlesbar.
In der elektronischen Rechnungsstellung wird XML verwendet, um strukturierte Daten effizient und fehlerfrei zu übertragen. XML-Dateien lassen sich in bestehende Systeme einbetten, um eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche zu ermöglichen.
Wichtig: Nicht jede XML-Datei ist automatisch eine E-Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist aber immer eine spezielle Anwendung der XML-Technologie.
| Was ist kein E-Rechnungsformat?
Rechnungen können digital in den Formaten PDF, Word oder Excel vorliegen. Sie gelten jedoch nicht als elektronische Rechnungsformate im Sinne der maschinellen Verarbeitung. Die Daten in diesen Formaten werden als nicht strukturiert bezeichnet.
PDFs oder Excel-Dokumente erfordern manuelle Eingriffe, wie das Abtippen von Daten oder das Scannen von Dokumenten. Das stellt für Gründer, die effizient arbeiten möchten, einen zusätzlichen Aufwand dar.
Ein „echtes“ elektronisches Rechnungsformat hingegen erlaubt die automatische Weiterverarbeitung und bietet klare Vorteile im Arbeitsablauf.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungsformate den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen. Andernfalls drohen womöglich Bußgelder, Sanktionen von Aufsichtsbehörden, Einkommensausfall und Imageschäden.
So gilt beispielsweise das Format „PDF (signiert)“ gemäß EN 16931 seit dem 1. Januar 2025 als eine „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. B2C-Rechnungen (Business-to-Consumer) dürfen vorerst weiterhin als PDF versendet werden.
Um Zeit und Ressourcen zu sparen, sollten Sie von Anfang an auf ein strukturiertes elektronisches Format setzen. Das minimiert manuelle Fehlerquellen. Besonders hilfreich bei der Automatisierung der damit verbundenen Arbeitsprozesse ist eine E-Rechnungssoftware.
| EN 16931 - Der europäische Standard
Die EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungen. Die EN 16931 definiert, welche Inhalte und Strukturen eine E-Rechnung enthalten muss, um europaweit gültig zu sein. Die Norm wurde vom Europäischen Komitee für Normungen (CEN) entwickelt.
Die EN 16931 basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die vorschreibt, dass öffentliche Auftraggeber in der EU elektronische Rechnungen akzeptieren müssen. Der Standard vereinfacht den grenzüberschreitenden Handel und fördert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Behörden in der EU.
Unternehmen, die international agieren wollen, bietet dieser Standard eine klare Orientierungshilfe. Durch die Einhaltung von EN 16931 stellen Unternehmer sicher, dass ihre Rechnungen in allen EU-Mitgliedstaaten akzeptiert werden. Das erleichtert den grenzüberschreitenden Handel erheblich.
Beispiel: Ein Start-up aus Deutschland beliefert Kunden in Frankreich oder Italien. Dank EN 16931 können alle Beteiligten sicher sein, dass die Rechnungen länderübergreifend problemlos verarbeitet werden.
Die richtige E-Rechnungssoftware hilft dabei, internationale Standards wie EN 16931 einfach einzuhalten. Sie ermöglicht es, fehlerfreie Rechnungen mühelos an Kunden in ganz Europa zu versenden.
Um den Standard EN 16931 bei einer E-Rechnung zu prüfen, helfen E-Rechnungs-Validierungstools.
| Deutsche elektronische Rechnungsformate
Deutschland hat zwei Hauptformate für elektronische Rechnungen eingeführt: die XRechnung und das ZUGFeRD-Format.
Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EN 16931. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrer Struktur und Anwendung, was für Gründer je nach Zielmarkt unterschiedliche Vorteile bedeutet:
- XRechnung ist rein maschinenlesbar und für öffentliche Auftraggeber (B2G) verpflichtend.
- ZUGFeRD kombiniert ein maschinenlesbares XML mit einem PDF und ist flexibler.
XRechnung - Das offizielle Format in Deutschland
Die XRechnung ist das vorgeschriebene Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie basiert auf dem XML-Datenformat und ist vollständig maschinenlesbar.
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelte sie als deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specifications) für den Einsatz in Deutschland.
Der CIUS passt die EN 16931 an länderspezifische Anforderungen an. Er legt nationale Vorgaben für elektronische Rechnungen fest und sorgt für die gesetzliche Einhaltung.
Seit November 2020 ist die XRechnung bei Rechnungen an den Bund, Länder und Gemeinden verpflichtend. Auch einige Konzerne fordern diese bereits ein.
Die XRechnung ermöglicht einen vollständig automatisierten Austausch von Rechnungsdaten und entspricht der nationalen Umsetzung der europäischen Norm EN 16931.
ZUGFeRD - Das hybride Rechnungsformat
ZUGFeRD kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem lesbaren PDF. Das Format eignet sich für Geschäftspartner, die elektronische Rechnungen verarbeiten. Es ist aber auch geeignet für Partner, die noch manuelle Prozesse verwenden.
Beispiel: Ein Freelancer stellt Rechnungen an große Unternehmen sowie kleinere Kunden. Mit ZUGFeRD kann er sicherstellen, dass beide Seiten die Rechnung problemlos verarbeiten können – elektronisch oder manuell.
ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt.
Die neueste Version, ZUGFeRD 2.0, wurde 2019 in Zusammenarbeit mit Frankreich und deren Standard Factur-X entwickelt. Seither wird die vollständige Kompatibilität mit der EN 16931 gewährleistet.
Vorteile von ZUGFeRD:
- PDF und XML: Das Format bietet Flexibilität, da die Rechnung sowohl lesbar als PDF vorliegt als auch maschinell verarbeitet werden kann.
- Hohe Akzeptanz bei KMUs: Vor allem kleine und mittlere Unternehmen nutzen ZUGFeRD, da es sowohl für B2B- als auch B2C-Rechnungen geeignet ist.
Besonderheit: Seit ZUGFeRD 2.2 ist es möglich, Rechnungen im Profil XRechnung auszustellen. In diesem Format kann auch ZUGFeRD für die Zustellung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber genutzt werden.
Wird EDI den E-Rechnungsvorgaben gerecht?
Auch EDI (Electronic Data Interchange) wird in Deutschland für den Austausch von Geschäftsdokumenten verwendet. EDI ist in der Logistik- und Handelsbranche verbreitet, da es den schnellen, standardisierten Austausch von Dokumenten ermöglicht.
Allerdings entspricht diese aktuell nicht der europäischen Norm. Darum wird derzeit versucht, eine Lösung zu finden, wie das EDI-Verfahren auch unter den künftigen rechtlichen Bedingungen weitergenutzt werden könnte.
| XRechnung vs. ZUGFeRD: Gemeinsamkeiten und Unterschiede
Beide Formate – XRechnung und ZUGFeRD – basieren auf dem europäischen Standard EN 16931. Sie sind somit sowohl für den Einsatz im öffentlichen als auch im privaten Sektor geeignet.
Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD:
- XRechnung ist rein maschinenlesbar und primär im öffentlichen Sektor vorgeschrieben. Sie bietet eine hohe Automatisierungsstufe.
- ZUGFeRD kombiniert maschinenlesbare Daten mit einem lesbaren PDF und ist daher flexibler im B2B-Bereich.
Tipp: Für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Institutionen, ist die XRechnung die beste Wahl. Wenn Unternehmen sowohl im B2B- als auch im öffentlichen Bereich tätig sind, bietet ZUGFeRD mehr Flexibilität.
In jedem Fall empfiehlt sich die Nutzung einer E-Rechnungssoftware, die bei der Erstellung des passenden E-Rechnungsformats unterstützt.
| Internationale elektronische Rechnungsformate
Für die Zusammenarbeit mit internationalen Partnern, ist es wichtig, die elektronischen Rechnungsstandards in anderen Ländern zu kennen.
In vielen EU-Staaten, aber auch in Lateinamerika, Nordamerika und Asien gibt es länderspezifische elektronische Rechnungsformate. Diese entsprechen den Standards der jeweiligen Regionen.
Für europäische Unternehmen wird der PEPPOL-Standard immer wichtiger. Er erleichtert den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch und wird in vielen Ländern anerkannt.
Andere nationale Formate sind:
- FacturaE in Spanien
- FatturaPA in Italien
- Factur-X in Frankreich
Beispiel: Ein Unternehmen, das europaweit agiert, kann mit dem PEPPOL-Standard sicherstellen, dass Rechnungen einfach und rechtskonform übermittelt werden.
